CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG 1.1 Những khái niệm cơ bản 1.1 Cơ sở lí luận về HTTT Thông tin: Là dữ liệu được rút ra thông qua quá trình (Phân tích, tổng hợp) phù hợp với mục đích của người sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị tỏ chức dữ liệu sao cho nó có ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể. Hệ thống thông tin: là một tập hợp và kết hợp phần cứng, phần mềm và các hệ thống mạng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu nhằm phục vụ mục địch của tổ chức. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phối hợp kiểm soát trong doanh nghiệp hướng tới kết quả mong muốn.
Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống có kết cấu mềm dẻo được xây dựng trên nền tảng CNTT, được cấu thành bởi nhiều hệ thống con có mục tiêu cung cấp thông tin cho việc quyết định và kiểm soát. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lí giao dịch và tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng hệ thống .2 Các thành phần của HTTT Một hệ thống thông tin sẽ bao gồm năm thành phần: Con người, CSDL, phần cứng, phần mềm, thiết bị kết nối mạng .1: Các thành phần của một Hệ thống thông tin Con người: Thành phần quan trọng nhất của hệ thống với vai trò chủ đạo thực hiện việc xây dựng, vận hành, bảo trì hệ thống. Phần cứng: bao gồm các thiết bị vật lí cụ thể của máy tính, hệ thống mạng làm thiết bị hỗ trợ cho HTTT. Phần mềm: Tập hợp những ngôn ngữ được viết một cách có quy tắc, thực hiện giải một bài toán hay chức năng mà người dùng yêu cầu.
4 Hệ mạng truyền thông: Mạng máy tính bao gồm các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua đường truyền dựa trên các quy tắc truyền thông nhất định. Cơ sở dữ liệu: tập hợp dữ liệu được lưu trữ theo nguyên tắc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp để thỏa mãn các yêu cầu khai thác thông tin từ phía người dùng hay chương trình ứng dụng với các mục đích khác nhau .3 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin(HTTT) góp phần quan trọng vào tăng công suất lao động và hiệu quả làm việc của nhân lực tại các tổ chức và doanh nghiệp. Ngày nay, trên bất cứ một lĩnh vực kinh doanh nào, sở hữu một HTTT mạnh là yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu bởi vì: Thứ nhất: Hệ thống thông tin nằm ở vị trí trung tâm, là phần tử kích hoạt các quyết định mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo …) Thứ hai: Hệ thống thông tin đóng vai trò là trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường bên ngoài, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. Vd: Thông tin phản ánh tình trạng kinh doanh của tổ chức sẽ có tác động lớn không chỉ việc ra quyết định cho hoạt động kinh doanh hiện tại, mà còn phục vụ cho công tác dụ báo cho kế hoạch cho tương lai.
Thứ ba: Hệ thống thông tin giúp cho quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn thông qua đó doanh nghiệp cắt giảm được chi phí, tăng năng xuất chất lượng và hiệu quả công việc. Thứ tư: Hệ thống thông tin góp phần không nhỏ xây dựng mối quan hệ chặt chẽ đối với khách hàng, chủ động được trong quá trình làm việc, khuyến khích sự sáng tạo góp phần đổi mới không ngừng.4 Quy trình phát triển hệ thống thông tin Có khá nhiều các lý thuyết về phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau nhưng tựu trung lại là các giai đoạn của quá trình phát triển : Khảo sát và lập kế hoạch dự án Quá trình khảo sát sẽ giúp cho người phân tích thiết kế có cái nhìn tổng quát nhất về quy trình và nghiệp vụ về Công ty nơi mà mình muốn xây dựng và phát triển hệ thống. Nghiên cứu những hiện trạng là bước khởi đầu của quá trình phát triển HTTT Bước này giúp tìm hiểu bài toán hay chính xác hơn là nhu cầu về hệ thống. Việc khảo sát này được chia làm hai giai đoạn : Giai đoạn 01 - Người phân tích sẽ đi khảo sát sơ bộ nhằm hình thành nên dự án 5 - Tiếp đến sẽ khảo sát chi tiết, thu thập thông tin của hệ thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế.
Giai đoạn 02 - Môi trường và các ràng buộc của hệ thống cần xây dựng như thế nào ? - Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì ? - Trên cơ sở khảo sát đó mà các nhà khảo sát, nhà phát triển đánh giá được thực trạng, xác đinh điểm yếu của hệ thống hiện tạo, lập phương án phát triển HTTT, phạm vi, hạn chế mục tiêu của dự án. Phân tích hệ thống Công việc này nhằm xác định những thông tin và các chức năng cần xử lý thông tin, các chức năng cần phát triển. - Phân tích hệ thống bao gồm các công việc cụ thể như sau : Xác định yêu cầu của HTTT, xác địnhcác chức năng, dữ liệu nghiệp vụ quy trình hoạt động của hệ thống, cách thức thực hiện của hệ thống hiện tại và vấn đề phát triển của HTTT mới. Tất cả các hệ thống đều cần sử dụng một CSDL cho riêng mình, CSDL có thể là đã có hoặc được xây dựng mới.
Việc phân tích thiết kế CSDL có thể được thực hiện riêng hoặc chung với việc phân tích thiết kế. Vấn đề ở đây đặt ra là làm sao cơ thể xây dựng được một CSDL giảm được tối đa tính dư thừa cũng như phải dễ khôi phục và duy trì. Thiết kế hệ thống Sau pha phân tích công việc thiết kế được tiến hành dựa trên tài liệu đăc tả yêu cầu hệ thống: Việc thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệ thống về dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường thông qua các phương pháp thiết kế. Các công việc cần làm trong quá trình thiết kế bao gồm: Thiết kế kiến trúc của hệ thống, thiết kế các modul chương trình, các giao diện chương trình, các báo cáo và lập tài liệu thiết kế hệ thống.
Kết quả cần thu được của giai đoạn này là bản đặc tả thiết kế, bản đặc tả sẽ được chuyển giao cho lập trình viên để thực hiện công việc lập trình. Lập trình Là khâu nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định trong tài liệu thiết kế. Giai đoạn này các lập trình viên sẽ thực hiện công việc lập trình, lựa chọn công cụ cho hệ quản trị CSDL và cài đặt CSDL cho hệ thống. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình, công cụ giúp thiết kế giao diện, module chương trình cho hệ thống, tiến hành xây dựng lên các tài liệu sử dụng hệ thống, tài liệu ký thuật.
6 Kiểm thử Sau giai đoạn kiểm thử được tiến hành. Các yếu tố liên quan tới viêc kiểm thử phần mềm đó là: Kế hoạch kiểm thử (Test plant ), Kịch bản kiểm thử ( Test discription ), dữ liệu kiểm thử, các công cụ kiểm thử. Kiểm thử sẽ tiến hành xe xét nhằm phát hiện những sai sót lỗi còn tồn tại nhằm khắc phục trước khi đưa vào sử dụng phần mềm. Bảo trì phần mềm Giai đoạn này cần thực hiện những công việc như: Bảo trì, cải thiện hệ thống và thích nghi HTTT với những thay đổi với môi trường xung quanh bởi lẽt trong thời gian sử dụng, phần mềm sẽ cần cải tiến và nâng cấp để phù hợp với những thay đổi về chức năng cũng như nhu cầu người dùng.
Nếu việc thiết kế, xây dựng HTTT với mô hình phù hợp thì viêc bảo trì HTTT sẽ dễ dàng. Ngược lại chi phí sẽ tăng cao, không thỏa mãn được nhu cầu của người dùng, nghiêm trọng hơn là phải xây mới lại toán bộ HTTT cũ mà doanh nghiệp đang có .2 Một số lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng.1 Quản lý bán hàng Bán hàng là một hoạt động nền tảng trong kinh doanh trong đó có sự gặp gỡ giữa người bán, người mua .Giúp hai bên thỏa thuận và đạt được mục tiêu là sự trao đổi về sản phẩm. Khái niệm quản lí bán hàng: Quản lí bán hàng là hoạt động quản trị của cá nhân hoặc một nhóm người trong lĩnh vực bán hàng nhằm đảm bảo cho việc kinh doanh hoạt động một cách có hiệu quả, đạt được những yêu cầu và chiến lược kinh doanh đề ra. Nhiệm vụ của việc quản lí bán hàng: là phân phối hàng hóa đến những kênh phân phối theo mục tiêu đã định ,cùng với đó tối ưu hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí cho các hoạt động như quản lí, thu chi.
Tác dụng của việc quản lí bán hàng: Quản lí bán hàng góp phần vào giải quyết các mặt về kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm dịch vụ có hoạt đông hiệu quả hay không là nhờ sử kiểm soát một cách có hiệu quả về hàng hóa, chi phí của mình .2 Hệ thống thông tin quản lí bán hàng Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một hệ thống các công cụ cung cấp đầy đủ các chức năng cho doanh nghiệp lớn, nhỏ hay cá nhân bán hàng quản lý một cách hiệu quả công việc của mình trong tất cả các phân đoạn bán hàng như: Nhập hàng, quản lí hàng hóa, quản lí kho, quản lý bán hàng, quản lí đơn hàng, nhân viên… có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và mối quan hệ với khách hàng. Hệ thống giúp cho hoạt động lưu trữ một cách tập trung và dễ dàng nhất khi truy xuất thông tin của khách hàng, hàng hóa. 7 Các chức năng chính của một phân hệ quản lí bán hàng gồm: Quản lí thông tin của hàng hóa: Không giới hạn các hàng hóa được quản lí, lưu trữ thông tin về hàng hóa, các đơn giá của hàng hóa.