Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG 1. Khái niệm và vai trò của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng. Khái niệm hoạt động mua hàng Thu mua là một nhóm chức năng (tức là một thực thể chính thức trên sơ đồ tổ chức) cũng như như một hoạt động chức năng (tức là mua hàng hóa và dịch vụ). ▪ Nhóm mua thực hiện nhiều hoạt động để đảm bảo nó mang lại giá trị tối đa cho tổ chức.
Ví dụ bao gồm xác định và lựa chọn nhà cung cấp; mua, đàm phán và ký hợp đồng; nghiên cứu thị trường cung ứng; đo lường và cải tiến nhà cung cấp; và phát triển hệ thống mua hàng. ▪ Mua hàng tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, mua đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng giá, đúng nguồn gốc, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch của tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò của mua hàng. Là một hoạt động quan trọng có tầm ảnh hưởng lớn và quyết định một phân đến hoạt động chung của doanh nghiệp tổ chức, mua hàng mang vai trò to lớn: - Tăng giá trị và tiết kiệm Khi các công ty đấu tranh để tăng giá trị khách hàng bằng cách cải thiện hiệu suất, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý của họ sang quản lý mua hàng và cung ứng.
Hướng đi mới này cho thấy được giá trị mà hoạt động này đem lại. Đối với lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55%. Điều này có nghĩa là đối với mỗi đô la doanh thu thu được từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp. Không khó để thấy tại sao mua hàng rõ ràng là một lĩnh vực chính để tiết kiệm chi phí.
Tiết kiệm chi phí cũng bao gồm việc tránh chi phí thông qua việc tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá của nhà cung cấp. - Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp muốn có hàng hóa kinh doanh, tham gia thị trường cần phải có tiền đề về vật chất- các yếu tố đầu vào: hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu,…. Từ đó bán ra thị trường.
Với hình thức mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu tiết kiệm được tối đa chi phí khi thực hiện hoạt động mua hàng vừa có thể đáp ứng, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, thị trường để thu hút được nhiều khách hàng hơn. Hoạt động này góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, tổ chức trên thị trường. Chi Thư viện ĐH Thăng Long 3 phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển…) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao. - Nâng cao chất lượng và danh tiếng.
Quản lý mua hàng và cung ứng cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Việc chọn lọc mua các yếu tố đầu vào quyêt định đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đưa vào thị trường. Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp đã và đang chọn giải pháp tăng tỷ lệ các bộ phận, công ty hợp tác và dịch vụ mà họ có thể thuê ngoài để tập trung vào các lĩnh vực chuyên môn hóa và năng lực của riêng họ để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra cũng như nâng cao danh tiếng doanh nghiệp, tổ chức. - Giảm thời gian đến thị trường: Mua hàng đóng vai trò là người liên lạc giữa nhà cung cấp và kỹ sư, cũng có thể giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình.
- Quản lý rủi ro nhà cung cấp: Đây là một vai trò quan trọng của hoạt động mua hàng ảnh hưởng đến những trường hợp có thể xảy ra đối với doanh nghiệp. Những rủi ro được quản lý bằng cách tìm nguồn cung ứng chiến lược nhấn mạnh nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ và hàng tồn kho JIT. Các nhà quản lý cung ứng cấp tiến phải liên tục theo dõi cơ sở cung ứng của họ về rủi ro và phát triển các kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu những rủi ro này. - Tạo ra tác động kinh tế: Quyền lực của những người mua là tổ chức với tư cách là một nhóm là đáng kể và ảnh hưởng tới xu hướng chung của thị trường.
- Đóng góp vào Lợi thế cạnh tranh: Tập trung vào việc mua hàng hiệu quả là một cách quan trọng để đạt được lợi thế cạnh tranh. Một dấu hiệu cho thấy địa vị, danh tiếng và khả năng nhìn nhận được nâng cao này là mức lương cao hơn được trả cho các chuyên gia mua hàng. Chính sách và thủ tục mua hàng. Việc mua hàng đối với các doanh nghiệp tổ chức cần phải thực hiện theo những chính sách và thủ tục nhất định.
Chính sách mua hàng. Chính sách bao gồm tất cả các chỉ thị, cả rõ ràng và ngụ ý, chỉ định các mục tiêu và kết quả cần đạt được của một tổ chức cùng các phương tiện thích hợp được sử dụng để hoàn thành công việc của họ. Trong đó đề cập đến tập hợp các mục đính, nguyên tắc và quy tắc hành động nhằm hướng dẫn tổ chức thực hiện theo. Đối với mỗi tổ chức hay doanh nghiệp có thể có những chính sách mua hàng riêng nhưng hầu hết đều thuộc một trong năm loại sau: - Các chính sách xác định vai trò của việc mua hàng: Từ nguồn gốc và phạm vi của cơ quan mua hàng: Nhân sự ở tất cả các cấp phải nhận thức được quyền tiến hành kinh doanh và đại diện cho lợi ích của tổ chức.
Một phần quan trọng của chính sách này mô tả các khu vực mà cơ quan mua hàng có hoặc không tồn tại. Có thể loại trừ chức năng mua hàng khỏi bất kỳ trách nhiệm nào đối với việc mua bất động sản, chính sách bảo hiểm y tế hoặc các lĩnh vực khác mà việc mua hàng có thể không có chuyên môn trực tiếp. Mục tiêu của chức năng mua hàng: việc mua hàng thường có thẩm quyền cuối cùng đối với một khoản chi tiêu trong lĩnh vực nhất định. Điều này thường được quy định trong một chính sách mô tả các mục tiêu hoặc nguyên tắc chung hướng dẫn quá trình mua hàng.
- Các chính sách xác định hành vi của nhân viên mua hàng: Các chính sách này nêu rõ cam kết của ban lãnh đạo đối với hành vi đạo đức và trung thực trong khi hướng dẫn nhân viên đương đầu với các tình huống khó khăn. Một số hoạt động kinh doanh về mặt kỹ thuật không phải là bất hợp pháp nhưng có khả năng phi đạo đức hoặc đáng nghi vấn. Nhân viên mua hàng đóng vai trò là đại lý và đại diện hợp pháp, họ phải tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất theo quy định của chính sách điều hành và luật pháp. Chính sách về Đạo đức: Hầu hết các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có quy mô vừa và lớn hơn, đều có văn bản chính sách mô tả cam kết của ban quản lý đối với hành vi mua hàng có đạo đức.
Chính sách tương hỗ: Một chính sách chính thức thường liệt kê các hành vi có đi có lại cần tránh cũng như chi tiết hình phạt đối với các hành vi vi phạm thỏa thuận. Thỏa thuận có đi có lại được thảo luận trong phần đạo đức mua hàng xảy ra khi nhàcung cấp bị ép buộc phải mua sản phẩm hoặc dịch vụ của người mua như một điều kiện để đảm bảo hợp đồng mua hàng. Liên hệ và thăm nhà cung cấp: Chính sách này không chỉ đề cập đến việc mua hàng trên mỗi kênh mà còn các bộ phận hoặc chức năng khác đến thăm hoặc liên hệ với nhà Thư viện ĐH Thăng Long 5 cung cấp. Mua hàng muốn kiểm soát các cuộc tiếp xúc hoặc thăm viếng trái phép hoặc quá mức vì những việc này có thể tạo ra gánh nặng không cần thiết cho nhà cung cấp.
Cựu nhân viên đại diện cho nhà cung cấp: Một nhân viên có thể nghỉ việc để làm việc cho một nhà cung cấp. Đây là một mối quan tâm vì nhân viên cũ có thể có kiến thức về kế hoạch kinh doanh hoặc thông tin bí mật khác có thể mang lại lợi thế không công bằng so với các nhà cung cấp khác. Để khắc phục vấn đề này là thiết lập chính sách cấm giao dịch kinh doanh với các nhà cung cấp sử dụng nhân viên cũ được biết là có thông tin nội bộ hoặc bí mật với thời gian tùy thuộc vào người lao động và tình hình cụ thể. Báo cáo các giao dịch kinh doanh bất thường với các nhà cung cấp: Chính sách có thể chỉ định văn phòng thích hợp để báo cáo sự bất thường, các biện pháp bảo vệ được áp dụng để bảo vệ bên báo cáo và sự cần thiết phải báo cáo các bất thường đáng ngờ càng sớm càng tốt.
Chính sách này gửi thông điệp rằng ban quản lý sẽ không dung thứ cho các giao dịch kinh doanh bất thường liên quan đến nhân viên. - Các chính sách xác định các mục tiêu kinh doanh xã hội và thiểu số. Về lâu dài, lợi ích tốt nhất của người mua là sử dụng quyền lực của mình để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh chung và thiểu số. Điều này có thể bao gồm việc hỗ trợ và phát triển các nguồn cung cấp tại địa phương hoặc trao kinh doanh cho các nhà cung cấp thiểu số đủ tiêu chuẩn.
Theo đuổi các mục tiêu xã hội có thể đòi hỏi sự phát triển của các chính sách xác định cụ thể vị trí của ban quản lý. Trách nhiệm với xã hội và cộng đồng: Tìm nguồn cung ứng quốc gia chi phí thấp hiện là một chiến lược phổ biến để thu nhỏ chi phí lao động và nguyên vật liệu dây chuyền trong hầu hết các ngành sản phẩm tiêu dùng, bao gồm quần áo, giày dép, đồ chơi và các sản phẩm sản xuất khác. Việc tìm kiếm này hướng doanh nghiệp tới các khu vực có nguồn nhân công đông đảo nhưng tiền công rẻ như các nước Châu Á và Bắc phi. Để đảm bảo được tính bền vững trong sản xuất và kinh doanh người mua phải coi khả năng tuân thủ các quy định về môi trường của nhà cung cấp như một điều kiện để lựa chọn.
Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở việc xử lý chất thải nguy hại đúng cách.