Thực trạng công tác quản trị kho hàng trung tâm tại Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel - Chi nhánh Quảng Bình

Khóa luận quản trị kho hàng trung tâm tại Bưu chính Viettel chi nhánh Quảng Bình

• Tác giả: Nguyễn Thị Lan Nhi
• Người hướng dẫn: TS. Lê Thanh An
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Thực trạng công tác quản trị kho hàng trung tâm tại Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel - Chi nhánh Quảng Bình
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về kho hàng trung tâm Bưu chính Viettel Quảng Bình

Kho hàng trung tâm tại Bưu chính Viettel chi nhánh Quảng Bình giữ vai trò huyết mạch trong chuỗi logistics khu vực Bắc Trung Bộ. Cơ sở này tiếp nhận, lưu trữ và điều phối toàn bộ bưu kiện trên địa bàn tỉnh. Hoạt động quản trị tại đây đòi hỏi tính chuẩn xác cao nhằm giảm thiểu sai sót. Tốc độ lưu thông bưu phẩm phụ thuộc trực tiếp vào cách bố trí mặt bằng kho. Các khu vực chức năng được phân định rõ ràng giữa kho kín và kho hở. Kho kín bảo vệ các mặt hàng nhạy cảm với nhiệt độ và độ ẩm môi trường. Kho hở tiếp nhận bưu kiện thông thường với tần suất luân chuyển nhanh. Mọi nghiệp vụ nhập xuất đều tuân thủ quy trình kiểm soát nghiêm ngặt. Nhân viên thực hiện đối chiếu mã vận đơn ngay tại cửa tiếp nhận. Dữ liệu được ghi nhận tức thì vào phần mềm quản lý nội bộ. Nhờ đó, thông tin kiện hàng luôn minh bạch theo thời gian thực. Sự phân bổ hợp lý này giúp chi nhánh nâng cao năng suất bốc dỡ. Khả năng đáp ứng thời gian giao hàng vì thế được cải thiện rõ rệt. Quá trình vận hành liên tục duy trì sự an toàn tối đa cho hàng hóa gửi qua hệ thống bưu chính.

1.1. Vị trí địa lý và vai trò kết nối luồng hàng hóa

Kho trung tâm Viettel Post Quảng Bình tọa lạc tại vị trí giao thông chiến lược. Cơ sở nằm gần các tuyến đường huyết mạch của tỉnh. Vị trí này tạo điều kiện thuận lợi cho xe tải trung chuyển kết nối liên tỉnh. Luồng hàng từ miền Bắc đi miền Nam đều có thể ghé trạm nhanh chóng. Thời gian xe dừng đỗ và trung chuyển được rút ngắn đáng kể. Bên cạnh đó, kho còn cung cấp mạng lưới chia chọn cho các bưu cục cấp huyện lân cận. Hàng hóa đến địa phương được phân tuyến kịp thời ngay trong ca làm việc. Quy hoạch địa điểm đắc địa này tạo nền tảng vững chắc cho sự vận hành ổn định. Năng lực xử lý bưu phẩm tăng trưởng đều đặn qua các quý kinh doanh.

1.2. Mô hình tổ chức không gian lưu trữ chuyên biệt

Mặt bằng kho trung tâm phân định thành hai phân khu lưu trữ chính. Phân khu thứ nhất là kho kín có hệ thống kiểm soát vi khí hậu. Nơi đây dành riêng cho hàng công nghệ, linh kiện và bưu kiện dễ biến chất. Phân khu thứ hai là kho hở có diện tích thông thoáng hơn. Khu vực này chuyên chứa hàng hóa có bao bì chịu lực và kích thước cồng kềnh. Cách phân chia mặt bằng giúp công tác xếp dỡ diễn ra liên tục. Xe nâng tay và công nhân di chuyển theo luồng một chiều cố định. Việc quy hoạch giá kệ số hóa ngăn chặn triệt để sự va quẹt giữa các luồng hàng. Hàng hóa vào kho luôn được định vị vị trí lưu trữ trên phần mềm điều hành.

II. Phân tích thực trạng quản trị kho bãi Viettel Post Quảng Bình

Giai đoạn 2022 - 2024 ghi nhận sự gia tăng đột biến về sản lượng hàng bưu chính. Sản lượng nhập kho trung bình tăng từ 722 kiện năm 2022 lên 1.031 kiện năm 2024. Cùng chiều hướng đó, sản lượng xuất kho bình quân tăng từ 746 lên 1.072 kiện mỗi ngày. Áp lực luân chuyển hàng ngày tạo gánh nặng lớn lên hạ tầng lưu trữ hiện hữu. Diện tích kho bãi đôi khi đối mặt tình trạng quá tải cục bộ vào các dịp cao điểm. Việc ứng dụng nguyên tắc xuất nhập hàng FIFO đòi hỏi kiểm soát tỉ mỉ từng pallet. Tuy nhiên, một số quy trình ghi nhận dữ liệu thủ công vẫn còn xuất hiện. Tốc độ quét mã vạch phụ thuộc nhiều vào tay nghề của từng công nhân kho. Những sai sót nhỏ trong phân loại có thể kéo dài thời gian lưu kho của đơn hàng. Chi phí vận hành gia tăng do phải duy trì nhân lực trực đêm thường xuyên. Bên cạnh đó, thiết bị hỗ trợ bốc xếp cơ giới hóa chưa bao phủ toàn diện mặt bằng. Mật độ hàng hóa dày đặc gây khó khăn nhất định cho công tác kiểm kê định kỳ. Những nút thắt này đòi hỏi chi nhánh phải đánh giá lại toàn diện chu trình vận hành.

2.1. Biến động sản lượng luân chuyển xuất nhập khẩu hàng hóa

Số liệu thực tế chỉ ra sản lượng bưu phẩm tại chi nhánh duy trì đà tăng trưởng cao. Năm 2022, số lượng kiện nhập trung bình đạt 722 kiện mỗi ngày. Con số này vươn tới 928 kiện vào năm 2023 và đạt 1.031 kiện trong năm 2024. Sản lượng xuất kho trung bình cũng tăng tương ứng từ 746 kiện lên 1.072 kiện mỗi ngày. Sự bùng nổ thương mại điện tử là động lực chính thúc đẩy lưu lượng bưu gửi. Biến động này phân bổ không đồng đều giữa các tháng trong năm. Những tháng giáp Tết hoặc mùa kích cầu tiêu dùng chứng kiến lượng hàng tăng đột biến. Tình trạng dồn ứ đơn hàng có xu hướng diễn ra nếu thiếu sự chuẩn bị nhân lực.

2.2. Điểm nghẽn trong kiểm soát tồn kho và cơ sở hạ tầng

Hạ tầng nhà kho bộc lộ hạn chế trước tốc độ mở rộng của mạng lưới phân phối. Diện tích sàn hiện tại chưa tối ưu hóa hết chiều cao trần nhà. Không gian bảo quản kho mát đôi lúc thiếu hụt khi các mặt hàng đặc thù ùa về cùng đợt. Thao tác đối soát tồn kho còn phụ thuộc vào việc kiểm đếm thực tế của thủ kho. Việc đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống phần mềm và sàn kho vẫn ghi nhận độ trễ nhỏ. Các thiết bị đọc mã cầm tay đôi khi gặp lỗi kết nối tín hiệu mạng. Sự cố kỹ thuật này làm gián đoạn tiến độ cập nhật trạng thái bưu kiện. Nguy cơ nhầm lẫn đơn hàng phát sinh trong các ca làm việc cường độ cao.

III. Giải pháp nâng cao quản trị kho hàng Bưu chính Viettel Quảng Bình

Để khắc phục hạn chế, việc nâng cấp công nghệ quản trị kho trở thành ưu tiên hàng đầu. Bưu chính Viettel chi nhánh Quảng Bình cần đẩy mạnh chuyển đổi số quy trình kho vận. Doanh nghiệp nên tích hợp phần mềm quản lý kho WMS tân tiến vào quy trình sẵn có. Hệ thống này tự động định vị vị trí kệ chứa thích hợp cho từng loại mặt hàng. Nhân viên quét mã QR trên từng pallet để xác nhận chính xác vị trí lưu kho. Kỹ thuật quản trị FIFO và LIFO cần được thiết lập tự động trên máy chủ. Phần mềm sẽ chủ động phát lệnh xuất bưu kiện theo đúng thứ tự thời gian nhập kho. Giải pháp này loại bỏ hoàn toàn rủi ro tồn ứ hàng cận hạn. Ngoài ra, việc đầu tư thêm giá kệ nhiều tầng sẽ mở rộng sức chứa theo phương thẳng đứng. Doanh nghiệp cần trang bị thêm xe nâng điện chuyên dụng để di chuyển hàng hóa nhẹ nhàng. Các khóa đào tạo định kỳ giúp nâng cao tác phong chuẩn cho đội ngũ bốc dỡ. Tiêu chuẩn 5S cần duy trì mỗi ngày nhằm giữ môi trường kho luôn thông thoáng và an toàn.

3.1. Ứng dụng công nghệ số và hệ thống quản lý WMS tự động

Hệ thống phần mềm quản lý kho tự động hóa toàn bộ khâu nhập xuất. Mỗi kiện hàng nhận diện qua mã vạch duy nhất ngay từ cửa nhập. Máy quét cầm tay truyền dữ liệu tức thì về cơ sở dữ liệu trung tâm. Thủ kho dễ dàng theo dõi biến động số lượng tồn kho theo thời gian thực. Hệ thống cảnh báo tự động khi lượng tồn kho vượt ngưỡng an toàn. Quy trình này triệt tiêu sai lệch số liệu giữa sổ sách và hiện vật. Công nghệ RFID có thể cân nhắc tích hợp trên các kiện hàng giá trị cao. Sự đầu tư công nghệ này rút ngắn nửa thời gian tìm kiếm kiện hàng. Năng suất lao động của từng nhân viên kho tăng lên rõ rệt.

3.2. Tối ưu hóa layout mặt bằng và phương pháp xếp dỡ FIFO

Chi nhánh cần sắp xếp lại sơ đồ mặt bằng kho theo luồng một chiều logic. Lối đi chính mở rộng đủ không gian cho hai xe nâng tránh nhau. Hàng hóa có tần suất xuất nhập cao đặt gần khu vực cửa xuất. Bố trí này giảm thiểu quãng đường di chuyển của nhân viên bốc xếp. Phương pháp FIFO cần thực hiện nhất quán trên mọi dãy kệ chứa bưu kiện. Bưu kiện lưu kho trước bắt buộc phải xử lý xuất đi trước. Việc gắn nhãn màu theo ngày nhập giúp nhân viên nhận diện bưu gửi trực quan. Khu vực kho kín cần tăng cường kiểm soát nhiệt độ bằng cảm biến chuyên dụng. Mọi biến động môi trường lập tức gửi thông báo đến bộ phận kỹ thuật kho.

IV. Kết luận và định hướng kho vận Bưu chính Viettel Quảng Bình

Quản trị kho hàng trung tâm đóng vai trò quyết định uy tín của Viettel Post Quảng Bình. Việc kiện toàn công tác lưu trữ tạo sức bật lớn cho năng lực cạnh tranh. Doanh nghiệp cần kiên định theo đuổi mục tiêu hiện đại hóa hệ thống logistics. Dòng chảy bưu kiện thông suốt sẽ nâng tỷ lệ giao hàng thành công đúng hẹn. Tối ưu hóa chi phí kho bãi trực tiếp gia tăng lợi nhuận cho toàn chi nhánh. Khách hàng địa phương nhận được dịch vụ chuyển phát nhanh chóng và an toàn hơn. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa con người và công nghệ tạo nên sức mạnh bền vững. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp là chìa khóa hiện thực hóa các tiêu chuẩn kỹ thuật. Doanh nghiệp cần liên tục rà soát quy trình để thích ứng với biến động thị trường. Mỗi cải tiến nhỏ trong sắp xếp kho đều mang lại giá trị vận hành to lớn. Những bài học kinh nghiệm từ thực tiễn Quảng Bình có thể nhân rộng toàn quốc. Bưu chính Viettel khẳng định vị thế dẫn đầu nhờ nền tảng kho vận hiện đại vững chắc.

4.1. Hiệu quả kinh tế từ quản trị chuỗi cung ứng đồng bộ

Nâng cao hiệu quả quản trị kho mang lại lợi ích tài chính rõ rệt cho chi nhánh. Tỷ lệ thất thoát và hỏng hóc bưu gửi giảm thiểu xuống mức thấp nhất. Chi phí đền bù hàng hóa hư hỏng giảm đi trông thấy qua từng quý. Chu kỳ quay vòng hàng hóa tại kho diễn ra nhanh hơn bình thường. Điều này giúp tối ưu hóa diện tích sàn mà không cần xây dựng mới. Chi phí nhân công ngoài giờ được cắt giảm nhờ năng suất ca ngày tăng cao. Khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ nhờ tỷ lệ phát hàng đúng cam kết. Doanh thu toàn chi nhánh Quảng Bình nhờ thế duy trì tốc độ tăng trưởng ấn tượng.

4.2. Khả năng mở rộng và ứng dụng mô hình cho các chi nhánh

Mô hình quản trị kho chuẩn hóa tại Quảng Bình có tiềm năng nhân rộng lớn. Các bưu cục và kho vệ tinh lân cận có thể áp dụng ngay quy trình này. Việc chuẩn hóa tài liệu hướng dẫn giúp nhân viên mới nắm bắt công việc nhanh chóng. Hệ thống quản lý kho WMS đồng bộ cho phép liên kết dữ liệu trên toàn mạng lưới Viettel Post. Lãnh đạo cấp cao dễ dàng kiểm soát luồng hàng hóa từ xa thông qua các báo cáo trực tuyến. Các giải pháp về phân loại mặt bằng và xếp dỡ FIFO tạo nên khung vận hành chuẩn mực. Sự chuyển giao công nghệ thành công sẽ củng cố mạng lưới phân phối của cả khu vực miền Trung.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, hoạt động thương mại của Việt Nam mở rộng nhanh chóng về cả quy mô lẫn tần suất giao dịch. Các doanh nghiệp trong nước vừa đứng trước cơ hội mở rộng thị trường, vừa phải cạnh tranh với các đối thủ trong và ngoài nước. Trong cấu trúc chuỗi cung ứng, hoạt động logistics giữ vai trò tạo ra giá trị về thời gian và địa điểm, bảo đảm dòng lưu chuyển hàng hóa thông suốt, giảm thiểu chi phí lưu thông và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trong đó, quản trị kho hàng là mắt xích cốt lõi bảo đảm việc lưu trữ, bảo quản an toàn và duy trì chất lượng hàng hóa trước khi phân phối tới người tiêu dùng cuối cùng.

Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel (Viettel Post) là đơn vị chuyển phát và logistics lớn tại Việt Nam. Tại Chi nhánh Quảng Bình, kho hàng trung tâm đóng vai trò điều phối, lưu chuyển khối lượng lớn bưu gửi và hàng hóa thương mại điện tử phục vụ khu vực và kết nối liên tỉnh. Tuy nhiên, hoạt động quản trị kho tại đơn vị vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn thực tiễn: diện tích mặt bằng chịu áp lực quá tải, thời gian xử lý đơn hàng còn độ trễ, việc ứng dụng công nghệ quản trị chưa đồng bộ hoàn toàn giữa các khâu, và công tác xử lý hàng hóa hư hỏng bao bì còn qua nhiều thủ tục hành chính. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả Nguyễn Thị Lan Nhi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện cho kho hàng trung tâm của chi nhánh này.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định gồm:

• Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng công tác quản trị kho hàng trung tâm tại Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel - Chi nhánh Quảng Bình, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại công ty, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động logistics và đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị kho hàng trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích thực trạng công tác quản trị kho hàng tại Viettel Post - Chi nhánh Quảng Bình.
  3. Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm khắc phục hạn chế và tối ưu hóa hoạt động quản trị kho hàng tại Viettel Post - Chi nhánh Quảng Bình.

Đề tài tập trung giải quyết 3 câu hỏi nghiên cứu:

1. Các cơ sở lý luận và thực tiễn nào hiện nay đang định hình và ảnh hưởng đến việc quản trị kho hàng trong doanh nghiệp?
2. Thực trạng công tác quản trị kho hàng tại Viettel Post - Chi nhánh Quảng Bình hiện nay như thế nào?
3. Các giải pháp nào có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng tại Viettel Post - Chi nhánh Quảng Bình?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị kho hàng tại Viettel Post - Chi nhánh Quảng Bình, bao gồm hệ thống quy trình, phương pháp tổ chức và công cụ quản lý kho hàng.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào hoạt động bố trí thiết kế mặt bằng, quản trị lưu trữ, quản trị chất lượng và công tác xuất nhập hàng hóa tại kho trung tâm.
• Phạm vi không gian: Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel - Chi nhánh Quảng Bình (địa chỉ: Số 29, đường Trần Quang Khải, Phường Đồng Phú, Thành phố Đồng Hới, Tỉnh Quảng Bình).
• Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động trong giai đoạn từ năm 2022 đến năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các nghiên cứu tiêu chuẩn trong quản trị logistics và chuỗi cung ứng:

• Khái niệm kho hàng: Dẫn xuất quan điểm của Lambert và Stock (2001) về kho hàng là cơ sở vật chất lưu trữ hỗ trợ sản xuất, cung ứng; quan điểm của Frazelle (2002) về hệ thống cung cấp dịch vụ lưu trữ, xử lý hàng hóa; cùng các luận điểm bổ trợ của Richards (2014) và Arnold cùng cộng sự (2008) về vai trò tối ưu hóa chi phí logistics và rút ngắn thời gian giao nhận.
• Khái niệm và nội dung quản trị kho hàng: Tiếp cận theo khung lý thuyết của Frazelle (2002), Richards (2011), Gudehus và Kotzab (2012) nhấn mạnh việc lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát không gian, nguồn lực và tích hợp hệ thống thông tin quản lý kho (Warehouse Management System - WMS).
• Phân loại kho hàng: Khái quát hóa kho theo 5 tiêu chí: mục đích sử dụng (nguyên liệu, thành phẩm, trung chuyển, dự trữ); tính chất hàng hóa (kho lạnh, kho hóa chất, kho thông thường, kho chuyên dụng); vị trí địa lý (tại nhà máy, tại cảng, kho trung tâm, kho địa phương); mức độ tự động hóa (truyền thống, bán tự động, tự động hóa hoàn toàn); và quyền sở hữu (kho riêng, kho thuê ngoài, kho hợp tác).
• Đặc thù kho bưu chính - viễn thông: Mặt hàng có kích thước và chủng loại đa dạng (thiết bị mạng, linh kiện nhạy cảm với nhiệt độ, độ ẩm và tĩnh điện, bưu kiện thương mại điện tử), vòng đời công nghệ ngắn, giá trị kinh tế cao đòi hỏi an ninh nghiêm ngặt và quản lý vật tư phụ kèm theo.
• Các nhân tố ảnh hưởng: Hệ thống hóa thành nhóm nhân tố bên ngoài (thị trường, kinh tế vĩ mô, pháp lý và công nghệ) và nhân tố bên trong (cơ cấu tổ chức, trình độ nhân sự, hạ tầng thiết bị và chính sách quy trình).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai cụ thể:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Sử dụng dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo tổng kết, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2022-2024 và tài liệu vận hành nội bộ của Viettel Post - Chi nhánh Quảng Bình; kết hợp tài liệu từ sách chuyên ngành logistics.
• Phương pháp thống kê mô tả: Xử lý và trình bày số liệu sản lượng, diện tích, nhân sự, thiết bị thông qua phần mềm Microsoft Excel.
• Phương pháp so sánh: Đánh giá tốc độ tăng trưởng, tỷ trọng và mức độ biến động của các chỉ tiêu kinh doanh, sản lượng xuất nhập kho qua các năm 2022, 2023 và 2024.
• Phương pháp tổng hợp và quan sát thực tế: Khảo sát trực tiếp tại hiện trường kho trung tâm Đồng Hới để ghi nhận thực tế luồng luân chuyển hàng hóa, thao tác của công nhân, quy trình quét mã và vận hành hệ thống phần mềm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị kho hàng tại doanh nghiệp

Chương này tập trung làm rõ bản chất lý luận của quản trị kho bãi trong doanh nghiệp dịch vụ logistics. Tác giả phân tích 7 vai trò nền tảng của kho: tối ưu hóa quy trình phân phối, bảo đảm chất lượng hàng hóa, nâng cao hiệu suất chuỗi cung ứng, giảm chi phí vận hành, quản trị dữ liệu thông tin, bảo vệ môi trường và hỗ trợ ứng dụng tự động hóa. Về mặt vận hành, chương 1 chi tiết hóa 4 nội dung cốt lõi: bố trí mặt bằng - thiết bị xếp dỡ; quản trị lưu trữ (phương pháp phân loại, nguyên tắc FIFO/LIFO, kiểm kê định kỳ và đột xuất, kiểm soát hàng hư hỏng); quản trị chất lượng đầu vào - lưu kho; và quản trị thủ tục xuất nhập.

Đồng thời, tác giả tổng kết thực tiễn hoạt động kho bãi tại Việt Nam và địa bàn tỉnh Quảng Bình: bối cảnh thương mại điện tử bùng nổ làm tăng nhu cầu thuê kho nhưng hạ tầng kho địa phương còn phân tán, chi phí mặt bằng và công nghệ cao, lực lượng lao động chuyên môn sâu về logistics còn thiếu hụt, thúc đẩy việc dần chuyển đổi sang ứng dụng WMS, xe tự hành AGV và giải pháp giám sát thị giác máy tính (Machine Vision).

Chương 2: Thực trạng công tác quản trị kho hàng trung tâm tại Tổng công ty Cổ phần Bưu chính Viettel - Chi nhánh Quảng Bình

Chương 2 phân tích chuyên sâu về tình hình vận hành tại đơn vị nghiên cứu (thành lập ngày 26/10/2009 tại số 29 Trần Quang Khải, TP. Đồng Hới). Về kết quả kinh doanh lĩnh vực bưu chính giai đoạn 2022-2024:

Chỉ tiêu doanh thu bưu chính	Năm 2022	Năm 2023	Năm 2024
Kế hoạch (Tỷ đồng)	15,43	22,04	30,76
Thực hiện (Tỷ đồng)	16,21	23,17	29,34
Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch (%)	105,0%	105,1%	95,4%

Về cơ sở vật chất, kho trung tâm của chi nhánh tổ chức thành 2 đơn vị kho với sự phân tách giữa kho kín (bảo quản hàng nhạy cảm thời tiết, nhiệt độ) và kho hở:

• Đơn vị 1: Diện tích kho kín đạt 250 m², diện tích kho hở đạt 1.000 m², tổng khối lượng vận chuyển đạt 85,9 tấn.
• Đơn vị 2: Diện tích kho kín đạt 150 m², diện tích kho hở đạt 500 m², tổng khối lượng vận chuyển đạt 2,99 tấn.

Mặt bằng khai thác được phân định rõ theo 10 phân khu chức năng (Layout A1 đến A10): A1 (Cửa nhập), A2 (Cửa xuất), A3 (Khu vực khai thác tải), A4 (Phòng nguyên vật liệu), A5 (Bàn giao dịch), A6 (Bưu phẩm chờ xử lý), A7 (Xuất nhập ngoại tỉnh), A8 (Xuất nhập nội tỉnh), A9 (Hàng kiện giao), và A10 (Băng chuyền).

Hạ tầng kỹ thuật và công nghệ ứng dụng bao gồm: hệ thống phần mềm quản lý kho WMS theo dõi vị trí và tồn kho thời gian thực, phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP, ứng dụng quét mã di động App VTMan, mã vạch/mã QR, cảm biến IoT theo dõi nhiệt ẩm, và xe nâng tự động. Danh mục thiết bị năm 2024 bao gồm 20 bộ kệ sắt 4 tầng (chịu tải 500 kg/tầng), 5 xe nâng tay tải trọng 2 tấn, 1 xe nâng điện tải trọng 1,5 tấn (chiều cao nâng 3 m), 10 máy quét mã vạch cầm tay bluetooth, 15 camera giám sát Full HD xoay 360°, 2 máy in tem nhãn mạng LAN, 5 cân điện tử 150 kg, 5 bộ máy tính Core i5, 50 pallet nhựa kích thước 120x100 cm, 1 máy hút ẩm công nghiệp và 5 quạt thông gió công nghiệp công suất 5.000 m³/h.

Cơ cấu lao động tại kho gồm 19 người chia 3 ca vận hành 24/24 giờ: 1 Quản lý kho (đại học, 30-40 tuổi), 1 Nhân viên vận hành (đại học, 30-40 tuổi), 10 Nhân viên bốc xếp (lao động phổ thông, 22-35 tuổi), 2 Lái xe nâng (lao động phổ thông, 22-35 tuổi), 3 Bảo vệ (lao động phổ thông thuê ngoài, 35-45 tuổi), và 2 Nhân viên vệ sinh (lao động phổ thông, 35-45 tuổi).

Về quy trình vận hành và kiểm soát:

• Kiểm soát tồn kho hàng ngày: Bộ phận quản lý dữ liệu in danh sách đếm kho chuyển bộ phận vận hành (OPS) kiểm đếm thực tế; đối chiếu vị trí, số lô (batch), số lượng trên hệ thống. Nếu lệch, khóa số lượng thiếu hụt và lập biên bản điều tra nguyên nhân.
• Quy trình tổng kiểm kê định kỳ: Tiến hành 1 lần/tháng. Kế toán thông báo, thủ kho đếm lần 1 theo mã vị trí (BIN) và dán phiếu kiểm kê, hệ thống SAP được khóa nghiệp vụ. Kế toán cùng thủ kho kiểm đếm lần 2, mở khóa SAP, lập Biên bản kiểm kê (BBKK) và giải trình sai lệch. Việc điều chỉnh dữ liệu trên hệ thống SAP được thực hiện chuẩn hóa qua các mã giao dịch: tạo số kiểm kê bằng LI01N, nhập số lượng điều chỉnh tăng/giảm bằng LI11N, quản lý kho phê duyệt bằng LI20, và kế toán thực hiện ghi nhận chính thức bằng lệnh POST qua LI21.
• Quy trình xử lý hàng hư hỏng: Đối với hỏng bao bì, bộ phận Đảm bảo chất lượng (QA) phối hợp lập Báo cáo sản phẩm không phù hợp (NCR). Nếu lỗi do vận chuyển/kho, lập phiếu lĩnh vật tư vỏ hộp từ kho nguyên vật liệu (NVL), gửi sản phẩm sang bộ phận in ngày dập lại date, tiến hành đóng gói lại dưới sự giám sát và nhân viên dữ liệu (Data) chuyển đổi vị trí BIN từ hàng giữ sang hàng xuất bán trên hệ thống SAP. Đối với hàng hỏng do lỗi vận hành kho, hàng được đưa vào BIN cách ly, lập NCR theo quy trình chuẩn 2PR006-QA-QT, kế toán duyệt chi phí theo Cost Center chịu trách nhiệm và mở khóa xóa hàng trên hệ thống SAP.

Về sản lượng hàng hóa thông qua kho:

Nghiệp vụ kho	Đơn vị tính	Năm 2022	Năm 2023	Năm 2024
Số lượng hàng Nhập kho trung bình (NKTB)	Kiện hàng	722	928	1.031
Số lượng hàng Xuất kho trung bình (XKTB)	Kiện hàng	746	959	1.072

Chương 3: Định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị kho hàng trung tâm tại Tổng công ty Cổ phần Bưu chính Viettel - Chi nhánh Quảng Bình

Chương 3 trình bày các định hướng phát triển logistics của Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel và đưa ra các nhóm giải pháp khắc phục tồn tại tại Chi nhánh Quảng Bình:

• Giải pháp bố trí, thiết kế mặt bằng và phương tiện: Quy hoạch lại luồng di chuyển của xe nâng và công nhân để giảm xung đột giao thông nội bộ; nâng cấp hệ thống giá kệ lưu trữ tận dụng chiều cao; bổ sung thiết bị hỗ trợ bốc xếp cơ giới hóa nhằm giảm tải áp lực cho nhân công bốc dỡ thủ công.
• Giải pháp quản trị lưu trữ: Chuẩn hóa hơn nữa việc gán nhãn vị trí BIN, áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO), rút ngắn thời gian đối chiếu số liệu kiểm đếm hàng ngày giữa nhân viên dữ liệu và nhân viên vận hành kho.
• Giải pháp quản trị chất lượng: Kiểm soát nghiêm ngặt điều kiện nhiệt độ, độ ẩm tại kho kín thông qua hệ thống hút ẩm công nghiệp; giảm thiểu tình trạng rách nát vỏ bưu kiện trong khâu bốc dỡ; đào tạo nhân viên kho tuân thủ thao tác an toàn khi nâng hạ hàng.
• Giải pháp công tác xuất nhập: Hoàn thiện quy trình tiếp nhận đơn hàng qua App VTMan, đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực giữa WMS và SAP; đơn giản hóa các bước lập biên bản giấy tờ khi xử lý hàng hư hỏng nhằm giải phóng nhanh diện tích kho lưu giữ bưu phẩm chờ xử lý.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính:

• Hệ thống hóa toàn bộ thông số thực tế của kho trung tâm Viettel Post Quảng Bình năm 2024 với tổng diện tích kho kín đạt 400 m² (Đơn vị 1: 250 m², Đơn vị 2: 150 m²), diện tích kho hở đạt 1.500 m² (Đơn vị 1: 1.000 m², Đơn vị 2: 500 m²); khối lượng hàng hóa vận chuyển đạt 85,9 tấn tại Đơn vị 1 và 2,99 tấn tại Đơn vị 2.
• Ghi nhận sự tăng trưởng ổn định về sản lượng hàng hóa xử lý: hàng nhập kho trung bình tăng từ 722 kiện/ngày (2022) lên 928 kiện/ngày (2023) và đạt 1.031 kiện/ngày (2024); hàng xuất kho trung bình tăng từ 746 kiện/ngày (2022) lên 959 kiện/ngày (2023) và đạt 1.072 kiện/ngày (2024). Doanh thu bưu chính thực hiện tăng từ 16,21 tỷ đồng (2022) lên 23,17 tỷ đồng (2023) và đạt 29,34 tỷ đồng (2024).
• Phản ánh chi tiết quy trình vận hành kiểm kê và xử lý hàng lỗi trên phần mềm quản trị SAP qua các mã nghiệp vụ thực tế (LI01N, LI11N, LI20, LI21) cùng quy trình xử lý sản phẩm không phù hợp 2PR006-QA-QT.

Đóng góp của khóa luận:

• Cung cấp bức tranh thực nghiệm chi tiết về mô hình tổ chức kho trung tâm bưu chính tại một địa bàn cấp tỉnh, kết hợp giữa lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng hiện đại với dữ liệu vận hành thực tế.
• Làm rõ tính ứng dụng của các công nghệ kho bãi (WMS, IoT, mã vạch, AGV, App VTMan) và chỉ ra các rào cản vận hành khi kết hợp giữa công nghệ cao với lực lượng lao động phổ thông.
• Đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với 4 mảng nghiệp vụ (thiết kế mặt bằng, lưu trữ, chất lượng, xuất nhập), có tính khả thi đối với ban điều hành chi nhánh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của khóa luận:

• Phạm vi dữ liệu nghiên cứu chỉ giới hạn trong mảng bưu chính tại một chi nhánh địa phương (Quảng Bình) trong giai đoạn 2022-2024, chưa phản ánh đầy đủ toàn bộ các trung tâm khai thác vùng quy mô lớn khác của Viettel Post trên toàn quốc.
• Văn bản khóa luận tập trung chủ yếu vào công tác vận hành, thủ tục kiểm kê và mô tả số lượng thiết bị, chưa đi sâu tính toán chi tiết hiệu quả tài chính hoặc phân tích định lượng chi phí đầu tư công nghệ so với mức độ hao hụt hàng hóa.
• Trong năm 2024, tiến độ doanh thu chi nhánh mới đạt 95,4% so với kế hoạch (thực hiện 29,34 tỷ đồng trên kế hoạch 30,76 tỷ đồng), phản ánh những khó khăn nhất định của thị trường và hoạt động vận hành nhưng khóa luận chưa phân tích sâu nguyên nhân kinh tế vĩ mô dẫn tới việc chưa đạt chỉ tiêu kế hoạch này.

Hướng nghiên cứu tiếp:

• Mở rộng phạm vi nghiên cứu so sánh mô hình quản trị kho bãi giữa nhiều chi nhánh bưu chính trong khu vực miền Trung để rút ra mô hình tối ưu hóa chung.
• Nghiên cứu sâu về các giải pháp quản lý hiệu suất làm việc (KPI) cho đội ngũ lao động phổ thông bốc xếp nhằm giảm cường độ lao động và hạn chế tỷ lệ va chạm, rơi đổ hàng hóa.
• Đánh giá bài toán kinh tế - kỹ thuật trong việc nâng cao tỷ lệ tự động hóa hoàn toàn bằng robot chia chọn tự động so với chi phí duy trì nhân công hiện tại.

Giá trị tham khảo

Khóa luận mang lại giá trị tham khảo cụ thể cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng và Quản trị kinh doanh: Nắm bắt được cách thức tổ chức một bài khóa luận tốt nghiệp theo cấu trúc chuẩn của khối ngành kinh tế; tiếp cận các sơ đồ layout mặt bằng kho khai thác thực tế (phân khu A1 - A10) và lưu đồ nghiệp vụ kho bưu chính.
• Các nhà quản trị kho và cán bộ vận hành logistics tại các doanh nghiệp bưu chính, chuyển phát: Tham khảo trực tiếp quy trình kiểm soát tồn kho hàng ngày, quy trình tổng kiểm kê hàng tháng gắn với các mã lệnh chuẩn trên phần mềm SAP (LI01N, LI11N, LI20, LI21), cũng như quy trình kiểm soát chất lượng và xử lý hàng hỏng bao bì (NCR, quy trình 2PR006-QA-QT).
• Đơn vị nghiên cứu (Viettel Post - Chi nhánh Quảng Bình): Sử dụng các bảng số liệu kiểm kê thiết bị, sản lượng kiện hàng và cơ cấu nhân sự giai đoạn 2022-2024 làm cơ sở dữ liệu đối sánh cho các kế hoạch nâng cấp hạ tầng kho bãi trong các năm tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

1. Kho hàng trung tâm của Viettel Post - Chi nhánh Quảng Bình có quy mô mặt bằng và khối lượng vận chuyển như thế nào trong năm 2024?
Kho hàng trung tâm của chi nhánh tại Đồng Hới được chia thành 2 đơn vị kho với tổng diện tích kho kín là 400 m² và kho hở là 1.500 m². Cụ thể: Đơn vị 1 có 250 m² kho kín, 1.000 m² kho hở, khối lượng vận chuyển đạt 85,9 tấn. Đơn vị 2 có 150 m² kho kín, 500 m² kho hở, khối lượng vận chuyển đạt 2,99 tấn.

2. Quy trình kiểm kê định kỳ hàng tháng và điều chỉnh số liệu trên phần mềm SAP được thực hiện qua các bước và mã lệnh nào?
Quy trình kiểm kê định kỳ thực hiện 1 lần/tháng gồm các bước: Kế toán thông báo, thủ kho kiểm đếm lần 1 theo mã vị trí (BIN) và dán phiếu kiểm kê, sau đó khóa hệ thống SAP; kế toán cùng thủ kho đếm lần 2 rồi mở khóa SAP; lập Biên bản kiểm kê (BBKK) và giải trình; kế toán và quản lý kho tiến hành tạo số inventory qua mã lệnh LI01N, điều chỉnh số lượng tăng giảm qua LI11N, quản lý kho phê duyệt qua LI20, và kế toán thực hiện ghi nhận điều chỉnh chính thức (POST) qua mã lệnh LI21.

3. Cơ cấu nhân sự trực tiếp làm việc tại kho hàng trung tâm của chi nhánh được bố trí ra sao?
Kho có tổng cộng 19 nhân viên, gồm 14 nhân viên chính thức và 5 nhân viên thuê ngoài (3 bảo vệ, 2 nhân viên vệ sinh), phân chia làm việc 3 ca liên tục 24/24 giờ (riêng nhân viên vệ sinh làm việc 1 ca/ngày). Xét theo vị trí công việc: có 1 Quản lý kho (đại học), 1 Nhân viên vận hành (đại học), 10 Nhân viên bốc xếp (lao động phổ thông), 2 Lái xe nâng (lao động phổ thông), 3 Bảo vệ (lao động phổ thông), và 2 Nhân viên vệ sinh (lao động phổ thông).

4. Sản lượng bưu kiện xuất nhập kho trung bình tại chi nhánh biến động như thế nào trong giai đoạn 2022-2024?
Sản lượng hàng hóa qua kho tăng trưởng liên tục qua 3 năm: Số lượng hàng nhập kho trung bình (NKTB) lần lượt đạt 722 kiện/ngày (năm 2022), 928 kiện/ngày (năm 2023) và 1.031 kiện/ngày (năm 2024). Số lượng hàng xuất kho trung bình (XKTB) lần lượt đạt 746 kiện/ngày (năm 2022), 959 kiện/ngày (năm 2023) và 1.072 kiện/ngày (năm 2024).

5. Khi hàng hóa bị hư hỏng bao bì trong kho, quy trình phối hợp xử lý giữa các bộ phận diễn ra như thế nào?
Bộ phận QA kiểm tra và lập Báo cáo sản phẩm không phù hợp (NCR). Nếu lỗi do vận chuyển hoặc kho, thủ kho lập phiếu yêu cầu vật tư kèm NCR gửi kế toán xác nhận chi phí (thu tiền mặt hoặc trừ chi phí nhà thầu vận tải); bộ phận nguyên vật liệu (NVL) xuất vỏ thùng mới để chuyển cho bộ phận sản xuất in date; thủ kho nhận lại vỏ đã in, giám sát việc sang bao bì tại khu vực riêng; cuối cùng thủ kho ghi nhật ký, lập phiếu chuyển hàng sang BIN hàng xuất bán và nhân viên dữ liệu (Data) mở khóa, thực hiện chuyển BIN xuất bán trên hệ thống SAP.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Lan Nhi đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác quản trị kho hàng trung tâm tại Viettel Post - Chi nhánh Quảng Bình trong giai đoạn 2022-2024. Đề tài kết hợp giữa nền tảng lý luận quản trị chuỗi cung ứng hiện đại với việc phân tích chi tiết dữ liệu thực tế về mặt bằng, công nghệ, nhân sự và các quy trình kiểm soát bưu kiện trên hệ thống SAP/WMS. Những hạn chế về tính phức tạp của thủ tục hành chính, áp lực lao động phổ thông và chi phí duy trì công nghệ cao đã được tác giả nhận diện rõ ràng. Từ đó, hệ thống giải pháp đề xuất theo 4 nhóm nghiệp vụ kho bãi mang tính đồng bộ, đóng góp cơ sở thực tiễn hữu ích cho việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành logistics tại chi nhánh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị kho hàng tại doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác quản trị kho hàng trung tâm tại Tổng Công ty Cổ phần Bưu Chính Viettel - Chi nhánh Quảng Bình Chương 3: Định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị kho hàng trung tâm tại Tổng Công ty Cổ phần Bưu Chính Viettel - Chi nhánh Quảng Bình Phần III: Kết luận và kiến nghị SVTH: N guyễn Thị Lan N hi 4 Lớp: K55B PHẦ II: ỘI DU G VÀ KẾT QUẢ GHIÊ CỨU CHƯƠ G 1: CƠ SỞ LÝ LUẬ VÀ THỰC TIỄ VỀ QUẢ TRN KHO HÀ G TẠI DOA H GHIỆP 1. Cơ sở lý luận về quản trị kho hàng 1. Một số khái niệm liên quan 1. Khái niệm về kho hàng Kho hàng là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng, đóng vai trò như một trung tâm lưu trữ và quản lý hàng hóa trước khi chúng được phân phối tới các điểm đến cuối cùng.

Theo Lambert và Stock (2001), kho hàng là “một cơ sở vật chất được thiết kế để lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phNm hoàn chỉnh, hoặc các loại tài sản khác, với mục đích hỗ trợ việc vận chuyển, sản xuất, hoặc cung ứng”. Tương tự, Frazelle (2002) định nghĩa kho hàng là “một hệ thống cung cấp các dịch vụ lưu trữ và xử lý hàng hóa, bao gồm nhận hàng, bảo quản, xử lý và phân phối”. Kho hàng không chỉ là nơi lưu trữ mà còn là mắt xích quan trọng giúp tối ưu hóa chi phí logistics, nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho và đảm bảo độ tin cậy trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng (Richards, 2014). N goài ra, Arnold và cộng sự (2008) nhấn mạnh rằng việc quản lý kho hàng hiệu quả đóng góp lớn trong việc giảm thiểu chi phí sản xuất và cải thiện thời gian giao hàng.

Tóm lại, kho hàng là một cơ sở vật chất và chức năng quan trọng trong chuỗi cung ứng, nơi diễn ra các hoạt động lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa nhằm tối ưu hóa quá trình vận hành của các doanh nghiệp. Khái niệm về quản trị kho hàng Quản trị kho hàng là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, bao gồm các hoạt động liên quan đến lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và tối ưu chi phí. Theo Frazelle (2002), quản trị kho hàng là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, và kiểm soát các hoạt động tại kho nhằm tối ưu hóa việc sử dụng không gian, thời gian, và nguồn lực để đảm bảo chất lượng hàng hóa và sự hài lòng của khách hàng. Cùng quan điểm, Richards (2011) nhấn mạnh rằng quản trị kho hàng không chỉ bao gồm việc lưu trữ hàng hóa mà còn liên quan đến việc SVTH: N guyễn Thị Lan N hi 5 Lớp: K55B tối ưu hóa quy trình vận hành kho để giảm thiểu thời gian và chi phí.

N goài ra, Gudehus và Kotzab (2012) chỉ ra rằng quản trị kho hàng hiện đại tập trung vào việc áp dụng công nghệ và hệ thống quản lý thông tin nhằm tăng cường hiệu suất hoạt động. Các công nghệ này bao gồm hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS) và các công cụ tự động hóa giúp nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi, kiểm soát và phân phối hàng hóa. Tóm lại, quản trị kho hàng không chỉ là việc lưu trữ mà còn là quá trình quản lý toàn diện nhằm đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng cách, đúng thời gian và với chi phí hợp lý. Điều này đòi hỏi sự kết hợp giữa công nghệ, chiến lược và quản lý hiệu quả.