I. Tổng quan về Hệ thống kiểm soát quản lý trong doanh nghiệp
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp cần liên tục nâng cao năng lực. Điều này đòi hỏi kiểm soát chặt chẽ hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh các công cụ quản lý khác, kế toán quản trị đóng vai trò then chốt, giúp điều hành và kiểm soát thông qua đánh giá các bộ phận và trách nhiệm quản lý. Kiểm soát quản lý và đánh giá thành quả là một phần quan trọng của kế toán quản trị, là công cụ quản lý kinh tế tài chính có vai trò quan trọng. Nó giúp nhà quản trị kiểm soát và đánh giá các bộ phận, đồng thời đánh giá trách nhiệm của các cấp quản lý. Từ đó, nhà quản trị cập nhật thông tin nhanh chóng, nhận diện tình hình thực tế và đưa ra quyết định kịp thời. Kiểm soát quản lý được áp dụng rộng rãi ở doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp quy mô lớn và các tập đoàn đa quốc gia, nhưng chưa phổ biến ở Việt Nam.
1.1. Định nghĩa và vai trò của kiểm soát quản lý
Kiểm soát quản lý là quá trình nhà quản lý cấp cao đánh giá thành quả của nhà quản lý cấp trung. Khác với kiểm soát hoạt động, tập trung đánh giá ngắn hạn, kiểm soát quản lý hướng đến mục tiêu chiến lược dài hạn, như tăng trưởng và khả năng sinh lời. Đánh giá thành quả được thực hiện định kỳ để đạt được mục tiêu này. Theo giáo trình “Cost management: A strategic emphasis, fith edition” (Edward J.Stout, Gary Cokins, 2010), hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm đánh giá thành quả chiến lược của các trung tâm trách nhiệm, thẻ điểm cân bằng BSC và chế độ đãi ngộ đối với nhà quản lý.
1.2. Phân biệt kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý
Kiểm soát hoạt động tập trung vào đánh giá thành quả ngắn hạn, trong khi kiểm soát quản lý hướng đến các mục tiêu chiến lược dài hạn của nhà quản lý cấp cao. Kiểm soát quản lý có nhiều mục tiêu chiến lược hơn, bao gồm đánh giá toàn diện thành quả của nhà quản lý, quyết định bộ phận nào nên giữ lại, bộ phận nào nên đóng cửa và thúc đẩy nhà quản lý đạt được mục tiêu. Vì nhà quản lý cấp cao quan tâm đến các mục tiêu chiến lược khác nhau, có nhiều chỉ số và phương pháp đo lường khác nhau để đánh giá thành quả.
II. Xác định thách thức trong hệ thống kiểm soát tại EVN SPC
Tổng Công ty Điện Lực miền Nam (EVN SPC) là đơn vị có nhiều công ty thành viên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, phân phối và kinh doanh điện năng. Phạm vi hoạt động trải rộng trên 21 tỉnh thành miền Nam, cơ chế quản lý tài chính đối với các công ty thành viên cũng khá đa dạng nên việc đánh giá thành quả quản lý của từng đơn vị, bộ phận, cá nhân ở các công ty và toàn bộ Tổng công ty vẫn còn nhiều bất cập. Vì thế vấn đề cấp thiết đặt ra đối với Tổng công ty điện lực miền Nam là hoàn thiện hệ thống kiểm soát quản lý phù hợp với mô hình của công ty, phù hợp với xu thế phát triển, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn đơn vị.
2.1. Sự cần thiết của hoàn thiện kiểm soát quản lý tại EVN SPC
Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát quản lý là cấp thiết để phù hợp với mô hình của công ty, phù hợp với xu thế phát triển, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn đơn vị. Theo luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện tổ chức kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty điện lực miền Trung” (Nguyễn Văn Phượng, 2011), việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm phù hợp với tổ chức quản lý, xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân tích và đánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm là rất quan trọng.
2.2. Những bất cập trong đánh giá thành quả quản lý hiện tại
Cơ chế quản lý tài chính đa dạng của các công ty thành viên khiến việc đánh giá thành quả quản lý của từng đơn vị, bộ phận và cá nhân trở nên khó khăn. Điều này dẫn đến những bất cập trong việc kiểm soát và điều hành hoạt động của EVN SPC. Cần có một hệ thống báo cáo thống nhất và các chỉ tiêu đánh giá rõ ràng để khắc phục tình trạng này.
2.3. Gian lận và sai sót tiềm ẩn trong ngành điện và giải pháp
Ngành điện, do tính chất đặc thù, tiềm ẩn nhiều rủi ro về gian lận và sai sót. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được tăng cường để phát hiện và ngăn chặn các hành vi này. Điều này bao gồm việc nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật và quy định trong ngành điện, cũng như tăng cường kiểm toán nội bộ.
III. Phương pháp xác định trung tâm trách nhiệm tối ưu tại EVN SPC
Việc xác định các trung tâm trách nhiệm là một bước quan trọng trong hoàn thiện hệ thống kiểm soát quản lý. Các trung tâm này cần được xây dựng dựa trên mô hình quản lý của công ty và cơ chế quản lý của Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Theo luận án “Xây dựng mô hình kế toán trách nhiệm trong các doanh nghiệp sản xuất sữa Việt Nam” (Tiến sĩ Nguyễn Thị Minh Phương, 2013), việc tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị đánh giá hiệu quả kinh doanh và trách nhiệm quản lý của từng bộ phận trong đặc thù loại hình doanh nghiệp là rất quan trọng.
3.1. Phân loại chi phí và kiểm soát chi phí hiệu quả tại EVN SPC
Để quản lý chi phí hiệu quả, cần nhận diện và phân loại chi phí một cách chính xác. Kiểm soát chi phí là một phần quan trọng của kiểm soát quản lý, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Các biện pháp kiểm soát chi phí có thể bao gồm việc sử dụng công nghệ, cải tiến quy trình và đào tạo nhân viên.
3.2. Xây dựng hệ thống báo cáo đánh giá thành quả quản lý
Hệ thống báo cáo cần cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời để nhà quản lý có thể đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo cần bao gồm cả chỉ tiêu tài chính và phi tài chính, phản ánh đầy đủ các khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Theo luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý tại Công ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh” (Nguyễn Thị Thanh Hường, 2006), việc phân tích các khía cạnh và nội dung về kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý là rất quan trọng.
3.3. Ứng dụng ISO 9001 và các tiêu chuẩn quản lý chất lượng
Việc áp dụng ISO 9001 và các tiêu chuẩn quản lý chất lượng khác giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo chất lượng dịch vụ. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành điện, nơi an toàn và ổn định của nguồn cung là yếu tố then chốt.
IV. Áp dụng thẻ điểm cân bằng BSC để đánh giá chiến lược
Việc ứng dụng mô hình thẻ điểm cân bằng (BSC) trong hệ thống kiểm soát quản lý giúp đánh giá thành quả một cách toàn diện, không chỉ dựa trên các chỉ tiêu tài chính mà còn xem xét các yếu tố khác như khách hàng, quy trình nội bộ và năng lực học hỏi và phát triển. Theo luận văn thạc sĩ “Xây dựng hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC cho Công ty điện lực Kiên Giang” (Hồ Mỹ Xuyên, 2013), BSC có thể được vận dụng vào từng phòng ban, từng nhân viên đảm bảo thực hiện công việc theo đúng mục tiêu chiến lược của công ty đề ra.
4.1. Lợi ích của việc ứng dụng BSC trong kiểm soát quản lý
BSC giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn. Nó cũng giúp cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận và tăng cường trách nhiệm giải trình. Đồng thời, BSC giúp liên kết các mục tiêu ngắn hạn với chiến lược dài hạn.
4.2. Xây dựng chính sách đãi ngộ khuyến khích nhà quản lý
Chính sách đãi ngộ cần được xây dựng sao cho khuyến khích nhà quản lý đạt được mục tiêu chiến lược của công ty. Nó cần bao gồm cả yếu tố tài chính và phi tài chính, và phải công bằng, minh bạch. Theo luận văn thạc sĩ của giám đốc công ty Điện Lực Ninh Thuận “Hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty điện lực Ninh Thuận đến năm 2020” (Nguyễn Thanh Tuấn, 2013), việc xây dựng và tổ chức chấm điểm kết quả thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên là rất quan trọng.
4.3. Ứng dụng công nghệ trong kiểm soát và quản lý hiệu quả
Việc ứng dụng công nghệ như hệ thống ERP giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Công nghệ cũng giúp thu thập và phân tích dữ liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý. Nó cũng giúp cải thiện an toàn lao động và bảo vệ môi trường trong ngành điện.
V. Nâng cao hiệu quả hoạt động EVN SPC qua đào tạo kiểm soát
Để nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát quản lý, cần chú trọng đến việc đào tạo kiểm soát nội bộ cho nhân viên, đặc biệt là các nhà quản lý. Đào tạo cần tập trung vào các tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ như COSO và các quy định pháp luật liên quan. Theo luận án “Tổ chức kế toán trách nhiệm trong các Tổng công ty xây dựng thuộc Bộ giao thông vận tải” (Tiến sĩ Nguyễn Hữu Phúc, 2013), việc sử dụng mô hình KM Star, xem xét kết quả thực hiện mục tiêu dựa trên 5 khía cạnh (Tài chính, Khách hàng, Quy trình, Nhận thức và Tính bền vững), là một cách tiếp cận hiệu quả.
5.1. Tăng cường tuân thủ pháp luật và quy định ngành điện
Việc tuân thủ pháp luật và quy định là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động của EVN SPC an toàn và bền vững. Cần có hệ thống kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ và xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm.
5.2. Quản lý rủi ro tài chính hiệu quả trong EVN SPC
Quản lý rủi ro tài chính là một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát quản lý. Cần có quy trình đánh giá và quản lý rủi ro rõ ràng, và các biện pháp phòng ngừa hiệu quả. Điều này bao gồm việc quản lý công nợ và hiệu quả sử dụng vốn.
5.3. Xây dựng văn hóa quản trị doanh nghiệp minh bạch
Văn hóa quản trị doanh nghiệp minh bạch là nền tảng cho một hệ thống kiểm soát quản lý hiệu quả. Cần tạo môi trường làm việc nơi mọi người đều có thể đóng góp ý kiến và báo cáo các vấn đề một cách an toàn.
VI. Tương lai của hệ thống kiểm soát quản lý tại EVN SPC
Trong tương lai, hệ thống kiểm soát quản lý tại EVN SPC cần tiếp tục được hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường và sự phát triển của công nghệ. Việc áp dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu lớn (Big Data) sẽ giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát và ra quyết định. Bên cạnh đó, cần chú trọng đến việc phát triển nguồn nhân lực và xây dựng văn hóa tuân thủ.
6.1. Phát triển hệ thống báo cáo trực tuyến và thời gian thực
Hệ thống báo cáo trực tuyến và thời gian thực sẽ giúp nhà quản lý có thông tin cập nhật nhất về hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
6.2. Tăng cường hợp tác quốc tế trong lĩnh vực kiểm soát quản lý
Việc hợp tác quốc tế giúp EVN SPC học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp hàng đầu thế giới và áp dụng các phương pháp kiểm soát quản lý tiên tiến. Điều này góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của EVN SPC.
6.3. Cải tiến quy trình quản lý và tối ưu hóa đầu tư xây dựng
Việc liên tục cải tiến quy trình quản lý và tối ưu hóa đầu tư xây dựng cơ bản giúp EVN SPC tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh ngành điện đang phải đối mặt với nhiều thách thức.
