Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hướng đến quản trị rủi ro tại công ty TNHH Fujikura Việt Nam

Khái niệm kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện từ năm 1929, với mục tiêu ban đầu là bảo vệ tiền và tài sản khỏi gian lận. Qua nhiều giai đoạn phát triển, định nghĩa và phạm vi của kiểm soát nội bộ ngày càng được mở rộng. Báo cáo COSO năm 1992 đánh dấu bước ngoặt quan trọng, đưa ra khuôn mẫu lý thuyết đầy đủ và hệ thống về kiểm soát nội bộ. COSO Framework giúp các tổ chức thống nhất định nghĩa, xác định các bộ phận cấu thành và hướng dẫn xây dựng hệ thống hiệu quả.

Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục, chịu sự chi phối của nhà quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên. Nó cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu: hiệu quả hoạt động, tin cậy báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Quá trình này không chỉ là các chính sách, thủ tục mà còn bao gồm cả con người và sự phối hợp giữa các bộ phận. Sự đảm bảo là hợp lý, không tuyệt đối, vì yếu kém của con người và chi phí kiểm soát có thể ảnh hưởng đến hiệu quả.

Báo cáo COSO Framework xác định 5 yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Môi trường kiểm soát tạo nền tảng cho các yếu tố khác, phản ánh ý thức kiểm soát của mọi thành viên. Đánh giá rủi ro giúp xác định và phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu. Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục để giảm thiểu rủi ro. Thông tin và truyền thông đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời và chính xác. Giám sát đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống.

Nhận diện rủi ro trong kiểm soát nội bộ bao gồm việc xác định các sự kiện có thể ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu của doanh nghiệp. Các rủi ro này có thể liên quan đến hoạt động, tài chính, tuân thủ và chiến lược. Việc nhận diện rủi ro cần được thực hiện một cách hệ thống và toàn diện, bao gồm cả việc xem xét các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các yếu tố bên trong có thể là quy trình hoạt động, cơ cấu tổ chức, nhân sự, công nghệ thông tin, văn hóa doanh nghiệp.

Sau khi nhận diện rủi ro, cần tiến hành phân tích và đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro. Quá trình này bao gồm việc xác định khả năng xảy ra rủi ro và mức độ nghiêm trọng của hậu quả nếu rủi ro xảy ra. Kết quả phân tích và đánh giá rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp ưu tiên các rủi ro quan trọng cần được kiểm soát và quản lý. Các phương pháp phân tích rủi ro có thể sử dụng bao gồm phân tích định tính và phân tích định lượng.

Sau khi phân tích và đánh giá rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng và triển khai các biện pháp giảm thiểu rủi ro. Các biện pháp này có thể bao gồm việc thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát, phân công trách nhiệm rõ ràng, đào tạo nhân viên, sử dụng công nghệ thông tin để tự động hóa các quy trình kiểm soát, và thực hiện kiểm tra định kỳ. Các biện pháp giảm thiểu rủi ro cần được thiết kế phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả và khả thi.

Tính chính trực và giá trị đạo đức là nền tảng của một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Để nâng cao tính chính trực, cần xây dựng và thực thi các quy tắc ứng xử rõ ràng, đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp. Đồng thời, cần tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự trung thực, minh bạch và trách nhiệm giải trình. “Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.”

Công tác đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ cần được thực hiện một cách thường xuyên và có hệ thống. Quá trình đánh giá rủi ro nên bao gồm việc xác định các rủi ro tiềm ẩn, đánh giá mức độ ảnh hưởng của rủi ro và xây dựng các biện pháp ứng phó phù hợp. Cần có sự tham gia của các bộ phận liên quan và sử dụng các phương pháp phân tích rủi ro khác nhau để đảm bảo tính toàn diện và chính xác.

Hoạt động giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và phát hiện các sai sót, gian lận kịp thời. Hoạt động giám sát có thể được thực hiện thông qua kiểm toán nội bộ, kiểm tra định kỳ, và đánh giá độc lập. Kết quả giám sát cần được báo cáo cho ban quản lý cấp cao và được sử dụng để cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.

Quy trình đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ cần được xây dựng một cách chi tiết và cụ thể. Quy trình này nên bao gồm việc xác định các tiêu chí đánh giá, thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu, và đưa ra kết luận. Cần có sự tham gia của các bộ phận liên quan và sử dụng các phương pháp đánh giá khác nhau để đảm bảo tính toàn diện và khách quan.

Các chỉ số đo lường hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ cần được lựa chọn phù hợp với mục tiêu và đặc điểm của doanh nghiệp. Các chỉ số này có thể bao gồm tỷ lệ sai sót, tỷ lệ gian lận, thời gian xử lý nghiệp vụ, và mức độ tuân thủ pháp luật. Cần theo dõi và đánh giá các chỉ số này một cách thường xuyên để có thể phát hiện các vấn đề và thực hiện các điều chỉnh kịp thời.

Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được cải tiến liên tục để đáp ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và nhu cầu của doanh nghiệp. Việc cải tiến có thể bao gồm việc điều chỉnh các chính sách và thủ tục, đào tạo nhân viên, và sử dụng công nghệ thông tin để tự động hóa các quy trình kiểm soát. Cần có sự tham gia của toàn thể nhân viên và khuyến khích sự sáng tạo để có thể đưa ra các giải pháp cải tiến hiệu quả.

Nhận thức đúng đắn về quản trị rủi ro là yếu tố quan trọng để xây dựng và triển khai quản trị rủi ro hiệu quả. Cần phổ biến kiến thức về quản trị rủi ro cho toàn thể nhân viên và tạo ra một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến quản trị rủi ro. Quản trị rủi ro không chỉ là trách nhiệm của một bộ phận mà là trách nhiệm của toàn thể doanh nghiệp.

Chiến lược quản lý rủi ro cần được xây dựng phù hợp với mục tiêu và đặc điểm của doanh nghiệp. Chiến lược này nên bao gồm việc xác định các rủi ro ưu tiên, lựa chọn các biện pháp ứng phó phù hợp, và phân bổ nguồn lực để thực hiện các biện pháp này. Cần xem xét cả các rủi ro bên trong và bên ngoài doanh nghiệp khi xây dựng chiến lược quản lý rủi ro.

Chính sách quản lý rủi ro cần được xây dựng để hướng dẫn các hoạt động quản lý rủi ro trong doanh nghiệp. Chính sách này nên bao gồm việc xác định vai trò và trách nhiệm của các bộ phận liên quan, quy trình đánh giá rủi ro, và quy trình ứng phó với rủi ro. Chính sách quản lý rủi ro cần được phổ biến cho toàn thể nhân viên và được thực thi một cách nghiêm túc.

Kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động, tuân thủ pháp luật, và xây dựng lòng tin với các bên liên quan. Việc đầu tư vào kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro là sự đầu tư vào tương lai của doanh nghiệp.

Trong tương lai, các doanh nghiệp sẽ đối mặt với nhiều thách thức trong việc xây dựng và duy trì kiểm soát nội bộ hiệu quả, bao gồm sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh, sự phát triển của công nghệ, và sự gia tăng của các rủi ro mới. Tuy nhiên, cũng có nhiều cơ hội để cải thiện kiểm soát nội bộ thông qua việc áp dụng các công nghệ mới và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến kiểm soát nội bộ.

Xu hướng hiện nay là kiểm soát nội bộ hướng đến quản trị rủi ro toàn diện. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không chỉ tập trung vào việc kiểm soát các hoạt động mà còn chú trọng đến việc nhận diện, đánh giá, và quản lý các rủi ro tiềm ẩn. Kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro cần được tích hợp vào mọi hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo sự thành công và bền vững.