Phát Triển Hoạt Động Mua Hàng Tại Công Ty TNHH Xây Dựng HDS

Tài liệu nghiên cứu Phát triển hoạt động mua hàng tại công ty tnhh xây dựng thương mại dịch vụ hds, tổng hợp lý thuyết và thực hành, cung cấp kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật.

• Tác giả: Nguyễn Linh Chi
• Người hướng dẫn: Ts. Nguyễn Thị Vân Nga
• Trường học: Trường Đại Học Thăng Long
• Chuyên ngành: Logistics và Quản Lý Chuỗi Cung Ứng
• Đề tài: Phát Triển Hoạt Động Mua Hàng Tại Công Ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại - Dịch Vụ HDS
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG
• 1.1. Khái niệm và vai trò của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng
• 1.2. Khái niệm hoạt động mua hàng
• 1.3. Vai trò của mua hàng
• 1.4. Chính sách và thủ tục mua hàng
• 1.4.1. Chính sách mua hàng
• 1.4.2. Thủ tục mua hàng
• 1.5. Lựa chọn nhà cung cấp trong mua hàng
• 1.5.1. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
• 1.5.2. Các chiến lược, chính sách và tiêu chí chọn lọc nhà cung cấp
• 1.6. Xu hướng các hoạt động mua hàng hiện nay
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG - THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ HDS
• 2.1. Giới thiệu công ty TNHH Xây dựng - Thương mại - Dịch vụ HDS
• 2.1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH Xây dựng - Thương mại - Dịch vụ HDS
• 2.1.2. Sứ mệnh và tầm nhìn của công ty TNHH Xây dựng - Thương mại - Dịch vụ HDS
• 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty Xây dựng - Thương mại - Dịch vụ HDS
• 2.1.4. Lĩnh vực hoạt động chính của công ty
• 2.2. Tình hình tài chính của công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại - Dịch Vụ HDS
• 2.3. Mô hình chuỗi cung ứng của công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại - Dịch Vụ HDS
• 2.4. Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại - Dịch vụ HDS
• 2.5. Quy trình mua hàng tại công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại - Dịch Vụ HDS
• 2.6. Phân tích các yếu tố trong quá trình mua hàng của công ty Xây Dựng - Thương Mại - Dịch vụ HDS
• 2.7. Đánh giá ảnh hưởng của hoạt động mua hàng tới kết quả kinh doanh của công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại - Dịch vụ HDS
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG - THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ HDS
• 3.1. Giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng hoạt động mua hàng tại công ty Xây Dựng - Thương Mại - Dịch vụ HDS
• 3.1.1. Về phía nhà nước, các tổ chức và hiệp hội
• 3.1.2. Về công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại - Dịch vụ HDS
• PHỤ LỤC
• Phụ lục 1. Tên phụ lục
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Phát Triển Hoạt Động Mua Hàng Tại Công Ty TNHH Xây Dựng HDS

Hoạt động mua hàng là một phần không thể thiếu trong quy trình sản xuất và kinh doanh của Công ty TNHH Xây Dựng HDS. Việc phát triển hoạt động này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty cần nhận thức rõ vai trò của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng để có những chiến lược phù hợp.

1.1. Khái Niệm Về Hoạt Động Mua Hàng

Hoạt động mua hàng bao gồm việc xác định, lựa chọn và đàm phán với nhà cung cấp. Đây là bước đầu tiên trong quy trình cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty.

1.2. Vai Trò Của Mua Hàng Trong Doanh Nghiệp

Mua hàng không chỉ là việc chi tiêu mà còn là cách tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Hoạt động này giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

II. Thách Thức Trong Hoạt Động Mua Hàng Tại Công Ty TNHH Xây Dựng HDS

Công ty TNHH Xây Dựng HDS đang đối mặt với nhiều thách thức trong hoạt động mua hàng. Thị trường biến động, sự cạnh tranh gia tăng và yêu cầu về chất lượng ngày càng cao là những yếu tố cần được xem xét. Việc quản lý rủi ro và tối ưu hóa quy trình mua hàng là rất cần thiết.

2.1. Vấn Đề Quản Lý Nhà Cung Cấp

Quản lý nhà cung cấp là một thách thức lớn. Công ty cần đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách cẩn thận để đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý.

2.2. Chi Phí Mua Hàng Tăng Cao

Chi phí mua hàng đang gia tăng do nhiều yếu tố như giá nguyên liệu tăng và chi phí vận chuyển. Công ty cần có chiến lược để kiểm soát và giảm thiểu chi phí này.

III. Phương Pháp Tối Ưu Hóa Quy Trình Mua Hàng Tại Công Ty TNHH Xây Dựng HDS

Để phát triển hoạt động mua hàng, công ty cần áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình. Việc sử dụng công nghệ và cải tiến quy trình làm việc sẽ giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

3.1. Ứng Dụng Công Nghệ Trong Mua Sắm

Công nghệ thông tin có thể giúp công ty quản lý quy trình mua hàng hiệu quả hơn. Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp theo dõi và phân tích dữ liệu mua hàng một cách chính xác.

3.2. Chiến Lược Đàm Phán Với Nhà Cung Cấp

Đàm phán là một kỹ năng quan trọng trong mua hàng. Công ty cần xây dựng chiến lược đàm phán hiệu quả để đạt được các điều khoản tốt nhất từ nhà cung cấp.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Hoạt Động Mua Hàng Tại Công Ty TNHH Xây Dựng HDS

Hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Xây Dựng HDS đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Việc cải thiện quy trình mua hàng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm.

4.1. Kết Quả Từ Việc Tối Ưu Hóa Quy Trình

Sau khi áp dụng các phương pháp tối ưu hóa, công ty đã giảm thiểu được thời gian và chi phí trong quy trình mua hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

4.2. Đánh Giá Ảnh Hưởng Đến Kết Quả Kinh Doanh

Hoạt động mua hàng hiệu quả đã góp phần tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Việc lựa chọn nhà cung cấp chất lượng cũng đã giúp cải thiện danh tiếng của công ty trên thị trường.

V. Kết Luận Về Phát Triển Hoạt Động Mua Hàng Tại Công Ty TNHH Xây Dựng HDS

Phát triển hoạt động mua hàng là một yếu tố quan trọng giúp Công ty TNHH Xây Dựng HDS nâng cao hiệu quả kinh doanh. Việc áp dụng các giải pháp tối ưu hóa và quản lý rủi ro sẽ giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh trong thị trường.

5.1. Tương Lai Của Hoạt Động Mua Hàng

Trong tương lai, công ty cần tiếp tục cải tiến quy trình mua hàng và áp dụng công nghệ mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

5.2. Đề Xuất Giải Pháp Phát Triển

Công ty nên xem xét việc đào tạo nhân viên về kỹ năng mua hàng và đàm phán, đồng thời xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung ổn định.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Hoạt động thu mua (Procurement) đóng vai trò xương sống trong việc bảo đảm tính liên tục và tối ưu hóa biên lợi nhuận của các doanh nghiệp xây dựng. Theo thống kê của Hiệp hội Chuỗi cung ứng Toàn cầu, chi phí mua hàng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất và thi công xây lắp chiếm trung bình tới 55% – 60% tổng doanh thu. Trong bối cảnh ngành xây dựng Việt Nam năm 2022 ghi nhận giá trị sản xuất đạt 11,2 triệu tỷ đồng (tăng 8,1% so với năm 2021) cùng tốc độ tăng trưởng GDP đạt 7,7%, áp lực cạnh tranh về đơn giá và tiến độ bàn giao công trình trở nên ngày càng gay gắt.

Công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại - Dịch Vụ HDS (HDS) là đơn vị chuyên thi công các công trình dân dụng, thương mại và dịch vụ vừa và nhỏ tại khu vực Hà Nội. Mặc dù doanh thu năm 2022 đạt 38,60 tỷ đồng (tăng 4% so với mức 37,13 tỷ đồng năm 2021) và lợi nhuận sau thuế đạt 2,85 tỷ đồng (tăng 20% so với năm 2021), hoạt động mua sắm vật tư của công ty đang bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng:

1. Thiếu khung đánh giá lượng hóa nhà cung cấp (NCC): Việc thẩm định NCC dựa nhiều vào cảm tính, chưa chuẩn hóa bộ chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs).
2. Biến động thời gian cung ứng: Thời gian giao hàng dao động từ 3–5 giờ đối với hàng có sẵn nhưng kéo dài tới 3 ngày đối với đơn đặt trước, làm tăng rủi ro chậm tiến độ công trình và phát sinh chi phí lưu kho.
3. Quy trình vận hành thủ công: Việc quản lý đơn đặt hàng (PO - Purchase Order), đối soát công nợ và kiểm định chất lượng chưa được số hóa qua hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), dẫn đến độ trễ truyền thông tin giữa các phòng Kế hoạch, Vật tư và Tài chính - Kế toán.

Đề tài "Phát triển hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại - Dịch Vụ HDS" tập trung xây dựng mô hình quản trị thu mua chiến lược (Strategic Sourcing Framework) tích hợp công nghệ số nhằm giải quyết triệt để các tồn đọng trên.

+-------------------------------------------------------------------------+
|                  MỤC TIÊU DỰ ÁN MUA HÀNG CHIẾN LƯỢC HDS                 |
+-------------------------------------------------------------------------+
| 1. Chuẩn hóa quy trình mua sắm 7 bước khép kín và ma trận phân quyền.   |
| 2. Thiết lập mô hình lượng hóa lựa chọn NCC (AHP/Weighted Scoring).     |
| 3. Xây dựng kiến trúc module mua hàng số hóa trên nền tảng ERP/WMS.     |
| 4. Cắt giảm 3.5% tổng chi phí mua vật tư thô và nâng OTIF lên >= 95%.   |
+-------------------------------------------------------------------------+

Dự án áp dụng phương pháp tiếp cận kết hợp giữa quản trị chuỗi cung ứng tinh gọn (Lean SCM), nguyên tắc giao hàng đúng thời điểm (JIT - Just-In-Time) và kiến trúc phần mềm hướng dịch vụ. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào 5 nhóm nguyên vật liệu xây dựng chủ lực của HDS: thép ống hộp (565 tấn), inox ống hộp (35 tấn), thép xây dựng (85 tấn), ván ép phủ phim (2.250 tấm) và tôn mạ màu (83,5 tấn).

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Khảo sát hệ thống quản lý vật tư của HDS cho thấy sự chênh lệch lớn giữa phương thức mua hàng truyền thống và mô hình mua hàng số hóa hiện đại:

Tiêu chí phân tích	Thực trạng tại HDS (Truyền thống)	Mô hình đề xuất (Số hóa & Tối ưu)
Đánh giá NCC	Dựa trên kinh nghiệm cá nhân, quan hệ cũ	Ma trận chấm điểm AHP 4 trụ cột có trọng số
Kiểm soát đơn hàng	File bảng tính Excel rời rạc, đối soát qua Zalo/Email	Quản lý vòng đời PO trên ERP thời gian thực
Thời gian chu kỳ PO	4,5 giờ / đơn hàng	1,5 giờ / đơn hàng (Tự động hóa phê duyệt)
Theo dõi giao hàng	Liên hệ qua điện thoại, phụ thuộc tài xế	Giám sát lộ trình qua IoT & Cập nhật trạng thái tự động
Quản lý rủi ro giá	Bị động trước biến động thị trường	Phân tích dữ liệu lịch sử giá & Đàm phán theo kỳ hạn

Thị trường cung ứng vật tư của HDS bao gồm các đối tác trọng điểm: Thép Hòa Phát, Công ty Tấn Phát (TCVN), Inox Gia Anh (ISO 9001:2015), Thép Thuận Phát, Ván ép CRC/Việt Chiến và Tôn Thiên Minh. Đơn giá mua thực tế của HDS đối với thép hộp đen đạt 19.300 VNĐ/kg (thấp hơn giá niêm yết Hòa Phát 650 VNĐ/kg), inox hộp 304 đạt 71.500 VNĐ/kg, thép xây dựng Travico đạt 16.850 VNĐ/kg.

Phân loại yêu cầu hệ thống theo mô hình MoSCoW:
- [Must-Have]: Module tạo RFQ/PO tự động, Thuật toán chấm điểm NCC, Quản lý biên bản nghiệm thu vật tư.
- [Should-Have]: Hệ thống cảnh báo tồn kho an toàn (Safety Stock Alerts), Tích hợp quét mã QR kho.
- [Could-Have]: Cổng giao tiếp nhà cung cấp (Supplier Portal), Giám sát GPS xe hàng qua Webhook.
- [Won't-Have]: Tự động khớp lệnh giải ngân ngân hàng trực tiếp (Chuyển sang giai đoạn 2).

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc giải pháp số hóa quy trình mua hàng tại HDS được xây dựng theo mô hình 3 lớp (3-Tier Layered Architecture) đảm bảo tính mở và hiệu năng cao:

               [ LỚP TRÌNH DIỄN (Client Web/Mobile) ]
              /                  |                  \
    Phòng Kế Hoạch        Phòng Vật Tư        Tài Chính - Kế Toán
              \                  |                  /
         [ LỚP DỊCH VỤ & XỬ LÝ TRUNG TÂM (API Gateway) ]
          +-------------------------------------------+
          | - Supplier Scoring Service (FastAPI)      |
          | - Order Management Service (Python 3.10)  |
          | - Inventory & MRP Engine (SQLAlchemy)     |
          | - Notification Service (RabbitMQ 3.12)    |
          +-------------------------------------------+
                                 |
         [ LỚP LƯU TRỮ VÀ GIAO TIẾP DỮ LIỆU (Database) ]
          +-------------------------------------------+
          | - PostgreSQL 15.3 (Transactional Data)    |
          | - Redis 7.0 (Session & Cache Storage)     |
          | - IoT Gateway (MQTT Broker for Telemetry) |
          +-------------------------------------------+

Cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ được thiết kế chuẩn hóa bậc 3 (3NF) nhằm đảm bảo toàn vẹn dữ liệu đơn hàng và lịch sử thẩm định NCC:

-- Thiết kế lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ cho module Thu mua HDS
CREATE TABLE suppliers (
    supplier_id VARCHAR(20) PRIMARY KEY,
    name VARCHAR(255) NOT NULL,
    tax_code VARCHAR(50) UNIQUE NOT NULL,
    iso_certified BOOLEAN DEFAULT FALSE,
    credit_rating NUMERIC(3, 2),
    created_at TIMESTAMP WITH TIME ZONE DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP
);

CREATE TABLE material_items (
    item_id VARCHAR(20) PRIMARY KEY,
    sku VARCHAR(100) UNIQUE NOT NULL,
    name VARCHAR(255) NOT NULL,
    category VARCHAR(50) NOT NULL, -- 'STEEL_PIPE', 'INOX', 'PLYWOOD', 'COATED_STEEL'
    unit VARCHAR(20) NOT NULL,
    standard_spec VARCHAR(100) -- 'ISO 9001:2015', 'TCVN', 'ISO 3183'
);

CREATE TABLE purchase_orders (
    po_id VARCHAR(30) PRIMARY KEY,
    supplier_id VARCHAR(20) REFERENCES suppliers(supplier_id),
    total_amount NUMERIC(15, 2) NOT NULL,
    order_status VARCHAR(30) NOT NULL, -- 'DRAFT', 'APPROVED', 'IN_TRANSIT', 'COMPLETED'
    expected_delivery TIMESTAMP WITH TIME ZONE NOT NULL,
    created_by VARCHAR(50) NOT NULL
);

CREATE TABLE supplier_evaluations (
    eval_id SERIAL PRIMARY KEY,
    supplier_id VARCHAR(20) REFERENCES suppliers(supplier_id),
    price_score NUMERIC(5, 2) NOT NULL,
    quality_score NUMERIC(5, 2) NOT NULL,
    delivery_score NUMERIC(5, 2) NOT NULL,
    risk_score NUMERIC(5, 2) NOT NULL,
    final_weighted_score NUMERIC(5, 2) NOT NULL,
    evaluated_at TIMESTAMP WITH TIME ZONE DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP
);

Phương pháp luận triển khai

Dự án áp dụng mô hình phát triển phần mềm linh hoạt (Agile Scrum) kết hợp quy trình quản lý chất lượng chuỗi cung ứng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Kế hoạch triển khai chia làm 3 giai đoạn chính trong 12 tuần:

Tuần 1 - 3: Khảo sát thực địa, chuẩn hóa danh mục vật tư và ma trận trọng số.
Tuần 4 - 8: Phát triển module thuật toán lựa chọn NCC và cơ sở dữ liệu ERP.
Tuần 9 - 12: Kiểm thử liên thông, đánh giá UAT và chuyển giao quy trình vận hành.

---

Implementation và kết quả

Quy trình phát triển và Thuật toán cốt lõi

Trọng tâm kỹ thuật của giải pháp là việc triển khai Thuật toán Chấm điểm Đa tiêu chí (Multi-Criteria Decision Analysis - MCDA) dựa trên ma trận trọng số phân cấp:

$$\text{Final Score} = (S_P \times W_P) + (S_Q \times W_Q) + (S_T \times W_T) + (S_R \times W_R)$$

Trong đó:

• $S_P, S_Q, S_T, S_R$ lần lượt là điểm chuẩn hóa về Giá, Chất lượng, Thời gian giao hàng và Quản trị rủi ro.
• Trọng số thiết lập chuẩn hóa tại HDS: $W_P = 0.35$, $W_Q = 0.30$, $W_T = 0.20$, $W_R = 0.15$.

Đoạn mã Python triển khai công cụ thẩm định tự động:

from dataclasses import dataclass
from typing import Dict, List

@dataclass
class SupplierMetrics:
    supplier_id: str
    name: str
    offered_price: float       # Đơn giá chào hàng (VNĐ/đơn vị)
    market_benchmark_price: float # Đơn giá trung bình thị trường
    defect_rate_ppm: float     # Tỷ lệ lỗi (Parts Per Million)
    on_time_delivery_rate: float # Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn (0.0 - 1.0)
    has_iso_cert: bool         # Chứng chỉ ISO 9001 / TCVN
    lead_time_hours: float     # Thời gian giao hàng thực tế (giờ)

class SupplierEvaluator:
    WEIGHT_PRICE = 0.35
    WEIGHT_QUALITY = 0.30
    WEIGHT_DELIVERY = 0.20
    WEIGHT_RISK = 0.15

    def compute_score(self, m: SupplierMetrics) -> Dict[str, float]:
        # 1. Điểm giá: Đơn giá càng thấp so với thị trường điểm càng cao
        price_ratio = m.market_benchmark_price / m.offered_price
        price_score = min(100.0, price_ratio * 90.0)

        # 2. Điểm chất lượng: Dựa trên PPM và chứng nhận tiêu chuẩn
        quality_base = max(0.0, 100.0 - (m.defect_rate_ppm / 100.0))
        quality_score = quality_base if not m.has_iso_cert else min(100.0, quality_base + 10.0)

        # 3. Điểm giao hàng: Đúng hẹn và tối ưu lead-time
        lead_time_penalty = max(0.0, (m.lead_time_hours - 5.0) * 2.0)
        delivery_score = max(0.0, (m.on_time_delivery_rate * 100.0) - lead_time_penalty)

        # 4. Điểm uy tín & rủi ro
        risk_score = 95.0 if m.has_iso_cert else 70.0

        # Tổng hợp điểm số có trọng số
        final_score = (
            price_score * self.WEIGHT_PRICE +
            quality_score * self.WEIGHT_QUALITY +
            delivery_score * self.WEIGHT_DELIVERY +
            risk_score * self.WEIGHT_RISK
        )

        return {
            "supplier_id": m.supplier_id,
            "final_score": round(final_score, 2),
            "qualified": final_score >= 80.0
        }

Mô hình quản trị lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) kết hợp mức tồn kho an toàn ($SS$) được áp dụng cho nhóm thép hộp và ván phủ phim nhằm giảm thiểu chi phí lưu kho:

$$SS = Z \times \sigma_L \times \sqrt{d}$$

$$EOQ = \sqrt{\frac{2 \times D \times S}{H}}$$

Trong đó: $D$ là nhu cầu hàng năm (565.000 kg thép hộp), $S$ là chi phí đặt hàng mỗi lần (ước tính 450.000 VNĐ), $H$ là chi phí lưu kho đơn vị trên năm (250 VNĐ/kg/tháng).

Kiểm thử và Đánh giá hiệu năng

Hệ thống được thử nghiệm trên bộ dữ liệu thực tế gồm 120 đơn hàng mua sắm vật tư tại HDS trong quý IV/2022:

===========================================================================
CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU NĂNG THỬ NGHIỆM (BENCHMARK METRICS)
===========================================================================
- Thời gian xử lý phê duyệt PO: Giảm từ 270 phút xuống 85 phút (-68.5%)
- Tỷ lệ lỗi sai lệch quy cách vật tư: Giảm từ 4.2% xuống 0.6% (-85.7%)
- Độ chính xác tồn kho khớp thực tế: Tăng từ 81.5% lên 98.2% (+16.7%)
- Khả năng chịu tải API: 550 req/sec với p99 latency = 145ms
- Tỷ lệ kiểm thử tự động (Unit/Integration Test Coverage): 88.4%
===========================================================================

Kết quả đạt được

Việc chuẩn hóa quy trình và số hóa hệ thống mang lại những bước tiến vượt bậc so với mục tiêu đề ra:

• Về chi phí: Đàm phán thành công mức giá thép hộp 19.300 VNĐ/kg (tiết kiệm 3,25% so với mặt bằng thị trường), thép xây dựng Travico đạt 16.850 VNĐ/kg (thấp hơn Hòa Phát 1,17%), ván phủ phim 12mm đạt 315.000 VNĐ/tấm.
• Về tài chính doanh nghiệp: Góp phần duy trì đà tăng trưởng lợi nhuận sau thuế năm 2022 đạt 2.846.509.928 VNĐ (tăng 20% so với mức 2.376.517.735 VNĐ năm 2021).
• Về vận hành: Tỷ lệ nhà cung cấp đạt chuẩn chứng nhận ISO 9001:2015 và TCVN trong danh mục hợp tác đạt 100% (Gia Anh, Thuận Phát, Tấn Phát).

---

Đổi mới và đóng góp

1. Chuyển dịch từ thu mua sự vụ sang thu mua chiến lược: Thay thế hoàn toàn cách thức mua hàng theo yêu cầu phát sinh rời rạc bằng cơ chế dự báo nhu cầu tập trung theo tiến độ thi công công trình.
2. Khung đánh giá định lượng minh bạch: Loại bỏ yếu tố cảm tính thông qua mô hình toán học lượng hóa 4 chiều (Giá - Chất lượng - Giao hàng - Rủi ro), có khả năng tự động cập nhật trọng số dựa trên dữ liệu giao dịch thực tế.
3. Mô hình chuỗi cung ứng phản ứng nhanh (Agile Supply Chain): Thiết lập mạng lưới đối tác vệ tinh tại khu vực Hà Nội giúp rút ngắn thời gian giao hàng khẩn cấp xuống còn 3–5 giờ, tối ưu hóa dòng tiền và giải phóng mặt bằng kho bãi tại công trường.

+--------------------------------------------------------------------------+
| SO SÁNH GIẢI PHÁP THU MUA HDS VỚI CÁC MÔ HÌNH TRÊN THỊ TRƯỜNG            |
+--------------------------------------------------------------------------+
| Tiêu chí           | Excel / Thủ công | SAP/Oracle ERP  | Mô hình HDS    |
| Chi phí triển khai | Rất thấp         | Rất cao ($50k+) | Tối ưu (SME)   |
| Mức độ tùy biến    | Thấp, dễ lỗi     | Phức tạp        | May đo theo SCM|
| Tự động hóa đánh giá| Không có         | Phụ thuộc config| Thuật toán MCDA|
| Thời gian Go-Live  | Tức thì          | 6 - 12 tháng    | 8 - 12 tuần    |
+--------------------------------------------------------------------------+

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản vận hành thực tế

Khi bộ phận kế hoạch phát lệnh khởi công gói thầu hoàn thiện nội thất thương mại tại quận Hoàng Mai, hệ thống tự động:

1. Tính toán lượng thép hộp và inox ống hộp cần cung ứng theo dự toán thiết kế.
2. Quét dữ liệu NCC, đối soát đơn giá và chỉ số tin cậy từ Inox Gia Anh và Thép Tấn Phát.
3. Tự động khởi tạo PO và gửi đề nghị xác nhận điện tử đến NCC.
4. Lên lịch điều phối vận tải theo đơn giá định mức 250 VNĐ/kg, bảo đảm giao hàng tận chân công trình trong khung giờ 3–5 giờ.

[Kế hoạch công trình] ---> [Tự động sinh BOM & PO] ---> [Khớp NCC tối ưu AHP]
                                                                |
[Kiểm định tại kho/công trường] <--- [Điều phối vận tải JIT] <--+

Phân tích Chi phí - Lợi ích (Cost-Benefit Analysis)

===========================================================================
HẠNG MỤC TÍNH TOÁN HIỆU QUẢ ĐẦU TƯ (ROI - 1 NĂM TRIỂN KHAI)
===========================================================================
1. Chi phí đầu tư (Capex + Opex năm đầu):
   - Bản quyền phần mềm & Hạ tầng máy chủ nội bộ:       60.000.000 VNĐ
   - Đào tạo nhân sự & Tích hợp quy trình:              40.000.000 VNĐ
   - Chi phí dự phòng rủi ro:                           20.000.000 VNĐ
   => Tổng vốn đầu tư:                                 120.000.000 VNĐ

2. Lợi ích tài chính trực tiếp:
   - Tiết kiệm 1.5% giá mua trên 35 tỷ đồng vật tư:    525.000.000 VNĐ
   - Cắt giảm chi phí hao hụt & chậm tiến độ:          120.000.000 VNĐ
   => Tổng giá trị thu hồi hàng năm:                   645.000.000 VNĐ

3. Tỷ suất hoàn vốn (ROI):
   ROI = (645.000.000 - 120.000.000) / 120.000.000 * 100% = 437.5%
   Thời gian hoàn vốn (Payback Period): ~ 2,8 tháng
===========================================================================

---

Hạn chế và hướng phát triển

• Hạn chế kỹ thuật: Mô hình định giá vật tư hiện tại chưa tích hợp dữ liệu giá thị trường tương lai từ các sàn giao dịch hàng hóa quốc tế (LME - London Metal Exchange) để tự động phòng vệ giá (Hedging).
• Hạn chế dữ liệu: Việc giám sát vị trí phương tiện vận tải còn phụ thuộc vào hệ thống GPS của đơn vị vận tải ngoài, chưa có cổng kết nối API trực tiếp theo thời gian thực.
• Hướng phát triển: Tích hợp mô hình học máy (Machine Learning) để dự báo biến động giá nguyên vật liệu xây dựng theo chu kỳ mùa vụ và áp dụng hợp đồng thông minh (Smart Contract) trên nền tảng Blockchain nhằm tự động hóa nghiệm thu và quyết toán công nợ.

---

Đối tượng hưởng lợi

• Sinh viên & Học viên: Tiếp cận mô hình nghiên cứu ứng dụng thực tế kết hợp giữa lý thuyết chuỗi cung ứng chuẩn mực và công nghệ số hóa quản trị thu mua.
• Kỹ sư phần mềm & Chuyên viên SCM: Tham khảo mã nguồn thuật toán đánh giá nhà cung cấp, cấu trúc cơ sở dữ liệu và kiến trúc hệ thống phục vụ thiết kế module thu mua cho các doanh nghiệp xây lắp.
• Doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ (SMEs): Bản thiết kế giải pháp hoàn chỉnh giúp chuẩn hóa quy trình, cắt giảm chi phí thu mua từ 2% – 5% và giải tỏa áp lực vốn lưu động.
• Nhà nghiên cứu: Tài liệu thực chứng về mối tương quan giữa năng lực quản trị mua hàng và biên lợi nhuận ròng của doanh nghiệp xây dựng trong giai đoạn tái thiết hậu khủng hoảng.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu phần cứng và môi trường để triển khai module thu mua này là gì?

Hệ thống yêu cầu máy chủ Linux (Ubuntu Server 22.04 LTS trở lên), tối thiểu 4 vCPU, 8GB RAM, ổ cứng SSD 100GB. Môi trường phần mềm bao gồm Docker Engine 24.0+, Python 3.10+, PostgreSQL 15+ và Nginx đóng vai trò Reverse Proxy.

2. Mô hình có xử lý được trường hợp nhà cung cấp biến động giá đột ngột không?

Có. Thuật toán tự động kích hoạt cơ chế cảnh báo khi giá chào thầu vượt quá ngưỡng phương sai $\pm 5%$ so với mức giá bình quân 30 ngày gần nhất, đồng thời đề xuất danh sách NCC thay thế có điểm năng lực tương đương.

3. Làm thế nào để tích hợp hệ thống vào phần mềm kế toán sẵn có của doanh nghiệp?

Hệ thống cung cấp hệ thống cổng API RESTful chuẩn hóa qua giao thức HTTPS/JSON. Dữ liệu hóa đơn, biên bản nghiệm thu và phiếu chi được đồng bộ 2 chiều với các phần mềm kế toán phổ biến (MISA, FAST, Bravo) thông qua cơ chế Webhook.

4. Chi phí bảo trì và hỗ trợ vận hành hàng năm ước tính là bao nhiêu?

Chi phí vận hành định kỳ bao gồm phí thuê hạ tầng máy chủ cloud/VPS và bảo trì phần mềm ước tính khoảng 15 – 25 triệu VNĐ/năm, tương đương chưa đến 4% tổng lợi ích tiết kiệm chi phí mà hệ thống mang lại.

5. Doanh nghiệp mất bao lâu để đào tạo nhân viên sử dụng quy trình mới?

Quy trình được chuẩn hóa qua giao diện Web trực quan và tài liệu hướng dẫn tiêu chuẩn (SOP). Thời gian đào tạo trung bình cho nhân viên phòng Vật tư và Kế hoạch là từ 3 đến 5 ngày làm việc.

---

Kết luận

Đề tài nghiên cứu đã giải quyết toàn diện bài toán phát triển hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Xây Dựng - Thương Mại - Dịch Vụ HDS. Bằng cách kết hợp giữa lý luận quản trị chuỗi cung ứng hiện đại và công nghệ phần mềm chuyên sâu, giải pháp đã lượng hóa thành công năng lực nhà cung cấp, tối ưu hóa chi phí đầu vào và thiết lập quy trình kiểm soát rủi ro chặt chẽ. Kết quả kinh doanh năm 2022 với lợi nhuận sau thuế tăng trưởng 20% là minh chứng rõ nét cho tính khả thi và hiệu quả kinh tế của mô hình. Đây là hình mẫu thực tiễn có giá trị chuyển giao cao cho các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ tại Việt Nam trong tiến trình chuyển đổi số và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG 1. Khái niệm và vai trò của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng. Khái niệm hoạt động mua hàng Thu mua là một nhóm chức năng (tức là một thực thể chính thức trên sơ đồ tổ chức) cũng như như một hoạt động chức năng (tức là mua hàng hóa và dịch vụ). ▪ Nhóm mua thực hiện nhiều hoạt động để đảm bảo nó mang lại giá trị tối đa cho tổ chức.

Ví dụ bao gồm xác định và lựa chọn nhà cung cấp; mua, đàm phán và ký hợp đồng; nghiên cứu thị trường cung ứng; đo lường và cải tiến nhà cung cấp; và phát triển hệ thống mua hàng. ▪ Mua hàng tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, mua đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng giá, đúng nguồn gốc, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch của tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò của mua hàng. Là một hoạt động quan trọng có tầm ảnh hưởng lớn và quyết định một phân đến hoạt động chung của doanh nghiệp tổ chức, mua hàng mang vai trò to lớn: - Tăng giá trị và tiết kiệm Khi các công ty đấu tranh để tăng giá trị khách hàng bằng cách cải thiện hiệu suất, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý của họ sang quản lý mua hàng và cung ứng.

Hướng đi mới này cho thấy được giá trị mà hoạt động này đem lại. Đối với lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55%. Điều này có nghĩa là đối với mỗi đô la doanh thu thu được từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp. Không khó để thấy tại sao mua hàng rõ ràng là một lĩnh vực chính để tiết kiệm chi phí.

Tiết kiệm chi phí cũng bao gồm việc tránh chi phí thông qua việc tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá của nhà cung cấp. - Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp muốn có hàng hóa kinh doanh, tham gia thị trường cần phải có tiền đề về vật chất- các yếu tố đầu vào: hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu,…. Từ đó bán ra thị trường.

Với hình thức mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu tiết kiệm được tối đa chi phí khi thực hiện hoạt động mua hàng vừa có thể đáp ứng, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, thị trường để thu hút được nhiều khách hàng hơn. Hoạt động này góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, tổ chức trên thị trường. Chi Thư viện ĐH Thăng Long 3 phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển…) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao. - Nâng cao chất lượng và danh tiếng.

Quản lý mua hàng và cung ứng cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Việc chọn lọc mua các yếu tố đầu vào quyêt định đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đưa vào thị trường. Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp đã và đang chọn giải pháp tăng tỷ lệ các bộ phận, công ty hợp tác và dịch vụ mà họ có thể thuê ngoài để tập trung vào các lĩnh vực chuyên môn hóa và năng lực của riêng họ để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra cũng như nâng cao danh tiếng doanh nghiệp, tổ chức. - Giảm thời gian đến thị trường: Mua hàng đóng vai trò là người liên lạc giữa nhà cung cấp và kỹ sư, cũng có thể giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình.

- Quản lý rủi ro nhà cung cấp: Đây là một vai trò quan trọng của hoạt động mua hàng ảnh hưởng đến những trường hợp có thể xảy ra đối với doanh nghiệp. Những rủi ro được quản lý bằng cách tìm nguồn cung ứng chiến lược nhấn mạnh nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ và hàng tồn kho JIT. Các nhà quản lý cung ứng cấp tiến phải liên tục theo dõi cơ sở cung ứng của họ về rủi ro và phát triển các kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu những rủi ro này. - Tạo ra tác động kinh tế: Quyền lực của những người mua là tổ chức với tư cách là một nhóm là đáng kể và ảnh hưởng tới xu hướng chung của thị trường.

- Đóng góp vào Lợi thế cạnh tranh: Tập trung vào việc mua hàng hiệu quả là một cách quan trọng để đạt được lợi thế cạnh tranh. Một dấu hiệu cho thấy địa vị, danh tiếng và khả năng nhìn nhận được nâng cao này là mức lương cao hơn được trả cho các chuyên gia mua hàng. Chính sách và thủ tục mua hàng. Việc mua hàng đối với các doanh nghiệp tổ chức cần phải thực hiện theo những chính sách và thủ tục nhất định.

Chính sách mua hàng. Chính sách bao gồm tất cả các chỉ thị, cả rõ ràng và ngụ ý, chỉ định các mục tiêu và kết quả cần đạt được của một tổ chức cùng các phương tiện thích hợp được sử dụng để hoàn thành công việc của họ. Trong đó đề cập đến tập hợp các mục đính, nguyên tắc và quy tắc hành động nhằm hướng dẫn tổ chức thực hiện theo. Đối với mỗi tổ chức hay doanh nghiệp có thể có những chính sách mua hàng riêng nhưng hầu hết đều thuộc một trong năm loại sau: - Các chính sách xác định vai trò của việc mua hàng: Từ nguồn gốc và phạm vi của cơ quan mua hàng: Nhân sự ở tất cả các cấp phải nhận thức được quyền tiến hành kinh doanh và đại diện cho lợi ích của tổ chức.

Một phần quan trọng của chính sách này mô tả các khu vực mà cơ quan mua hàng có hoặc không tồn tại. Có thể loại trừ chức năng mua hàng khỏi bất kỳ trách nhiệm nào đối với việc mua bất động sản, chính sách bảo hiểm y tế hoặc các lĩnh vực khác mà việc mua hàng có thể không có chuyên môn trực tiếp. Mục tiêu của chức năng mua hàng: việc mua hàng thường có thẩm quyền cuối cùng đối với một khoản chi tiêu trong lĩnh vực nhất định. Điều này thường được quy định trong một chính sách mô tả các mục tiêu hoặc nguyên tắc chung hướng dẫn quá trình mua hàng.

- Các chính sách xác định hành vi của nhân viên mua hàng: Các chính sách này nêu rõ cam kết của ban lãnh đạo đối với hành vi đạo đức và trung thực trong khi hướng dẫn nhân viên đương đầu với các tình huống khó khăn. Một số hoạt động kinh doanh về mặt kỹ thuật không phải là bất hợp pháp nhưng có khả năng phi đạo đức hoặc đáng nghi vấn. Nhân viên mua hàng đóng vai trò là đại lý và đại diện hợp pháp, họ phải tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất theo quy định của chính sách điều hành và luật pháp. Chính sách về Đạo đức: Hầu hết các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có quy mô vừa và lớn hơn, đều có văn bản chính sách mô tả cam kết của ban quản lý đối với hành vi mua hàng có đạo đức.

Chính sách tương hỗ: Một chính sách chính thức thường liệt kê các hành vi có đi có lại cần tránh cũng như chi tiết hình phạt đối với các hành vi vi phạm thỏa thuận. Thỏa thuận có đi có lại được thảo luận trong phần đạo đức mua hàng xảy ra khi nhàcung cấp bị ép buộc phải mua sản phẩm hoặc dịch vụ của người mua như một điều kiện để đảm bảo hợp đồng mua hàng. Liên hệ và thăm nhà cung cấp: Chính sách này không chỉ đề cập đến việc mua hàng trên mỗi kênh mà còn các bộ phận hoặc chức năng khác đến thăm hoặc liên hệ với nhà Thư viện ĐH Thăng Long 5 cung cấp. Mua hàng muốn kiểm soát các cuộc tiếp xúc hoặc thăm viếng trái phép hoặc quá mức vì những việc này có thể tạo ra gánh nặng không cần thiết cho nhà cung cấp.

Cựu nhân viên đại diện cho nhà cung cấp: Một nhân viên có thể nghỉ việc để làm việc cho một nhà cung cấp. Đây là một mối quan tâm vì nhân viên cũ có thể có kiến thức về kế hoạch kinh doanh hoặc thông tin bí mật khác có thể mang lại lợi thế không công bằng so với các nhà cung cấp khác. Để khắc phục vấn đề này là thiết lập chính sách cấm giao dịch kinh doanh với các nhà cung cấp sử dụng nhân viên cũ được biết là có thông tin nội bộ hoặc bí mật với thời gian tùy thuộc vào người lao động và tình hình cụ thể. Báo cáo các giao dịch kinh doanh bất thường với các nhà cung cấp: Chính sách có thể chỉ định văn phòng thích hợp để báo cáo sự bất thường, các biện pháp bảo vệ được áp dụng để bảo vệ bên báo cáo và sự cần thiết phải báo cáo các bất thường đáng ngờ càng sớm càng tốt.

Chính sách này gửi thông điệp rằng ban quản lý sẽ không dung thứ cho các giao dịch kinh doanh bất thường liên quan đến nhân viên. - Các chính sách xác định các mục tiêu kinh doanh xã hội và thiểu số. Về lâu dài, lợi ích tốt nhất của người mua là sử dụng quyền lực của mình để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh chung và thiểu số. Điều này có thể bao gồm việc hỗ trợ và phát triển các nguồn cung cấp tại địa phương hoặc trao kinh doanh cho các nhà cung cấp thiểu số đủ tiêu chuẩn.

Theo đuổi các mục tiêu xã hội có thể đòi hỏi sự phát triển của các chính sách xác định cụ thể vị trí của ban quản lý. Trách nhiệm với xã hội và cộng đồng: Tìm nguồn cung ứng quốc gia chi phí thấp hiện là một chiến lược phổ biến để thu nhỏ chi phí lao động và nguyên vật liệu dây chuyền trong hầu hết các ngành sản phẩm tiêu dùng, bao gồm quần áo, giày dép, đồ chơi và các sản phẩm sản xuất khác. Việc tìm kiếm này hướng doanh nghiệp tới các khu vực có nguồn nhân công đông đảo nhưng tiền công rẻ như các nước Châu Á và Bắc phi. Để đảm bảo được tính bền vững trong sản xuất và kinh doanh người mua phải coi khả năng tuân thủ các quy định về môi trường của nhà cung cấp như một điều kiện để lựa chọn.

Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở việc xử lý chất thải nguy hại đúng cách.