Tổng quan nghiên cứu

Trong hệ thống quản trị công, tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản đặc biệt của dân tộc, mang giá trị lịch sử, chính trị, kinh tế và an ninh quốc phòng sâu sắc. Tuy nhiên, giai đoạn 2013 - 2017 ghi nhận thực trạng công tác lưu trữ tại Việt Nam đối mặt với nhiều rào cản nghiêm trọng về nguồn lực, khi tỷ lệ cơ quan thực hiện nộp lưu tài liệu theo quy định chỉ đạt 19,1% (tương đương 38 trên tổng số 198 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu trung ương). Vấn đề cốt lõi đặt ra là sự thiếu hụt và phân bổ chưa hợp lý nguồn lực tài chính công, khiến hệ thống kho tàng, cơ sở vật chất và công nghệ bảo quản chưa đáp ứng được yêu cầu bảo tồn an toàn và phát huy giá trị di sản.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận, phân tích thực trạng quản lý và phân bổ ngân sách trong lĩnh vực lưu trữ nhà nước, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp đổi mới quản trị tài chính nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sự nghiệp lưu trữ. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các tổ chức lưu trữ nhà nước thuộc bộ máy hành chính trung ương và địa phương, trọng tâm là dữ liệu tài chính và nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ giai đoạn 2013 - 2017.

Ý nghĩa của đề tài được khẳng định rõ nét khi mỗi cơ quan Lưu trữ Quốc gia hàng năm phải đảm bảo phục vụ khoảng 1.500 lượt độc giả nghiên cứu trực tiếp, đồng thời quản lý hàng triệu tài liệu quý hiếm. Luận văn cung cấp luận cứ khoa học thực tiễn giúp tái cấu trúc quy trình phân bổ ngân sách, thúc đẩy cơ chế tự chủ tài chính cho các đơn vị sự nghiệp công lập, góp phần giảm áp lực cho ngân sách nhà nước và bảo tồn bền vững nguồn tài nguyên thông tin quốc gia.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng đồng bộ hai khung lý thuyết nền tảng gồm lý thuyết quản lý tài chính công hiện đại và lý thuyết hàng hóa công cộng. Theo lý thuyết hàng hóa công, sản phẩm đầu ra của hoạt động lưu trữ nhà nước là loại hàng hóa công đặc biệt không có tính cạnh tranh trong tiêu dùng, mang lại lợi ích bao trùm cho cả thế hệ hiện tại và mai sau mà khu vực tư nhân không thể cung ứng toàn diện. Bên cạnh đó, mô hình quản lý chi tiêu công trung hạn và lý thuyết phân cấp quản trị nhà nước được tích hợp nhằm phân tích cơ chế tạo lập, phân bổ và kiểm soát dòng vốn.

Bốn khái niệm cốt lõi được chuẩn hóa xuyên suốt nghiên cứu bao gồm:

  1. Nguồn lực tài chính công: Toàn bộ các quỹ tiền tệ được huy động từ ngân sách nhà nước, các nguồn thu sự nghiệp hợp pháp và tài trợ nhằm phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội.
  2. Quản lý nguồn lực tài chính lưu trữ: Quá trình lập kế hoạch, huy động, phân bổ, cấp phát, thanh toán và quyết toán các dòng vốn dành cho hoạt động bảo quản và phát huy giá trị tài liệu.
  3. Phông lưu trữ Quốc gia: Toàn bộ khối tài liệu có giá trị đặc biệt được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhân vật lịch sử qua các thời kỳ.
  4. Tự chủ tài chính sự nghiệp công lập: Quyền và trách nhiệm tự quyết định của đơn vị công lập trong việc sử dụng ngân sách được giao và khai thác các nguồn thu dịch vụ theo quy định pháp luật.

Phương pháp nghiên cứu

Về quy mô mẫu và phương pháp chọn mẫu, nghiên cứu sử dụng phương pháp chọn mẫu toàn bộ đối với 09 đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, kết hợp phương pháp chọn mẫu có chủ đích đối với 198 cơ quan bộ, ngành thuộc diện nộp lưu tài liệu về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Lý do lựa chọn cách tiếp cận này nhằm đảm bảo tính bao quát toàn diện của dữ liệu tài chính chính thống cấp trung ương, đồng thời phản ánh khách quan mức độ tương tác tài chính giữa các cơ quan tạo nguồn tài liệu và cơ quan lưu trữ chuyên trách.

Phương pháp phân tích số liệu kết hợp giữa thống kê mô tả, phân tích tổng hợp định lượng các chuỗi dữ liệu thu chi ngân sách và phương pháp so sánh đối chiếu đa chiều. Lý do lựa chọn các phương pháp này là nhằm nhận diện chính xác sự biến động của dòng vốn chi thường xuyên so với chi đầu tư phát triển, cũng như đánh giá mức độ tương thích giữa tốc độ tăng chi ngân sách với khối lượng tài liệu thu thập thực tế trong suốt timeline nghiên cứu 5 năm từ 2013 đến 2017.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực chứng giai đoạn 2013 - 2017 đã chỉ ra bốn phát hiện cốt lõi:

Thứ nhất, công tác thu thập tài liệu lưu trữ vào các Lưu trữ Quốc gia đạt tỷ lệ rất thấp và mất cân đối nghiêm trọng giữa các loại hình. Tỷ lệ cơ quan thực hiện giao nộp tài liệu theo đúng quy định chỉ đạt 19,1% (38 trên tổng số 198 cơ quan). Tốc độ tăng trưởng tài liệu thu thập chỉ đạt trung bình khoảng 600 mét giá mỗi năm. Khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật thu về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia mới đạt gần 3.000 mét giá (trong đó 2.700 mét giá là tài liệu xây dựng cơ bản, chiếm 90%), chỉ đáp ứng gần 11% tổng số tài liệu thực tế cần thu gom trên cả nước.

Thứ hai, nhóm tài liệu nghe - nhìn và tài liệu quý hiếm bị thất thoát hoặc chưa được thu thập với tỷ lệ đáng báo động. Cơ quan Lưu trữ Quốc gia hiện chỉ thu thập được 96.194 phim âm bản, 146.295 bức ảnh, 4.316 cuộn ghi âm và 5.601 đĩa CD, ước tính chỉ chiếm từ 2% đến 3% tổng khối lượng tài liệu nghe nhìn thực tế được sản sinh trong toàn bộ hệ thống cơ quan nhà nước. Khối tài liệu quý hiếm từ cá nhân, dòng họ mới chỉ vận động tiếp nhận được 261,25 mét giá.

Thứ ba, cơ cấu phân bổ ngân sách nhà nước bộc lộ sự bất đối xứng giữa chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển. Nguồn kinh phí chi thường xuyên duy trì mức tăng trưởng ổn định hàng năm, trong khi nguồn kinh phí chi không thường xuyên và đầu tư nghiệp vụ chuyên sâu biến động thất thường, giảm mạnh vào các năm cuối của chu kỳ dự án do phụ thuộc vào các đề án ngắn hạn được phê duyệt riêng lẻ.

Thứ tư, tiến trình thực hiện cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP đã đạt 100% về mặt hình thức (9 trên 9 đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy chế chi tiêu nội bộ). Tuy nhiên, mức độ tự chủ thực chất còn rất thấp khi có tới 7 đơn vị chỉ tự bảo đảm được một phần nhỏ chi phí hoạt động và 3 đơn vị hoàn toàn phụ thuộc vào ngân sách nhà nước cấp toàn bộ kinh phí.

Thảo luận kết quả

Khi mô tả qua biểu đồ cột chồng kết hợp đồ thị đường, diễn biến cơ cấu ngân sách giao cho ngành lưu trữ giai đoạn 2013 - 2017 sẽ phản ánh rõ nét sự phân hóa giữa kinh phí thường xuyên ổn định và dòng vốn chi nghiệp vụ không thường xuyên suy giảm. Đồng thời, bảng ma trận phân loại tài liệu sẽ trực quan hóa khoảng cách chênh lệch giữa 90% tài liệu xây dựng cơ bản chiếm ưu thế áp đảo so với mức thu thập vỏn vẹn 2% đến 3% của tài liệu nghe nhìn.

Nguyên nhân sâu xa của tình trạng trên bắt nguồn từ sự tách rời giữa quy trình lập dự toán chi thường xuyên do Bộ Tài chính chủ trì và lập kế hoạch vốn đầu tư phát triển do Bộ Kế hoạch và Đầu tư phụ trách. Thêm vào đó, Bộ Nội vụ chưa thực hiện phân cấp triệt để quyền quản lý tài chính cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo Quyết định 1176/QĐ-BNV. So sánh với các nghiên cứu quản trị công trong ngành bảo tàng và thư viện, lĩnh vực lưu trữ chịu sự trói buộc khắt khe hơn về an ninh thông tin, khiến việc thương mại hóa dịch vụ công gặp nhiều rào cản thể chế, dẫn tới nguồn thu tự chủ chưa tương xứng với tiềm năng.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực tài chính cho ngành lưu trữ trong giai đoạn tới, bốn nhóm giải pháp hành động được đề xuất:

  1. Hoàn thiện quy hoạch gắn kết kế hoạch tài chính trung hạn 5 năm với dự toán hàng năm: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chủ trì phối hợp cùng Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư chuyển đổi phương thức lập ngân sách dựa trên kết quả đầu ra. Mục tiêu là giải ngân 100% hạn mức vốn đầu tư công trung hạn đúng tiến độ, chấm dứt tình trạng bố trí vốn manh mún, hoàn thành dứt điểm trong giai đoạn 2018 - 2023.
  2. Thúc đẩy cơ chế tự chủ tài chính và đa dạng hóa nguồn thu dịch vụ sự nghiệp: Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chủ động phát triển các gói dịch vụ giá trị gia tăng như số hóa tài liệu theo yêu cầu, bảo quản tu bổ tư nhân, tổ chức triển lãm chuyên đề và nhượng quyền khai thác dữ liệu lịch sử phi mật. Mục tiêu nâng tỷ trọng nguồn thu tự chủ đạt trên 30% tổng chi thường xuyên của các đơn vị sự nghiệp vào năm 2025.
  3. Đẩy mạnh phân cấp quản lý tài chính và chuẩn hóa hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật: Bộ Nội vụ cần sửa đổi Quy chế quản lý tài chính để phân quyền tự chủ dự toán toàn diện cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giai đoạn 2018 - 2020. Cục cần ban hành đầy đủ 100% bộ định mức kinh tế kỹ thuật cho các quy trình nghiệp vụ số hóa, tu bổ và phục chế tài liệu làm căn cứ thanh quyết toán minh bạch.
  4. Tăng cường đầu tư công nghệ số hóa và bảo hiểm tài liệu quý hiếm: Bố trí tối thiểu 15% đến 20% tổng ngân sách sự nghiệp lưu trữ hàng năm để thực hiện số hóa toàn diện khối tài liệu giấy đang xuống cấp và tài liệu nghe nhìn đến năm 2025, ứng dụng công nghệ bảo quản đạt chuẩn quốc tế nhằm bảo đảm an toàn tuyệt đối cho Phông lưu trữ Quốc gia.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung luận văn mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho bốn nhóm đối tượng chuyên môn:

  1. Cán bộ quản lý và chuyên viên tài chính tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cùng các bộ ngành: Nắm vững quy trình xây dựng dự toán trung hạn, quy chế chi tiêu nội bộ và cơ chế thanh quyết toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC nhằm tối ưu hóa việc phân bổ ngân sách.
  2. Lãnh đạo các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Lưu trữ lịch sử 63 tỉnh thành: Ứng dụng các giải pháp mở rộng nguồn thu sự nghiệp hợp pháp từ hoạt động dịch vụ khai thác, phục vụ hiệu quả trên 1.500 lượt độc giả hàng năm và giảm phụ thuộc vào ngân sách cấp.
  3. Giảng viên, nhà nghiên cứu và học viên cao học chuyên ngành Quản lý kinh tế, Quản lý công, Văn thư - Lưu trữ: Sử dụng toàn bộ hệ thống lý luận về hàng hóa công đặc biệt và chuỗi số liệu thực chứng 2013 - 2017 làm tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu chuyên sâu.
  4. Cơ quan hoạch định chính sách thuộc Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính: Tiếp cận các luận cứ thực tế để hoàn thiện chính sách phân cấp ngân sách và hoàn thiện khung pháp lý về tự chủ tài chính đơn vị sự nghiệp công lập tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Hàng hóa đầu ra của lĩnh vực lưu trữ nhà nước có tính chất gì đặc thù? Sản phẩm đầu ra của hoạt động lưu trữ là hàng hóa công đặc biệt, có tính tiêu dùng chung và không cạnh tranh. Giá trị của tài liệu lưu trữ không bị hao mòn qua sử dụng mà ngược lại càng tăng thêm giá trị lịch sử, chính trị, văn hóa, phục vụ trực tiếp cho quản lý nhà nước và lợi ích lâu dài của toàn xã hội.

Tỷ lệ nộp lưu tài liệu chỉ đạt 19,1% trong giai đoạn 2013 - 2017 phản ánh vấn đề gì? Tỷ lệ 38 trên 198 cơ quan nộp lưu phản ánh sự thiếu hụt nghiêm trọng về kinh phí chỉnh lý tài liệu tại nguồn, ý thức chấp hành Luật Lưu trữ năm 2011 chưa cao và tình trạng thiếu thốn diện tích kho tàng chuẩn tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia khi chỉ tăng trưởng được khoảng 600 mét giá mỗi năm.

Vì sao quy trình lập ngân sách lưu trữ trước năm 2018 còn bộc lộ nhiều hạn chế? Do sự tách rời giữa chi đầu tư phát triển do Bộ Kế hoạch và Đầu tư rà soát và chi thường xuyên do Bộ Tài chính chủ trì. Việc lập kế hoạch tài chính chủ yếu mang tính ngắn hạn hàng năm, chưa gắn kết đồng bộ với quy hoạch phát triển dài hạn và kết quả đầu ra của ngành.

Kết quả thực hiện quyền tự chủ tài chính tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục ra sao? Mặc dù 100% (9 trên 9 đơn vị) đã ban hành quy chế chi tiêu nội bộ, nhưng đa số vẫn phụ thuộc lớn vào ngân sách. Trong đó 7 đơn vị chỉ tự bảo đảm được một phần nhỏ kinh phí và 3 đơn vị do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên.

Trở ngại tài chính lớn nhất trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ là gì? Nguồn vốn phân bổ cho công nghệ thông tin còn nhỏ lẻ, phân tán theo từng đề án ngắn hạn. Điều này khiến việc xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa diễn ra chậm chạp, buộc công tác tra tìm phục vụ độc giả vẫn phải dựa phần lớn vào phương pháp thủ công truyền thống.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản lý nguồn lực tài chính cho lĩnh vực lưu trữ nhà nước dưới góc độ quản lý kinh tế và hàng hóa công đặc biệt.
  • Phân tích thực chứng toàn diện số liệu 5 năm (2013 - 2017) tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, chỉ ra tỷ lệ nộp lưu đạt thấp 19,1% và nguồn thu tự chủ còn nhiều hạn chế.
  • Luận giải nguyên nhân của sự bất cập trong phân bổ vốn đầu tư công và chỉ rõ sự cần thiết phải phân cấp quyền quản trị tài chính triệt để cho các cơ quan chuyên trách lưu trữ.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp chiến lược khả thi từ hoàn thiện thể chế ngân sách trung hạn đến đẩy mạnh số hóa di sản đến năm 2025.
  • Kêu gọi các nhà quản lý và nhà khoa học tiếp tục mở rộng nghiên cứu mô hình hợp tác công tư trong bảo tồn di sản tài liệu quốc gia nhằm tối đa hóa các nguồn lực xã hội.