Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Hàng tồn kho là một bộ phận trọng yếu thuộc tài sản lưu động và vốn lưu động của doanh nghiệp, đóng vai trò như tấm đệm an toàn duy trì sự liên tục giữa các khâu sản xuất, dự trữ và tiêu thụ sản phẩm khi các bộ phận này chưa đạt được sự đồng bộ hoàn toàn. Việc duy trì mức tồn kho quá cao sẽ làm gia tăng chi phí vốn, chi phí lưu kho, bảo quản và nguy cơ hư hỏng; ngược lại, mức tồn kho quá thấp dễ dẫn đến đứt gãy cung ứng, gián đoạn kinh doanh và mất cơ hội thị trường. Tại Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam (Vietmed) — đơn vị hoạt động thương mại và phân phối thiết bị, vật tư y tế — tỷ lệ hàng tồn kho trong giai đoạn 2015–2017 liên tục có xu hướng gia tăng, đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí dự trữ.
Khóa luận xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
- Nghiên cứu và hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam giai đoạn 2015–2017, làm rõ những mặt đạt được và các hạn chế còn tồn tại.
- Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty trong giai đoạn tiếp theo.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:
- Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp.
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam.
- Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017.
- Phạm vi nội dung: Thực trạng quy trình quản lý, cơ cấu biến động, các chỉ tiêu hiệu quả hàng tồn kho và giải pháp hoàn thiện.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho
Theo Giáo trình Quản trị tài chính của Đại học Thương Mại (2011), hàng tồn kho là tài sản lưu động biểu hiện dưới hình thái vật chất, bao gồm: hàng mua đang đi đường; nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; sản phẩm dở dang; thành phẩm, hàng hóa tồn kho; hàng gửi bán và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm từ 40% đến 50% tổng tài sản.
Về phương pháp định giá, hàng tồn kho được hạch toán theo giá gốc (hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được nếu thấp hơn giá gốc) thông qua 4 phương pháp:
- Phương pháp tính theo giá đích danh.
- Phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO).
Các mô hình quản trị hàng tồn kho được đề cập trong lý thuyết gồm:
- Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ - Economic Ordering Quantity): Xác định quy mô đặt hàng tối ưu nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho dựa trên công thức cân bằng chi phí.
- Mô hình đặt hàng theo sản lượng (POQ - Production Order Quantity): Áp dụng cho các đơn vị vừa sản xuất vừa cung ứng theo mức độ đồng nhất.
Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho bao gồm:
- Vòng quay hàng tồn kho: Giá vốn hàng bán chia cho Giá trị hàng tồn kho bình quân.
- Số ngày một vòng quay hàng tồn kho: 360 ngày chia cho Số vòng quay hàng tồn kho.
- Khả năng sinh lời của hàng tồn kho: Lợi nhuận trước thuế (hoặc sau thuế) chia cho Giá trị hàng tồn kho bình quân.
Văn bản cũng hệ thống hóa các nhân tố tác động đến quản trị tồn kho:
- Nhân tố khách quan: Tăng trưởng GDP, lạm phát, môi trường chính sách - pháp luật, môi trường văn hóa - xã hội, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, nhu cầu và tâm lý khách hàng.
- Nhân tố chủ quan: Hệ thống và chu kỳ vận chuyển, quy mô kinh doanh, năng lực vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật kho bãi.
Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu: Khóa luận sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu từ giáo trình, văn bản pháp luật, thông tư, tạp chí chuyên ngành để xây dựng cơ sở lý luận; đồng thời thu thập dữ liệu thứ cấp từ Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Kinh doanh của Công ty Vietmed, bao gồm Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh) trong giai đoạn 2015–2017.
- Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê, phương pháp biểu đồ - bảng biểu so sánh tương quan, và phương pháp phân tích cơ bản nhằm đánh giá các chỉ tiêu tài chính, tốc độ luân chuyển và cơ cấu hàng tồn kho qua từng thời kỳ.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lí thuyết cơ bản về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Chương 1 trình bày tổng quan các khái niệm, đặc điểm, phân loại và vai trò của hàng tồn kho đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Tác giả phân tích chi tiết nội dung quản trị tồn kho từ khâu định giá, quản lý các loại chi phí liên quan (chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, chi phí cơ hội do hết hàng hoặc mất uy tín), mô hình toán học (EOQ, POQ) đến hệ thống chỉ tiêu tài chính đánh giá hiệu quả luân chuyển. Chương này cũng phân loại các nhóm nhân tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách dự trữ của doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam
Chương 2 giới thiệu về Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam (thành lập ngày 17/06/2005 tại Hà Nội, mã số thuế 0101689227), cơ cấu tổ chức gồm Giám đốc và 3 phòng chức năng: Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Tổ chức hành chính. Công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
Tác giả phân tích thực trạng tài chính và quản trị tồn kho giai đoạn 2015–2017:
- Quy mô và cơ cấu tài sản: Tài sản ngắn hạn chiếm trên 95% tổng tài sản qua các năm (năm 2015 chiếm 96,22%; năm 2016 chiếm 95,67%; năm 2017 chiếm 95,84%), trong đó khoản phải thu ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn nhất (69,81%–77,25%). Hàng tồn kho có xu hướng tăng đều cả về giá trị tuyệt đối lẫn tỷ trọng.
- Cơ cấu hàng tồn kho: Hàng hóa mua về chờ bán chiếm tỷ trọng áp đảo (năm 2015: 96,37%; năm 2016: 96,10%; năm 2017: 94,35%). Nguyên vật liệu và thành phẩm chiếm tỷ trọng nhỏ, phản ánh đặc thù hoạt động thương mại nhập khẩu là chủ đạo.
- Tốc độ luân chuyển: Vòng quay hàng tồn kho có sự suy giảm từ 17,235 vòng (năm 2016) xuống 15,291 vòng (năm 2017), khiến thời gian luân chuyển một vòng hàng tồn kho kéo dài từ 20,887 ngày lên 23,543 ngày.
- Quy trình tác nghiệp: Tác giả mô tả chi tiết 5 chu trình nghiệp vụ gồm: Chu trình mua hàng (đặt hàng qua điện thoại hoặc đơn đặt hàng); Chu trình nhập kho vật tư, hàng hóa (kiểm tra theo hóa đơn đỏ, lập biên bản giao nhận, phiếu nhập kho); Chu trình nhập kho thành phẩm (đối chiếu lệnh sản xuất, kiểm định phân xưởng); Chu trình xuất kho (áp dụng FIFO cho xuất tiêu thụ nội bộ và xuất bán ra bên ngoài); Chu trình sản xuất.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam
Chương 3 trình bày định hướng phát triển của Vietmed giai đoạn 2015–2019 và tầm nhìn 2020. Tác giả chỉ ra các thành công và hạn chế trong công tác quản trị kho, từ đó đưa ra 3 nhóm giải pháp cụ thể:
- Công tác hoạch định tồn kho: Thành lập bộ phận marketing chuyên trách dự báo nhu cầu thị trường; xây dựng lại định mức tồn kho theo 3 nhóm thiết bị y tế; ứng dụng mô hình định lượng EOQ.
- Tổ chức thực hiện: Đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa, phân loại tuổi hàng tồn kho, quản lý hàng chậm luân chuyển, xây dựng 100% quầy thuốc đạt chuẩn GPP, sàng lọc nhà cung cấp uy tín, bổ sung nhân sự chuyên trách cho phòng Kinh doanh và Kế toán.
- Công tác kiểm tra, kiểm soát: Siết chặt quy trình xuất kho vật tư bằng cơ chế phối hợp giữa Phòng Kinh doanh và Quản đốc phân xưởng; xóa bỏ hình thức xuất điều chuyển nội bộ bằng điện thoại không chứng từ, bắt buộc sử dụng giấy đề nghị nhập hàng và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Kết quả và đóng góp
Số liệu phân tích thực trạng
Khóa luận đã tổng hợp và tính toán chi tiết các chỉ số tài chính liên quan đến hàng tồn kho của Công ty Vietmed qua 3 năm nghiên cứu:
| Chỉ tiêu |
Năm 2015 |
Năm 2016 |
Năm 2017 |
| Tỷ trọng HTK / Tổng tài sản ngắn hạn |
10,87% |
11,89% |
13,96% |
| Tỷ trọng HTK / Tổng tài sản |
10,47% |
11,38% |
13,35% |
| Tăng trưởng quy mô hàng tồn kho |
— |
+7,82% |
+17,79% |
| Tỷ trọng hàng hóa trong HTK |
96,37% |
96,10% |
94,35% |
| Tỷ trọng nguyên vật liệu trong HTK |
2,42% |
2,64% |
3,46% |
| Tỷ trọng thành phẩm trong HTK |
1,21% |
1,26% |
2,19% |
| Số vòng quay hàng tồn kho (vòng) |
— |
17,235 |
15,291 |
| Số ngày một vòng quay (ngày/vòng) |
— |
20,887 |
23,543 |
Giải pháp và kiến nghị đề xuất
Tác giả đề xuất bảng định mức tồn kho tối thiểu và tối đa chia theo từng nhóm mặt hàng thiết bị y tế thay vì áp dụng một tỷ lệ cào bằng:
| TT |
Loại thiết bị / vật tư y tế |
Mức tồn kho tối thiểu (% nhu cầu quý tiếp theo) |
Mức tồn kho tối đa (% nhu cầu quý tiếp theo) |
| 1 |
Vật tư y tế thiết yếu (bông, gạc...) |
30% |
50% |
| 2 |
Thiết bị y tế chuyên dụng (dao mổ, găng tay, ống nghiệm...) |
20% |
30% |
| 3 |
Máy móc thiết bị y tế |
10% |
20% |
Ngoài ra, tác giả đề xuất hoàn thiện thủ tục hành chính nội bộ: bãi bỏ việc xuất kho điều chuyển qua điện thoại, chuyển quyền lập Lệnh sản xuất từ Quản đốc phân xưởng sang Phòng Kinh doanh (có Giám đốc phê duyệt), thực hiện kiểm định kép đối với nguyên vật liệu đầu vào.
Đóng góp của khóa luận
Khóa luận đã hệ thống hóa quy trình quản lý hàng tồn kho thực tế tại một doanh nghiệp kinh doanh thiết bị y tế đặc thù; chỉ rõ nguyên nhân khiến vòng quay vốn bị chậm lại do công tác dự báo thụ động; và cung cấp khung định mức dự trữ phân tầng phù hợp với chu kỳ tiêu thụ của từng chủng loại sản phẩm y tế.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Số liệu phân tích trong khóa luận giới hạn trong phạm vi 3 năm (2015–2017) dựa trên các báo cáo tài chính tổng hợp; chưa có số liệu chi tiết về chi phí đặt hàng cụ thể ($P$) và chi phí lưu kho ($C$) của từng mã thiết bị để thực hiện tính toán số học mô phỏng mô hình EOQ trên thực tế. Khâu khảo sát chủ yếu dựa trên tài liệu thứ cấp, chưa tiến hành điều tra bảng hỏi định lượng đối với đội ngũ nhân viên quản lý kho và khách hàng.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi nghiên cứu số liệu các năm tiếp theo; tiến hành thu thập tham số chi phí chi tiết để tính toán mức đặt hàng kinh tế tối ưu cho từng nhóm danh mục thiết bị chính; nghiên cứu tích hợp phần mềm quản lý kho tự động kết nối hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP).
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Tài chính - Ngân hàng, Quản trị kinh doanh, Kế toán - Kiểm toán đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp về đề tài quản trị vốn lưu động, quản trị tài sản ngắn hạn hoặc quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại.
- Cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp kinh doanh, phân phối thiết bị và vật tư y tế tham khảo cách thức phân loại định mức dự trữ theo tính chất hàng hóa (vật tư tiêu hao thiết yếu, thiết bị chuyên dụng, máy móc công nghệ cao) và quy trình kiểm soát chứng từ xuất nhập kho nội bộ.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Vietmed áp dụng phương pháp nào để tính giá trị hàng tồn kho xuất kho?
Công ty áp dụng nguyên tắc nhập trước, xuất trước (FIFO) đối với nghiệp vụ xuất kho hàng hóa và vật tư nhằm hạn chế tình trạng hàng bị suy giảm chất lượng hoặc hết hạn sử dụng.
2. Vì sao tỷ trọng hàng hóa mua về luôn chiếm trên 94% tổng giá trị hàng tồn kho của Vietmed?
Do Vietmed là doanh nghiệp hoạt động với mô hình kết hợp thương mại và sản xuất, nhưng trong đó hoạt động thương mại nhập khẩu và phân phối thiết bị, vật tư y tế từ các hãng sản xuất quốc tế giữ vai trò chủ đạo, hoạt động tự sản xuất chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ.
3. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của Vietmed trong năm 2017 biến động như thế nào so với năm 2016?
Số vòng quay hàng tồn kho giảm từ 17,235 vòng (năm 2016) xuống còn 15,291 vòng (năm 2017), tương ứng số ngày của một vòng quay kéo dài từ 20,887 ngày lên 23,543 ngày, phản ánh hiện tượng hàng hóa bị ứ đọng nhiều hơn.
4. Tác giả chỉ ra những lỗ hổng nào trong quy trình kiểm soát xuất kho nội bộ của công ty?
Quy trình xuất kho điều chuyển nội bộ giữa các kho và cửa hàng diễn ra qua thỏa thuận điện thoại hoặc nhận trực tiếp mà không có phiếu yêu cầu bằng văn bản gửi trước; thủ kho tự xuất rồi mới chuyển chứng từ cho kế toán, tiềm ẩn nguy cơ sai sót và gian lận.
5. Tác giả đề xuất định mức dự trữ cho nhóm máy móc thiết bị y tế là bao nhiêu?
Mức tồn kho tối thiểu đề xuất là 10% và mức tồn kho tối đa là 20% tính trên nhu cầu tiêu thụ kế hoạch của quý tiếp theo nhằm giảm thiểu rủi ro hư hỏng và giảm ứ đọng vốn đầu tư lớn.
Kết luận
Khóa luận đã phân tích toàn diện thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam giai đoạn 2015–2017, chỉ rõ sự gia tăng quy mô dự trữ đi kèm với sự sụt giảm tốc độ luân chuyển vốn. Đề tài đã đề xuất các giải pháp mang tính thực tiễn như phân tầng định mức tồn kho theo chủng loại vật tư y tế, chuẩn hóa quy trình phê duyệt chứng từ điều chuyển nội bộ và nâng cao năng lực dự báo thị trường. Đây là công trình nghiên cứu ứng dụng có giá trị tham khảo tốt cho sinh viên kinh tế và các nhà quản trị doanh nghiệp phân phối thiết bị y tế.
