CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI BÌNH ANH 1. Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh 1. Danh mục nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh được trình bày trong Bảng 1.1 dưới đây: Bảng 1. Danh mục nguyên vật liệu, CCDC sử dụng tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh STT Tên Nguyên vật liệu, CCDC 1 Thép Các loại 2 Nhôm 3 Gỗ các loại 4 Tôn mát 5 Tổn thường 6 Xi măng 7 Gạch 8 Cát 9 Sỏi 10 Sơn 11 Máy móc thi công 12 Khoan 13 Búa 14 Vòng bi Nguồn: Số liệu kho Công ty GVHD: Th.GVC Phạm Minh Hồng 3 SV: Nguyễn Thanh Huyền Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Theo Bảng 1.1, hiện nay Công ty TNHH Thương mại Bình Anh đang sử dụng 14 loại NVL và CCDC khác nhau để chế biến và sản xuất sản phẩm.
Mã Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh Để dễ dàng trong việc tính toán và hạch toán NVL, CCDC. Công ty TNHH Thương mại Bình Anh tiến hành mã hóa tất cả các NVL và CCDC sử dụng tại Doanh nghiệp. Các sản phẩm được mã hóa theo Bảng 1.2 dưới đây: Bảng 1. Mã nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ được sử dụng tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh STT Tên Nguyên vật liệu, CCDC Mã số 1 Thép Các loại TE01 2 Nhôm NH02 3 Gỗ các loại GI03 4 Tôn mát TM04 5 Tổn thường TN05 6 Xi măng XM06 7 Gạch GA07 8 Cát CA08 9 Sỏi S009 10 Sơn S0010 11 Máy móc thi công MM011 12 Khoan KH012 13 Búa BU013 14 Vòng bi VB014 Nguồn: Phòng kỹ thuật GVHD: Th.GVC Phạm Minh Hồng 4 SV: Nguyễn Thanh Huyền Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tất cả các loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được sử dụng trong sản xuất sản phẩm của Công ty TNHH Thương mại Bình Anh được thể hiện như trong Bảng 1.2 bên trên có những đặc điểm như: - Tất cả các nguyên vật liệu đề là những nguyên vật liệu được dùng trong sản xuất sản phẩm chủ yếu là sản phẩm về cơ khí và sản phẩm về xây dựng là chủ yếu.
Và do các nguyên vật liệu chủ yếu là nguyên vật liệu dùng trong sản xuất các sản phẩm về cơ khí và sản phẩm về xây dựng nên các nguyên vật liệu này có tính bền cao ít hao hụt và hư hỏng trong quá trình lưu kho để chuẩn bị dùng cho sản xuất sản phẩm. - Các công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất sản phẩm là công cụ dụng cụ có độ bền cao và ít phải thay thế. - Các nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ được dùng cho sản xuất sản phẩm tại Công ty đều được mã hóa và có danh mục rõ ràng. Tất cả những đặc điểm này của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đang sử dụng tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh đã ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ như sau: - Do nguyên vật liệu có tính bền cao và ít hao hụt nên công tác kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và hàng hóa thiếu hụt đơn giản và hầu như không có dự trữ nguyên vật liệu và công cụ dụng so với định mức trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Công tác kế toán tăng giảm nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm chủ yếu là kết toán tăng do nhập và giảm do xuất nguyên vật liệu. - Do các sản phẩm được chi tiết danh mục và được mã hóa nên công tác kế toán hàng tồn kho dễ dàng và không nhầm lẫn.GVC Phạm Minh Hồng 5 SV: Nguyễn Thanh Huyền Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1. Phân loại Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính gồm : Các loại Thép, Nhôm, Xi măng, Cát, sỏi Vật liệu phụ bao gồm: Các loại tôn lợp, kính lắp cửa, Công cụ, dụng cụ gồm: Khoan, Búa, Kìm, Thước đo, vòng bi các loại Máy thi công, Máy tiện, Máy cắt dùng trong quá trình sản xuất sản phẩm Phế liệu thu hồi bao gồm: Các loại thép thừa, nhôm thừa, kính vụn, công cụ dụng cụ hỏng trong quá trình sản xuất. Tất cả các nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Công ty TNHH Thương mại Bình Anh đang sử dụng đều được mua ngoài.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh 1. Hoạt động mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Nguyên vật liệu thu mua tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh thường là lớn và phải đảm bảo chất lượng vì đối với mỗi một sản phẩm của Công ty TNHH Thương mại Bình Anh khi khách hàng quyết định mua thường có giá trị lớn nên khách mua hàng của Công ty TNHH Thương mại Bình Anh cũng rất khó tính. Chính vì vậy, để công tác thu mua nguyên vật liệu đạt kết quả tốt nhất, phòng kinh doanh dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các loại sản phẩm, lên kế hoạch thu mua và thực hiện công tác cung ứng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cho sản xuất.
Nhờ đó, quá trình sản xuất tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh luôn được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch. Vật liệu, công cụ, dụng cụ trước khi nhập kho được tiến hành kiểm tra chặt chẽ bởi các kỹ thuật viên và các nhân viên KCS về tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại.GVC Phạm Minh Hồng 6 SV: Nguyễn Thanh Huyền Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1. Công tác bảo quản nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Bởi vì nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ có số lượng lớn, nên đòi hỏi việc bảo quản cần được tiến hành khoa học. Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh được bảo quản trong diện tích kho 1200m2 tại nhà máy sản xuất Mỗi loại Nguyên vật liệu được để tại các kho nhỏ riêng bên trong kho lớn Kho của Công ty TNHH Thương mại Bình Anh đã đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của một kho hàng: rộng rãi, thoáng mát, có hệ thống phòng chống cháy nổ, có thiết bị bảo quản, chịu sự quản lý trực tiếp của thủ kho.
Các thủ kho của Công ty TNHH Thương mại Bình Anh đều là những nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lại có kinh nghiệm làm việc lâu năm. Chính vì vậy, công tác bảo quản nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh luôn đảm bảo cho quá trình sản xuất. Khâu sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ được đưa vào sản xuất là những nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã được đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại. Để chất lượng sản phẩm tốt, đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả, Công ty TNHH Thương mại Bình Anh đã xây dựng những định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cho sản phẩm.
Định mức nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ do phòng kỹ thuật xây dựng dựa trên thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất. Đây là phương pháp quản lý một cách hợp lý, giúp cho doanh nghiệp sản xuất vẫn đảm bảo chất lượng mà không bị cố tình giảm thiểu số nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng để thu lợi.GVC Phạm Minh Hồng 7 SV: Nguyễn Thanh Huyền Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Do đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất nên nguồn nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ có ý nghĩa rất quan trọng, tác động trực tiếp lên chất lượng sản phẩm nên Công ty TNHH Thương mại Bình Anh đặc biệt chú trọng quản lý tốt tất cả các khâu thu mua, dự trữ, sử dụng, bảo quản vật liệu và công cụ, dụng cụ một cách hợp lý và có hiệu quả. Việc tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh được thể hiện theo sơ đồ 1.
Công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu CCDC tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh Giám đốc Phòng kinh Phòng kế Phòng Kỹ doanh toán thuật Thủ kho Nguồn: Phòng kỹ thuật Theo sơ đồ 1.1, công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại Bình Anh bao gồm: GVHD: Th.GVC Phạm Minh Hồng 8 SV: Nguyễn Thanh Huyền Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành * Giám đốc: Là người có người quản lý và chịu trách nhiệm cao nhất đối với công tác quản lý NVL và CCDC tại Doanh nghiệp, giám sát mọi công việc liên quan đến thu mua, xây dựng định mức, sử dụng, kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Doanh nghiệp. * Phòng kinh doanh: Có trách nhiệm theo dõi và lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, CCDC, báo cáo Giám đốc về tình hình thu mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại đơn vị, kí hợp đồng thu mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. * Phòng kế toán: Có trách nhiệm kết hợp với phòng kinh doanh theo dõi việc mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại đơn vị, cùng tham gia với phòng kinh doanh các công tác như kiểm định giá mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ , thanh toán tiền mua nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ cho Nhà cung cấp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, theo dõi và hạch toán tình hình sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng tại đơn vị. * Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, xây dựng các tiêu chuẩn bảo quản nguyên vật liệu tại kho của Nhà máy.
* Thủ kho: Có trách nhiệm nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ dùng cho sản xuất sản phẩm, bảo quản nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại kho theo định mức tiêu chuẩn mà phòng kỹ thuật xây dựng.