CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ VÀ THẤT THU THUẾ I/ KHÁI QUÁT VỀ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ 1.Khái niệm về chứng từ Chứng từ là chứng minh, bằng cớ, có thể dễ dàng nhận thấy rằng tự tên gọi của chứng từ đã nói lên bản chất của nó. Trong lý luận kế toán, người ta đã nêu ra khá nhiều định nghĩa về chứng từ kế toán và tuỳ theo giác độ mà có những định nghĩa tương ứng. * Giác độ tính chất pháp lý: Chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng minh các quan hệ pháp lý. Chứng từ là văn tự chứng minh về sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà các hậu quả pháp lý gắn liền với nó.
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Chứng từ là giấy tờ hoặc hình thức chứng minh cho nghiệp vụ đã xảy ra. Chứng từ là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ, thể chế quản lý kinh tế tài chính, kiểm tra kế toán… * Giác độ thông tin: Chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và không gian… Chứng từ là một công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp, trong đó, con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau mà biểu hiện và mã hoá thông tin cố định trên một hình thức hợp lý… Chứng từ là hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ như một phương tiện chứng minh và thông tin về sự hình thành của nghiệp vụ kinh tế… là căn cứ để ghi sổ. Chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán.
* Theo luật kế toán Việt Nam: Trang 1 Đề tài : công tác quản lý hóa đơn chứng từ chống thất thu thuế Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Lập chứng từ là phương pháp của kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo quy định của pháp luật. Ví dụ: Phiếu thu dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt.Khái niệm về hóa đơn Hoá đơn là chứng từ theo quy định của Nhà nước, xác nhận khối lượng, giá trị của hàng hoá, dịch vụ mua, bán, trao đổi, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ; sử dụng để khấu trừ thuế, hoàn thuế và thanh toán tài chính bảo hành sản phẩm, đăng ký tài sản. Hoá đơn là chứng từ được in sẵn thành mẫu, in từ máy tính tiền, in thành vé có mệnh giá theo quy định của Nhà nước, xác nhận khối lượng, giá trị của hàng hoá, dịch vụ mua, bán, trao đổi, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ.
Quy định trên cũng có nghĩa: hoá đơn là chứng từ xác nhận quan hệ mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ , thanh toán, quyết toán tài chính, xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và các vấn đề khác theo quy định của pháp luật. Đồng thời, trong việc thực hiện Luật thuế giá trị gia tăng và các Luật thuế mới thì hoá đơn lại có ý nghĩa quan trọng trong việc kê khai thuế, khấu trừ thuế, hoàn thuế, đảm bảo tính chính xác và chống thất thoát tiền Ngân sách Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện tốt chế độ kế toán thống kê, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh.Phân loại hóa đơn, chứng từ 3.1 Các loại hóa đơn a) Hoá đơn giá trị gia tăng là hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương Trang 2 Đề tài : công tác quản lý hóa đơn chứng từ chống thất thu thuế pháp khấu trừ (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) b) Hoá đơn bán hàng là hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này). Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5. Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
c) Hoá đơn xuất khẩu là hoá đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật về thương mại. d) Hoá đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… đ) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Hoá đơn được thể hiện bằng các hình thức sau: a) Hoá đơn tự in là hoá đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ; b) Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành; c) Hoá đơn đặt in là hoá đơn do các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.3 Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này). *Các loại hoá đơn không hợp pháp.
Trang 3 Đề tài : công tác quản lý hóa đơn chứng từ chống thất thu thuế - Hoá đơn không phải do bộ tài chính phát hành. - Hoá đơn tự in chưa được tổng cục thuế chấp nhận bằng văn bản. - Hoá đơn lập không đúng, không ghi đầy đủ các chỉ tiêu quy định trên mẫu hoá đơn. - Sử dụng hoá đơn của các tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hoá, dịch vụ - Khi bán hàng thông đồng hoặc tự ý lập hoá đơn ghi liên 1, liên 2 khác nhau.
- Dùng hoá đơn đã báo mất để bán hàng hoá, dịch vụ.2 Phân loại chứng từ Chứng từ kế toán có nhiều loại và tuỳ theo tiêu thức phân loại mà được phân thành các nhóm khác nhau. Phân loại theo vật mang thông tin Chứng từ bằng giấy; Chứng từ điện tử; Phân loại theo nội dung kinh tế Chứng từ về lao động tiền luơng; Chứng từ về hàng tồn kho; Chứng từ về bán hàng; Chứng từ về tiền tệ; Chứng từ về tài sản cố định. Phân loại theo tính chất pháp lý Chứng từ bắt buộc: là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với các loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, mục đích và phương lập.
Các chứng từ này được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, ví dụ như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng… Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp, ví dụ như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Trang 4 Đề tài : công tác quản lý hóa đơn chứng từ chống thất thu thuế Phân loại theo công dụng Chứng từ gốc: Là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi ngiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất như hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… Chứng từ từ gốc được phân loại thành hai loại: chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành. + Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để truyền đạt các lệnh sản xuất, kinh doanh hoặc công tác nhất định như lệnh chỉ, lệnh xuất kho… Chứng từ mệnh lệnh không dùng làm căn cừ ghi sổ.
+ Chứng từ chấp hành là chứng từ dùng để ghi nhận các lệnh sản xuất kinh doanh đã được thực hiện như phiếu thu, phiếu chi…Chứng từ chấp hành được dùng làm căn cứ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ: là chứng từ dùng để tập hợp số liệu các chứng từ cùng loại, cùng nghiệp vụ, trên cơ sở đó ghi chép vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc.Vai trò – ý nghĩa của hoá đơn, chứng từ - Hoá đơn là một bộ phận ấn chỉ thuế được in theo chỉ định tại các Luật thuế, Pháp lệnh thuế và các văn bản pháp quy dùng để quản lý thu thuế cho ngân sách Nhà nước. - Hoá đơn là chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) làm cơ sở cho việc hạch toán đáp ứng nhu cầu quản lý kinh tế của doanh nghiệp, của các đơn vị.
Hoá đơn là chứng từ thu tiền bán hàng và thể hiện doanh số của một doanh nghiệp. - Hoá đơn sử dụng để mua bán hàng hoá, dịch vụ, là chứng từ để đảm bảo chất lượng hàng hoá. - Hoá đơn được sử dụng để thanh, quyết toán tài chính khi mua hàng cho công ty, cơ quan, tập thể.
