Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và những vấn đề chung về quản trị nhân lực 1. Khái niệm nhân lực và quản trị nhân lực Nhân lực trong DN là toàn bộ tiềm năng con người của DN (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo DN) sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển DN của mình. Nhân lực là nguồn lực cạnh tranh quan trọng nhất của DN, đóng vai trò quyết định đối với sự phát triển của DN.
Chính vì vậy, QTNL là hoạt động quản trị then chốt để thực hiện các mục tiêu chiến lược của DN. “Quản trị nhân lực là những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp có hiệu quả của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được các mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân”. Đối tượng của quản trị nhân lực Theo Phạm Vũ Luận (2015), đối tượng của QTNL là người lao động với tư cách là những cá nhân, CBCNV trong tổ chức và các vấn đề có liên quan đến họ như công việc và các quyền lợi, nghĩa vụ của họ trong tổ chức. Mục tiêu cơ bản của quản trị nhân lực QTNL nhằm tới các mục tiêu cơ bản: - Tăng năng suất lao động (NSLĐ) và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng có hiệu quả nhân lực.
- Phát huy tối đa năng lực cá nhân, kích thích động viên, tạo điều kiện cho nhân viên, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên để họ có thể tận tâm và trung thành với doanh nghiệp. - Bố trí người LĐ vào đúng vị trí công việc và đúng thời điểm để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp nhằm đảm bảo đủ số lượng người LĐ với trình độ và kỹ năng phù hợp. Vai trò của quản trị nhân lực Do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường nên các DN muốn tồn tại và phát triển buộc phải cải tiến tổ chức của mình theo hướng tinh giản gọn nhẹ, năng động, trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Con người - với kỹ năng, trình độ của mình, sử dụng công cụ LĐ tác động vào đối tượng LĐ để tạo ra sản phẩm hàng hóa cho xã hội.
Các nhà quản trị cần phải làm cho doanh nghiệp của mình đáp ứng được trước sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và sự phát triển kinh tế. Vì vậy thực hiện các nội 5 dung hoạch định, tuyển dụng, duy trì, phát triển, đào tạo, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho con người thông qua tổ chức cần được đặt lên hàng đầu và quan tâm nhiều nhất để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần quan tâm đến công tác QTNL để đạt được mục đích, kết quả thông qua người khác, đồng thời cần biết cách làm việc và hòa hợp với người khác, biết cách lôi kéo người khác làm cho mình để có thể quản trị có hiệu quả. Nhà quản trị muốn học được cách giao dịch với người khác, biết tìm ra ngôn ngữ chung và biết nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh được các sai lầm trong tuyển chọn, sử dụng nhân viên, biết cách phối hợp thực hiện mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của cá nhân, nâng cao hiệu quả của tổ chức thì nhà quản trị cần quan tâm tới công tác QTNL.
Tóm lại, QTNL có vai trò rất quan trọng, nó giúp DN có thể tồn tại, phát triển và đi lên trong cạnh tranh trong quá trình điều hành hoạt động SXKD của DN. Vai trò trọng tâm này xuất phát từ vai trò của con người: con người là yếu tố cấu thành DN; bản thân con người vận hành DN và con người quyết định sự thắng bại của DN. Chính vì vai trò quan trọng của nhân lực nên QTNL là một lĩnh vực quản trị quan trọng trong mọi DN. Các nội dung cơ bản của quản trị nhân lực QTNL bao gồm 6 hoạt động cơ bản: Phân tích công việc; Kế hoạch hóa nguồn nhân lực; Tuyển dụng nhân lực; Bố trí và sử dụng nhân lực; Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Lương bổng và đãi ngộ nhân lực.
Phân tích công việc “Công việc bao gồm một số công tác cụ thể mà một tổ chức phải hoàn thành nhằm đạt được mục tiêu của mình” [8,tr.8] Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng việc. Phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau đây: (1) Nhân viên thực hiện những công tác gì? (2) Khi nào công việc được hoàn tất? (3) Công việc được thực hiện ở đâu? (4) Nhân viên làm công việc đó như thế nào? (5) Tại sao phải thực hiện công việc đó? (6) Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào? Tóm lại, phân tích công việc được tiến hành nhằm: (1) Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc; (2) Điều kiện để tiến hành công việc; (3) Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc; (4) Mối 6 tương quan của công việc đó với công việc khác; (5) Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó. Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc. Phân tích công việc bao gồm: - Xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất thông qua xác nhận mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc.
- Thông qua sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có) để thu thập các thông tin cơ bản. - Phân tích công việc bằng cách chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt nhằm giảm thời gian và tiết kiệm hơn nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự nhau. - Thu thập thông tin phân tích công việc bằng cách áp dụng các phương pháp khác nhau. Có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập hoặc tùy theo dạng hoạt động và khả năng tài chính. - Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. - Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Bảng mô tả công việc: Một bảng mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó. Bảng tiêu chuẩn công việc: Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú. Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là: (1) Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua; (2) Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp.
Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết; (3) Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được; (4) Tuổi đời; Sức khỏe; Ngoại hình; Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt; (5) Hoàn cảnh gia đình; (6) Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân; (7) Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực Kế hoạch hóa nguồn nhân lực (KHHNNL) là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực (NNL) để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng kế hoạch LĐ để đáp ứng các nhu cầu đó trong tương lai. Do đó, lập kế hoạch NNL là một trong các nội dung quan trọng nhất của công tác quản lý nhân lực trong các DN. Quy trình KHHNNL được cụ thể hóa theo hình sau: Hình 1.1: Quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực Nguồn: “Tác giả vẽ minh họa” KHHNNL có những vai trò như sau: Thứ nhất, KHHNNL đóng vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược NNL trên cơ sở gắn NNL và tổ chức lại với nhau.
Việc lập kế hoạch NNL tạo ra sự liên kết giữa các vấn đề mà người LĐ quan tâm: Được đào tạo nhiều hơn - Trả lương cao hơn - Phúc lợi ngày càng nhiều hơn. Thứ hai, KHHNNL có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức thông qua việc liên kết hành động với kết quả. Lập kế hoạch nói chung giúp cho DN đi đúng hướng, còn lập kế hoạch NNL giúp cho DN thực hiện bố trí nhân lực một cách tốt nhất để người LĐ làm việc có hiệu quả. Thứ ba, về phương diện NNL, công tác hoạch định giúp cho DN thấy rõ được phương hướng, cách thức QTNL của mình, bảo đảm cho DN có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường.
8 Thứ tư, KHHNNL đóng vai trò điều hoà các hoạt động NNL. Thông qua việc lập kế hoạch NNL sẽ cho thấy tất cả các bộ phận ăn khớp với nhau như thế nào. Xác định NNL có phù hợp với chiến lược không. Và đặc biệt, NNL có đảm bảo được lợi thế cạnh tranh không.
Thứ năm, KHHNNL là cơ sở cho các hoạt động biên chế, đào tạo và phát triển NNL. Tuyển dụng nhân lực Tuyển dụng nhân lực, tuyển dụng LĐ là một quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức. Mục đích của một cuộc tuyển dụng là rất rõ ràng: trong số những người tham gia dự tuyển, DN sẽ tìm chọn một hoặc một số người phù hợp nhất với các tiêu chuẩn và yêu cầu của các vị trí cần tuyển.