Thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành tại thành phố Huế

Khóa luận thực trạng quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành Huế 2021 - 2023

• Tác giả: Nguyễn Như Hiệp
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Hoàng Diễm My
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Logistics và quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành tại thành phố Huế
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành

Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành hoạt động tại thành phố Huế. Doanh nghiệp chuyên sản xuất đồ nội thất thủ công mỹ nghệ. Các sản phẩm chủ lực gồm bàn ghế đan từ mây tre nứa và nhựa tổng hợp. Hàng hóa phục vụ cả thị trường nội địa lẫn xuất khẩu. Hoạt động quản trị kho hàng đóng vai trò trung tâm trong chuỗi cung ứng. Hệ thống kho tiếp nhận khối lượng lớn nguyên liệu thô mỗi ngày. Kho bãi cũng chịu trách nhiệm bảo quản sản phẩm hoàn thiện. Quản lý kho hiệu quả giúp dây chuyền sản xuất diễn ra liên tục. Đơn vị chủ động áp dụng các quy chuẩn lưu trữ nghiêm ngặt. Việc phân loại vật tư được thực hiện ngay từ cửa nhập. Doanh nghiệp phân bổ không gian theo từng nhóm nguyên liệu riêng biệt. Thiết bị nâng hạ hỗ trợ luân chuyển hàng hóa an toàn. Chi phí kho vận được kiểm soát chặt chẽ qua từng giai đoạn. Ban lãnh đạo coi kho bãi là đòn bẩy nâng cao năng lực cạnh tranh. Sự phối hợp giữa bộ phận kho và xưởng gia công rất nhịp nhàng. Mọi biến động tồn kho đều được ghi nhận vào báo cáo ngày.

1.1. Cơ cấu mặt hàng và đặc điểm kho bãi

Hàng hóa trong kho công ty gồm nguyên vật liệu và thành phẩm nội thất. Nguyên liệu bao gồm hạt nhựa, mây tự nhiên, tre, nứa và khung kim loại. Các loại sợi nhựa đòi hỏi điều kiện bảo quản khô ráo để tránh biến dạng. Mây tre tự nhiên rất nhạy cảm với độ ẩm và nấm mốc. Do đó, kho hàng phải duy trì nhiệt độ và độ thông thoáng ổn định. Thành phẩm hoàn thiện gồm bàn ghế mây nhựa xuất khẩu có kích thước cồng kềnh. Diện tích chiếm chỗ của thành phẩm thường lớn hơn nguyên liệu thô ban đầu. Thủ kho phải sắp xếp sản phẩm theo từng đơn hàng cụ thể. Cách làm này giúp việc bốc dỡ lên xe tải diễn ra nhanh chóng. Hàng xuất khẩu luôn được ưu tiên đặt gần khu vực cửa xuất xưởng.

1.2. Mục tiêu vận hành hệ thống kho tại đơn vị

Mục tiêu cốt lõi của kho hàng là bảo đảm dòng vật tư thông suốt. Doanh nghiệp hướng tới việc giảm thiểu thời gian chờ của dây chuyền lắp ráp. Bộ phận kho cung cấp đúng số lượng nguyên liệu theo từng ca làm việc. Mức độ hao hụt cơ học phải duy trì ở tỷ lệ thấp nhất. Đơn vị phấn đấu cắt giảm chi phí lưu kho qua từng năm tài chính. Việc quay vòng vốn tồn kho nhanh giúp cải thiện dòng tiền hoạt động. Kho hàng cũng tập trung nâng cao mức độ an toàn cho người lao động. Mọi vị trí chứa hàng đều có bảng chỉ dẫn rõ ràng. Quy trình xuất nhập hàng hóa được chuẩn hóa nhằm triệt tiêu lỗi nhầm lẫn. Đơn vị gắn kết mục tiêu kho bãi với chiến lược kinh doanh tổng thể.

II. Thực trạng quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành

Giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2023 ghi nhận sự chuyển dịch rõ rệt trong chi phí kho bãi. Tổng chi phí lưu kho giảm bình quân 40% mỗi năm. Chi phí hàng tồn kho giảm mạnh từ 5.866 triệu đồng xuống 1.964 triệu đồng. Mức giảm này phản ánh khả năng giải phóng hàng tồn rất tích cực. Chi phí quản lý kho cũng giảm từ 6.453 triệu đồng xuống còn 2.313 triệu đồng. Doanh nghiệp đã tinh giản bộ máy điều hành kho bãi rất hiệu quả. Đồng thời chi phí nhân công kho giảm từ 10.559 triệu đồng về 3.694 triệu đồng. Tuy nhiên, hoạt động quản trị vẫn đối mặt với nhiều rào cản kỹ thuật. Trang thiết bị vận chuyển chủ yếu là xe nâng tay tải trọng thấp. Xe nâng cân bằng chỉ đáp ứng được khu vực di chuyển thông thoáng. Lối đi giữa các dãy kệ chưa thực sự tối ưu hóa. Mặt bằng kho bãi chịu áp lực lớn khi các đơn hàng xuất khẩu tăng đột biến. Dữ liệu quản lý kho vẫn dựa nhiều vào sổ sách thủ công. Điều này làm chậm tiến độ kiểm đếm định kỳ cuối tháng. Công tác dự báo nhu cầu lưu trữ chưa đạt độ chính xác cao.

2.1. Biến động chi phí vận hành kho hàng thực tế

Chi phí vận chuyển hàng hóa giảm 41% mỗi năm trong suốt giai đoạn khảo sát. Kết quả này đến từ việc tối ưu hóa lộ trình xe chuyên chở vật tư. Chi phí bảo trì thiết bị giảm từ 5.280 triệu đồng xuống 1.900 triệu đồng năm 2023. Tỷ lệ sụt giảm tương ứng 40% mỗi năm nhờ bảo dưỡng máy móc định kỳ. Đáng chú ý nhất là mức giảm chi phí nhân sự kho bãi. Lực lượng lao động được sắp xếp lại gọn nhẹ và chuyên môn hóa hơn. Tuy nhiên, việc cắt giảm ngân sách vận hành cũng bộc lộ hạn chế nhất định. Đội ngũ nhân viên kho đôi khi quá tải vào mùa cao điểm sản xuất hàng xuất khẩu.

2.2. Hạn chế về trang thiết bị bốc dỡ và mặt bằng

Hạ tầng kho hàng công ty bộc lộ điểm nghẽn tại khâu cơ giới hóa. Xe nâng tay chiếm số lượng lớn nhưng chỉ phù hợp hàng dưới ba tấn. Quãng đường di chuyển của xe nâng tay ngắn và tốn nhiều sức lao động. Xe nâng cân bằng có tầm với bảy mét nhưng khó xoay xở trong ngõ hẹp. Doanh nghiệp chưa trang bị hệ thống giá kệ pallet đa tầng hiện đại. Hàng cồng kềnh như bàn ghế hoàn thiện thường phải xếp trực tiếp dưới sàn. Tình trạng này làm lãng phí khoảng không gian chiều cao của nhà kho. Lối đi nội bộ bị thu hẹp đáng kể khi lượng hàng lưu kho tăng cao. Nguy cơ va quẹt gây hỏng hóc sản phẩm vẫn tiềm ẩn trong quá trình vận hành.

III. Giải pháp quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành

Hoàn thiện công tác quản trị kho đòi hỏi những giải pháp đồng bộ và thực tế. Doanh nghiệp cần quy hoạch lại sơ đồ mặt bằng kho theo khu vực chuyên biệt. Lối đi chính phải duy trì độ rộng chuẩn cho xe nâng cơ giới lưu thông. Doanh nghiệp cần tính toán kỹ thông số chiều cao và diện tích sử dụng thực tế. Việc phân loại nguyên liệu theo tải trọng và kích thước giúp bố trí vị trí chuẩn xác. Đơn vị nên ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để số hóa dữ liệu. Mã vạch cần được dán lên từng pallet hạt nhựa và kiện mây tre. Nhân viên quét mã xuất nhập kho bằng thiết bị cầm tay tiện lợi. Phương thức này giảm thời gian kiểm kê và triệt tiêu sai lệch số sách. Doanh nghiệp cũng cần thiết lập định mức hàng tồn kho an toàn cho từng mùa vụ. Chính sách bảo trì thiết bị nâng hạ cần được giám sát chặt chẽ theo tuần. Đội ngũ nhân viên kho phải được đào tạo bài bản về quy trình an toàn lao động. Các giải pháp này bảo đảm hoạt động kho diễn ra liền mạch và kinh tế.

3.1. Tiêu chí lựa chọn trang thiết bị kho bãi

Doanh nghiệp cần xây dựng bộ tiêu chí rõ ràng khi đầu tư thiết bị. Yếu tố đầu tiên là tải trọng hàng hóa. Đơn vị phải xác định trọng tải tối đa của từng lô hàng nội thất. Xe nâng cân bằng cần chọn loại có công suất tải phù hợp từ 1.5 đến 5 tấn. Tiêu chí thứ hai gắn liền với kích thước kiện hàng. Hàng mây đan cồng kềnh đòi hỏi càng nâng dài và khung đỡ an toàn. Thiết bị nâng không được cản trở tầm nhìn của người điều khiển. Tiêu chí thứ ba là không gian vận hành thực tế tại nhà kho. Chiều cao nâng cần đạt mức bảy mét để tận dụng khoảng không. Lối đi giữa các dãy kệ phải đủ rộng để xe di chuyển dễ dàng.

3.2. Chuẩn hóa quy trình và ứng dụng công nghệ

Quy trình xuất nhập kho phải được tiêu chuẩn hóa bằng văn bản chi tiết. Nhân viên kiểm nhận vật tư cần đối chiếu nghiêm ngặt số lượng và chất lượng thực tế. Doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước cho nguyên liệu mây tre. Điều này ngăn ngừa tình trạng sợi mây ẩm mốc do lưu kho quá hạn. Việc số hóa toàn bộ phiếu nhập kho giúp cập nhật số liệu theo thời gian thực. Thủ kho không còn phải ghi chép sổ tay như các năm trước. Hệ thống cảnh báo tự động sẽ thông báo khi lượng tồn kho chạm mức báo động. Sự liên kết thông tin giữa kho và bộ phận kinh doanh trở nên thông suốt. Doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch mua sắm nguyên liệu cho các hợp đồng lớn.

IV. Đánh giá quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành

Quản trị kho hàng giữ vai trò quyết định đối với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nội thất. Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành đã đạt nhiều bước tiến quan trọng trong việc tiết giảm chi phí lưu kho. Tỷ lệ sụt giảm chi phí hàng tồn kho và nhân công kho minh chứng cho định hướng tái cấu trúc đúng đắn. Doanh nghiệp từng bước thích ứng tốt với những biến động giá cả vật tư trên thị trường. Tuy vậy, việc hiện đại hóa trang thiết bị nâng hạ vẫn cần nguồn vốn đầu tư trọng điểm. Doanh nghiệp cần kiên trì triển khai các tiêu chuẩn lưu trữ mới. Mặt bằng kho bãi cần được mở rộng theo hướng tăng chiều cao lưu trữ pallet. Sự kết nối thông tin giữa các phòng ban sẽ tiếp tục là chìa khóa giữ vững năng suất chuỗi cung ứng. Nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên kho giúp loại bỏ rủi ro hư hỏng tài sản. Hệ thống kho hoàn thiện sẽ tạo nền tảng vững chắc cho các đơn hàng xuất khẩu lớn. Công ty sẽ khẳng định vị thế thương hiệu đồ gỗ mây tre đan trên thị trường quốc tế.

4.1. Lợi thế cạnh tranh từ việc tối ưu kho hàng

Hệ thống kho vận tinh gọn tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội về giá thành sản phẩm. Chi phí lưu kho giảm trực tiếp hạ giá vốn hàng bán ra thị trường. Doanh nghiệp có dư địa đàm phán giá tốt hơn với các đối tác nhập khẩu nước ngoài. Khả năng cung ứng vật tư nhanh giúp rút ngắn chu kỳ sản xuất bàn ghế. Tốc độ giao hàng chuẩn xác nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng. Mức hao hụt nguyên liệu sợi nhựa và mây tre được kiểm soát ở mức tối thiểu. Dòng vốn lưu động không còn bị chôn vùi trong lượng hàng tồn đọng. Công ty sở hữu nguồn lực tài chính linh hoạt để đầu tư mở rộng quy mô kinh doanh.

4.2. Khuyến nghị ứng dụng cho các doanh nghiệp cùng ngành

Mô hình cắt giảm chi phí kho tại đơn vị mang lại nhiều bài học giá trị. Các doanh nghiệp sản xuất đồ thủ công mỹ nghệ nên chủ động rà soát cơ cấu chi phí. Việc tinh gọn nhân sự cần đi đôi với việc chuẩn hóa từng thao tác làm việc. Doanh nghiệp cần lựa chọn thiết bị kho dựa trên đặc tính vật lý của sản phẩm. Đầu tư kệ chứa hàng đa tầng là giải pháp hữu hiệu để tiết kiệm mặt bằng đắt đỏ. Ứng dụng công nghệ quét mã giúp ngăn chặn hoàn toàn sai sót khi soạn đơn hàng. Quy trình kiểm kê định kỳ phải được duy trì nghiêm ngặt để phát hiện thất thoát sớm. Quản trị kho bãi khoa học chính là chìa khóa bảo đảm sự phát triển bền vững.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành dịch vụ logistics tại Việt Nam giữ vai trò huyết mạch trong cơ cấu kinh tế quốc dân, thực hiện chức năng kết nối, hỗ trợ và thúc đẩy lưu thông hàng hóa nhằm gia tăng năng lực cạnh tranh quốc gia. Gắn liền với sự mở rộng của hệ thống logistics, hoạt động quản trị kho bãi trở thành mắt xích then chốt trong chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu. Tại địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, hệ thống kho bãi đóng vai trò hỗ trợ lưu trữ nguyên phụ liệu và bảo quản thành phẩm cho các ngành nghề tiểu thủ công nghiệp truyền thống.

Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành là doanh nghiệp hoạt động hơn 10 năm tại Cụm công nghiệp Tứ Hạ, thị xã Hương Trà, chuyên sản xuất các sản phẩm nội thất đan lát từ sợi nhựa tổng hợp, tre, nứa và hàng mộc mỹ nghệ xuất khẩu sang thị trường Châu Âu, Mỹ, Nga và Úc. Hoạt động quản trị kho bãi của doanh nghiệp đối mặt với nhiều khó khăn trong giai đoạn 2021 - 2023:

• Giá trị lưu kho trung bình giảm khoảng 34% qua 3 năm, rơi xuống mức thấp nhất là 72.988 triệu đồng vào năm 2023.
• Tỷ lệ hao hụt, hư hỏng và mất mát hàng hóa tăng liên tục từ 0,50% năm 2021 lên 1,30% năm 2023.
• Vòng quay hàng tồn kho suy giảm xuống mức 4 vòng.
• Quy trình vận hành kho còn mang tính thủ công, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa chỉ đạt từ 55% đến 65% vào năm 2023.
• Mức độ chính xác giữa số liệu ghi chép trên sổ sách và hàng hóa thực tế giảm từ 95% xuống 93,48% năm 2023; thông tin luân chuyển giữa bộ phận kho, bộ phận mua hàng và phòng kế toán chưa đồng bộ kịp thời, dẫn tới rủi ro sai sót kiểm kê và thất thoát tài sản.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

1. Mục tiêu chung: Phân tích thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm cải thiện công tác quản trị kho hàng tại doanh nghiệp trong thời gian tới.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động quản trị kho hàng tại các doanh nghiệp.
   • Phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành giai đoạn 2021 - 2023.
   • Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành tại thành phố Huế.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành, Cụm công nghiệp Tứ Hạ, phường Tứ Hạ, thị xã Hương Trà, tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Phạm vi thời gian: Khóa luận khai thác và phân tích số liệu thứ cấp trong giai đoạn 3 năm từ năm 2021 đến năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý luận của đề tài xây dựng dựa trên các khái niệm nền tảng về logistics và quản trị chuỗi cung ứng. Quản trị logistics được tiếp cận theo mục tiêu cung cấp 7 lợi ích (7 Rights) của Grosvenor Plowman (2015): đúng khách hàng, đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng điều kiện, đúng địa điểm, đúng thời gian và đúng chi phí. Kho hàng được định nghĩa là công trình kiến trúc thực hiện các chức năng: gom hàng, phối hợp/tách ghép lô hàng, bảo quản lưu trữ hàng hóa và hỗ trợ quá trình logistics ngược.

Văn bản hệ thống hóa tiêu chuẩn phân loại kho bãi theo quyền sở hữu (kho tư nhân, kho công cộng), theo tính chuyên dụng (kho kiểm soát khí hậu, kho tự động), theo tính pháp lý (kho thường, kho ngoại quan, kho CFS, kho bảo thuế), theo nghiệp vụ (kho thu mua/tiếp nhận, kho tiêu thụ, kho trung chuyển, kho dự trữ, kho cung ứng/cấp phát) và phân loại theo mức độ hiện đại từ hạng A+ đến hạng D.

Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, cơ sở lý thuyết bao gồm:

• Quy định sắp xếp hàng hóa theo 4 nguyên tắc: FIFO (nhập trước xuất trước), LIFO (nhập sau xuất trước), FEFO (hết hạn trước xuất trước) và xuất hàng theo thời gian lưu trữ.
• Cơ sở pháp lý về kế toán hàng tồn kho: Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, quy định phân loại hàng mua để bán, thành phẩm, sản phẩm dở dang, chi phí dịch vụ dở dang và nguyên tắc xác định giá trị thuần có thể thực hiện được.
• Công thức tính định mức hàng tồn kho:
  • Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa mỗi ngày x Thời gian giao hàng tối đa) - (Nhu cầu trung bình mỗi ngày x Thời gian giao hàng trung bình).
  • Mức tồn kho tối thiểu = Nhu cầu trung bình hàng ngày x Thời gian giao hàng + Tồn kho an toàn.
  • Mức tồn kho tối ưu = Q + M + S (trong đó Q là số lượng hàng lý tưởng, M là tồn kho tối thiểu, S là tồn kho an toàn).
• Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kho: vòng quay hàng tồn kho (Giá vốn hàng bán / Giá trị hàng tồn kho bình quân), số ngày của một vòng lưu chuyển (365 / Số vòng quay), tỷ lệ hao hụt hàng hóa [(Giá trị hao hụt / Tổng giá trị tồn kho) x 100%], chỉ tiêu sử dụng diện tích và dung tích kho bãi.
• Khung ứng dụng công nghệ thông tin trong kho: Hệ thống quản lý kho hàng WMS, công nghệ điện toán đám mây, bảng tính Excel/Google Sheets và thiết bị di động.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất số liệu từ Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hồ sơ chi phí kho, quy trình lưu kho do phòng Kế toán - Tài chính, phòng Kho và phòng Kinh doanh của Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành cung cấp giai đoạn 2021 - 2023; kết hợp tài liệu từ sách, báo, tạp chí chuyên ngành và khảo sát của Hiệp hội Logistics Việt Nam.
• Phương pháp phân tích và xử lý số liệu: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để xử lý dữ liệu thô; kết hợp phương pháp tổng hợp số liệu, phương pháp thống kê mô tả (tính giá trị trung bình, biểu diễn dữ liệu bảng biểu) và phương pháp thống kê so sánh (so sánh số tuyệt đối, số tương đối, tỷ lệ phần trăm giữa các năm); vận dụng phương pháp phân tích ma trận SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức) để đánh giá năng lực quản trị kho.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị kho hàng trong các doanh nghiệp

Chương này khái quát các định nghĩa về logistics, quản trị logistics, vai trò và chức năng của kho hàng trong hệ thống logistics sản xuất. Chương 1 làm rõ mối liên hệ giữa quản trị kho với vận chuyển, sản xuất, dịch vụ khách hàng và tổng chi phí logistics. Nội dung chương trình bày các hoạt động thiết kế mặt bằng kho, trang thiết bị xếp dỡ (xe nâng tay, xe nâng cân bằng), thiết bị lưu trữ (pallet, kệ giá), quy định PCCC, quy trình kiểm định hàng hóa, các nguyên tắc luân chuyển dòng hàng (FIFO, LIFO, FEFO) và các ứng dụng CNTT (WMS, Cloud, thiết bị cầm tay).

Hạng kho	Diện tích kho (m²)	Tỷ lệ tự động hóa (%)	Chi phí vận hành/tháng (USD)	An toàn lao động (%)	Hiệu quả vận hành (%)
A+ (Tối tân)	20.000	95%	50.000	99%	98%
A (Hiện đại)	15.000	70%	80.000	95%	90%
B (Trung bình)	10.000	30%	120.000	85%	75%
C (Cơ bản)	5.000	10%	150.000	70%	40%
D (Lạc hậu)	3.000	0%	200.000	50%	20%

Về mặt thực tiễn, chương 1 phản ánh dữ liệu khảo sát từ Hiệp hội Logistics Việt Nam cho thấy có 70% doanh nghiệp gặp khó khăn trong công tác quản lý kho, tối ưu không gian và hạ tầng kho bãi; chỉ 30% doanh nghiệp áp dụng hệ thống WMS hiện đại. Tại thành phố Huế, phần lớn doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên nguồn lực đầu tư tài chính và công nghệ cho quản trị kho còn nhiều hạn chế.

Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành tại thành phố Huế

Chương này cung cấp bức tranh chi tiết về lịch sử hình thành, cơ cấu bộ máy tổ chức, tình hình lao động, tài chính và nghiệp vụ kho hàng tại doanh nghiệp:

• Cơ cấu tổ chức: Vận hành theo mô hình trực tuyến chức năng gồm Giám đốc điều hành, Phó Giám đốc, Kế hoạch sản xuất (quản lý bộ phận Mẫu, Bảo trì, Cơ khí, Sơn tĩnh điện, Đan, Kỹ thuật, Kiểm tra sản phẩm, Đóng gói), bộ phận Kho, bộ phận Chất lượng, phòng Kế toán nhân sự, Y tế, Quản lý bán hàng và Bảo vệ.
• Quy mô lao động: Tổng số lao động tăng liên tục từ 300 người (năm 2021) lên 325 người (năm 2022, tăng 8,33%) và đạt 390 người (năm 2023, tăng 20% so với 2022). Lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng áp đảo (93,4% đến 93,8%), trong khi trình độ học vấn chủ yếu là trung học và chưa qua đào tạo (chiếm 75,4% đến 77,9%); lao động có trình độ đại học, cao đẳng chỉ chiếm từ 6,7% đến 7,7%.

Chỉ tiêu lao động	Năm 2021 (Người)	Năm 2022 (Người)	Năm 2023 (Người)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
Lao động nam	175	182	220	+4,00%	+20,88%
Lao động nữ	125	143	170	+14,40%	+18,88%
Đại học, cao đẳng	22	25	26	+13,64%	+4,00%
Trung cấp	50	55	60	+10,00%	+9,09%
Trung học, chưa qua đào tạo	228	245	304	+7,45%	+24,08%
Lao động trực tiếp	280	302	366	+7,85%	+21,19%
Lao động gián tiếp	20	23	24	+15,00%	+4,35%
Tổng số lao động	300	325	390	+8,33%	+20,00%

• Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh: Quy mô tài sản và doanh thu của doanh nghiệp bị thu hẹp đáng kể trong giai đoạn nghiên cứu.

Chỉ tiêu tài chính & kinh doanh	Năm 2021 (Tr.đ)	Năm 2022 (Tr.đ)	Năm 2023 (Tr.đ)	Biến động 2023/2021 (%)
Tổng tài sản	115.737	76.303	83.508	-27,85%
Tài sản ngắn hạn	67.585	28.398	37.365	-44,72%
Tài sản khác (phải thu khách hàng)	44.725	10.115	12.687	-71,63%
Tài sản dài hạn	48.151	47.905	46.143	-4,17%
Tài sản cố định hữu hình	20.260	-	26.040	+28,53%
Tài sản cố định vô hình	5.904	-	2.527	-57,20%
Nợ phải trả	88.827	-	48.651	-45,23%
Vốn chủ sở hữu	26.910	-	34.857	+29,53%
Doanh thu	229.079	176.101	99.469	-56,58%
Lưu kho	173.319	134.040	72.988	-57,89%
Doanh thu khác	55.688	41.970	26.480	-52,45%
Chi phí	278.872	175.618	100.057	-64,12%
Lợi nhuận trước thuế	1.465	1.281	517	-64,71%

• Chi phí quản lý kho hàng: Tổng chi phí kho giảm trung bình 40%/năm, từ mức 38.805 triệu đồng năm 2022 xuống còn 22.119 triệu đồng năm 2023 (giảm 43%).

Các khoản mục chi phí kho	Năm 2021 (Tr.đ)	Năm 2022 (Tr.đ)	Năm 2023 (Tr.đ)	Tốc độ giảm bình quân/năm
Chi phí lưu kho	22.292	14.490	7.969	-40%/năm
Chi phí nhân viên kho	10.559	6.969	3.694	-40%/năm
Chi phí quản lý kho	6.453	4.130	2.313	-40%/năm
Chi phí hàng tồn kho	5.866	3.637	1.964	-42%/năm
Chi phí bảo trì	5.280	-	1.900	-40%/năm
Chi phí vận chuyển	11.xxx	-	-	-41%/năm

• Thực trạng hạ tầng và kỹ thuật kho: Doanh nghiệp trang bị xe nâng tay di chuyển kiện hàng dưới 3 tấn ở cự ly ngắn; xe nâng cân bằng công suất 1,5 tấn đến 10 tấn, chiều cao nâng trung bình 7m, cự ly hoạt động trên 50m. Hệ thống bảo quản gồm pallet, kệ chứa hàng, hệ thống PCCC báo khói và đầu phun tự động. Tuy nhiên, việc kiểm soát hàng hóa nhạy cảm với môi trường (sợi đan mây, tre, nứa) chưa chặt chẽ, dễ gây nấm mốc; quy trình xuất nhập kho thủ công dẫn tới độ chính xác tồn kho năm 2023 sụt giảm còn 93,48%.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành

Trên cơ sở định hướng phát triển của công ty và nhận diện nguyên nhân yếu kém, chương 3 đề xuất 5 nhóm giải pháp:

1. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Tổ chức các khóa bồi dưỡng chuyên môn về logistics, kỹ thuật sắp xếp hàng hóa và vận hành an toàn kho bãi cho đội ngũ công nhân kho.
2. Kiểm soát hàng hóa lưu trữ trong kho: Áp dụng dán nhãn mã vạch, mã QR để nhận diện lô hàng; phân loại khu vực bảo quản theo tính chất cơ lý của nguyên liệu đan lát, tăng cường chống ẩm mốc cho sản phẩm mộc mỹ nghệ.
3. Ứng dụng công nghệ quản lý kho hàng: Đầu tư nâng cấp phần mềm WMS, tích hợp đồng bộ dữ liệu giữa bộ phận kho, bộ phận bán hàng và kế toán tài chính trên nền tảng đám mây nhằm thay thế sổ sách thủ công.
4. Quản trị hàng tồn kho hiệu quả: Thiết lập định mức mức tồn kho an toàn, mức tồn kho tối thiểu và lượng đặt hàng tối ưu (Q + M + S) dựa trên dữ liệu tiêu thụ thực tế để tránh ứ đọng hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu.
5. Xây dựng quy trình quản trị kho chuẩn: Chuẩn hóa quy trình 5 bước xuất kho và 5 bước nhập kho (từ lập kế hoạch, dọn bãi, kiểm tra đối chiếu chứng từ, ký biên bản giao nhận đến cập nhật hệ thống máy tính).

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính của khóa luận:

• Phân tích toàn diện thực trạng quản trị kho của Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành trong 3 năm liên tiếp (2021 - 2023), làm rõ sự biến động giảm của doanh thu lưu kho (từ 173.319 triệu đồng năm 2021 xuống 72.988 triệu đồng năm 2023) và mức suy giảm tổng chi phí kho hàng bình quân 40%/năm.
• Xác định cụ thể các hạn chế vận hành nội bộ bằng số liệu thực nghiệm: tỷ lệ hư hỏng, mất mát tăng lên 1,30%; độ chính xác kiểm kê sụt giảm xuống 93,48%; vòng quay hàng tồn kho giảm xuống mức 4 vòng; tỷ lệ ứng dụng tự động hóa chỉ dừng ở 55% - 65%.
• Đề xuất hệ thống 5 giải pháp mang tính khả thi, gắn liền với điều kiện thực tế của doanh nghiệp sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu.

Đóng góp của đề tài:

• Khóa luận đã hệ thống hóa và vận dụng khung lý thuyết quản trị kho vào một mô hình doanh nghiệp sản xuất đồ nội thất mộc mỹ nghệ và đan lát nhựa tổng hợp tại thị xã Hương Trà, tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Cung cấp nguồn số liệu thực tế về cơ cấu chi phí vận hành kho (chi phí lưu kho, nhân công, bảo trì, kiểm kê) và quy trình bốc dỡ hàng xuất nhập khẩu tại cụm công nghiệp địa phương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

• Đề tài chỉ sử dụng dữ liệu thứ cấp được cung cấp nội bộ từ các phòng ban của Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành trong giới hạn 3 năm (2021 - 2023); chưa thực hiện điều tra sơ cấp quy mô lớn bằng bảng hỏi đối với toàn bộ cán bộ công nhân viên bộ phận kho.
• Phạm vi nghiên cứu bó hẹp tại một đơn vị sản xuất duy nhất, chưa tiến hành so sánh đối chiếu hiệu suất quản trị kho với các doanh nghiệp sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ tương đương trên địa bàn thành phố Huế hoặc vùng Bắc Trung Bộ.

Hướng nghiên cứu tiếp:

• Khảo sát sâu hơn về quy trình số hóa chuỗi cung ứng và đánh giá hiệu quả kinh tế cụ thể sau khi doanh nghiệp triển khai hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên dụng WMS kết hợp công nghệ quét mã QR/RFID.
• Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang mối liên kết logistics ngược và logistics vận tải hàng xuất khẩu đường biển từ nhà máy tại Huế đến các cảng biển khu vực miền Trung.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh, Kinh tế phát triển khi thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp về quản trị kho bãi trong doanh nghiệp sản xuất.
• Bộ phận quản lý kho, cán bộ phụ trách chuỗi cung ứng tại các công ty sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ và hàng đan lát xuất khẩu có quy mô vừa và nhỏ.

Phần nội dung đáng chú ý để tham khảo bao gồm hệ thống bảng số liệu thống kê chi phí vận hành kho hàng (Bảng 2.4), phân tích chỉ tiêu lao động (Bảng 2.1) cùng các bước chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ xuất - nhập kho thành phẩm được xây dựng chi tiết tại Chương 1 và Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Tỷ lệ hao hụt và hư hỏng hàng hóa tại kho của Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành biến động như thế nào trong giai đoạn 2021 - 2023?
Tỷ lệ hao hụt, hư hỏng và mất mát hàng hóa tại kho của công ty có xu hướng gia tăng liên tục qua các năm: năm 2021 tỷ lệ này là 0,50%, đến năm 2023 đã tăng lên mức 1,30%. Nguyên nhân xuất phát từ công tác bảo quản thủ công chưa đảm bảo điều kiện môi trường đối với nguyên liệu tự nhiên và sai sót trong khâu kiểm kê.

2. Cơ cấu lao động tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành có đặc điểm gì nổi bật?
Tổng số lao động của công ty tăng từ 300 người (2021) lên 325 người (2022) và 390 người (2023). Lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng rất cao, từ 92,9% đến 93,8% tổng nhân sự. Trình độ học vấn phần lớn là trung học hoặc chưa qua đào tạo (chiếm 75,4% đến 77,9%), trong khi lao động có trình độ đại học, cao đẳng chỉ chiếm từ 6,7% đến 7,7%.

3. Doanh thu và lợi nhuận trước thuế của công ty sụt giảm cụ thể ra sao trong 3 năm khảo sát?
Doanh thu của công ty giảm từ 229.079 triệu đồng (năm 2021) xuống 176.101 triệu đồng (năm 2022) và còn 99.469 triệu đồng (năm 2023), tương ứng mức giảm 56,58% qua 3 năm. Lợi nhuận trước thuế giảm mạnh từ 1.465 triệu đồng (năm 2021) xuống 1.281 triệu đồng (năm 2022) và chỉ còn 517 triệu đồng vào năm 2023, tương ứng mức giảm 64,71%.

4. Công ty sử dụng những phương tiện và thiết bị xếp dỡ chủ yếu nào trong kho hàng?
Công ty sử dụng xe nâng tay (pallet tải bằng tay) để di chuyển các kiện hàng dưới 3 tấn ở cự ly ngắn; sử dụng xe nâng cân bằng có công suất nâng từ 1,5 tấn đến 10 tấn, tầm vươn cao trung bình khoảng 7m và di chuyển trên khoảng cách trên 50m. Bên cạnh đó, kho trang bị hệ thống kệ giá, pallet để hàng và hệ thống PCCC có cảm biến khói, đầu phun nước tự động.

5. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị kho tại công ty đạt mức nào?
Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa quy trình kho tại công ty chỉ chiếm từ 55% đến 65% vào năm 2023. Doanh nghiệp vẫn phụ thuộc chủ yếu vào các phương pháp thủ công và bảng tính Excel, chưa có hệ thống liên kết dữ liệu tự động giữa bộ phận kho, kế toán và mua hàng, khiến độ chính xác tồn kho năm 2023 giảm xuống còn 93,48%.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Như Hiệp đã phản ánh có hệ thống thực trạng quản trị kho bãi tại Công ty Cổ phần Phước Hiệp Thành trong giai đoạn 2021 - 2023 thông qua chuỗi số liệu tài chính và vận hành thứ cấp xác thực. Công trình chỉ rõ các điểm nghẽn nghiêm trọng trong công tác lưu kho như tỷ lệ hư hỏng gia tăng, vòng quay tồn kho suy giảm và sự chậm trễ trong chuyển đổi số quy trình quản lý. Các giải pháp do tác giả đề xuất tập trung vào đào tạo nhân lực, chuẩn hóa quy trình xuất nhập, kiểm soát tồn kho theo định mức và ứng dụng công nghệ WMS, mang lại giá trị tham khảo rõ ràng cho các doanh nghiệp sản xuất thủ công mỹ nghệ xuất khẩu trên địa bàn miền Trung.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận về quản trị kho hàng 1.1 Khái niệm logistics Thuật ngữ Logistics đã được xuất hiện từ lâu trong lịch sử phát triển thế giới, được ứng dụng rất rộng rãi trong lịch sử. Naponeon đã từng định nghĩa: “Logistics là hoạt động để duy trì lực lượng quân đội” và ông cũng từng nói: “Kẻ nghiệp dư bàn về chiến thuật, người chuyên nghiệp bàn về logistics”. Trải qua dòng chảy thời gian, logistics dần được áp dụng trong lĩnh vực kinh tế và được lan truyền từ nước này sang nước khác dần hình thành nên logistics toàn cầu. Sau này logistics đã phát triển rất nhanh chóng trở thành một công cụ hữu hiệu mang lại thành công cho các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ.

Khái niệm về logistics Theo nghĩa rộng: logistics được hiểu là quá trình tác động từ giai đoạn tiền sản xuất cho tới khi hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối cùng. Có thể định nghĩa như sau: “ Logistics là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát một cách có hiệu quả về mặt chi phí dòng lưu chuyển và phần dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, cùng những thông tin liên quan từ điểm khởi đầu của quá trình sản xuất đến điểm tiêu thụ cuối cùng nhằm mục đích thỏa mãn được các yêu cầu của khách hàng .”[1] “Logistics là hoạt động quản lý quá trình lưu chuyển nguyên vật liệu qua các khâu lưu kho, sản xuất ra sản phẩm cho tới tay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng .”[2] Theo nghĩa hẹp: Logistics được hiểu như là các hoạt động dịch vụ gắn liền với quá trình phân phối, lưu thông hàng hóa và logistics là hoạt động thương mại gắn liền với các dịch vụ cụ thể.[3] Một số khái niệm khác có liên quan: Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí và thời gian, vận chuyển và dự trữ nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế.[4] 6 Logistics là nghệ thuật tổ chức sự vận động của hàng hóa, nguyên vật liệu từ khi mua sắm, qua các quy trình lưu kho, sản xuất, phân phối, cho đến khi đưa đến tay người tiêu dùng.[5] Logistics là nghệ thuật và khoa học của quản lý bố trí và các hoạt động kỹ thuật có liên quan đến yêu cầu, thiết kế và cung cấp, duy trì các nguồn lực để hỗ trợ thực hiện mục tiêu, kế hoạch.[6] Theo các khái niệm cho thấy logistics là một chuỗi mắc xích gắn bó với nhau từ quy trình nhập nguyên vật liệu đầu vào cho đến quy trình sản xuất ra sản phẩm và đưa đi phân phối đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Các mắc xích này có sự phân định giữa các khâu rõ ràng như vận tải, giao nhận, khai thuế hải quan, phân phối,… Các khâu có mối quan hệ mật thiết với nhau.2 Khái niệm về quản trị logistics “Quản trị logistics được hiểu là một bộ phận của quá trình chuỗi cung ứng, bao gồm việc hoạch định, thực hiện và kiểm soát có hiệu lực, hiệu quả các dòng vận động và tồn kho hàng hóa, dịch vụ cùng các thông tin có liên quan từ điểm khởi đầu đến điểm tiêu thụ theo đơn đặt hàng nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng .”[7] Quản trị logistics không mang tính chất đơn lẽ mà là một chuỗi các hoạt động diễn ra liên tục có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau. Mục tiêu và quan điểm của quản trị Logistics: Mục tiêu của quản trị logistics là cung ứng dịch vụ cho khách hàng đạt hiệu quả cao.