CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế HTTT Hệ thống là tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung.
Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp sử lý, quy tắc hoạt động, quy trình sử lý, … (Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản thống kế Hà Nội). Hệ thống thông tin là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhau nhằm thu nhập sử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ, … còn hệ thông thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác.
Hệ thống thông tin quản lý (Management information systems) là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp. Phân tích HTTT quản lý là quá trình mổ xẻ, phân tách các tài liệu thu được từ pha khảo sát và chuyển đổi thành các mô tả hệ thống tương lai.
Là công việc bao gồm các tác vụ xác định yêu cầu cho một hệ thống mới hoặc được thay đổi, dựa trên cơ sở là các yêu cầu mà những người có vai trò quan trọng đối với hệ thống, chẳng hạn người sử dụng đưa ra. Thiết kế HTTT quản lý là quá trình chuyển đổi từ tài liệu phân tích thành tài liệu dành cho người cài đặt có thể đọc và chuyển đổi thành các module chương trình. Khái niệm cơ bản về quản lý bán hàng Bán hàng là một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng nhu cầu của người mua, để cả hai bên nhận được quyền lợi thỏa đáng. Theo quan niệm cổ điển: “Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoăc giá trị trao đổi đã thỏa thuận”.
Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của cá nhân hoặc một nhóm người thuộc lĩnh vực bán hàng hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhằm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên quan.3 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Hệ thống quản lý bán hàng là hệ thống thông tin được sử dụng trong bộ phận quản lý tiếp thị và bán hàng để kiểm tra quá trình bán hàng, bắt đầu bằng việc bán hàng và kết thúc bằng việc gửi hóa đơn cho khách hàng. Khi nó đáp ứng Hệ thống thông tin tiếp thị, họ sẽ trở thành Hệ thống quan hệ khách hàng (CRM). Hệ thống tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA) là một phần của hệ thống CRM; Đây là hệ thống mã hóa lại tất cả các bước tích lũy trong quy trình bán hàng, giữ cho xe tải tất cả thông tin do khách hàng cung cấp, giúp theo dõi khách hàng yêu cầu, giảm thông tin trùng lặp, thu thập thông tin khách hàng tiềm năng từ danh sách điện thoại và giám sát dự báo bán hàng, quản lý đơn hàng và kiến thức sản phẩm. MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.
Quy trình phân tích và thiết kế HTTT Quy trình xây dựng HTTT quản lý gồm các giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Khảo sát hệ thống Khảo sát là quá trình tìm hiểu và nghiên cứu hoạt động của hệ thống đang vận hành nhằm đưa ra được đặc tả tối ưu cho hệ thống tương lai. Các bước thực hiện khảo sát - Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng hệ thống hiện tại: + Xác định các thiết sót, kém hiệu lực, quá tải, lãng phí + Phát hiện các khả năng tốt còn tiềm ẩn hệ thống - Xác định mục tiêu, phạm vi hệ thống mới: + Mục tiêu? Phục vụ cho yêu cầu nào? + Khả năng của hệ thống mới sẽ đạt được đến đâu? 5 - Phác họa giải pháp, cân nhắc tính khả thi: + Đưa ra các giải pháp? Tính khả thi? Lựa chọn giải pháp? - Lập dự trù, kế hoạch triển khai dự án: + Lập dự trù về thiết bị, công tác huấn luyện, công việc bào trì + Lập kế hoạch triển khai dự án + Trình cho các lãnh đạo. Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Các bước cần thực hiện - Tìm hiểu: + Yêu cầu của thông tin đầu ra + Yêu cầu dữ liệu đầu vào + Yêu cầu đối với quá trình sử lý - Mô hình hóa hệ thống, đưa ra mô hình quan niệm, logic cho hệ thống: + Mô hình logic cho xử lý: Phân tích hệ thống về xử lý + Mô hình quan niệm cho dữ liệu: Phân tích hệ thống về dữ liệu. Giai đoạn 3: Thiết kế - Thiết kế tổng thể Mục đích của thiết kế tổng thể là nhằm đưa ra một kiến trúc tổng thể của hệ thống.
Kiến trúc này thể hiện sự phân chia hệ thống thành nhiều hệ thống con và sự chia tách thành phần thực hiện bằng thủ ông với phần thực hiện bằng máy tính (một máy tính hay nhiều máy tính) trong mỗi hệ thống con đó. - Thiết kế chi tiết + Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database) + Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm: Thu thập, xử lý thông tin nhập và đưa ra thông tin chuẩn xác theo đúng nghiệp vụ + Thiết kế giao diện chương trình đảm bảo phù hợp với môi trường, văn hóa và yêu cầu của doanh nghiệp thực hiện dự án + Thiết kế báo cáo: Dựa trên các yêu cầu của mỗi doanh nghiệp và quy định hiện hành sẽ thiết kế các mẫu báo cáo phù hợp hoặc cho phép doanh nghiệp tư tạo mẫu báo cáo ngay trên hệ thống. Giai đoạn 4: Cài đặt, kiểm thử - Lập trình hệ thống - Kiểm tra những chức năng, phân hệ, sự kết hợp của những phân hệ khác nhau, tổng thể cả hệ thống thông tin - Thử nghiệm - Xây dựng tài liệu hệ thống: tài liệu đặc tả hệ thống, tài liệu sử dụng, tài liệu kỹ thuật cài đặt. 6 Giai đoạn 5: Khai thác và bảo trì - Đảm bảo duy trì hoạt động ổn định của hệ thống thông tin - Sửa các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng - Điều chỉnh những thay đổi sao cho phù hợp với các thay đổi hệ thống - Bảo trì hệ thống - Bổ sung, nâng cấp hệ thống mới.
Các phương pháp phân tích và thiết kế HTTT Các phương pháp phân tích thiết kế HTTT bao gồm - Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển - Phương pháp thiết kế hệ thống bán cấu trúc - Phương pháp thiết kế hệ thống có cấu trúc. a, Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển Đặc điểm: - Gồm các pha: Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống. - Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up” (từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác. Nhược điểm - Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp.
Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test) nếu có lỗi nào đó xuất hiện ở giai đoạn cuối pha kiểm thử. Lúc đó, tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của lỗi, có thể buộc phải sửa đổi hàng loạt các modun. Khi một lỗi được phát hiện, khó chẩn đoán mođun nào (trong số hàng trăm, hàng ngàn modun) chứa lỗi. - Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc một pha, người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa.
Nếu ở pha trước còn lỗi thì các pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó. Mặt khác hầu hết các dự án thường phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ trước vì vậy kết quả sẽ khó mà được như ý với một thời gian quy định. b, Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc Đặc điểm: - Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top-down”. Nghĩa là các modun mức cao được viết lệnh và kiểm thử trước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn.
- Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc. Nhược điểm: Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai chẳng có liên hệ nào với người sử dụng. Do vậy, quá trình phân tích và thiết kế gần như là tách ra thành hai pha độc lập. 7 c, Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc Đặc điểm của phương pháp này là các hoạt động có thể thực hiện song song, mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó.
Các phương pháp hướng chức năng - Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa theo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn. Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng. Nhưng SADT chưa quan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống.