Tổng quan nghiên cứu

Quản trị tồn trữ dược phẩm tại các cơ sở y tế là mắt xích trọng yếu nhằm đảm bảo tính liên tục, an toàn và hiệu quả kinh tế trong công tác khám chữa bệnh. Tại Bệnh viện Sản - Nhi tỉnh Hưng Yên – cơ sở y tế chuyên khoa hạng II với quy mô mở rộng từ 200 giường lên 280 giường bệnh vào năm 2021, áp lực cung ứng thuốc luôn biến động phức tạp theo mô hình bệnh tật sản khoa và nhi khoa. Trong 6 tháng đầu năm 2021, bệnh viện tiếp nhận trung bình 126 lượt khám ngoại trú và 282 người bệnh điều trị nội trú mỗi ngày. Mặc dù chịu ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19 khiến tổng lượt điều trị nội trú cả năm đạt 14.428 bệnh nhân và công suất sử dụng giường bệnh đạt khoảng 70%, việc duy trì cơ số thuốc thiết yếu phục vụ cấp cứu và điều trị vẫn đòi hỏi quy trình kiểm soát nghiêm ngặt.

Vấn đề cốt lõi đặt ra trong công tác dược bệnh viện là giải bài toán cân bằng giữa việc hạn chế chi phí ứ đọng vốn và nguy cơ thiếu thuốc cục bộ. Nếu lượng dự trữ quá thấp, nguy cơ gián đoạn cấp phát thuốc chuyên khoa đặc thù sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tính mạng bệnh nhân; ngược lại, tồn trữ quá mức sẽ gây lãng phí ngân sách và gia tăng tỷ lệ hao hụt do hết hạn dùng.

Nghiên cứu được triển khai với mục tiêu phân tích toàn diện thực trạng công tác bảo quản và dự trữ thuốc tại kho thuốc nội trú thuộc Khoa Dược - Vật tư y tế trong giai đoạn từ ngày 01/01/2021 đến ngày 31/12/2021. Kết quả nghiên cứu cung cấp hệ thống bằng chứng thực nghiệm vững chắc, hỗ trợ hội đồng thuốc và điều trị tối ưu hóa quy trình quản lý chuỗi cung ứng, nâng cao tỷ lệ tuân thủ thực hành tốt bảo quản thuốc và gia tăng hiệu suất sử dụng ngân sách y tế tại đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng khung lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng dược phẩm bệnh viện và hệ thống tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (Good Storage Practice - GSP) được quy định tại Thông tư 36/2018/TT-BYT cùng Thông tư 22/2011/TT-BYT của Bộ Y tế. Các mô hình lý thuyết trung tâm bao gồm:

  • Hệ thống tiêu chuẩn GSP: Bộ tiêu chuẩn tích hợp đánh giá toàn diện 4 trụ cột: tổ chức nhân sự, cơ sở hạ tầng nhà kho, hệ thống trang thiết bị giám sát vi khí hậu và quy trình quản lý hồ sơ tài liệu. Tiêu chuẩn này yêu cầu điều kiện bảo quản thông thường duy trì nhiệt độ từ 15°C đến 30°C và độ ẩm tương đối không vượt quá 75%.
  • Nguyên tắc luân chuyển hàng tồn kho: Kết hợp mô hình nhập trước - xuất trước (FIFO) và hết hạn trước - xuất trước (FEFO), trong đó FEFO giữ vai trò chi phối tuyệt đối để kiểm soát hạn dùng thuốc sinh phẩm, vắc xin và kháng sinh.
  • Mô hình định mức tồn trữ an toàn: Xác lập các ngưỡng tồn kho tới hạn bao gồm tồn kho tối thiểu (1-2 tháng tiêu thụ), tồn kho an toàn (2-3 tháng tiêu thụ đối với tuyến tỉnh) và tồn kho tối đa nhằm tối ưu hóa chu kỳ đặt hàng và luân chuyển dòng vốn.
  • Khái niệm diện tích hữu ích: Tỷ lệ diện tích chuyên dụng dành cho việc xếp dỡ, lưu trữ và thao tác nghiệp vụ, quy chuẩn chiếm từ 1/3 đến 2/3 tổng diện tích mặt bằng kho.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng thiết kế mô tả cắt ngang kết hợp phương pháp hồi cứu số liệu:

  • Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị, hồ sơ sổ sách và toàn bộ danh mục thuốc tân dược tồn trữ tại kho thuốc nội trú của Bệnh viện Sản - Nhi tỉnh Hưng Yên trong năm 2021.
  • Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Đánh giá toàn bộ 100% hồ sơ ghi chép vi khí hậu trong 365 ngày của năm 2021; tiến hành chọn mẫu có chủ đích 20 mặt hàng thuốc đại diện thuộc các nhóm tác dụng dược lý chủ lực (kháng sinh, thuốc thúc đẻ, thuốc hô hấp sơ sinh) để phân tích chi tiết sự tuân thủ nguyên tắc FEFO, FIFO và tính khớp đúng kiểm kê.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Sử dụng bảng kiểm quan sát chuẩn hóa để đo lường diện tích (36m2), đếm số lượng trang thiết bị; hồi cứu hệ thống thẻ kho, sổ kiểm nhập, sổ kiểm kê định kỳ 6 tháng và 12 tháng, sổ theo dõi nhiệt độ - độ ẩm với tần suất 2 lần/ngày (khung 9h và 15h). Đồng thời thực hiện thử nghiệm đo đối chứng nhiệt độ tại 7 vị trí trọng yếu trong kho trong 7 ngày liên tiếp.
  • Lý do lựa chọn phương pháp phân tích: Việc kết hợp quan sát cắt ngang và hồi cứu số liệu thực tế trên phần mềm Excel for Windows giúp thu thập bức tranh khách quan, liên tục về chu trình vận hành kho; phương pháp phân tích tỷ trọng phần trăm và thống kê mô tả cho phép lượng hóa chính xác các điểm nghẽn trong bảo quản và dự trữ dược phẩm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực trạng tại Bệnh viện Sản - Nhi tỉnh Hưng Yên năm 2021 ghi nhận nhiều kết quả quan trọng về điều kiện bảo quản và kiểm soát dự trữ:

  • Nhân lực và cơ sở hạ tầng kho: Kho nội trú được vận hành bởi 02 thủ kho (01 Dược sĩ đại học và 01 Dược sĩ cao đẳng), đạt 100% tỷ lệ có chứng chỉ tập huấn GSP và được khám sức khỏe định kỳ 2 lần/năm. Tổng diện tích kho đạt 36m2, trong đó diện tích hữu ích chiếm 24m2 (khu xếp bảo quản 12m2, khu xuất nhập 4m2, khu bảo quản đặc biệt 4m2, khu chờ xử lý 4m2). Kho được bố trí một chiều với 2 cửa riêng biệt tại tầng 2 khu nhà B 5 tầng, nền lát gạch men cách ẩm tốt.
  • Giám sát điều kiện nhiệt độ, độ ẩm: Trong năm 2021, nhiệt độ kho duy trì trung bình ở mức 24°C (thấp nhất 20°C, cao nhất 28°C), độ ẩm trung bình 63% (thấp nhất 52%, cao nhất 74%), hoàn toàn nằm trong giới hạn cho phép của GSP (nhiệt độ 15-30°C, độ ẩm ≤ 75%). Tuy nhiên, dữ liệu ghi chép chỉ đạt 252/365 ngày (chiếm 69,04%), còn 113 ngày (chiếm 30,96%) không có dữ liệu do rơi vào các ngày nghỉ cuối tuần và lễ tết.
  • Tuân thủ thời gian và độ đồng đều nhiệt độ: Trong số các ngày có ghi chép, tỷ lệ ghi chép đúng khung giờ quy định đạt 94,4% đối với nhiệt độ (236/250 ngày ghi 2 lần/ngày) và 95,2% đối với độ ẩm (236/248 ngày). Khảo sát đối chứng tại 7 vị trí trong kho ghi nhận mức chênh lệch nhiệt độ thực tế dao động từ 0,4°C đến 0,8°C so với vị trí đặt nhiệt kế cố định.
  • Trang thiết bị bảo quản và an toàn: Kho được trang bị 01 máy điều hòa nhiệt độ, 01 máy hút ẩm, 01 tủ lạnh bảo quản (ngăn lạnh 2°C, ngăn mát 8°C), 03 kệ inox 3 tầng và 05 pallet inox cách sàn 20cm. Công tác phòng cháy chữa cháy mới chỉ trang bị 02 bình cứu hỏa kiểm tra 6 tháng/lần, chưa tương xứng với diện tích bảo quản thực tế.

Thảo luận kết quả

Thực trạng theo dõi vi khí hậu tại kho nội trú phản ánh rõ hạn chế của phương pháp ghi chép thủ công. Việc gián đoạn theo dõi trong 113 ngày nghỉ (chiếm 30,96%) tạo ra lỗ hổng lớn trong bảo đảm chất lượng toàn diện của thuốc, tương tự như các ghi nhận tại Trung tâm Y tế huyện Lâm Bình năm 2019 và kho Quân y Sư đoàn 367 năm 2018.

Mức chênh lệch nhiệt độ cục bộ từ 0,4°C đến 0,8°C giữa các vị trí kệ hàng bắt nguồn từ việc kho chỉ sử dụng 01 cụm điều hòa và chưa thực hiện đánh giá bản đồ nhiệt độ (temperature mapping). Điều này khiến luồng khí lạnh phân tán không đều, tiềm ẩn nguy cơ làm suy giảm hoạt lực của các chế phẩm sinh học nhạy cảm như Oxytocin 10 Units hay Curosurf khi xếp tại các góc khuất gió.

Để tối ưu hóa việc theo dõi trực quan, các chuỗi dữ liệu biến thiên nhiệt độ và độ ẩm qua 12 tháng nên được biểu diễn dưới dạng biểu đồ đường đa trục (multi-axis line chart), kết hợp bảng ma trận tương quan giữa số ngày vi phạm ngưỡng vi khí hậu và tỷ lệ hỏng vỡ thuốc. Đồng thời, việc mô hình hóa cơ cấu tiền thuốc xuất - nhập - tồn thông qua biểu đồ cột chồng (stacked bar chart) phân tầng theo nhóm tác dụng dược lý (kháng sinh như Selemycin 250mg, thuốc cấp cứu sản khoa, thuốc hô hấp) sẽ giúp hội đồng chuyên môn nhận diện trực tiếp nhóm thuốc chiếm tỷ trọng vốn lưu động cao nhất.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên các phát hiện thực nghiệm, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao:

  1. Hiện đại hóa hệ thống kiểm soát vi khí hậu tự động:
    • Hành động: Lắp đặt hệ thống cảm biến nhiệt ẩm tự động (Datalogger) liên tục với tần suất ghi tối thiểu 30 phút/lần, tích hợp mô-đun cảnh báo tức thời qua còi hú và tin nhắn SMS khi thông số vượt ngưỡng 30°C hoặc 75% độ ẩm.
    • Chỉ tiêu mục tiêu: Nâng tỷ lệ giám sát vi khí hậu đạt 100% số ngày trong năm (365/365 ngày), xóa bỏ hoàn toàn khoảng trống 113 ngày không ghi chép.
    • Thời gian & Chủ thể: Hoàn thành trong Quý I năm kế tiếp; giao Khoa Dược chủ trì phối hợp cùng Phòng Vật tư - Trang thiết bị y tế.
  2. Quy hoạch và mở rộng diện tích kho đạt chuẩn GSP:
    • Hành động: Cải tạo, mở rộng tổng diện tích mặt bằng kho từ 36m2 lên tối thiểu 60m2, nâng diện tích hữu ích lên trên 45m2; bố trí hệ thống giá kệ tiêu chuẩn cách tường 50cm và cách trần 70cm để lưu thông không khí.
    • Chỉ tiêu mục tiêu: Triệt tiêu 100% tình trạng chất xếp chồng chéo hàng hóa, phân định rõ ràng 5 phân khu chức năng biệt lập.
    • Thời gian & Chủ thể: Lộ trình thực hiện trong 6-12 tháng; trình Ban Giám đốc phê duyệt và Phòng Hành chính - Quản trị triển khai.
  3. Tối ưu hóa phần mềm quản lý kho và quy trình FEFO/FIFO:
    • Hành động: Nâng cấp phần mềm quản lý bệnh viện (HIS/LIS) với tính năng quét mã vạch (barcode) tự động khóa xuất kho đối với các lô hàng chưa đáp ứng quy tắc FEFO; định kỳ kiểm kê đối chiếu số lượng thực tế với thẻ kho 2 lần/tháng.
    • Chỉ tiêu mục tiêu: Đạt tỷ lệ khớp đúng số sách 100%, duy trì mức tồn kho an toàn ổn định từ 1,5 đến 2,0 tháng tiêu thụ trung bình.
    • Thời gian & Chủ thể: Triển khai trong vòng 3 tháng; Dược sĩ phụ trách kho và Tổ Thống kê Dược thực hiện.
  4. Kiện toàn công tác an toàn phòng cháy và bảo dưỡng định kỳ:
    • Hành động: Trang bị bổ sung 04 bình cứu hỏa CO2 chuyên dụng trong kho; ký hợp đồng bảo dưỡng định kỳ máy điều hòa, máy hút ẩm với tần suất 3 tháng/lần và kiểm định nhiệt ẩm kế 12 tháng/lần.
    • Chỉ tiêu mục tiêu: Đảm bảo 100% thiết bị vận hành liên tục, không xảy ra sự cố gián đoạn bảo quản.
    • Thời gian & Chủ thể: Thực hiện thường xuyên hàng quý; Tổ Kho Dược phối hợp bộ phận PCCC bệnh viện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

  • Ban Giám đốc và Lãnh đạo Khoa Dược các bệnh viện chuyên khoa: Cung cấp bức tranh thực tế về định mức tồn kho và các tiêu chí thẩm định GSP, hỗ trợ công tác lập kế hoạch mua sắm, dự trù kinh phí thuốc sát với mô hình bệnh tật sản - nhi quy mô 200 - 300 giường.
  • Thủ kho và Dược sĩ phụ trách quản lý chất lượng dược phẩm: Cung cấp bộ công cụ biểu mẫu, phương pháp theo dõi vi khí hậu, kỹ thuật sắp xếp hàng hóa theo tiêu chuẩn FEFO/FIFO và giải pháp xử lý thuốc trả về, thuốc cận hạn dùng.
  • Học viên sau đại học và nghiên cứu sinh ngành Tổ chức Quản lý Dược: Là tài liệu tham khảo chuẩn mực về phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang kết hợp hồi cứu dữ liệu chuỗi cung ứng bệnh viện, cách xây dựng biến số và xử lý số liệu bằng Excel.
  • Cán bộ quản lý y tế tại các Sở Y tế và cơ quan kiểm định chất lượng: Cung cấp dữ liệu thực chứng phục vụ công tác thanh kiểm tra, đánh giá định kỳ mức độ đáp ứng Thông tư 36/2018/TT-BYT tại các bệnh viện công lập tuyến tỉnh.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao kho thuốc nội trú còn 113 ngày không ghi nhận số liệu nhiệt độ, độ ẩm trong năm 2021?
Nguyên nhân do bệnh viện sử dụng phương pháp ghi chép thủ công trên sổ giấy và chưa bố trí nhân sự trực kho vào các ngày thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ. Việc thiếu hệ thống cảm biến ghi nhận tự động khiến 30,96% số ngày trong năm bị khuyết dữ liệu giám sát vi khí hậu.

Sự chênh lệch nhiệt độ 0,4°C - 0,8°C giữa các vị trí trong kho có ảnh hưởng thế nào đến chất lượng thuốc?
Mức dao động này phản ánh luồng không khí lạnh không đồng đều do kho chỉ có 01 điều hòa. Mặc dù nhiệt độ chung vẫn nằm trong dải 20°C - 28°C, các vị trí góc khuất hoặc gần cửa xuất nhập có nguy cơ bị tích nhiệt cục bộ, dễ gây ảnh hưởng đến các thuốc nhạy cảm nhiệt độ.

Nguyên tắc FEFO và FIFO được phối hợp triển khai như thế nào để tránh quá hạn thuốc?
Thủ kho luôn ưu tiên áp dụng tuyệt đối nguyên tắc FEFO (thuốc hết hạn trước xuất trước) trong mọi lượt cấp phát nội trú. Nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) chỉ được áp dụng bổ trợ khi các lô thuốc nhập về có cùng ngày hết hạn, giúp giảm thiểu tối đa lượng thuốc hết hạn phải hủy bỏ.

Quy mô diện tích hữu ích 24m2 tại kho nội trú có đáp ứng đủ nhu cầu của bệnh viện 280 giường không?
Diện tích 24m2 là tương đối chật hẹp so với lượng thuốc phục vụ 280 giường bệnh và 14.428 lượt điều trị nội trú mỗi năm. Thực tế hàng hóa vẫn phải xếp chồng cao hoặc chiếm lối đi, chưa đảm bảo khoảng cách tiêu chuẩn giữa các giá kệ theo khuyến cáo GSP.

Bệnh viện tuyến tỉnh nên duy trì mức tồn kho an toàn trong khoảng thời gian bao lâu?
Theo quy định chuyên môn, mức tồn kho an toàn tối ưu cho bệnh viện tuyến tỉnh là 2 đến 3 tháng tiêu thụ trung bình. Định mức này giúp bệnh viện chủ động đối phó với sự chậm trễ từ nhà cung ứng hoặc biến động đột biến về số lượng bệnh nhân cấp cứu sản - nhi.

Kết luận

  • Luận văn đã đánh giá toàn diện thực trạng bảo quản và dự trữ thuốc tại kho nội trú Bệnh viện Sản - Nhi tỉnh Hưng Yên năm 2021 với đội ngũ 02 thủ kho đạt 100% chứng chỉ GSP.
  • Các chỉ số vi khí hậu đạt yêu cầu kỹ thuật với nhiệt độ trung bình 24°C (20-28°C) và độ ẩm 63% (52-74%), nhưng chỉ ra hạn chế khi có tới 113 ngày (30,96%) không ghi chép do phụ thuộc vào thao tác thủ công.
  • Khảo sát thực tế phát hiện mức chênh lệch nhiệt độ cục bộ 0,4°C - 0,8°C giữa các kệ hàng và diện tích hữu ích 24m2 còn chật hẹp so với quy mô 280 giường bệnh.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp then chốt gồm lắp đặt hệ thống Datalogger tự động giám sát 365 ngày/năm, mở rộng diện tích kho lên trên 50m2, chuẩn hóa kiểm soát FEFO và tăng cường PCCC.
  • Đây là công trình thực nghiệm giá trị, cung cấp giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng quản trị chuỗi cung ứng dược phẩm cho các bệnh viện chuyên khoa tuyến tỉnh trong thời kỳ chuyển đổi số y tế.