Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh bùng nổ thông tin và chuyển đổi mô hình đào tạo đại học theo học chế tín chỉ, nguồn lực thông tin đóng vai trò là "giảng đường thứ hai", quyết định trực tiếp đến chất lượng giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán phát triển và quản trị nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Đồng Nai trong giai đoạn chuyển đổi từ mô hình trường cao đẳng lên đại học công lập theo quyết định thành lập năm 2010. Mục tiêu trọng tâm của luận văn là khảo sát thực trạng vốn tài liệu, phân tích cơ cấu người dùng tin, đánh giá chính sách bổ sung và quy trình quản trị, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin đáp ứng tiêu chuẩn thư viện đại học hiện đại.

Phạm vi nghiên cứu được xác định tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Đồng Nai trong mốc thời gian từ năm 2010 đến năm 2013, phục vụ cộng đồng 7.220 người dùng tin trực tiếp. Về mặt ý nghĩa thực tiễn, công trình tạo lập luận cứ khoa học để tối ưu hóa nguồn ngân sách bổ sung tài liệu hàng năm và định hướng khai thác hiệu quả dự án xây dựng tòa nhà thư viện mới với diện tích gần 9.000 m2 có tổng mức đầu tư 82 tỷ đồng, trong đó 30 tỷ đồng dành riêng cho mua sắm trang thiết bị kỹ thuật và bổ sung tài liệu. Kết quả nghiên cứu không chỉ giải quyết điểm nghẽn về tình trạng mất cân đối giữa tài liệu in truyền thống và tài liệu số, mà còn cung cấp mô hình phát triển vốn tài liệu có giá trị ứng dụng cao cho hệ thống các trường đại học mới nâng cấp trên toàn quốc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng các lý thuyết kinh điển của ngành Thông tin - Thư viện và hệ thống văn bản pháp quy hiện hành. Luận văn vận dụng Định luật Phân bố Bradford về sự tập trung và tản mạn thông tin, chỉ ra rằng khoảng 10% đến 15% số lượng tạp chí hạt nhân có thể đáp ứng tới 90% nhu cầu tra cứu chuyên sâu của người dùng tin. Bên cạnh đó, Quy luật Gia tăng tài liệu theo cấp số nhân (chu kỳ tăng gấp đôi sau 12 đến 15 năm theo định luật Moorse) và Quy luật Lỗi thời của thông tin được tích hợp nhằm xây dựng chu kỳ vòng đời và chính sách thanh lọc tài liệu định kỳ.

Khung nghiên cứu dựa trên 4 khái niệm trung tâm bao gồm: nguồn lực thông tin, chính sách phát triển vốn tài liệu, quản trị nguồn tin và mức độ thỏa mãn nhu cầu tin. Toàn bộ hoạt động bổ sung và kinh phí vận hành được đối chiếu trực tiếp với khung pháp lý tại Điều 21 và Điều 23 Pháp lệnh Thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10 cùng Quyết định số 688/QĐ-GD-ĐT ngày 14/7/1986 về quyền thu nhận và lưu chiểu các công trình nghiên cứu khoa học nội sinh.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp điều tra chọn mẫu kết hợp khảo sát thực tế toàn diện trên tổng thể 7.220 người dùng tin của trường. Cỡ mẫu khảo sát được phân tầng theo cấu trúc 3 nhóm đối tượng mục tiêu: nhóm cán bộ quản lý (45 người, chiếm 0,62%), nhóm giảng viên (223 người, chiếm 3,09%) và nhóm sinh viên các hệ đào tạo (6.952 người, chiếm 96,29%). Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên được lựa chọn nhằm phản ánh chính xác sự khác biệt về chiều sâu nhu cầu tin giữa người làm công tác nghiên cứu chuyên sâu và người học đại cương.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phiếu điều tra anket kết hợp phỏng vấn sâu trực tiếp cán bộ quản trị và thủ thư. Dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính giai đoạn 2010 - 2013, sổ đăng ký cá biệt kho tài liệu lưu hành hơn 130.000 bản và nhật ký giao dịch phần mềm quản lý tích hợp Libol 6.0. Phương pháp phân tích số liệu thống kê mô tả và tổng hợp so sánh được lựa chọn để lượng hóa mức độ đáp ứng tài liệu, xác định hệ số quay vòng vốn sách và kiểm định hiệu quả của các kênh bổ sung kinh phí.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình điều tra thực trạng cho thấy cơ cấu phân bổ kinh phí phát triển nguồn tin còn bộc lộ nhiều điểm bất cập. Về tỷ trọng đầu tư mua tài liệu trả tiền, ngân sách dành cho sách chiếm 90% tổng kinh phí (trong đó sách tham khảo chiếm 60% đến 70%, sách giáo trình chiếm 30% đến 40%), trong khi kinh phí mua báo và tạp chí chỉ chiếm 10% (tương đương khoảng 10 triệu đồng mỗi tháng cho gần 100 loại ấn phẩm). Nguồn tài liệu lưu chiểu nội sinh đã tích lũy được hơn 500 tài liệu giá trị, bao gồm 7 luận án, 25 luận văn, 230 báo cáo khoa học, 146 đề tài nghiên cứu, 108 báo cáo tốt nghiệp, 84 báo cáo chuyên đề và 35 đầu sách do nhà trường tự biên soạn.

Công tác thanh lọc vốn tài liệu bước đầu được chuẩn hóa theo 6 tiêu chí nghiêm ngặt của H. McGraw. Điển hình trong đợt xử lý tháng 5/2012, thư viện đã thanh lý 5.000 cuốn sách không còn giá trị, bao gồm 540 bản trùng, 1.100 cuốn quà tặng không phù hợp mục tiêu đào tạo, 1.360 cuốn lỗi thời về mặt tri thức, 750 cuốn đã có ấn bản mới thay thế và 1.250 cuốn hư hỏng rách nát. Về nguồn nhân lực, đội ngũ thư viện phát triển từ 2 cán bộ thời kỳ đầu lên 9 cán bộ vào năm 2013, trong đó có 1 nhân sự chuyên trách về công nghệ thông tin nhưng trình độ ngoại ngữ chuyên ngành của tập thể vẫn còn nhiều hạn chế.

Thảo luận kết quả

Các số liệu khảo sát phản ánh rõ sự phân hóa trong hành vi tiếp cận thông tin giữa các nhóm người dùng. Kết quả này được trực quan hóa qua biểu đồ phân bổ lượt mượn ấn phẩm hàng năm, cho thấy sinh viên khối đại học chính quy chiếm hơn 85% tổng lưu lượng khai thác tài liệu tại phòng đọc mở 140 chỗ và phòng máy tính 61 vị trí kết nối mạng. Nguyên nhân của việc thiếu hụt tài liệu ngoại văn và cơ sở dữ liệu số bắt nguồn từ quy trình cấp phát ngân sách theo phương thức đơn lẻ, thiếu tính ổn định định kỳ.

Bảng thống kê cơ cấu loại hình tài liệu khẳng định thư viện vẫn phụ thuộc phần lớn vào tài liệu in truyền thống, trong khi tài nguyên số hóa trên nền tảng DSpace và Greenstone mới đạt hơn 3.000 tài liệu nội sinh. So sánh với các chuẩn mực của Hiệp hội Thư viện Đại học khu vực, việc liên kết chia sẻ nguồn lực liên thư viện chưa được triển khai đồng bộ, dẫn đến tình trạng vừa thừa sách tham khảo đại cương ít sử dụng, vừa thiếu tài liệu nghiên cứu chuyên ngành mũi nhọn.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, ban hành văn bản chính sách phát triển và quản trị nguồn lực thông tin hoàn chỉnh, xác định rõ danh mục môn loại ưu tiên cho từng ngành đào tạo. Ban Giám hiệu nhà trường chỉ đạo Trung tâm Thông tin - Thư viện chủ trì hoàn thiện văn bản này trong quý 4 năm 2013, đặt mục tiêu nâng tỷ lệ tài liệu số hóa và giáo trình điện tử lên mức tối thiểu 25% trong cơ cấu bổ sung mới.

Thứ hai, đổi mới cơ chế phân bổ và bảo đảm nguồn kinh phí bổ sung ổn định hàng năm. Phòng Kế hoạch - Tài vụ phối hợp cùng thư viện thực hiện giải ngân đúng tiến độ gói ngân sách 30 tỷ đồng thuộc dự án xây dựng tòa nhà thư viện mới trước tháng 9 năm 2013, đồng thời tái đầu tư 100% nguồn thu từ phí dịch vụ in sao tài liệu (phục vụ trung bình 20 đến 30 lượt mỗi ngày) và lệ phí phát hành thẻ thư viện 5.000 đồng mỗi thẻ để tăng quỹ phát triển sách chuyên khảo.

Thứ ba, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và tích hợp hệ thống phần mềm quản trị thư viện số. Tổ Kỹ thuật tin học thư viện chịu trách nhiệm nâng cấp phiên bản Libol 6.0, tích hợp cổng tra cứu trực tuyến OPAC và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu toàn văn trên phần mềm nguồn mở DSpace trong giai đoạn 2013 - 2014, bảo đảm kết nối thông suốt với mạng lưới hơn 100.000 tài liệu điện tử dùng chung.

Thứ tư, triển khai chương trình liên kết chia sẻ tài nguyên và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ. Ban Giám đốc Trung tâm xúc tiến ký kết thỏa thuận mượn liên thư viện với các trường đại học tại Thành phố Hồ Chí Minh trước năm 2015. Đồng thời, Phòng Tổ chức cán bộ tổ chức đào tạo nâng cao kỹ năng ngoại ngữ và kỹ thuật biên mục chuẩn quốc tế cho toàn bộ 9 cán bộ thư viện hiện tại.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Thứ nhất, Ban Giám hiệu và các nhà quản lý giáo dục đại học: Cung cấp khung phương pháp luận khoa học và căn cứ thực tiễn để phê duyệt định mức đầu tư cơ sở vật chất, xây dựng chính sách phân bổ ngân sách thư viện hợp lý trong giai đoạn nâng cấp trường.

Thứ hai, Giám đốc và cán bộ quản trị Trung tâm Thông tin - Thư viện: Cung cấp cẩm nang chi tiết về quy trình bổ sung 3 giai đoạn (khởi đầu, hiện tại, hoàn bị), phương pháp phân tích nhu cầu tin và tiêu chí xử lý thanh lý sách định kỳ theo quy chuẩn nghiệp vụ.

Thứ ba, Giảng viên, nghiên cứu viên và học viên cao học ngành Khoa học Thư viện - Thông tin: Nguồn tài liệu tham khảo giá trị về phương pháp nghiên cứu định lượng kết hợp định tính, ứng dụng các định luật thư viện học và kỹ thuật quản trị vốn tài liệu số nội sinh.

Thứ tư, Cán bộ phụ trách công tác bảo đảm chất lượng giáo dục và kiểm định đại học: Hệ thống các chỉ số đo lường thực tế về diện tích phòng đọc, số lượng đầu sách trên mỗi sinh viên và tần suất khai thác tài nguyên làm tiêu chí đối sánh tiêu chuẩn kiểm định cơ sở đào tạo.

Câu hỏi thường gặp

Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Đồng Nai đã trang bị hệ thống hạ tầng công nghệ và phần mềm quản lý nào? Thư viện đã vận hành hệ thống phần mềm tích hợp Libol 6.0, xây dựng kho học liệu số nội sinh với hơn 3.000 tài liệu trên nền tảng DSpace và Greenstone, đồng thời khai thác hệ thống thư viện điện tử liên kết cung cấp hơn 100.000 tài liệu phục vụ độc giả qua phòng máy tính 61 vị trí kết nối internet.

Đặc điểm phân bổ kinh phí mua tài liệu hàng năm tại thư viện diễn ra như thế nào? Ngân sách bổ sung hàng năm tập trung 90% kinh phí cho nguồn sách in (trong đó sách tham khảo chiếm 60% đến 70%, sách giáo trình chiếm 30% đến 40%), còn 10% kinh phí được dành để đặt mua định kỳ gần 100 loại báo và tạp chí khoa học với mức chi khoảng 10 triệu đồng mỗi tháng.

Quy mô cơ sở vật chất của dự án xây dựng tòa nhà thư viện mới năm 2013 ra sao? Nhà trường đã đầu tư xây dựng tổ hợp thư viện mới có tổng diện tích gần 9.000 m2 với tổng kinh phí hơn 82 tỷ đồng, trong đó 30 tỷ đồng dành riêng cho hạng mục trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại và mua sắm bổ sung tài nguyên thông tin, đưa vào hoạt động từ tháng 9 năm 2013.

Số lượng và cơ cấu tài liệu thanh lọc trong đợt xử lý năm 2012 được thống kê cụ thể như thế nào? Đợt thanh lý tháng 5/2012 đã xử lý 5.000 cuốn sách theo 5 nhóm: 1.360 cuốn lỗi thời thông tin, 1.250 cuốn rách nát mất trang, 1.100 cuốn quà tặng không phù hợp mục tiêu đào tạo, 750 cuốn đã có bản tái bản thay thế và 540 cuốn bị trùng bản số lượng lớn.

Cơ cấu người dùng tin tại thư viện được phân chia cụ thể như thế nào? Tổng số 7.220 người dùng tin được phân thành 3 nhóm rõ rệt: sinh viên và học viên chiếm tỷ trọng áp đảo với 6.952 người (96,29%), cán bộ và giảng viên trực tiếp giảng dạy gồm 223 người (3,09%), và đội ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý gồm 45 người (0,62%).

Kết luận

Luận văn đã hoàn thành toàn diện các mục tiêu nghiên cứu đề ra thông qua 5 đóng góp cốt lõi:

  • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị nguồn tin, chứng minh tính tất yếu của việc áp dụng Định luật Bradford và quy luật hao mòn thông tin trong môi trường đại học.
  • Khảo sát và lượng hóa chính xác thực trạng nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Đồng Nai với quy mô 7.220 người dùng tin và kho lưu trữ hơn 130.000 bản.
  • Đánh giá chi tiết cơ cấu phân bổ ngân sách 90% cho sách và 10% cho báo tạp chí, chỉ rõ các điểm nghẽn trong công tác phát triển tài liệu ngoại văn và cơ sở dữ liệu số.
  • Tổng kết thực tiễn xử lý 5.000 cuốn sách thanh lý và chuẩn hóa quy trình tiếp nhận hơn 500 công trình nghiên cứu nội sinh phục vụ tự động hóa thư viện.
  • Đề xuất hệ thống 7 nhóm giải pháp đồng bộ kết hợp lộ trình khai thác hiệu quả dự án đầu tư thư viện mới trị giá 82 tỷ đồng trong giai đoạn 2013 - 2020.

Trong giai đoạn tiếp theo, nhà trường cần ưu tiên kiện toàn hạ tầng thư viện số và mở rộng hợp tác chia sẻ học liệu liên đại học. Các nhà nghiên cứu, cán bộ quản lý và độc giả quan tâm có thể khai thác trực tiếp toàn văn công trình nghiên cứu để ứng dụng vào công tác đổi mới hoạt động thông tin - thư viện tại đơn vị.