đặt vấn đề. Giải pháp đưa ra đối với công ty ITC là áp dụng giải pháp CDS (Continuous Delivery System): số hóa thông tin theo nhu cầu từng phòng ban, số hóa các bước theo quy trình Voyage và đưa ra báo cáo thống kế về hiệu quả chuyến đi Voyage. - Nhu cầu Ban giám đốc: Kiểm soát thông tin chuyến đi (hiện trạng, vị trí, tình hình tiêu thụ dầu, tiêu thụ nguyên vật liệu). Đánh giá hiệu quả theo Voyage (Doanh thu, chi phí, theo dõi tiến độ thanh toán) Bảo mật phân quyền hệ thống.
- Nhu cầu phòng Khai thác và OPS: Theo dõi và cảnh báo được tiến độ thanh toán, tình trạng thanh toán. Theo dõi được hiện trạng tàu theo voyage. Lưu trữ dữ liệu hướng dẫn chuyến đi để tái sử dụng và truy cập thông tin, lưu trữ tài liệu đính kèm. - Nhu cầu phòng An toàn – pháp chế: Báo cáo ngày, báo cáo tuần, báo cáo định kì (Vị trí, sử dụng dầu, nước ngọt, nguyên vật liệu trong Voyage) Quản lý tài liệu hướng dẫn tài liệu quy trình tập trung - Nhu cầu phòng Kỹ thuật – vật tư: Giám sát quá trình tiêu hao nguyên vật liệu, vật tư tiêu hao theo Voyage, theo từng tàu.
- Nhu cầu phòng Thuyền viên: Quản lý thông tin thuyền viên (thông tin các nhân, quá trình công tác). Quản lý chi phí thay thế thuyền viên, quản lý thông tin thay thế thuyền viên. - Nhu cầu phòng Kế toán: Quản lý thông tin chi phí và đánh giá hiệu quả theo Voyage. Ghi thông tin về việc đủ giấy tờ thanh toán hay chưa, cảnh báo ngày cần thanh toán cho đối tác.
Hệ thống Maritime Open Connect dashboard cần xây dựng đáp ứng đủ các chức năng phục vụ cho nhu cầu quản lý của từng phòng ban theo quy trình vận hành theo Voyage, phân quyền cụ thể cho ban lãnh đạo và các phòng ban. Trong phạm vi bài báo Lê Thị Bảo Thi – K23HTTTB 11 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng phân hệ quản lý hành trình chuyến đi (Voyage) tại công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải quốc tế ITC cáo khóa luận tốt nghiệp, em sẽ tập trung thực hiện bài toán “Xây dựng phân hệ quản lý hành trình chuyến đi (Voyage) tại công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải quốc tế ITC” nhằm phân tích và phát triển quy trình quản lý voyage, số hóa các bước theo quy trình khi đưa lên hệ thống, cụ thể gồm 3 giai đoạn chính sau: - Giai đoạn khởi tạo Voyage: Quy trình khai báo voyage - Giai đoạn thực hiện Voyage: Quy trình cập nhật báo cáo Voyage Quy trình thay thế thuyền viên tại cảng Quy trình đề xuất chi phí Quy trình ghi nhận doanh thu thực tế - Giai đoạn kết thúc Voyage: Quy trình kết thúc voyage Hệ thống cung cấp chức năng đưa ra báo cáo thống kê (dashboard) về hiệu quả voyage dự kiến và hiệu quả voyage thực tế thông quan việc lọc, sắp xếp, phân tích thống kế dữ liệu trong hệ thống, cung cấp cho dười dùng cái nhìn tổng quan và trực quan hơn hỗ trợ cho việc ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác. Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ quản lý Voyage Quy trình quản lý Voyage đang được thực hiện tại công ty ITC được chia 3 giai đoạn [6]: Giai đoạn khởi tạo Voyage - Quy trình Khai báo voyage + Quy trình thực tế khai báo voyage Bộ phận OPS phụ trách tìm hiểu và xác định các yếu tố về thông tin cảng, tuyến hành trình, chi phí chuyến đi (bao gồm cảng phí hai đầu bến, nhiên liệu, vật liệu chèn lót/ ngăn cách (nếu có) và các chi phí khác). Tổng hợp kinh nghiệm thực tiễn từ các chuyến trước và đưa ra khuyến cáo (nếu có) cho bộ phận Chartering.
Sau đó, bộ phận Chartering tiếp nhận khuyến cáo và sàng lọc, lựa chọn đơn hàng; đàm phán cước và các điều khoản để xây dựng hợp đồng. Bộ phận Chartering cần đưa ra được bảng tính hiệu quả dự kiến để gửi ban giám đốc phê duyệt. Bảng tính hiệu quả dự kiến đã được Ban giám đốc phế duyệt, trưởng phòng Khai thác sẽ tiến hành đàm phán với agent và ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết được gửi lên Ban giám đốc phê duyệt.
Sau khi ký hợp đồng chuyến đi, bộ phận Chartering cung cấp và thảo luận “Main terms” gửi cho bộ phận OPS. Bộ phận OPS tiếp nhận và nghiên cứu “Main terms”. Trước khi tàu rời cảng thực hiện chuyến đi cần phải xây dựng hướng dẫn chuyến đi. Bộ phận OPS, Chartering, phòng Kỹ thuật – vật tư, phòng An toàn đồng phụ trách làm và Lê Thị Bảo Thi – K23HTTTB 12 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng phân hệ quản lý hành trình chuyến đi (Voyage) tại công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải quốc tế ITC thảo luận với thuyền trưởng về “Hướng dẫn chuyến đi”.
Sau khi các phòng ban hoàn thành gửi khuyến cáo và thông tin liên quan đến hướng dẫn chuyến đi, tàu tiếp nhận và nghiên cứu. Tiếp theo, tàu phụ trách lên kế hoạch chuyến đi và sơ đồ xếp hàng dự kiến để gửi các phòng ban kiểm tra. Kiểm tra hoàn tất, phòng Kỹ thuật – vật tư và phòng An toàn phụ trách tổng hợp danh sách hải đồ, ấn phẩm hàng hải, dầu, vật tư, nước ngọt từ thuyền trưởng gửi order. + Quy trình hệ thống khai báo voyage Sau khi bộ phận Chartering đã đàm phán và ký xong hợp đồng với khách hàng, bộ phận OPS của phòng Khai thác sẽ tiến hành khai báo Voyage.
Bộ phận OPS khai báo đầy đủ các trường thông tin, các phòng ban được yêu cầu đã hoàn thành gửi khuyến cáo, hướng dẫn đặc biệt cho chuyến đi thì Voyage sẽ được gửi lên quản lý tàu và ban lãnh đạo phê duyệt. Voyage đã được Ban lãnh đạo phê duyệt thì bộ phận OPS tiến hành chuyển trạng thái của Voyage (Voyage ở trạng thái “Đang thực hiện”), tiếp tục quy trình thực hiện Voyage (Hình 1. Quy trình khai báo voyage Giai đoạn thực hiện Voyage - Quy trình thực tế giai đoạn thực hiện Voyage Trước khi tàu đến cảng: Hoàn thiện xây dựng hướng dẫn chuyến đi, tàu phụ trách làm giấy tờ để gửi Agent cảng tới trước khi tàu rời cảng hiện tại. Phía tàu sau khi gửi giấy tờ cho Agent, bộ phận OPS mặc cả phí PDA và chỉ định đại lý tại cảng.
Chọn đại lý và phí PDA cần được gửi lên Ban giám đốc phê duyệt. Sau khi giám đốc phê duyệt, bộ phận OPS chuẩn bị hồ sơ thanh toán, hồ sơ thanh toán cần gửi duyệt lên ban giám đốc. Hồ sơ thanh toán phí PDA được ban giám đốc phê duyệt, phòng Kế toán tiến hành thanh toán phí. Cuối cùng, bộ phận OPS và phòng Kỹ thuật – vật tư kiểm tra giá và thu xếp hải đồ, ấn phẩm, dầu, vật tư và nước ngọt cho tàu.
Trong quá trình làm hàng: khi tàu đến cảng và làm hàng, bộ phận OPS, Chartering, phòng An toàn theo dõi quá trình xếp/dỡ hàng hóa. Bên cạnh đó, trong quá trình làm Lê Thị Bảo Thi – K23HTTTB 13 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng phân hệ quản lý hành trình chuyến đi (Voyage) tại công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải quốc tế ITC hàng sẽ có sự cố phát sinh, tàu phụ trách xử lý sự cố, các phòng ban có nhiệm vụ theo dõi và hỗ trợ tàu nếu cần. Ngoài tra, trong quá trình làm hàng, tàu cần phụ trách thực hiện kiểm tra và tuân thủ các quy định liên quan đến an toàn và bảo vệ môi trường khi neo đậu tại cảng (PSC). - Quy trình hệ thống giai đoạn thực hiện Voyage Quy trình thực hiện voyage khi đưa lên hệ thống ngoài đáp ứng được quy trình thực tế còn phải đáp ứng nhu cầu của các phòng ban khi quản lý voyage trong quá trình voyage đang thực hiện chuyến đi.
Do đó quy trình thực hiện voyage trên hệ thống bao gồm các quy trình chính sau: + Quy trình cập nhật báo cáo Voyage Trong quá trình thực hiện voyage, tàu sẽ phải gửi các báo cáo theo biểu mẫu về các phòng ban để có thể giám sát, theo dõi voyage. Có 4 mẫu báo cáo cần gửi lại từ phía tàu: Departure report, Daily (noon) position report, Daily report in port, Arrival report. Báo cáo sau khi tàu hoàn thiện sẽ được gửi về quản lý tàu, phòng Kỹ thuật – vật tư, phòng Khai thác, phòng An toàn, Ban lãnh đạo phê duyệt. Báo cáo đã được Ban lãnh đạo duyệt, các phòng ban được phân quyền có thể giám sát được các thông tin về Voyage (Hình 1.
Quy trình cập nhật báo cáo voyage +Quy trình thay thế thuyền viên Trong một chuyến đi voyage, phòng Thuyền viên sẽ có yêu cầu thay thế thuyền viên tại cảng bởi những lý do cần thiết. Quy trình thay thế thuyền viên cần được duyệt bởi phòng khai thác và Ban lãnh đạo vì khi thay thế thuyền viên sẽ phát sinh chi phí thay thế thuyền viên. Phòng Khai thác cần cân nhắc thuyền viên thay thế có phù hợp hay không. Nếu thuyền viên cần thay chi phí quá lớn, phòng Khai thác sẽ từ chối và nêu lí do, nhập chi phí dự kiến thay thế thuyền viên.
Tuy nhiên trong những trường hợp quan trọng, bắt buộc phải thay thuyền viên đó, phòng Khai thác vẫn phê duyệt thuyền viên và Lê Thị Bảo Thi – K23HTTTB 14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng phân hệ quản lý hành trình chuyến đi (Voyage) tại công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải quốc tế ITC nhập ghi chú cho lần phê duyệt đó để Ban lãnh đạo và phòng Thuyền viên nắm được thông tin. Sau khi yêu cầu thay thế thuyền viên đã được duyệt thì phòng Thuyền viên sẽ phải đề xuất chi phí thay thế thuyền viên (Hình 1. Quy trình thay thế thuyền viên + Quy trình đề xuất chi phí Đối với mỗi voyage sẽ phát sinh các chi phí phục vụ cho chuyến đi, các phòng ban có phát sinh chi phí có thể sử dụng tiền riêng hoặc tạm ứng tiền của công ty. Nếu phòng ban chi trả trước khoản chi phí phát sinh mà không cần tạm ứng tiền của công ty, phòng ban cần phải tạo đề xuất chi phí để gửi lên Ban lãnh đạo, phòng Kế toán phê duyệt.
Sau khi Ban lãnh đạo, phòng Kế toán đã phê duyệt đề xuất chi phí, các phòng ban tiến hành gửi yêu cầu “Đề nghị thanh toán” lên Ban lãnh đạo, phòng Kế toán để Ban lãnh đạo, phòng Kế toán kiểm tra nội dung và phê duyệt yêu cầu. Nếu yêu cầu được phòng Kế toán phê duyệt, phòng Kế toán thực hiện chi tiền theo đề xuất chi phí của các phòng ban và cập nhật trạng thái “Đã quyết toán” (Hình 1.