Đặt vấn đề Lập kế hoạch là một chức năng cơ bản nhất trong tất cả các chức năng quản lý. Trong mỗi cơ sở y tế, lập kế hoạch là cần thiết cho mọi chương trình/hoạt động y tế. Lập kế hoạch là cơ sở để đưa các hoạt động/chương trình y tế công cộng tới thành công, giúp cho các nhà quản lý xác định được việc cần làm và làm việc đó bằng cách nào, ai làm, khi nào làm, làm ở đâu, chi phí bao nhiêu là hợp lý. để có thể đạt được hiệu quả cao và tiết kiệm tối đa các nguồn lực hiện có.
Lập kế hoạch phải khoa học và có tính khả thi, nghĩa là khi lập kế hoạch phải tuân thủ theo các nguyên tắc, nguyên lý, cơ sở khoa học, trình tự các bước và phù hợp với thực tiễn về nhu cầu và nguồn lực. Mọi cán bộ làm việc trong lĩnh vực y tế công cộng trước hết cần phải biết và có khả năng lập được kế hoạch cho từng hoạt động/chương trình y tế công cộng để giải quyết các vấn đề sức khỏe tại cơ sở công tác. Khái niệm về kế hoạch và lập kế hoạch 2. Kế hoạch và lập kế hoạch Kế hoạch là việc chuẩn bị, sắp xếp, bố trí công việc cần.
phải giải quyết cho tương lai. Nói một cách hình tượng, kế hoạch là con đường đưa ta đi từ chỗ đang đứng đến chỗ ta muốn đến. Lập kế hoạch là quá trình xây dựng một chương trình tiến độ tối ưu cho việc thực hiện các mục tiêu đã lựa chọn của hệ thống dựa trên cơ sở tính toán một cách đầy đủ và khoa học về các điều kiện, phương tiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong tương lai. Các loại kế hoạch Hiện nay có nhiều cách phân loại kế hoạch.
Theo Phan Văn Tường, 1997 gồm các loại sau: 2. Phân theo thời gian Kế hoạch dài hạn hay kế hoạch chiến lược: từ 3 đến 5 năm, có kế hoạch 10 năm và xa hơn nữa. Kế hoạch trung hạn: từ 1 đến 2 năm. Kế hoạch ngắn hạn: kế hoạch 6 tháng đầu năm hay cuối năm, kế hoạch quí, tháng, tuần hoặc hàng ngày.
Phân theo nội dung công việc Kế hoạch tài chính, ví dụ: tài chính để thực hiện tiêm chủng mở rộng. Kế hoạch nhân lực: trong đó có kế hoạch đào tạo, tiếp nhận, đề bạt cán bộ. Kế hoạch xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm vật tư trang thiết bị, duy tu bảo dưỡng máy móc, dụng cụ cần thiết để thực hiện các hoạt động của cơ sở y tế. Kế hoạch hoạt động về một nội dung y tế công cộng.
Phân theo cách làm kế hoạch - Lập kế hoạch theo chỉ tiêu (hình 1): Đó là cách lập kế hoạch từ trên đưa xuống, nghĩa là cấp trên đưa chỉ tiêu thực hiện cho cấp dưới và cấp dưới lấy đó làm mục tiêu xây dựng kế hoạch của mình. Với cách làm kế hoạch này, cấp dưới luôn bị động và đa số trường hợp chỉ tiêu của trên đưa xuống không phù hợp với thực tế của địa phương do cấp dưới phụ trách. Có những vấn đề sức khỏe là ưu tiên của cấp trên song không phải là ưu tiên của cấp dưới. Ví dụ: Đến năm 2010 phấn đấu tất cả các xã tỷ lệ suy dinh dưỡng là 15%, nhưng thực tế năm 2005 đạt suy dinh dưỡng ở xã chỉ là 10% vậy chỉ tiêu giải quyết suy dinh dưỡng không phù hợp với xã A.
- Lập kế hoạch từ dưới lên (hình 2): Nhiều khi còn được gọi là lập kế hoạch theo định hướng vấn đề hay lập kế hoạch theo nhu cầu. Cấp dưới (hay tuyến dưới) lập kế hoạch trước, cấp trên (hay tuyến trên) lập kế hoạch sau và căn cứ vào bản kế hoạch của cấp dưới (tuyến dưới) để xây dựng bản kế hoạch của mình. Phương pháp lập kế hoạch từ dưới lên có rất nhiều ưu điểm. Trước hết nó gắn chặt trách nhiệm của cấp dưới (tuyến dưới) vào việc lập kế hoạch và việc thực hiện kế 116 hoạch đó.
Cấp dưới luôn chủ động trong soạn thảo và thực hiện kế hoạch và đặc biệt là bản kế hoạch rất sát thực với điều kiện của cấp dưới. Với phương pháp này bản kế hoạch của các cấp từ dưới cơ sở tới trung ương luôn đảm bảo tốt về mọi phương diện, như giải quyết được vấn đề đang thực sự tồn tại cần ưu tiên giải quyết, các giải pháp đưa ra để giải quyết vấn đề sức khỏe phù hợp với điều kiện nguồn lực thực tế ở địa phương. Hình 2: Mô hình hóa lập kế hoạch từ dưới lên. Quy trình lập kế hoạch y tế công cộng 3.
Những điều kiện lập kế hoạch - Xác định vấn đề sức khỏe phải dựa vào tình hình thực tế: đặc biệt là phân tích cả các thông tin định tính và định lượng. - Phải dự kiến một cách chi tiết các nguồn lực hiện có và sẽ có khi triển khai kế hoạch. Nhân lực: ai sẽ tham gia vào chương trình hay hoạt động y tế, Nhân lực bao gồm: cán bộ của cơ sở y tế, các tổ chức cơ quan; ban ngành đoàn thể khác; nhân lực từ cộng đồng. Kinh phí: các nguồn kinh phí có thể có để xây dựng sử dụng cho chương trình hoặc hoạt động y tế.
Ví dụ: kinh phí từ huyện, xã, dịch vụ y tế, huy động từ cộng đồng và nguồn lực khác. 117 Cơ sở vật chất: những phương tiện, trang bị cơ sở vật chất có thể huy động cho hoạt động y tế. - Sắp xếp thời gian hợp lý: mọi chương trình/ hoạt động đều phải có thời hạn thực hiện, sắp xếp thời gian phải hợp lý, tránh trùng lặp, hoạt động nào nên làm trước để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sau. - Kết hợp các kế hoạch khác của cơ sở để xây dựng hài hoà với kế hoạch khác cũng như cơ sở khác.
- Áp dụng nguyên lý chăm sóc sức khỏe ban đầu vào việc lập kế hoạch y tế công cộng: Công bằng; thích hợp; lồng ghép; huy động sự tham gia của cộng đồng; sẵn có; tiếp cận; chi trả; giới; phối hợp liên ngành. Các nguyên lý này được áp dụng khi hình thành các giải pháp để giải quyết vấn đề sức khỏe. Trên thực tế , khó có thể có được giải pháp thỏa mãn toàn bộ các nguyên lý trên vì vậy khi lựa chọn các giải pháp cũng cần cân nhắc để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của các hoạt động can thiệp. Thực tế có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch giải quyết vấn đề sức khỏe ở cộng đồng: chủ trương chính sách của Nhà nước, điều kiện văn hoá, xã hội, kinh tế ở địa phương, năng lực của cán bộ y tế cơ sở,.
những yếu tố này quyết định đến việc đưa ra các giải pháp cụ thể phù hợp với cơ sở đó. Các bước lập kế hoạch Khi lập kế hoạch, tuỳ vào loại kế hoạch và nội dung quản lý mà ta có quy trình lập kế hoạch cụ thể chi tiết khác nhau. Quy trình lập kế hoạch hoạt động y tế hiện nay thường theo các bước sau: 3. Bước 1: Xác định vấn đề sức khỏe và lựa chọn vấn đề ưu tiên Đây là bước hết sức quan trọng để xác định vấn đề sức khỏe hiện đang tồn tại và xác định vấn đề ưu tiên cần giải quyết trong thời gian nhất định.
a, Thu thập thông tin b, Xác định vấn đề sức khỏe c, Lựa chọn vấn đề ưu tiên (bước a,b,c xem chi tiết bài chẩn đoán cộng đồng) d, Phân tích nguyên nhân của vấn đề Khi giải quyết các vấn đề sức khỏe chúng ta thường không có đủ nguồn lực để giải quyết tất cả các vấn đề ngay một lúc tất cả các vấn đề. Đứng trước thực tế nguồn lực không đủ mà yêu cầu về chăm sóc sức khỏe cao, người quản lý phải cân nhắc nên đầu tư vào khu vực sẽ mang lại hiệu quả cao nhất. Để trả lời câu hỏi này việc đầu tiên cần xác định nguyên nhân của vấn đề. 118 Trong y tế, có thể phân loại nguyên nhân như sau: Phía người cung cấp dịch vụ y tế Điều kiện kinh tế, văn hoá, xã hội Người sử dụng dịch vụ y tế Hoặc có thể phân làm ba loại: Do thiếu nguồn lực (con người, kinh phí, thời gian, cơ sở vật chất và trang thiết bị.) Do tổ chức không hợp lý, yếu kém Do cộng đồng không chấp nhận và phản ứng Hoặc chia làm hai nhóm: Nguyên nhân trực tiếp Nguyên nhân gián tiếp Trên thực tế nguyên nhân của một vấn đề khá phức tạp nên có thể mô tả theo "cây căn nguyên" Phân tích nguyên nhân của vấn đề sức khỏe làm cơ sở cho việc xác định mục tiêu hoạt động và giải pháp để giải quyết mọi vấn đề có hiệu quả.
Bước 2: Xác định mục tiêu Mục tiêu là cái đích/ những điều cụ thể mà ta mong muốn (hoặc phấn đấu) để đạt được, làm được trong một khoảng thời gian nào đó. Mục tiêu được xây dựng trên cơ sở của việc phân tích nguyên nhân vấn đề. Từ những nguyên nhân có thể can thiệp được, chúng ta phân tích hậu quả và diễn tả ngược lại hậu quả, đó chính là mục tiêu cần xác định. Nội dung của mục tiêu bao gồm: - Tên công việc - Mức phấn đấu - Thời gian hoàn thành 119 - Địa điểm thực hiện Viết một mục tiêu phải ngắn gọn, rõ ràng.
Một mục tiêu phải: Đặc thù: Không được lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Đo lường được, theo dõi được, đánh giá được. Thích hợp, phù hợp với vấn đề sức khỏe đã được xác định. Thực thi được: Tiến hành được và có ý nghĩa.
Qui định khoảng thời gian phải đạt được những điều mong muốn/công việc. Có tính thách thức, phải gắng sức phấn đấu nhất định, không quá dễ. (2Đ + 3T) Đặc thù - Đo lường - Thích hợp - Thực thi - Thời gian Ví dụ: Đến ngày 31/12/2006 80% bà mẹ xã Linh Sơn - Đồng Hỷ - Thái Nguyên pha đúng gói ORS cho trẻ uống khi bị tiêu chảy. Đặc thù: Pha đúng ORS Đo lường được: 80% Thích hợp: Một trong các khâu cơ bản của điều trị tiêu chảy Thực thi được: Qua giáo dục sức khỏe Thời gian: từ nay đến hết ngày 31/12/2007 3.
Bước 3: Xác định các giải pháp Giải pháp là phương thức/phương pháp giải quyết vấn đề, là tập hợp nhiều hoạt động có cùng một mục đích. Khi đã có mục tiêu, xác định giải pháp chính là xác định con đường đi tới mục tiêu đó. Con đường đi tới mục tiêu càng ngắn, càng phù hợp với người đi là con đường tốt, có hiệu quả.