ĐẶT VẤN ĐỀ Thuốc là một trong những mắc xích quan trọng nhất giữa người bệnh và dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Một trong những vấn đề cốt lõi của Chiến lược quốc gia phát triển ngành Dược Việt Nam đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030 là cung ứng đủ thuốc cho nhu cầu phòng bệnh, chữa bệnh của nhân dân với chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý, phù hợp với cơ cấu bệnh tật, đáp ứng kịp thời yêu cầu an ninh, quốc phòng, thiên tai, dịch bệnh và các nhu cầu khẩn cấp khác. Trong mạng lưới cung ứng thuốc, bệnh viện là một mắt xích quan trọng, ở đó thuốc được cung cấp trực tiếp cho người bệnh. Quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện là các vấn đề liên quan đến thuốc trong bệnh viện, từ việc lựa chọn, mua sắm đến cấp phát và quản lý việc sử dụng thuốc trên bệnh nhân.
Trong đó quản lý dự trữ thuốc là một phần trong công tác quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện. Để thực hiện tốt mục tiêu cung ứng thuốc tốt thì phải đảm bảo lượng thuốc dự trữ sao cho thuốc luôn được cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu chi phí. Việc dự trữ quá nhiều loại thuốc với số lượng lớn, có thể làm tăng chi phí tồn trữ thuốc. Để giảm chi phí trong việc dự trữ thuốc, bệnh viện phải duy trì mức dự trữ thấp, tuy nhiên khi đó khả năng thiếu thuốc cho bệnh nhân có thể xảy ra và trong một số trường hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng nếu không có thuốc kịp thời.
Do đó quản lý việc dự trữ thuốc hiệu quả là cân bằng được chi phí và nhu cầu về thuốc điều trị. Bệnh viên Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng là bệnh viện Quân Đội chiến lược tuyến cuối phía Nam, với nhiệm vụ sẵn sàng phục vụ chiến đấu, ứng phó các tình huống đột xuất, cứu hộ, cứu nạn, thảm họa, đảm bảo quân y cho biển, đảo, thu dung, cấp cứu, điều trị phục vụ cán bộ, chiến sỹ, thương bệnh binh và nhân dân, với quy mô 1000 giường bệnh gồm 55 khoa, phòng, ban chức năng. Do vậy việc quản lý dự trữ thuốc cần hết sức chú trọng, để tìm hiểu, đánh giá các yếu tố ảnh hưởng và góp phần nâng cao chất lượng trong công tác dự trữ 1 thuốc tại kho, chúng tôi tiến hành đề tài “Phân tích thực trạng dự trữ thuốc tại Bệnh viện Quân Y 175 năm 2019 ” với 2 mục tiêu: 1. Phân tích lượng thuốc dự trữ của một số nhóm thuốc tại Bệnh viện Quân Y 175 năm 2019.
Phân tích cơ cấu thuốc dự trữ theo phương pháp ABC, VEN tại Bệnh viện Quân Y 175 năm 2019. Từ kết quả nghiên cứu của đề tài, đề xuất một số ý kiến đóng góp nhằm tăng cường hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại bệnh viện trong những năm tiếp theo. Tổng quan về dự trữ thuốc Mục đích dự trữ thuốc để đáp ứng nhu cầu điều trị và đảm bảo tính kinh tế trong tồn trữ thuốc. Dự trữ thuốc nhằm đáp ứng hàng nhanh chóng và hiệu quả để phục vụ cho nhu cầu khám và chữa bệnh tại các cơ sở y tế.
Sự cần thiết phải dự trữ thuốc trong kho - Đảm bảo tính sẵn có: tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng. - Các nhà quản lý phải lập kế hoạch dự trữ hàng tồn kho hợp lý, đảm bảo tính kinh tế, không để tồn đọng thuốc lâu, số lượng nhiều gây ảnh hưởng đến công tác bảo quản và tồn đọng một số lượng lớn trong điều kiện kinh phí điều trị có hạn. - Duy trì niềm tin trong hệ thống: nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Nhập hàng và kiểm soát hàng * Nhập hàng - Cơ sở phải có quy định và biện pháp để đảm bảo thuốc chỉ được mua ở các cơ sở cung cấp đáp ứng quy định của pháp luật và thuốc phải được cấp phép lưu hành, sử dụng [5] - Khi nhận thuốc, mỗi chuyến hàng cần được kiểm tra so với lệnh/đơn mua hàng, phải xác nhận tình trạng vật lý của từng thùng hàng, ví dụ: thông tin trên nhãn, số lô, loại thuốc và số lượng, nhà sản xuất.
- Khi kiểm nhập cần tiến hành đối chiếu giữa hóa đơn với thực tế và kết quả thầu về các chi tiết của từng mặt hàng như: tên thuốc, tên hóa chất, nồng độ (hàm lượng), đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lượng, số lô, đơn giá, hạn dùng, hãng sản xuất, nước sản xuất [5]. 3 - Phải có quy định và biện pháp đảm bảo thuốc bị loại bỏ không được đưa vào sử dụng. Các sản phẩm này được bảo quản tách biệt khỏi các thuốc khác trong khi chờ hủy hoặc gửi trả nhà cung cấp. * Kiểm soát hàng - Phải định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc trong kho để kiểm soát hạn dùng và đối chiếu so sánh thuốc hiện còn và lượng thuốc còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc.
Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu phải được tiến hành theo mỗi lô thuốc được sử dụng hết [5]. - Tất cả các sai lệch, thất thoát khi đối chiếu số lượng thuốc lưu kho phải được điều tra theo quy trình cụ thể để xác định nguyên nhân (do nhầm lẫn, do xuất nhập chưa đúng, do trộm cắp thuốc. Sổ sách ghi chép về các cuộc điều tra này phải được lưu trữ [5]. Cấp phát - Chỉ được xuất kho, cấp phát các thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, còn hạn sử dụng.
- Các thuốc đang trong quá trình biệt trữ phải được người chịu trách nhiệm về chất lượng cho phép mới được xuất kho [7]. - Thuốc thường xuyên kiểm tra hạn dùng, hạn dùng ngắn xuất trước. - Các lô thuốc phải được cấp phát theo nguyên tắc: + FEFO (First Expires First Out): Thuốc hết hạn dùng trước thì xuất trước [7]. 4 + FEFO (First Expires First Out): Hết hạn dùng trước thì xuất trước Nhập VA VB VA VC VB VA Xuất VC VB VA VC VA VB VB Hết hạn trước nhất VA Hết hạn trước VC Hình 1.
Nguyên tắc FEFO 1. Thuốc trả về và thu hồi - Thuốc trả về phải được bảo quản tại khu riêng và dán nhãn để phân biệt. Chỉ được cấp phát quay trở lại sau khi được xem xét, đánh giá về chất lượng, đảm bảo an toàn cho người sử dụng [7]. - Đối với thuốc bị thu hồi theo thông báo của cơ quan quản lý, nhà sản xuất, nhà cung cấp phải ngừng cấp phát, cách ly và bảo quản ở khu vực biệt trữ, có dán phân biệt.
Phải duy trì các điều kiện bảo quản cho tới khi trả lại nhà cung cấp hoặc có quyết định cuối cùng về việc xử lý [7]. Các mức dự trữ kho Các nhà quản lý cần xây dựng cơ số tồn kho hợp lý, đảm bảo tính kinh tế, không để tồn đọng thuốc lâu, nhiều gây ảnh hưởng đến công tác bảo quản và tồn đọng một lượng lớn trong điều kiện kinh phí điều trị có hạn. Số tiêu thụ trung bình tháng Mức tồn kho phụ thuộc vào số tiêu thụ trung bình [7]. Tuy nhiên, lượng tiêu thụ hàng tháng không phải là không đổi và thời gian chờ nhận hàng từ các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi.
Do đó, hầu hết các hệ thống cung ứng thuốc đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là cho các mặt hàng thiết yếu để đối phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian nhận hàng. 5 Các kho có mức dự trữ thuốc tối đa với số lượng vừa đủ thấp nhằm tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí, và mức dự trữ tối thiểu đủ cao để tránh được tình trạng thiếu hụt do nhu cầu khám chữa bệnh tăng cao và việc nhận hàng xảy ra chậm [7]. Các mức tồn kho Mức tồn kho an toàn được quy định như sau: - Tuyến tỉnh: 03 tháng. - Tuyến huyện: 02 tháng.
- Tuyến xã: 01 tháng Các mức tồn kho: Số tồn kho tối thiểu, số tồn kho tối đa, số tồn kho an toàn. + Mức tồn kho tối thiểu là 1-2 tháng + Mức tồn kho tối đa là 2-3 tháng + Mức tồn kho an toàn là 2 tháng [7]. Lượng dự trữ thường xuyên: theo khuyến cáo thì lượng dự trữ thường xuyên cho kho thuốc bệnh viện bằng 1,5-2 lần số tiêu thụ trung bình/tháng [7]. Lượng dự trữ bảo hiểm: đề phòng các biến động như giá USD tăng, mốc thời gian điểm điều chỉnh thuế nhấp khẩu, dự phòng trong thời gian hết hợp đồng cũ nhưng chưa kịp tổ chức đấu thầu [7].
Khoảng cách đặt hàng: theo nguyên tắc trong kho luôn phải lưu kho mức dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo quá trình khám chữa bệnh diễn ra liên tục trong mọi điều kiện cung ứng bình thường và không bình thường. Tuy nhiên nếu thời gian luân chuyển thuốc dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn thì lượng dự trữ sẽ cao hơn [7]. Thực trạng công tác dự trữ thuốc tại một số bệnh viện, trung tâm y tế tại Việt Nam 1. Dự trữ thuốc Để phục vụ cho nhu cầu điều trị, chăm sóc sức khỏe người dân ngày càng tốt hơn.
Các cơ sở y tế khám chữa bệnh cần xây dựng, lập dự trù cơ số thuốc tồn kho hợp lý, an toàn, hiệu quả, phù hợp với kinh phí của đơn vị. Nhưng trên thực tế chưa có bệnh viện, trung tâm y tế nào thực hiện được. Thực tế cho thấy qua khảo sát một số bệnh viện và trung tâm y tế giá trị tồn kho trung bình/tháng sử dụng thường ở mức tồn kho tối thiểu, năm 2014, tại tỉnh Kiên Giang, Bệnh viện đa khoa huyện An Minh, giá trị tồn kho trung bình là 1,9 tháng sử dụng [23], tại Bệnh viện đa khoa huyện Phú Quốc, là 1,83 tháng [19]; năm 2014 tại Trung tâm y tế huyện Lục Yên tỉnh Yên Bái tồn trữ thuốc là 1,55 tháng [21]. Năm 2015, tại Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận tồn trữ là 1,4 tháng [9].
Năm 2016, tại Trung tâm y tế thành phố Thái Nguyên là 3,2 [10]. Năm 2019 tại Trung tâm y tế quận Hồng Bàng thành phố Hải Phòng tồn trữ là 0,9 tháng [8]. Năm 2019, tại bệnh viện Hữu Nghị Việt Tiệp thành phố Hải Phòng tồn trữ là 1,53 tháng [21].Cũng theo kết quả của các nghiên cứu cho thấy, các nhóm thuốc giá trị xuất nhập tồn lớn trong năm, trong tháng là: kháng sinh, vitamin, dịch truyền, kháng sinh, nhóm tiêu hóa và nhóm tim mạch.