CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Cơ sở lý luận chung về hàng tồn kho 1.Khái niệm, đặc điểm hàng tồn kho 1. Khái niệm Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng vật chất cụ thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hàng tồn kho thường bao gồm: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa. Ngoài ra còn có một số vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng vì những lý do khác nhau nên không nằm trong kho như: Hàng đang đi đường, hàng gửi bán… Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02-Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm sau: Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh gnhiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
SV: Đinh Lan Phương 4 Lớp: K45D2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần xuất lớn, qua đố hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm,… Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khan, chi phí lớn. Thứ năm, Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp.
Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác địnhgiá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý,… 1. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, hàng mua đi đường, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng gửi bán, hàng hóa. Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết và quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.
Phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành: Hàng tồn kho được mua vào, bao gồm: - Hàng mua từ bên ngoài: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh toanh của doanh nghiệp. - Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doan gnhiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp nhưa mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty. - Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công là toàn bọ hàng tồn kho được gia công sản xuất tạo thành. - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng v.
SV: Đinh Lan Phương 5 Lớp: K45D2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh 1. Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng. - Hàng tồn kho sử dụng trong kinh doanh: Phản ánh giá trị hàng tòn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. - Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất.
- Hàng tồn kho để góp vốn liên doanh liên kết.Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản: - Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy. - Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi đi bán, hàng đang đi đường. Phân loại hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán số 02 Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02-Hàng tồn kho thì hàng tồn kho được chia thành 3 loại: + Hàng tồn kho giữ để bán trong kỳ hoạt động sản kinh doanh bình thường, bao gồm: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, thành phẩm tồn kho, thành phẩm, hàng hóa gửi đi bán. + Hàng hóa đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, bao gồm: sản phẩm chưa hoàn thành (sản phẩm đang chế tạo), sản phẩm hòan thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm và chi phí dịch vụ dở dang.
+ Hàng tồn kho để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đường. Trong doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho được phân loại theo các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, đó là hàng tồn kho ở khâu dự trữ (nguyên vật liệu, hàng đi đường, công cụ dụng cụ), hàng tồn kho ở khâu sản xuất (sản phẩm dở dang), hàng tồn kho ở khâu lưu thông (thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán). SV: Đinh Lan Phương 6 Lớp: K45D2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh 1. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán 1.
Yêu cầu quản lý Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tùy theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau. Song nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cẩu quản lý sau: Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng,…) Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,…mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượn, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kkinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản; xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được quá trình hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự đoán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho. SV: Đinh Lan Phương 7 Lớp: K45D2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh 1.
Nhiệm vụ kế toán Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thong tin cho công tác quản lý hàng tồn kho trong các doanh nghiệp, kế toán hàng tồn kho phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phải tuân thủ nguyên tác về thủ tục chứng từ nhập xuất vật tue, hàng hóa, ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của hàn tồn kho, trên cơ sở đó ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những hành vi tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp. - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản vật tư, hàng hoá với kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá ở phòng kế toán. - Xác định đúng đắn giá gốc của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong dơn vị thực hiện nghiêm túc chế đọ kiểm kê định kỳ với hàng tồn kho nhằm đảm bỏa sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với sổ vật tư, hàng hóa thực tế trong kho.
Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành 1.Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chuẩn mực 02-Hàng tồn kho 1.