Quản Lý Nhà Nước Về Công Chứng Tại Thành Phố Hồ Chí Minh

Chuyên khảo phân tích Quản lý nhà nƣớc của ủy ban nhân dân thành phố hồ chí minh về công chứng, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.

• Tác giả: Vũ Nguyễn Đại Lộc
• Người hướng dẫn: PGS.TS Phan Nhật Thanh
• Trường học: Trường Đại Học Luật Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Luật Hiến Pháp Và Luật Hành Chính
• Đề tài: Quản Lý Nhà Nước Về Công Chứng Tại Thành Phố Hồ Chí Minh: Thực Trạng Và Giải Pháp
• Loại tài liệu: Luận Văn Thạc Sĩ
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Thành Phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về Quản Lý Nhà Nước về Công Chứng tại TP

Công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật. Nghị quyết 49-NQ/TW đã xác định rõ định hướng hoàn thiện thể chế công chứng, xã hội hóa hoạt động này. Việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng tại TP.HCM là yêu cầu cấp thiết. Nghiên cứu này sẽ làm rõ cơ sở lý luận, pháp lý, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp để tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực này. Từ đó góp phần vào cải cách tư pháp, cải cách thủ tục hành chính và xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN.

1.1. Khái niệm và vai trò của công chứng trong xã hội hiện đại

Công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của các giao dịch, hợp đồng. Nó góp phần phòng ngừa rủi ro pháp lý, giảm thiểu tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Quản lý nhà nước về công chứng đảm bảo hoạt động này tuân thủ pháp luật, minh bạch và hiệu quả. Theo Nghị quyết 49, việc hoàn thiện chế định công chứng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cải cách tư pháp. Mục tiêu là xây dựng hệ thống công chứng chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của xã hội.

1.2. Mục tiêu và phạm vi của quản lý nhà nước về công chứng ở TP.HCM

Mục tiêu của quản lý nhà nước về công chứng tại TP.HCM là đảm bảo hoạt động công chứng tuân thủ pháp luật, chất lượng, hiệu quả và phục vụ tốt nhu cầu của người dân, doanh nghiệp. Phạm vi quản lý bao gồm: xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, tổ chức và quản lý các tổ chức hành nghề công chứng, quản lý đội ngũ công chứng viên, kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Đồng thời thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động công chứng. Chính sách phát triển công chứng theo hướng xã hội hóa cũng cần được chú trọng.

II. Phân tích Thực Trạng Công Chứng và Quản Lý tại TP

Hiện nay, hoạt động công chứng tại TP.HCM đang đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm: thể chế chưa hoàn thiện, chất lượng công chứng viên chưa đồng đều, tình trạng sử dụng giấy tờ giả mạo, ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế. Công tác quản lý nhà nước cũng còn nhiều bất cập như quy định chưa rõ ràng, nhân lực mỏng, thiếu phối hợp giữa các cơ quan. Cần đánh giá khách quan, toàn diện để xác định rõ nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục.

2.1. Đánh giá chất lượng đội ngũ công chứng viên và hoạt động công chứng

Chất lượng đội ngũ công chứng viên là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng hoạt động công chứng. Cần đánh giá trình độ chuyên môn, kỹ năng hành nghề, đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên. Một số công chứng viên còn hạn chế về năng lực, chưa cập nhật kiến thức pháp luật kịp thời, dẫn đến sai sót trong quá trình hành nghề. Cần tăng cường công tác bồi dưỡng công chứng viên, kiểm tra, giám sát hoạt động để nâng cao chất lượng.

2.2. Tình hình vi phạm pháp luật và gian lận trong hoạt động công chứng

Tình trạng sử dụng giấy tờ giả mạo, thông tin sai lệch để thực hiện công chứng diễn biến phức tạp. Điều này gây rủi ro lớn cho các bên liên quan và ảnh hưởng đến uy tín của hoạt động công chứng. Cần tăng cường công tác kiểm tra, xác minh thông tin, phối hợp với các cơ quan chức năng để phát hiện, xử lý nghiêm các hành vi vi phạm. Đồng thời nâng cao nhận thức pháp luật cho người dân, khuyến khích tố giác các hành vi gian lận.

2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục hành chính

Việc ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động công chứng còn chậm. Quy trình công chứng còn rườm rà, tốn thời gian, gây phiền hà cho người dân. Cần đẩy mạnh số hóa hồ sơ, xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng trực tuyến, triển khai dịch vụ công chứng điện tử. Đồng thời rà soát, đơn giản hóa thủ tục, giảm thiểu giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết.

III. Giải Pháp Hoàn Thiện Quản Lý Nhà Nước về Công Chứng tại TP

Để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, cần thực hiện đồng bộ các giải pháp, bao gồm: hoàn thiện thể chế, tăng cường năng lực cho đội ngũ cán bộ quản lý, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả thanh tra, kiểm tra, tăng cường phối hợp giữa các cơ quan. Các giải pháp cần phải mang tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của TP.HCM.

3.1. Sửa đổi bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng

Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành cần được rà soát, sửa đổi, bổ sung để khắc phục những bất cập, chồng chéo. Cần quy định rõ hơn về thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước, tiêu chuẩn công chứng viên, quy trình công chứng, chế độ lưu trữ hồ sơ. Đồng thời bổ sung các quy định về công chứng điện tử, giải quyết tranh chấp trong lĩnh vực công chứng.

3.2. Nâng cao năng lực cho cán bộ quản lý nhà nước về công chứng

Cán bộ quản lý nhà nước về công chứng cần được trang bị đầy đủ kiến thức pháp luật, kỹ năng quản lý, nghiệp vụ thanh tra, kiểm tra. Cần tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên để nâng cao trình độ cho đội ngũ này. Đồng thời tăng cường biên chế, đảm bảo đủ nhân lực để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước.

3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng

Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước về công chứng. Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, kết nối với các cơ quan liên quan để thuận tiện cho việc tra cứu, xác minh thông tin. Triển khai các dịch vụ công chứng trực tuyến, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp.

IV. Kiểm Soát và Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động Công Chứng tại TP

Công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động công chứng tuân thủ pháp luật, phòng ngừa sai phạm. Cần tăng cường thanh tra, kiểm tra định kỳ và đột xuất, xử lý nghiêm các hành vi vi phạm. Đồng thời, xây dựng cơ chế giám sát cộng đồng, khuyến khích người dân tham gia giám sát hoạt động công chứng.

4.1. Tăng cường thanh tra kiểm tra hoạt động công chứng

Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc tuân thủ pháp luật của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên. Tập trung vào các lĩnh vực dễ xảy ra sai phạm như: công chứng các giao dịch về bất động sản, thừa kế, thế chấp. Xử lý nghiêm các hành vi vi phạm, đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật.

4.2. Xây dựng cơ chế giám sát cộng đồng đối với hoạt động công chứng

Khuyến khích người dân tham gia giám sát hoạt động công chứng. Thiết lập đường dây nóng, hộp thư góp ý để tiếp nhận thông tin phản ánh từ người dân. Tổ chức các buổi đối thoại giữa cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức hành nghề công chứng và người dân để giải quyết các vướng mắc, khiếu nại.

4.3. Xử lý nghiêm các vi phạm và tăng cường kiểm soát hoạt động công chứng

Có chế tài xử lý nghiêm minh, đủ sức răn đe đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực công chứng. Tăng cường kiểm soát hoạt động công chứng, đặc biệt là các giao dịch phức tạp, có giá trị lớn. Ứng dụng công nghệ thông tin để theo dõi, giám sát hoạt động công chứng.

V. Ứng Dụng Nghiên Cứu Nâng Cao Chất Lượng Dịch Vụ Công Chứng

Kết quả nghiên cứu này có thể được ứng dụng để xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động cụ thể nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng tại TP.HCM. Đồng thời, cung cấp cơ sở khoa học cho việc hoàn thiện thể chế, chính sách về công chứng.

5.1. Xây dựng quy trình công chứng chuẩn và hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết

Xây dựng quy trình công chứng chuẩn cho từng loại giao dịch, hợp đồng. Ban hành hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu để công chứng viên thực hiện thống nhất. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng thường xuyên cho công chứng viên về quy trình, nghiệp vụ.

5.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của người dân

Tăng cường công khai, minh bạch thông tin về thủ tục, phí, lệ phí công chứng. Cải thiện thái độ phục vụ của công chứng viên, tạo môi trường thân thiện, chuyên nghiệp. Khảo sát, đánh giá sự hài lòng của người dân về dịch vụ công chứng để có biện pháp cải thiện.

VI. Kết Luận và Định Hướng Phát Triển Công Chứng Tại TP

Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng là nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững của hoạt động này. Cần tiếp tục hoàn thiện thể chế, tăng cường năng lực cho đội ngũ cán bộ, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả thanh tra, kiểm tra. Đồng thời, xây dựng cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, tổ chức liên quan.

6.1. Hoàn thiện hệ thống pháp luật và chính sách về công chứng

Tiếp tục nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành để phù hợp với thực tiễn. Xây dựng các chính sách khuyến khích xã hội hóa hoạt động công chứng, thu hút nguồn lực đầu tư vào lĩnh vực này. Hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng nâng cao năng lực cạnh tranh.

6.2. Xây dựng đội ngũ công chứng viên chuyên nghiệp và đạo đức

Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng hành nghề, đạo đức nghề nghiệp cho công chứng viên. Xây dựng quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp cho công chứng viên và giám sát việc thực hiện. Kiên quyết xử lý các hành vi vi phạm, đảm bảo uy tín của nghề công chứng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1. Những vấn đề lý luận và pháp lý của quản lý Nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công chứng Chương 2. Thực trạng quản lý Nhà nước của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về công chứng và giải pháp hoàn thiện 11 Chƣơng 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH VỀ CÔNG CHỨNG 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò và ý nghĩa của quản lý Nhà nƣớc của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công chứng 1.

Khái ni m công ch ng và khái ni m quản lý Nhà ớc của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công ch ng Công chứng là nghề xuất hiện cách đây hàng ngàn năm ở Hy Lạp, Ai Cập, đặc biệt là ở La Mã với vai trò ghi chép, soạn thảo văn bản và làm chứng (dịch vụ văn tự). Khởi đầu công chứng là một nghề tự do trong xã hội, phục vụ cho nhu cầu tự nhiên, tự bảo vệ của dân chúng khi thiết lập các văn tự, khế ước1. Notaire2 trong tiếng Pháp có gốc La-tinh alf Notarius, có nghĩa là viết, ghi chép; vậy Notaire là người viết hoặc người lập các văn bản. Trước đây, ở Việt Nam trong thời Pháp thuộc (và dưới thời ngụy quyền Sài Gòn) dùng từ “chưởng khế” thay cho Notaire.

Chưởng khế có nghĩa là người giữ các văn bản. Danh từ “công chứng”3 được chính thức sử dụng từ sau khi thành lập nước (năm 1945). Theo đó, “Công chứng” là việc những người được nhà nước bổ nhiệm để đứng ra lập các chứng thư đơn phương hoặc hợp đồng của các công dân (hoặc tổ chức), mà pháp luật bắt buộc phải công chứng; để các chứng thư đơn phương, hợp đồng đó có giá trị chứng cứ cao hơn so với các chứng thư, hợp đồng do họ tự lập ra mà không có công chứng (tự chứng thư); đồng thời để những người có trách nhiệm, đáng tin cậy cất giữ, bảo quản (chứng cứ) đó, để bất cứ khi nào cần thiết sẽ xuất trình ra trước các cơ quan có thẩm quyền hoặc đưa ra trước công dân (tổ chức) khác có liên quan, như một bằng chứng không thể chối cãi, không thể phản bác được (công chứng được hiểu là một nghề/chức danh)4. 1 Lê Thị Kim Oanh (2020), Quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh về công chứng từ thực tiễn tỉnh Phú Yên, Trà Vinh.

2 Notarie - tiếng Pháp, Notary - tiếng Anh, Notariat - tiếng Đức, Hottapiat - tiếng Nga, đề có gốc La tinh là Notarius, có nghĩa là Viết, ghi chép. 3 Trong Nghị định ngày 01/10/1045 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp nước Việt Nam dân chủ cộng hòa bổ nhiệm ông Vũ Quý Vĩ làm Công chứng tại Hà Nội. 4 Viện Khoa học pháp lý - Bộ Tư pháp (2019), Nghiên cứu đổi mới, hoàn thiện quản lý nhà nước đối với hoạt động luật sư, công chứng và giám định tư pháp đến năm 2030, Hà Nội. 12 Tuy chức năng, mục đích như nhau, nhưng nếu xét về những khía cạnh cụ thể như quan niệm về các việc công chứng, về ý nghĩa pháp lý của văn bản công chứng, về tổ chức công chứng, thì trên thế giới hiện nay có hai trường phái công chứng.

- Trường phái công chứng của các nước hệ thống dân luật (Civil law) bao gồm các nước lục địa châu Âu, châu Phi và một số nước chịu ảnh hưởng của hệ thống luật La tinh, có những đặc điểm nổi bật sau đây: (1) Nội dung, trình tự, thủ tục công chứng được quy định cụ thể và chặt chẽ; (2) Phạm vi các việc công chứng được pháp luật giới hạn (theo việc cụ thể hoặc theo nhóm việc); (3) Ý nghĩa pháp lý của văn bản công chứng rất cao. Nếu không có kiện cáo về khách quan, đúng đắn của công chứng viên khi lập văn bản công chứng, thì hợp đồng được coi như một phán quyết của Tòa án, buộc các bên phải thi hành. Bởi vậy người ta gọi công chứng viên là “Thẩm phán về hợp đồng”. (4) Công chứng viên là công chứng do Nhà nước bổ nhiệm.

Tuy vậy, tổ chức công chứng có thể là cơ quan Nhà nước, có thể là tổ chức hành nghề tư do, do đó công chứng viên có thể là viên chức trong bộ máy nhà nước, có thể là người được Nhà nước bổ nhiệm nhưng hành nghề tự do (không phải là viên chức Nhà nước). Trong cả hai trường hợp công chứng viên đều phải hoạt động chuyên trách, không được kiêm nhiệm. - Trường phái công chứng của các nước theo thông luật (common law). Do ảnh hưởng của hệ thống luật tập quán và án lệ, nên công chứng ở các nước này cũng mang tính chất mềm dẻo, linh hoạt hơn, với những đặc điểm nổi bật sau đây: (1) Pháp luật không quy định chi tiết, chặt chẽ về công chứng; (2) Các việc công chứng không bó hẹp trong một phạm vi rõ ràng; (3) Văn bản công chứng chỉ có giá trị là chứng cứ, chứ không có hiệu lực buộc các người có liên quan phải thực hiện; (4) Công chứng là một nghề tự do hoàn toàn, tương tự như nghề luật sư; luật sư có thể vừa là công chứng viên.5 Ở Việt Nam, chế định công chứng do Pháp áp dụng ở Việt Nam từ rất sớm và tập trung chủ yếu ở Sài Gòn (khoảng từ năm 1858 đến 1954).

Các công chứng viên chủ yếu là người Pháp, với nhiệm vụ chính là công chứng hợp đồng mua bán bất động sản ở Pháp. 5 Viện Khoa học pháp lý - Bộ Tư pháp (2019), tlđd. 13 Sau khi Cách mạng tháng Tám thành công và thiết lập nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa năm 1945, với việc Hồ Chủ tịch ban hành Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 về việc ấn định thể lệ thị thực các giấy tờ và Sắc lệnh số 85/SL ngày 29/02/1952 quy định thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất đã chính thức đặt nền móng cho hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta.6 Trong thời kỳ đầu đất nước bước vào giai đoạn đổi mới, hoạt động công chứng, chứng thực của nước ta được kiện toàn và phát triển với sự ra đời của các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng, cụ thể: - Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn công tác công chứng nhà nước mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng, khai sinh ra hệ thống công chứng Nhà nước ở Việt Nam - công chứng Nhà nước được xác định là một hoạt động của Nhà nước với mục đích giúp các công dân, cơ quan, tổ chức lập và xác nhận các văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa các văn bản, sự kiện đó, làm cho các văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện. - Thực hiện sự nghiệp đổi mới toàn diện, Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VII (năm 1991) với cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời lỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội và chiến lược kinh tế - xã hội đã vạch ra những định hướng lớn về kinh tế, tiếp tục phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa.

Với đường lối đổi mới của Đảng, ngày 27/2/1991 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế xã hội chủ nghĩa, đảm bảo giá trị pháp lý của các văn bản pháp luật về công chứng. Theo Nghị định này thì “Phòng Công chứng Nhà nước là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng ở Ngân hàng, có con dấu mang hình quốc huy”, theo đó, mỗi tỉnh sẽ có ít nhất một phòng công chứng riêng. Ở các huyện, thị xã nơi chưa có Phòng công chứng nhà nước, UBND huyện, thị xã được thực hiện một số việc công chứng7. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của cơ chế kinh tế thị trường ở nước ta, nhu cầu về giao kết dân sự, hợp đồng kinh tế… của các tổ chức, cá nhân ngày càng tăng và có nhiều thay đổi liên quan đến hoạt động công chứng và Nghị định 45/HĐBT không còn đáp ứng được.

6 Lê Thị Kim Oanh (2020), tlđd. 7 Điều 20 Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước 14 - Ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/CP về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước thay thế cho Nghị định số 45/HĐBT, theo đó, Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp nhằm chuyên môn hóa hoạt động công chứng và giảm tình trạng quá tải cho UBND; mặt khác, khái niệm công chứng cũng được xác định như khái niệm công chứng nhà nước được quy định tại Nghị định số 45/HĐBT nhưng bổ sung thêm quy định loại trừ giá trị chứng cứ của hợp đồng, giấy tờ đã được công chứng nhà nước chứng nhận hoặc UBND cấp có thẩm quyền chứng thực khi bị Tòa án tuyên bố vô hiệu. - Do nhu cầu giao kết hợp đồng, giao dịch ngày càng phong phú, đa dạng về số lượng cũng như lĩnh vực giao kết, nên Nghị định 31/CP đã bộc lộ nhiều điểm bất cập. Do đó, ngày 08/12/2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực.

Nghị định này quy định về phạm vi công chứng, chứng thực; tổ chức Phòng công chứng; nguyên tắc hoạt động; trình tự thủ tục thực hiện việc công chứng, chứng thực; công tác chứng thực của UBND cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và UBND cấp xã, phường, thị trấn. Điểm nổi bật của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là khái niệm công chứng mới được xác định khoa học hơn, rõ ràng hơn so với quan niệm chung của thế giới về công chứng và bước đầu có sự phân biệt giữa công chứng và chứng thực. Theo đó, công chứng là việc Phòng công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP. Tại khái niệm này, lần đầu tiên thuật ngữ pháp lý “công chứng” được sử dụng để thay thế cho thuật ngữ pháp lý “công chứng nhà nước” được sử dụng trong các văn bản pháp luật điều chỉnh về lĩnh vực công chứng trước đó (thuật ngữ Phòng công chứng đã được sử dụng để thay thế cho thuật ngữ Phòng công chứng nhà nước, góp phần vào yêu cầu quan trọng trong việc xã hội hóa hoạt động công chứng ở nước ta); chủ thể của hoạt động công chứng là Phòng công chứng, không phải công chứng viên.