Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu vận hành của các doanh nghiệp thuộc khối ngành công nghiệp và xây dựng, chi phí sản xuất kinh doanh thông thường chiếm từ 70% đến 80% giá bán thành phẩm. Một hệ thống kiểm soát chi phí thiếu đồng bộ sẽ làm xói mòn trực tiếp biên lợi nhuận và suy giảm năng lực cạnh tranh khi tham gia đấu thầu. Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng và Xuất nhập khẩu Thành Đông là doanh nghiệp chuyên kinh doanh thương mại vật liệu xây dựng (sắt thép, xi măng, gạch men), vận tải bốc xếp và thi công xây lắp dân dụng - công nghiệp tại khu vực tỉnh Hải Dương. Trong bối cảnh quy mô hoạt động mở rộng nhanh chóng, công tác quản trị chi phí của doanh nghiệp vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng, đặc biệt là tình trạng chi phí biến động phức tạp và việc phân bổ định mức chưa bám sát thực tế sản xuất.

Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu là phân tích toàn diện thực trạng các khoản mục chi phí sản xuất kinh doanh, bóc tách cơ cấu tài sản, nguồn vốn và nhận diện các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị tại công ty. Phạm vi không gian nghiên cứu được tiến hành trực tiếp tại Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng và Xuất nhập khẩu Thành Đông, với dữ liệu tài chính kéo dài trong 3 năm liên tiếp từ năm 2017 đến năm 2019.

Nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn to lớn thông qua việc xây dựng mô hình dự báo và đề xuất các giải pháp định lượng. Đề tài hướng tới mục tiêu cắt giảm ít nhất 10% chi phí sản xuất chung, hạ tỷ trọng các khoản phải thu từ mức đỉnh điểm 51,51% tài sản ngắn hạn về mức an toàn dưới 35%, đồng thời cải thiện tỷ suất lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp vượt mức 444 triệu đồng đã ghi nhận trong năm tài chính 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nền tảng lý luận của đề tài được xây dựng dựa trên sự tích hợp giữa các lý thuyết quản trị tài chính doanh nghiệp kinh điển và các công cụ quản trị chi phí chiến lược hiện đại. Trước hết, nghiên cứu vận dụng Lý thuyết quản trị chi phí dựa trên hoạt động (Activity-Based Costing - ABC) nhằm khắc phục nhược điểm của phương pháp kế toán truyền thống, giúp phân bổ chính xác chi phí gián tiếp vào từng hạng mục công trình xây lắp dựa trên mức độ tiêu hao nguồn lực thực tế. Thứ hai, Lý thuyết Quản trị chất lượng toàn diện (Total Quality Management - TQM) và Triết lý cải tiến liên tục (Kaizen) được đưa vào nhằm tối ưu hóa các quy trình gia công cơ khí, giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu và ngăn ngừa sai hỏng ngay từ công đoạn nhập kho. Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng kết hợp Thuyết ràng buộc (Theory of Constraints) và Nguyên lý Pareto (quy luật 80/20) để nhận diện các điểm thắt cổ chai trong chuỗi cung ứng vật tư.

Hệ thống khái niệm chính được làm rõ bao gồm:

  1. Chi phí sản xuất kinh doanh: Biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về vật tư, khấu hao máy móc thiết bị, tiền lương và dịch vụ mua ngoài phát sinh trong kỳ;
  2. Phân loại chi phí theo ứng xử: Biến phí (chi phí biến đổi trực tiếp theo sản lượng như thép, xi măng, nhân công trực tiếp) và Định phí (chi phí cố định không phụ thuộc vào quy mô sản xuất như khấu hao nhà xưởng, chi phí quản lý doanh nghiệp);
  3. Điểm hòa vốn và Chi phí mục tiêu (Target Costing): Công cụ xác định mức chi phí tối đa cho phép nhằm đảm bảo biên lợi nhuận kỳ vọng trong điều kiện giá thị trường đã định trước;
  4. Mô hình ước tính chi phí hồi quy tuyến tính theo phương trình tổng quát Y = aX + b, trong đó Y là tổng chi phí ước tính, X là sản lượng hoặc quy mô thi công, a biểu thị biến phí đơn vị và b là định phí cơ bản.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp trích xuất từ hệ thống báo cáo tài chính đã được kiểm toán, sổ cái chi tiết tài khoản kế toán, bảng tổng hợp phân bổ giá thành và báo cáo dòng tiền của công ty Thành Đông liên tục từ ngày 01/01/2017 đến ngày 31/12/2019. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp quan sát trực tiếp mặt bằng thi công và phỏng vấn chuyên sâu 12 cán bộ phụ trách các bộ phận: Ban Giám đốc, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Vật tư.

Về cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu, nghiên cứu thực hiện kỹ thuật chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) trên toàn bộ 36 bộ hồ sơ dự toán và quyết toán công trình lớn, kết hợp với tập dữ liệu chi phí 36 tháng liên tục của 4 nhóm vật liệu trọng điểm (thép cuộn, thép cây, xi măng, đá cát). Phương pháp này được lựa chọn vì tính chất sản phẩm xây lắp cơ khí mang tính đơn vị, giá trị lớn và phụ thuộc nghiêm ngặt vào dự toán từng gói thầu.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích so sánh ngang - dọc và phân tích chỉ số tài chính là nhằm lượng hóa tốc độ tăng trưởng, tỷ trọng tương đối của từng khoản mục chi phí qua từng năm. Đồng thời, việc ứng dụng mô hình kinh tế lượng hồi quy đơn biến và phương pháp cực trị cao - thấp cho phép bóc tách chính xác mối quan hệ giữa quy mô hoạt động và tốc độ biến thiên của chi phí, mang lại độ tin cậy vượt trội so với các phương pháp ước lượng cảm tính thông thường.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát và phân tích thực trạng quản trị chi phí tại Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng và Xuất nhập khẩu Thành Đông giai đoạn 2017 - 2019 mang lại các phát hiện cốt lõi sau:

Thứ nhất, tốc độ tăng trưởng doanh thu diễn ra rất nhanh nhưng biên lợi nhuận ròng lại chuyển dịch theo chiều hướng suy giảm. Doanh thu thuần năm 2017 đạt 15.915 triệu đồng, năm 2018 tăng lên 21.849 triệu đồng (tăng trưởng 49,68%) và năm 2019 bứt phá mạnh lên 36.265 triệu đồng, tương ứng mức tăng 65,98% so với năm 2018. Mặc dù lợi nhuận sau thuế ghi nhận mức tăng từ 272 triệu đồng (2017) lên 363 triệu đồng (2018, tăng 33,46%) và đạt 444 triệu đồng (2019, tăng 22,31%), nhưng tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu thuần năm 2019 chỉ đạt mức rất khiêm tốn là khoảng 1,22%.

Thứ hai, giá vốn hàng bán và chi phí vật tư trực tiếp chiếm tỷ trọng áp đảo và tăng liên tục qua các năm. Năm 2018, giá vốn hàng bán đạt 20.792 triệu đồng (tăng 7.495 triệu đồng so với 2017). Đến năm 2019, chi phí vật tư trực tiếp (gồm sắt thép, xi măng) tăng vọt thêm 13.702 triệu đồng, tương đương mức tăng 65,90% so với năm 2018. Chi phí vật tư chiếm trên 90% tổng giá vốn, chứng minh tính dễ bị tổn thương của doanh nghiệp trước các cú sốc biến động giá vật liệu trên thị trường.

Thứ ba, sự bùng nổ của các khoản chi phí thời kỳ và chi phí tài chính. Chi phí tài chính (chủ yếu là chi phí lãi vay ngắn hạn) tăng liên tục từ 203 triệu đồng năm 2017 lên 313 triệu đồng năm 2018 (tăng 54,19%) và đạt 549 triệu đồng năm 2019 (tăng 75,40%). Đồng thời, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp năm 2018 đạt 385 triệu đồng (tăng 65,95%) và tiếp tục leo thang lên 617 triệu đồng vào năm 2019 (tăng 60,26%).

Thứ tư, cơ cấu tài sản ngắn hạn chứa đựng rủi ro ứ đọng vốn và nguy cơ mất khả năng thanh toán nhanh. Khoản phải thu ngắn hạn tăng liên tục từ 4.974 triệu đồng (chiếm 40,83% tài sản ngắn hạn năm 2017) lên 6.935 triệu đồng (năm 2018) và chạm ngưỡng 6.986 triệu đồng năm 2019 (chiếm 51,51% tài sản ngắn hạn). Ngược lại, tiền và các khoản tương đương tiền năm 2018 sụt giảm tới 85%, chỉ còn lại 111 triệu đồng (chiếm 0,78% tài sản ngắn hạn), trước khi hồi phục lên mức 297 triệu đồng vào năm 2019.

Thảo luận kết quả

Dữ liệu tài chính trên phản ánh rõ nét đặc thù của doanh nghiệp xây lắp: công trình thi công kéo dài, địa bàn phân tán ngoài trời và phương thức thanh toán phụ thuộc vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành. Khi thảo luận kết quả, toàn bộ cơ cấu tài sản có thể được trực quan hóa qua biểu đồ cột chồng thể hiện tỷ trọng khoản phải thu ngắn hạn luôn chiếm trên 40% đến 51,51% tài sản ngắn hạn, đi kèm với biểu đồ đường thể hiện tốc độ tăng chi phí lãi vay (75,40% năm 2019) dốc đứng hơn nhiều so với tốc độ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế (22,31%).

Nguyên nhân chính của các hạn chế bắt nguồn từ công tác lập dự toán chi phí mang nặng tính kinh nghiệm, thiếu hệ thống định mức kỹ thuật cập nhật theo giá thị trường. Bên cạnh đó, việc công ty phụ thuộc quá lớn vào đòn bẩy tài chính ngắn hạn (vay ngắn hạn chiếm 83,38% tổng nợ ngắn hạn năm 2017 và đạt 6.915 triệu đồng năm 2019) đã khiến chi phí lãi vay bào mòn phần lớn lợi nhuận gộp. Khi so sánh với các nghiên cứu tương tự trong ngành xây dựng, thực trạng bị chủ đầu tư chiếm dụng vốn là phổ biến, tuy nhiên mức độ tập trung vốn vào nợ ngắn hạn và tỷ lệ tồn quỹ tiền mặt dưới 1% tại Thành Đông là dấu hiệu cảnh báo rủi ro thanh khoản cao hơn đáng kể so với mức bình quân ngành.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty Thành Đông trong giai đoạn 2021 - 2023, nghiên cứu đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Chuẩn hóa công tác lập dự toán và ứng dụng mô hình ước tính chi phí hồi quy: Phòng Kế toán chủ trì phối hợp cùng Phòng Kinh doanh xây dựng bảng định mức chi phí nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp cho từng loại hình công trình. Áp dụng phương trình hồi quy Y = aX + b để tách biệt biến phí và định phí. Target metric: Giảm sai số giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế xuống dưới 5%, cắt giảm 10% chi phí sản xuất chung so với giai đoạn trước. Timeline: Hoàn thiện trong quý I năm 2022.

  2. Thiết lập chuỗi cung ứng vật tư chiến lược và tối ưu hóa chi phí thu mua: Phòng Vật tư tiến hành đánh giá lại các nhà cung ứng xi măng và sắt thép (như Hòa Phát, Thái Hưng, Tasa), ký kết hợp đồng cung cấp dài hạn kèm điều khoản cố định biên độ giá và áp dụng mô hình tồn kho kinh tế EOQ. Target metric: Tiết giảm từ 3% đến 5% đơn giá mua nguyên vật liệu đầu vào, giảm chi phí lưu kho 8%. Timeline: Thực hiện định kỳ hàng quý bắt đầu từ đầu năm 2022.

  3. Tái cấu trúc chính sách quản lý công nợ và thu hồi vốn lưu động theo nguyên lý Pareto: Ban Giám đốc và Phòng Kế toán rà soát toàn bộ 20% nhóm khách hàng nợ đọng chiếm 80% giá trị phải thu; thắt chặt quy định tạm ứng hợp đồng từ 30% đến 50% trước khi thi công; đưa ra chính sách chiết khấu thanh toán sớm 1,5% cho khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày. Target metric: Kéo giảm tỷ trọng khoản phải thu ngắn hạn xuống dưới 35% tổng tài sản ngắn hạn, rút ngắn kỳ thu tiền bình quân từ 75 ngày xuống dưới 50 ngày. Timeline: Triển khai liên tục từ tháng 03/2022.

  4. Kiểm soát chi phí tài chính và ứng dụng công nghệ văn phòng số: Giám đốc Tài chính chủ động cơ cấu lại các khoản nợ vay, chuyển dịch một phần nợ ngắn hạn sang trung dài hạn để giảm áp lực dòng tiền; đồng thời ứng dụng phần mềm quản trị thông minh DocPro và ERP trong quản lý văn thư, tài sản và nhân sự. Target metric: Giảm 15% chi phí lãi vay hàng năm và tiết kiệm 20% chi phí hành chính, in ấn văn phòng. Timeline: Thực hiện trong vòng 12 tháng của năm tài chính 2022.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và khung phân tích của luận văn mang giá trị ứng dụng thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

  1. Học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Tài chính - Ngân hàng, Kế toán doanh nghiệp: Luận văn là tài liệu tham khảo mẫu mực về phương pháp luận bóc tách chi phí, phân tích báo cáo tài chính và ứng dụng các mô hình ước tính chi phí định lượng trong một doanh nghiệp xây lắp thực tế.

  2. Ban Giám đốc và các nhà quản trị doanh nghiệp cơ khí, xây dựng, thương mại: Cung cấp khung tham chiếu chiến lược trong việc nhận diện rủi ro đòn bẩy tài chính ngắn hạn, kỹ thuật đàm phán hợp đồng thầu và phương pháp cắt giảm chi phí sản xuất chung mà không ảnh hưởng đến chất lượng công trình.

  3. Kế toán trưởng và chuyên viên phân tích tài chính dự án: Áp dụng trực tiếp bộ công cụ phân loại chi phí theo định phí - biến phí, nguyên lý Pareto 80/20 trong quản trị công nợ và các giải pháp lập ngân sách dự toán chi phí thi công.

  4. Các chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp và cán bộ tín dụng ngân hàng: Cung cấp case study thực chứng về phân tích dòng tiền, đánh giá sức khỏe tài chính và nhận diện các dấu hiệu cảnh báo sớm về mất cân đối kỳ hạn nợ trong lĩnh vực cơ khí xây dựng.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí vật tư trực tiếp chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong cơ cấu giá vốn của công ty Thành Đông?
Trong giai đoạn 2017 - 2019, chi phí vật tư trực tiếp (gồm sắt thép, xi măng) luôn chiếm trên 90% tổng giá vốn hàng bán của công ty. Riêng năm 2019, khoản chi phí này đã tăng thêm 13.702 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 65,90% so với năm 2018 do quy mô mở rộng và biến động giá thị trường.

Vì sao khoản phải thu ngắn hạn tăng cao lại là rủi ro lớn đối với doanh nghiệp xây lắp?
Khoản phải thu ngắn hạn tại Thành Đông năm 2019 lên tới 6.986 triệu đồng, chiếm 51,51% tài sản ngắn hạn. Việc bị đối tác chiếm dụng hơn một nửa tài sản ngắn hạn khiến doanh nghiệp cạn kiệt dòng tiền mặt (năm 2018 tiền mặt chỉ còn 111 triệu đồng), buộc công ty phải vay nợ ngắn hạn ngân hàng để duy trì hoạt động.

Áp dụng phương pháp phân tích hồi quy Y = aX + b mang lại lợi ích gì cho việc quản trị chi phí?
Phương pháp này giúp tách biệt chính xác biến phí cho một đơn vị sản phẩm (hệ số a) và tổng định phí phát sinh không đổi (hằng số b). Từ đó, nhà quản trị có thể dự báo chính xác tổng chi phí cần thiết khi quy mô xây lắp thay đổi, hạn chế tối đa tình trạng đội vốn công trình và giảm sai số dự toán xuống dưới 5%.

Doanh nghiệp có thể tiết giảm chi phí quản lý doanh nghiệp thông qua những công cụ nào?
Công ty có thể ứng dụng các giải pháp số hóa như phần mềm DocPro để tự động hóa quy trình lưu trữ, quản lý văn bản và kiểm soát hợp đồng. Biện pháp này giúp tinh gọn bộ máy nhân sự gián tiếp, loại bỏ các thủ tục hành chính trùng lặp và tiết giảm khoảng 20% chi phí giấy mực, in ấn và văn phòng phẩm.

Nguyên lý Pareto 80/20 được ứng dụng như thế nào trong quản trị chi phí và khách hàng?
Trong quản trị chi phí, 80% giá trị hao phí thường xuất phát từ 20% danh mục vật tư cốt lõi (sắt thép, xi măng). Về khách hàng, 80% lợi nhuận thường đến từ 20% đối tác quen thuộc. Doanh nghiệp cần tập trung kiểm soát chặt định mức của nhóm vật tư lớn và chăm sóc nhóm khách hàng cốt lõi để tiết kiệm chi phí marketing và quản lý.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị chi phí sản xuất kinh doanh và phương pháp ước tính chi phí hiện đại trong doanh nghiệp xây lắp - thương mại.
  • Phân tích rõ thực trạng tăng trưởng doanh thu vượt bậc từ 15.915 triệu đồng (2017) lên 36.265 triệu đồng (2019) tại Công ty Thành Đông, song chỉ ra điểm nghẽn biên lợi nhuận ròng rất mỏng do giá vốn chiếm tỷ trọng quá lớn.
  • Bóc tách chính xác các nguy cơ tài chính tiềm ẩn, bao gồm chi phí lãi vay tăng vọt lên 549 triệu đồng (2019) và nợ phải thu chiếm tới 51,51% tài sản ngắn hạn.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính định lượng cao, tập trung vào hoàn thiện định mức chi phí ABC, quản trị chuỗi cung ứng vật tư, tối ưu hóa công nợ và số hóa vận hành.
  • Xây dựng lộ trình triển khai rõ ràng giúp doanh nghiệp hướng tới mục tiêu giảm 10% chi phí sản xuất chung và nâng cao tỷ suất sinh lời giai đoạn 2021 - 2023.

Về lộ trình các bước tiếp theo, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn hóa hệ thống định mức dự toán trong quý I/2022, rà soát phân loại công nợ khách hàng trong quý II/2022 và hoàn tất tích hợp hệ thống phần mềm quản trị số hóa trong quý IV/2022. Các nhà quản trị doanh nghiệp xây dựng và cơ khí cần chủ động số hóa và tái cấu trúc hệ thống quản trị chi phí ngay từ hôm nay để bảo vệ biên lợi nhuận và kiến tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.