Chƣơng 1 Cơ sở lí luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu 1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu Doanh nghiệp là đơn vị kinh tế cơ sở, nơi trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm thực hiện cung cấp các loại lao vụ dịch vụ đáp ứng yêu cầu tiêu dùng của xã hội. Với chức năng nhƣ vậy, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng muốn thực hiên tốt chức năng đó thì cần phải có đầy đủ những yếu tố cơ bản để phục vụ cho quá trình SXKD của mình.
Một trong những yếu tố cơ bản đó là đối tƣợng lao động nhƣ nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ…tất cả những yếu tố đó qua quá trình tác động của con ngƣời, cũng nhƣ sử dụng hợp lý chúng trong những điều kiện nhất định để phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo ra sản phẩm, hình thành nên sản phẩm của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, cấu thành nên thực thể của sản phẩm, tham gia thƣờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh, là tài sản lƣu động dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và trong chu kỳ đó, về mặt hiện vật, NVL dƣới tác động của sức lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ một lần và thay đổi hình thái vật chất ban đầu hình thành nên thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, nguyên vật liệu thể hiện thành vốn lƣu động và đƣợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Từ những đặc điểm trên cho thấy NVL đƣợc coi là cơ sở vật chất, là yếu tố đầu vào không thể thiếu của bất kỳ quá trình sản xuất nào, NVL có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Vì vậy các doanh nghiệp sản xuất cần phải tăng cƣờng công tác quản lý NVL chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Vai trò của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, nó là đối tƣợng sản xuất phục vụ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, nguyên vật liệu không chỉ quyết định số lƣợng sản phẩm mà còn ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách, chủng loại đa dạng thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu và phục vụ nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Nhƣ vậy, nguyên vật liệu có một giá trị vô cùng quan trọng không thể phủ nhận trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thực hiện đƣợc nếu thiếu một trong ba yếu tố: lao động, tƣ liệu lao đông và đối tƣợng lao đông. Trong đó, con ngƣời với tƣ cách là chủ thể lao động sử dụng tƣ liệu lao động và đối tƣợng lao động để tạo ra của cải vật chất. Trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp biểu hiện cụ thể của đối tƣợng lao động là nguyên vật liêu.
Chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, nó không chỉ làm đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là bộ phận quan trọng của hàng tồn kho đƣợc theo dõi bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết Do NVL có vai trò quan trọng nhƣ vậy nên công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải đƣợc thực hiện một cách toàn diện, để tạo điều kiện quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tƣợng hƣ hỏng, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh 1. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 1. Yêu cầu quản lý của kế toán nguyên vật liệu NVL là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh, thuộc tài sản lƣu động cho nên thƣờng xuyên biến động. Để hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc diễn ra bình thƣờng các doanh nghiệp phải diễn ra thƣờng xuyên thu mua các loại NVL khác nhau, đƣợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau và giá cả cũng thƣờng xuyên biến 2 đổi trên thị trƣờng.
Do vậy, công tác quản lý NVL là yêu cầu tất yếu khách quan, phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quan, sử dụng, dự trữ là việc vô cùng quan trọng, để làm đƣợc điều đó phụ thuộc vào khả năng, trình độ của cán bộ quản lý. Đối với một doanh nghiệp sản xuất việc quản lý vật liệu có thể đƣợc xem xét trên các khía cạnh sau: - Quản lý thu mua: NVL cần đảm bảo về các mặt số lƣợng, chất lƣợng và thời gian cung cấp. Yêu cầu này đòi hỏi kế hoạch thu mua phải hợp lý, đáp ứng yêu cầu sử dụng. Cần lựa chọn nguồn cung cấp với giá cả thích hợp đáp ứng đúng, đầy đủ và kịp thời nhu cầu về vật tƣ, đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển, hạ giá thành sản phẩm - Khâu bảo quản: Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý, hóa học khác nhau.
Vì vậy, cần phải bảo quản chúng theo đúng với đặc tính lý hóa của chúng. doanh nghiệp cần phải có hệ thống kho tàng, bến bãi đầy đủ, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý để đảm bảo yêu cầu bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, đảm bảo chất lƣợng nguyên vật liệu, hạn chế những mất mát, hao hụt về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng nguyên vật liệu. - Khâu sử dụng: Tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong sản xuất, giá trị nguyên vật liệu có trong giá vốn thành phẩm. Do vậy, trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất sản phẩm.
Từ đó xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí hợp lý để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho doanh nghiệp. - Khâu dự trữ: Xuất phát từ đặc điểm của NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, NVL luôn biến động thƣờng xuyên nên việc dự trữ NVL nhƣ thế nào để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh không quá nhiều làm ứ đọng về vốn, nhƣng cũng không quá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất. Hơn nữa, DN cần phải xây dựng định mức tối đa và tối thiểu cho sản xuất. Xây dựng định mức tiêu hao NVL trong sử dụng cũng nhƣ trong định mức hao hụt hợp lý khi vận chuyển và bảo quản.
Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm đƣợc tình hình thực tế về nguyên vật liệu, để từ đó có những chỉ đạo đúng đắn cho các phƣơng án sản xuất kinh doanh. Kế toán nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ và kịp thời thì lãnh đạo doanh nghiệp mới có đƣợc những thông tin thích hợp, từ đó có những biện pháp để quản lý vật liệu, cũng nhƣ có những biện pháp điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với tình hình nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Thông qua số liệu kế toán, các nhà quản lý mới biết đƣợc số lƣợng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu để có kế hoạch cung ứng kịp thời phục vụ cho sản xuất, hạn chế sự hao hụt, lãng phí, bảo đảm sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm nhất nhƣng vẫn đảm bảo tiến độ và chất lƣợng sản phẩm. Xuất phát từ yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
Kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện phân loại, đánh giá vật tƣ phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán đã quy định và phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp, tạo điều kiện cho bộ phận kế toán có thể theo dõi đƣợc việc dự trữ, bảo quản vật tƣ, phát hiện và ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, mất mát hoặc những thứ vật tƣ kém phẩm chất đồng thời đƣa ra biện pháp xử lý kịp thời trong trƣờng hợp thiếu hoặc thừa vật tƣ. Xác định đúng số lƣợng vật tƣ đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó phân bổ hợp lý giá trị NVL, đã tiêu hao cho các đối tƣợng sử dụng. - Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết. Tổ chức chứng từ, tài khoản chứng từ, sổ kế toán phù hợp với phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của vật liệu, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, xác định đúng đắn trị giá vốn thực tế, đồng thời đảm bảo đƣợc sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo.
4 - Định kỳ cần tiến hành kiểm kê và đánh giá vật liệu, theo chế độ quy định. Lập báo cáo tổng hợp tình hình hiện có về vật tƣ phục vụ cho công tác lập kế hoạch thu mua, dự trữ vật tƣ sao cho có hiệu quả nhất. Cần thiết thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về vật tƣ đã đặt ra để có các giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu Phân loại NVL là việc sắp xếp NVL thành từng nhóm, từng loại và từng thứ vật tƣ theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Mỗi doanh nghiệp do tính đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng các loại NVL cũng khác nhau cả về tỷ trọng cũng nhƣ danh điểm từng loại. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tƣợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh Nghiệp. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu, vật liệu bao gồm: - Nguyên liệu, vật liệu chính - Vật liệu phụ. - Nhiên liệu, phụ tùng thay thế.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.