CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. Những vấn đề chung 1. Nội dung và đặc điểm 1. Khái niệm hàng tồn kho Theo VAS 02, hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Bao gồm: Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, hàng hóa bất động sản. Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; Nguyên liệu, vật liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hóa được lưu giữ tại kho của doanh nghiệp Chi phí dịch vụ dở dang. Ghi nhận hàng tồn kho Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Trong đó: Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính cần thiết cho việc hoàn thành và tiêu thụ chúng. Cuối năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho chính là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.Khoản chênh lệch này có thể phát sinh do hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí để bán hàng tăng thêm.
Việc Nguyễn Tuấn Vũ 3 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thanh Hồng ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc: Tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng. Chi phí mua: Giá mua hóa đơn và các chi phí bỏ ra để có được hàng tồn kho ở tình trạng và vị trí hiện tại (thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, bốc dỡ …). Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được loại trừ ra khỏi chi phí mua hàng. Chi phí chế biến: Gồm chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản xuất chung có 2 loại là biến phí và định phí trong đó định phí sản xuất chung phân bổ theo mức chi phí dựa trên công suất bình thường (trừ trường hợp sản lượng cao hơn so với mức bình thường thì định phí sản xuất chung sẽ phân bổ theo thực tế). Phần còn lại không được phân bổ sẽ tính vào chi phí trong kỳ. Chi phí khác: Chi phí nhằm đưa hàng tồn kho đến hiện trạng và vị trí sẵn sàng sử dụng. Những chi phí sau đây không tính vào giá gốc hàng tồn kho: chi phí nghiên cứ và phát triển, các chi phí bất thường, hầu hết chi phí lưu kho, chi phí quản lý và chi phí bán hàng.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho có thể theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ: Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình xuất nhập tồn vật tư hàng hóa trên sổ kế toán. Giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số hàng tồn kho thực tế phải luôn khớp với số hàng tồn kho trên sổ kế toán.
Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Thường được áp dụng ở các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp …) và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng kỹ thuật … Phương pháp này có thể tính theo công thức: Giá trị tồn cuối kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ - Giá trị xuất trong kỳ Nguyễn Tuấn Vũ 4 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thanh Hồng Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa trên sổ tổng hợp và từ đó tính giá trị hàng hóa đã xuất trong kỳ theo công thức sau đây: Giá trị xuất trong kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ - Giá trị tồn trong kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị hàng mua nhập kho được theo dõi trên tài khoản kế toán riêng (tài khoản 611). Công tác kiểm kê được tiến hành vào cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị hàng hóa, vật tư thực tế xuất trong kỳ.
Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lương công việc hạch toán. Nhưng độ chính xác bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi… Thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hàng, vật tư với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và xuất bán thường xuyên. Tính giá hàng tồn kho Do ảnh hưởng của giá cả trên thị trường nên giá gốc nhiều loại hàng tồn kho luôn rất nhạy cảm và dễ thay đổi. Một loại hàng hóa mua ở những thời điểm khác nhau sẽ có những giá gốc khác nhau.
Trong trường hợp này có nhiều phương pháp tính giá gốc của hàng tồn kho và giá gốc của hàng đã xuất kho để dùng hay để bán. VAS 02 đã quy định: Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong những phương pháp sau: Thực tế đích danh: Có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoặc mặt hàng ổn định, dễ nhận diện. Theo phương pháp này, kế toán sẽ sử dụng giá gốc thực sự của từng đơn vị hàng tồn kho để xác định giá trị của hàng tồn kho và hàng xuất kho Bình quân gia quyền: Giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
Giá trị hàng xuất kho được tính theo công thức: Giá trị hàng hóa xuất kho = Số lương hàng hóa * Đơn giá bình quân Công thức để tính đơn giá bình quân là: Nguyễn Tuấn Vũ 5 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thanh Hồng ị á à ồ Đ ị á à ồ ậ ỳ Đơn giá xuất kho bình quân= ố ượ à ồ Đ ố ượ à ồ ậ ỳ Nhập trước, xuất trước: Áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Nhập sau, xuất trước: Áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
Mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, năng lực nghiệp vụ và trình độ, phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp. Trình bày và công bố trên báo cáo tài chính Theo VAS 02, trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải trình bày: Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho; Giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với doanh nghiệp; Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Những sự kiện dẫn đến việc trích lập thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho( Giá gốc trừ ( - ) dự phòng giảm giá hàng tồn kho) đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo cho các khoản nợ phải trả; Trình bày chi phí về hàng tồn kho trên báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanh được phân loại chi phí theo chức năng. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh của năm nay phần giá trị có khả năng bị giảm xuống thấp hơn so với giá gốc của hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là biện pháp đề phòng Nguyễn Tuấn Vũ 6 Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thanh Hồng những thiệt hại có thể xảy đến trong tương lai gần do hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm,… đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của doanh nghiệp cho việc lập bảng cân đối kế toán cuối năm. Theo VAS 02, cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì đơn vị phải tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.