CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Một số khái niệm cơ bản Các khái niệm về nhân sự theo ( Nguồn “PGS. Nguyễn Ngọc Quân và ThS. Nguyễn Vân Điềm , Quản trị nhân lực, Nhà xuất bản Giáo Dục.”) Nhân lực: Nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm thể lực và trí lực. Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, việc sử dụng thể lực con người là không bao giờ thiếu và đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt.
Sự khai thác khả năng trí lực của con người là còn mới mẻ và không bao giờ cạn kiệt vì đây là kho tàng còn nhiều bí ẩn của con người. Quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực không riêng gì trong sản xuất kinh doanh. Tiếp cận theo chức năng quản lý thì quản lý nhân lực là hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triển con người.
Mục tiêu quản lý nhân sự: Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ, quản lý tuyển dụng,… Tác dụng của quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Mỗi công ty hoạt động được đều phải có các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới, chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanh nghiệp, công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển. Đây có thể coi là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của công ty.
Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý nhân sự (có 3 hình thức quản lý nhân sự chính): + Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng: Hình thức này có đặc tính là quyền lực tập trung vào tay một nhân vật quan trong, nhân viên chỉ là công cụ tạo lợi nhuận, không có quyền tham gia vào hoạch định, định hướng phát triển công ty. Hình thức này cứng nhắc không có chuyển biến, không phát huy được những ưu điểm của các nhân viên. 5 Luan van + Cá nhân làm trung tâm nhưng theo hướng quản lý tập thể:Hình thức này có đặc điểm là quyền lợi của công ty được phân phối xuống từng nhân viên, mọi chính sách đều xuất phát từ lợi ích chung, mọi nhân viên đều có quyền bày tỏ quan điểm, có tính dân chủ.Nó phát huy được tối đa những ưu điểm của nhân viên. + Tập thể lãnh đạo kiểu cũ:Nhiều người lãnh đạo nhưng không thấy vai trò của người chỉ huy cao nhất dẫn đến việc trách nhiệm không được quy định cụ thể cho cá nhân nào, nhiều công việc rơi vào tình trạng “cha chung không ai khóc” bị đình trệ hoặc có làm cũng không thành công.
Thường xuất hiện nhiều hội đồng kiểm duyệt với bất cứ một dự án nào. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động và sa thải nhân viên trong công ty…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa công ty và đội ngũ nhân viên của công ty.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự Quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của công ty bởi nó phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực (vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động), các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau. Quản trị nhân lực cũng là yếu tố giúp ta nhận biết được một tổ chức hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công. Một khi con người được sắp xếp, bố trí tương xứng với công việc sẽ giúp cho công ty thực hiện với hiệu quả cao và đạt được sự thỏa mãn của nhân viên, duy trì được những nhân viên có hiệu quả ở mức cao và hạ thấp sự vắng mặt.
Trong trường hợp công ty có công tác quản lý nhân sự không tốt thì không phát huy được hết cơ hội cho từng nhân viên từ đó làm giảm hiệu quả kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, quản lý nhân sự là nhân tố then chốt thành bại của người lãnh đạo. Những nhà quản trị nhân sự giỏi là người phát hiện ra những kỹ năng của nhân viên, hiểu biết về tính khí của nhân viên để bố trí phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn công việc. Hơn nữa, quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động.
MỘT SỐ VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Một số khái niệm cơ bản 6 Luan van - Hệ thống Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để đạt mục đích chung. (Theo giáo trình “phân tích và thiết kế HTTT” của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội) - Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương mại) - Hệ thống thông tin quản lý (Management Infomation System) Hệ thống thông tin quản lý là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. + Nhiệm vụ HTTT quản lý Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa.
7 Luan van Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của doanh nghiệp. + Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau trong đó HTTT quản lý có các chức năng chính là: Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. Phân phối và cung cấp thông tin.
Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. Hệ thống thông tin nhân sự: Hệ thống thông tin nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Các phương pháp tiếp cận trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin -Phân thích thiết kế theo Phương pháp hướng chức năng:. Đây là lối tiếp cận truyền thống của ngành Công nghệ phần mềm, quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ thống sẽ giữ gìn.
Căn cứ vào thông tin người dùng cần => thiết kế dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin. => Tập trung vào thông tin. - Phân thích thiết kế theo phương pháp hướng đối tượng: Đối tượng = chức năng + dữ liệu hệ th ống = tập hợp các đối tượng + quan hệ giữa các đối tượng Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Với cách tiếp cận này, một hệ thống được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ g ọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó.
Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó. Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình, đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới.
Cũng có những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới. Việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệ thống hoặc có thể tiến hành riêng. Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì. -Thiết kế hệ thống: Sau giai đoạn phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là thiết kế cho các yêu cầu mới.
Công tác thiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đã được nêu trong Đặc Tả Yêu Cầu?