LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của Đề tài Hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Cung cấp vật tư đầy đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách liên tục, sử dụng vật tư tiết kiệm nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm, xây dựng định mức sử dụng vật tư hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động… là những yêu cầu cơ bản của công tác quản lý vật tư, hàng hoá tại doanh nghiệp. Để thực hiện được các mục tiêu quản lý trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần sử dụng các nguồn thông tin nội bộ cũng như bên ngoài doanh nghiệp để có những quyết định hợp lý.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là một trong những kênh thông tin cần thiết cho các quyết định của nhà quản lý. Việc kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho trên thực tế tại một số đơn vị, tuy nhiên, vẫn chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý, thậm chí có trường hợp gây tổn thất hàng tồn kho do hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém. Từ những lý do trên, em đã chọn Đề tài “Hoàn thiện việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL”. Với tính đa dạng và phức tạp của các loại vật tư, hàng hoá về chủng loại, mẫu mã, kích thước được sử dụng như yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ và hoạt động của đơn vị, chiếm tỷ lệ khá cao trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh, việc quản lý vật tư, hàng hoá một cách chặt chẽ là một yêu cầu bắt buộc đối với VIETTEL.
Do vậy, việc nghiên cứu nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL là vấn đề có tính cấp thiết và có ý nghĩa về lý luận và thực tiễn. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở xem xét, phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho, đối chiếu với những cơ sở lý luận đã được kiểm chứng, luận văn sẽ đề xuất phương hướng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ vệ hàng tồn kho tại VIETTEL. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL. Do quy mô hoạt động lớn và tính chất đa ngành nghề của VIETTEL, tác giả chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu là các chi nhánh VIETTEL và hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho liên quan đến hoạt động kinh doanh viễn thông của VIETTEL.
Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác - Lênin để luận giải các vấn đề liên quan, phương pháp thống kê, so sánh kết hợp với phương pháp tổng hợp, phân tích tình hình thực tiễn, khảo sát thu thập tài liệu tại VIETTEL. Những đóng góp của Đề tài Về mặt khoa học, luận văn sẽ hệ thống hoá những vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với vật tư, hàng hoá trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh dịch vụ. Về mặt thực tiễn, trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng quản lý hàng tồn kho tại các đơn vị thành viên trực thuộc VIETTEL, luận văn sẽ đưa ra phương hướng và giải pháp hoàn thiện, nâng cao năng lực quản lý hàng tồn kho của VIETTEL cũng như các doanh nghiệp kinh doanh viễn thông. Bố cục của Luận văn Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương cơ bản: Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và áp dụng trong quản lý hàng tồn kho; Chương 2: Thực trạng áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL; Chương 3: Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL.
1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ÁP DỤNG TRONG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO 1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Mọi hoạt động trong đó có hoạt động kiểm soát xuất hiện trong thực tế đều là kết quả của nhu cầu nảy sinh khi một người bất kỳ ngồi lại và kiểm tra cái anh ta đã làm. Khi đó, anh ta tự hỏi mình đã làm một việc như thế nào và nếu lại làm việc đó thì có thể làm tốt hơn ra sao.
Khi có một người thứ hai liên quan đến nữa, chức năng đó được mở rộng thêm ra vì có thẩm tra hoạt động của người thứ hai đó. Trong một doanh nghiệp, khối lượng các nghiệp vụ nhiều và phức tạp nên người chủ sở hữu hay người quản lý cấp cao thực tế không dễ dàng tiếp xúc với các nghiệp vụ đó để kiểm tra hiệu quả của các hoạt động một cách vừa ý được. Với tính đa dạng của các loại hình doanh nghiệp như hiện nay, chủ sở hữu có nhiều cách thức để đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp. Ví dụ, với loại hình công ty cổ phần (loại hình doanh nghiệp phổ biến), Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị để thay mặt cho các cổ đông để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
Đối với công ty cổ phần có trên 11 thành viên phải có Ban kiểm soát để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Người quản lý được chủ sở hữu giao cho việc quản lý khối tài sản đảm bảo mục tiêu đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả thông qua bàn tay vô hình trong quản lý. Tính hiệu lực trong quản lý đó là việc đảm bảo những phương hướng, mục tiêu, nguyên tắc, quy trình, thủ tục đã được đặt ra bởi nhà quản lý thì phải được chấp hành. Tính hiệu quả đó là việc các chi phí bỏ ra thì phải đem lại kết quả cao nhất.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của một doanh nghiệp được hình thành như công cụ để thực hiện chức năng kiểm soát của các nhà quản lý. Lịch sử cũng đã từng chứng kiến sự sụp đổ của hàng loạt các công ty cổ phần có niêm yết ở Hoa Kỳ như Ngân hàng Continental Illinois National Bank & Trust Co. (1984); Công ty Dầu khí Texaco Inc. (1987); Tập đoàn Tài chính Financial Corp.
of America (1988),… Điều này đã cho thấy vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Có nhiều quan điểm khác nhau đã được đưa ra về Hệ thống kiểm soát nội bộ. Năm 1929, Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) lần đầu tiên đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ và chính thức công nhận vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Khái niệm kiểm soát nội bộ lúc này được sử 2 dụng trong các tài liệu kiểm toán và được hiểu đơn giản như là một biện pháp giúp cho việc: bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận, bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ghi chép kế toán chính xác, tuân thủ chính sách của nhà quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Với sự sụp đổ hàng loạt của các tập đoàn lớn do ảnh hưởng của quy mô các gian lận gây thiệt hại cho nền kinh tế, nhiều Ủy ban ra đời để khảo sát và tìm cách khắc phục, ngăn chặn các gian lận. Ủy ban quốc gia về phòng chống gian lận báo cáo tài chính Treadway Commission (National Commission on Financial Reporting) được thành lập vào năm 1985 với mục tiêu hoạt động cơ bản là xác định các yếu tố gian lận trên báo cáo tài chính và đưa ra các đề xuất để giảm thiểu phạm vi ảnh hưởng của các gian lận đó đến kết xuất thông tin. Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) là một Ủy ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Treadway như: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội các nhà quản trị tài chính (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) và Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA). Năm 1992, COSO đã đưa ra Báo cáo COSO về kiểm soát nội bộ trong đó nêu rõ “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính, mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định” Hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ ở Việt Nam gắn liền với sự ra đời và phát triển của hoạt động kiểm toán độc lập của Việt Nam.
Theo chuẩn mực kiểm toán VSA 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” đã đưa ra định nghĩa về Hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị” Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng có thể thấy rằng quan điểm của Báo cáo COSO là đầy đủ và có hệ thống nhất, Báo cáo COSO tạo lập một cơ sở lý thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ “Kiểm soát nội bộ là một quá trình”: tức là khẳng định kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng 3 khắp trong doanh nghiệp.