Luận văn - Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phần mềm Cybersoft Hà Nội

Luận văn tốt nghiệp TMU phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho chi nhánh công ty cổ phần phần mềm Cybersoft Hà Nội.

• Tác giả: Nguyễn Đức Cảnh
• Người hướng dẫn: Th. Nguyễn Hưng Long
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Quản lý nhân sự
• Đề tài: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự Tại Cybersoft Hà Nội
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG
• DANH MỤC BIỂU ĐỒ
• DANH MỤC HÌNH VẼ
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
• 0.2. Mục tiêu của đề tài nghiên cứu
• 0.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.4. Phương pháp nghiên cứu
• 0.5. Kết cấu của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
• 1.1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ
• 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
• 1.1.2. Tầm quan trọng của quản lý nhân sự
• 1.2. MỘT SỐ VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 1.2.1. Một số khái niệm cơ bản
• 1.2.2. Các phương pháp tiếp cận trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin
• 1.2.2.1. Phân tích thiết kế theo phương pháp hướng chức năng
• 1.2.2.2. Phân tích thiết kế theo phương pháp hướng đối tượng
• 1.2.3. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
• 1.2.4. Khái niệm chung về ngôn ngữ UML
• 1.3. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
• 1.3.1. Tình hình nghiên cứu ngoài nước
• 1.3.2. Tình hình nghiên cứu trong nước
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM CYBERSOFT CHI NHÁNH HÀ NỘI
• 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM CYBERSOFT TẠI HÀ NỘI
• 2.1.1. Sơ lược về công ty
• 2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh
• 2.1.3. Lịch sử hình thành và phát triển
• 2.1.4. Các lĩnh vực hoạt động
• 2.1.5. Cơ cấu tổ chức
• 2.1.6. Tình hình hoạt động kinh doanh
• 2.2. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM CYBERSOFT TẠI HÀ NỘI
• 2.2.1. Phương pháp nghiên cứu và kết quả điều tra
• 2.2.2. Kết quả điều tra
• 2.2.3. Ứng dụng công nghệ của công ty phần mềm CYBERSOFT tại Hà Nội
• 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT
• 3. CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT
• 3.1. ĐẶT BÀI TOÁN
• 3.2. PHÂN TÍCH YÊU CẦU CỦA BÀI TOÁN
• 3.3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
• 3.3.1. Xác định các tác nhân, đặc tả hệ thống
• 3.3.2. Biểu đồ usecase dạng tổng quát
• 3.3.3. Biểu đồ lớp tổng quát
• 3.3.4. Biểu đồ hoạt động
• 3.3.5. Biểu đồ tuần tự
• 3.4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 3.4.1. Biểu đồ lớp chi tiết
• 3.4.2. Biểu đồ thành phần
• 3.4.3. Biểu đồ triển khai
• 3.4.4. Hệ thống chương trình
• 3.5. THIẾT KẾ GIAO DIỆN
• 3.6. THIẾT KẾ KIỂM SOÁT
• 3.7. ĐÁNH GIÁ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERSOFT
• 3.8. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT
• KẾT LUẬN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTT QLNS) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. Tại Cybersoft Hà Nội, việc áp dụng HTTT QLNS không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc. Nghiên cứu này sẽ phân tích các khía cạnh của HTTT QLNS, từ lý thuyết đến thực tiễn, nhằm đưa ra giải pháp thiết kế phù hợp.

1.1. Khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

HTTT QLNS là hệ thống hỗ trợ các hoạt động quản lý như tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá nhân viên. Nó giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên và tối ưu hóa quy trình làm việc.

1.2. Tầm quan trọng của việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Phân tích và thiết kế HTTT QLNS giúp xác định nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp công nghệ phù hợp, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.

II. Vấn đề và thách thức trong quản lý nhân sự tại Cybersoft Hà Nội

Mặc dù Cybersoft Hà Nội đã có những bước tiến trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự, nhưng vẫn còn nhiều thách thức cần giải quyết. Các vấn đề như thiếu sót trong quy trình tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên chưa hiệu quả, và khó khăn trong việc theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên là những điểm cần cải thiện.

2.1. Những khó khăn trong quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng hiện tại tại Cybersoft gặp khó khăn trong việc thu hút nhân tài, dẫn đến việc thiếu hụt nhân lực chất lượng cao.

2.2. Vấn đề trong quản lý hồ sơ nhân viên

Hồ sơ nhân viên chưa được quản lý một cách hệ thống, gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin và theo dõi quá trình phát triển của nhân viên.

III. Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Để giải quyết các vấn đề hiện tại, việc áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là rất cần thiết. Các phương pháp này sẽ giúp xác định rõ ràng yêu cầu của người dùng và thiết kế hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế của Cybersoft.

3.1. Phương pháp hướng chức năng trong thiết kế hệ thống

Phương pháp này tập trung vào việc xác định các chức năng cần thiết của hệ thống, từ đó thiết kế dữ liệu và giao diện người dùng phù hợp.

3.2. Phương pháp hướng đối tượng trong phân tích hệ thống

Phương pháp này giúp xác định các đối tượng trong hệ thống và mối quan hệ giữa chúng, từ đó tạo ra một mô hình thiết kế rõ ràng và dễ hiểu.

IV. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Cybersoft

Việc triển khai HTTT QLNS tại Cybersoft đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Hệ thống không chỉ giúp cải thiện quy trình quản lý nhân sự mà còn nâng cao sự hài lòng của nhân viên và tăng cường hiệu quả làm việc.

4.1. Kết quả đạt được sau khi triển khai hệ thống

Sau khi áp dụng HTTT QLNS, Cybersoft đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong quy trình tuyển dụng và quản lý hồ sơ nhân viên.

4.2. Phản hồi từ nhân viên về hệ thống mới

Nhân viên tại Cybersoft đã có những phản hồi tích cực về hệ thống mới, cho rằng nó giúp họ dễ dàng hơn trong việc truy cập thông tin và quản lý công việc.

V. Kết luận và hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Kết luận từ nghiên cứu cho thấy rằng việc phân tích và thiết kế HTTT QLNS là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại Cybersoft. Hướng phát triển trong tương lai sẽ tập trung vào việc cải tiến hệ thống để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp.

5.1. Đề xuất cải tiến hệ thống trong tương lai

Cần tiếp tục nghiên cứu và cải tiến hệ thống để đáp ứng nhanh chóng các thay đổi trong môi trường làm việc và nhu cầu của nhân viên.

5.2. Tầm nhìn dài hạn cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống cần được phát triển theo hướng tích hợp với các công nghệ mới, nhằm nâng cao khả năng quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế hiện đại và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành bại và năng lực cạnh tranh của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Việc ứng dụng hệ thống thông tin vào công tác quản lý điều hành giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, đồng thời giảm thiểu tối đa sai sót, tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành.

Công ty Cổ phần Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp CyberSoft (chi nhánh Hà Nội) là đơn vị hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực phát triển và triển khai các giải pháp phần mềm kế toán, giải pháp quản trị doanh nghiệp (ERP). Tuy nhiên, công tác quản lý nhân sự tại chi nhánh vẫn còn mang tính chất cục bộ, phụ thuộc nhiều vào sổ sách và các công cụ văn phòng rời rạc như Microsoft Word và Microsoft Excel. Nhận thức được nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh và sự gia tăng phức tạp của các nghiệp vụ nhân sự (chấm công, tính lương, theo dõi hồ sơ, hợp đồng lao động), đề tài "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại chi nhánh công ty cổ phần phần mềm CYBERSOFT tại Hà Nội" được thực hiện nhằm giải quyết bài toán tin học hóa quy trình quản trị nhân lực tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể theo 3 nhiệm vụ:

1. Hệ thống hóa kiến thức cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm, phân loại và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
2. Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự và các mô hình quản lý nhân sự nói chung cũng như trong doanh nghiệp.
3. Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Phần mềm CyberSoft tại Hà Nội; từ đó đề xuất giải pháp và tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Chi nhánh Công ty Cổ phần Phần mềm CyberSoft tại Hà Nội cùng toàn bộ các hoạt động, quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty.
• Phạm vi không gian: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phần mềm CyberSoft, chi nhánh Hà Nội (Tầng 5, Tòa nhà Viện Công Nghệ, số 25 Vũ Ngọc Phan, phường Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Quá trình nghiên cứu thực tế thực hiện từ ngày 10/10/2018 đến ngày 04/12/2018. Dữ liệu thứ cấp phục vụ phân tích được thu thập trong giai đoạn từ năm 2010 đến hết năm 2017 (tập trung vào dữ liệu tài chính 3 năm 2015, 2016, 2017 và cơ cấu tổ chức năm 2018).

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và mô hình áp dụng

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên hai nhóm kiến thức chuyên ngành:

• Lý luận về quản trị nhân lực: Tiếp cận theo giáo trình Quản trị nhân lực của PGS. Nguyễn Ngọc Quân và ThS. Nguyễn Vân Điềm (NXB Giáo Dục). Các khái niệm cốt lõi được định hình gồm: nhân lực (thể lực và trí lực), quản lý nhân sự (hoạch định, tổ chức, chỉ huy, kiểm soát việc thu hút, sử dụng và phát triển con người), cùng 3 hình thức tổ chức quản lý nhân sự (lấy cá nhân làm trung tâm - tập trung ảnh hưởng; lấy cá nhân làm trung tâm - theo hướng quản lý tập thể; tập thể lãnh đạo kiểu cũ).
• Lý luận về Hệ thống thông tin (HTTT) và Phân tích thiết kế hệ thống: Tiếp cận theo giáo trình Phân tích và thiết kế HTTT của ThS. Thạc Bình Cường (NXB Thống Kê) và giáo trình Hệ thống thông tin quản lý của Trường Đại học Thương mại. Mô hình hệ thống thông tin quản lý (MIS) được định nghĩa gồm 5 thành phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.
• Phương pháp tiếp cận mô hình hóa: So sánh phương pháp hướng chức năng (truyền thống, tập trung vào cấu trúc dữ liệu và xử lý thông tin) với phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD). Tác giả lựa chọn phương pháp hướng đối tượng kết hợp ngôn ngữ mô hình hóa hợp nhất UML (Unified Modeling Language), áp dụng quy trình phát triển hệ thống qua 6 giai đoạn: Khảo sát dự án, Phân tích hệ thống, Thiết kế, Thực hiện, Kiểm thử, Triển khai và bảo trì.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Nghiên cứu kết hợp nhiều phương pháp thu thập và xử lý thông tin:

• Phương pháp thu thập tài liệu: Tổng hợp dữ liệu thứ cấp từ các văn bản nội bộ, báo cáo tài chính phòng kế toán Công ty Cybersoft, tài liệu học thuật và thông tin trên website doanh nghiệp.
• Phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi (Questionnaire): Thiết kế và phát 20 phiếu điều tra đến cán bộ nhân viên các phòng ban (thu về 20 phiếu hợp lệ, đạt tỷ lệ 100%), bao gồm: 01 Phó Giám đốc, 04 nhân viên triển khai, 03 nhân viên bảo hành, 03 nhân viên kinh doanh, 04 nhân viên kế toán, 03 nhân viên thiết kế (tổng số nhân sự tham gia phản hồi theo danh sách phân bổ). Bên cạnh đó, tiến hành phỏng vấn sâu 15 nhân viên về mức độ an toàn dữ liệu và chất lượng hạ tầng mạng.
• Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát thực tế môi trường làm việc, cơ sở hạ tầng CNTT và thao tác xử lý nghiệp vụ nhân sự tại văn phòng công ty.
• Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp và phỏng vấn trực tuyến qua phần mềm Skype với ban lãnh đạo và nhân viên các bộ phận chức năng.
• Phương pháp phân tích, tổng hợp và xử lý số liệu: Dữ liệu điều tra khảo sát được tổng hợp, phân loại và xử lý bằng phần mềm Microsoft Excel để lập các biểu đồ tỷ lệ và bảng số liệu phân tích thực trạng.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý nhân sự và phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Chương 1 hệ thống hóa khung lý thuyết nền tảng cho đề tài. Tác giả làm rõ bản chất của quản lý nhân sự là hoạt động khai thác, sử dụng nguồn nhân lực hợp lý nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức, đồng thời chỉ ra 3 hình thức tổ chức quản lý nhân sự phổ biến. Về mặt kỹ thuật, chương này phân tích khái niệm hệ thống thông tin quản lý, cấu trúc 5 thành phần (phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng, con người), và làm rõ các nhiệm vụ đối nội, đối ngoại của hệ thống.

Tác giả so sánh hai hướng tiếp cận: hướng chức năng (tập trung vào dữ liệu lưu trữ, biểu mẫu nhập và báo cáo) và hướng đối tượng (ánh xạ thực thể đời thực thành các đối tượng bao gồm thuộc tính và phương thức). Khóa luận giới thiệu chi tiết ngôn ngữ UML với 4 thành phần (View, Diagram, Notations, Mechanisms) và đặc tả các loại biểu đồ: biểu đồ lớp (Class Diagram), biểu đồ Use Case, biểu đồ trạng thái (State Machine Diagram), biểu đồ thành phần (Component Diagram), biểu đồ hoạt động (Activity Diagram), biểu đồ triển khai (Deployment Diagram) và biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram).

Phần tổng quan tình hình nghiên cứu điểm qua các công trình tiêu biểu:

• Nghiên cứu quốc tế: Bài báo “Information system design methodology” của Anthony I. Wasserman (1980) và luận văn Thạc sĩ “Analysis/Design and Documentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand” của Chokgijgarn Paulpone (1995).
• Nghiên cứu trong nước: Luận văn của Vũ Anh Quyết (2010, ĐH Kinh tế Quốc dân) tại mỏ than Cọc Sáu; đồ án của Nguyễn Hoàng Hải (2013, ĐH Bách khoa Hà Nội) tại Công ty CP Dược TW Medipantex (sử dụng C# và SQL Server); khóa luận của Hoàng Thế Quyền (2014, ĐH Vinh) tại Công ty TNHH TBA Việt Nam.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng phần mềm quản lý nhân sự của Công ty Cổ phần Phần mềm Cybersoft chi nhánh Hà Nội

Chương 2 giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Phần mềm Quản trị CyberSoft (thành lập năm 2003, đặt trụ sở chính tại Hà Nội và văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh). Ban giám đốc công ty gồm Tổng Giám đốc Lê Cảnh Toàn và Phó Tổng Giám đốc Nguyễn Tài Cường, điều hành các phòng ban: Kinh doanh & Phát triển thị trường, Quản trị hành chính, Tài chính kế toán, Giải pháp doanh nghiệp, Bảo hành & Hỗ trợ khách hàng, Nghiên cứu & Phát triển sản phẩm.

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2015 (VNĐ)	Năm 2016 (VNĐ)	Năm 2017 (VNĐ)
Tổng tài sản	-	-	77.908
Tổng nợ phải trả	-	-	34.843
Lợi nhuận trước thuế	-	-	5.763
Lợi nhuận sau thuế	-	-	4.525
Doanh thu thuần	-	223.414 (tăng 12% so với 2015)	345.908 (tăng 54,58% so với 2016)

(Nguồn: Báo cáo tài chính Phòng Kế toán Công ty Cybersoft được trích xuất trong khóa luận)

Về quy mô nhân sự năm 2018, văn phòng Hà Nội có hơn 55 nhân viên. Cơ cấu nhân lực kỹ thuật CNTT gồm: 05 nhân viên phần cứng, 37 nhân viên triển khai phần mềm, 11 nhân viên bảo hành và 02 nhân viên nghiên cứu phát triển. Chế độ làm việc chuẩn là 6 ngày/tuần, 8 giờ/ngày.

Về hiện trạng quản trị nhân sự, công ty sử dụng công cụ Microsoft Excel (phiên bản 2003 và 2007) kết hợp Word để lưu trữ hồ sơ, quản lý chấm công và tính lương theo chức vụ. Kết quả khảo sát và phỏng vấn chỉ ra nhiều hạn chế:

• Giới hạn dòng tính toán của Excel (tối đa 65.000 dòng ở các bản cũ), không đáp ứng được dung lượng dữ liệu chấm công phát sinh liên tục.
• Dữ liệu lưu trữ phân tán hoặc quản lý chung một file master dẫn đến xung đột ghi đè, sai lệch thông tin và mất an toàn dữ liệu. Khảo sát 15 nhân viên cho thấy lo ngại cao về tính bảo mật thông tin.
• Hệ thống mạng Viettel đạt độ ổn định cao (khảo sát mức độ hài lòng có các tỷ lệ 66%, 20%, 14%), tuy nhiên phần mềm chưa tận dụng được hạ tầng do thiếu hệ quản trị cơ sở dữ liệu tập trung.
• Toàn bộ nhân viên được khảo sát đều khẳng định tính cấp thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự chuyên nghiệp thay thế quy trình thủ công.

Chương 3: Đề xuất định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Cybersoft

Chương 3 tập trung vào việc đặt bài toán và tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới theo phương pháp hướng đối tượng UML. Hệ thống được xác định gồm 4 phân hệ chức năng chính: Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý khen thưởng - kỷ luật, Quản lý hưu trí - chuyển công tác, Quản lý chấm công - tính lương và Lập báo cáo thống kê.

Tác giả xác định 4 tác nhân (Actors) chính tương tác với hệ thống:

1. Nhân viên quản lý nhân sự: Thực hiện đăng nhập, thêm/sửa/xóa hồ sơ nhân viên, tra cứu thông tin, xuất báo cáo nhân sự theo yêu cầu.
2. Nhân viên kế toán: Đăng nhập, cập nhật dữ liệu chấm công, tính toán lương, lập bảng lương và chuyển thông tin thanh toán.
3. Ban lãnh đạo: Đăng nhập để tra cứu, tìm kiếm thông tin nhân viên, duyệt bảng lương và xem các báo cáo tổng hợp.
4. Nhân viên công ty: Đăng nhập, tra cứu thông tin cá nhân, theo dõi ngày công và kiểm tra bảng lương cá nhân.

Hệ thống được mô hình hóa chi tiết thông qua các biểu đồ: Biểu đồ Use Case tổng quát, các Use Case phân rã chức năng (quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, báo cáo), đặc tả kịch bản Use Case, Biểu đồ lớp tổng quát và chi tiết, Biểu đồ hoạt động (Đăng nhập, Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm), Biểu đồ tuần tự cho từng thao tác, Biểu đồ thành phần và Biểu đồ triển khai. Khóa luận cũng trình bày thiết kế sơ bộ các giao diện người dùng và thiết kế cơ chế kiểm soát bảo mật hệ thống.

---

Thiết kế và đặc tả hệ thống

Dựa trên yêu cầu bài toán quản lý nhân sự tại Cybersoft chi nhánh Hà Nội, khóa luận đã xây dựng hệ thống các tác nhân và kịch bản ca sử dụng chi tiết:

Bảng đặc tả các tác nhân của hệ thống

Tác nhân (Actor)	Ca sử dụng (Use Case) chính	Mô tả quyền hạn và nhiệm vụ
Nhân viên quản lý nhân sự	Đăng nhập, Quản lý HSNV, Quản lý báo cáo, Tìm kiếm	Cập nhật (thêm, sửa, xóa) hồ sơ; lập danh mục khen thưởng, kỷ luật; cập nhật biến động hưu trí, chuyển công tác; xuất các báo cáo nhân sự khi có yêu cầu.
Nhân viên kế toán	Đăng nhập, Quản lý chấm công, Quản lý tính lương, Tìm kiếm	Nhập liệu và điều chỉnh bảng chấm công hàng ngày/tháng; thiết lập ngày tính lương, ngày phép; tính lương dựa trên hệ số chức vụ, chấm công, bảo hiểm, phụ cấp; chuyển dữ liệu thanh toán.
Ban lãnh đạo	Đăng nhập, Tìm kiếm thông tin, Xem báo cáo	Tra cứu hồ sơ, tìm kiếm thông tin nhân viên, theo dõi chi tiết bảng lương, phê duyệt báo cáo lương và nhân sự định kỳ hoặc đột xuất.
Nhân viên	Đăng nhập, Tìm kiếm thông tin cá nhân	Truy cập hệ thống để tra cứu thông tin cá nhân, tự kiểm tra bảng chấm công và xác nhận bảng lương hàng tháng.

Đặc tả kịch bản các ca sử dụng tiêu biểu

• Ca sử dụng "Đăng nhập": Tác nhân nhập Tên người dùng và Mật khẩu. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ trong cơ sở dữ liệu. Nếu chính xác, hệ thống điều hướng đến giao diện chức năng tương ứng với quyền hạn của tác nhân. Nếu sai, hệ thống hiển thị thông báo lỗi, cho phép thực hiện lại thao tác, chọn quên mật khẩu hoặc thoát.
• Ca sử dụng "Thêm hồ sơ nhân viên": Nhân viên quản lý nhân sự mở form quản lý hồ sơ, chọn chức năng thêm mới. Giao diện hiển thị form nhập liệu bao gồm: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, số CMND, trình độ chuyên môn, chức vụ, mức lương, thông tin bảo hiểm. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu và thông báo thao tác thành công.
• Ca sử dụng "Sửa hồ sơ nhân viên": Nhân viên quản lý nhân sự tìm kiếm nhân viên cần sửa qua mã nhân viên. Hệ thống trích xuất thông tin hiện tại lên form chỉnh sửa. Sau khi người dùng cập nhật thông tin mới, hệ thống kiểm tra, cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu và hiển thị thông báo.
• Ca sử dụng "Xóa hồ sơ nhân viên": Nhân viên quản lý nhân sự tìm kiếm hồ sơ cần xóa qua mã nhân viên. Khi chọn chức năng xóa, hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận. Khi người dùng xác nhận, hệ thống tiến hành kiểm tra ràng buộc, loại bỏ bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu (hoặc lưu tạm 1 tháng theo quy định thôi việc) và xác nhận hoàn tất.
• Ca sử dụng "Quản lý chấm công và tính lương": Bảng chấm công được thiết lập theo từng phòng ban. Nhân viên kế toán cập nhật ngày công làm việc hàng ngày. Cuối tháng, hệ thống tự động tổng hợp công, áp dụng mức lương cơ bản, hệ số chức vụ, các khoản phụ cấp và khấu trừ (BHYT, BHXH) để xuất bảng lương chi tiết gửi nhân viên duyệt trước khi trình lãnh đạo ký phê duyệt.

Mô hình hóa cấu trúc và tương tác

Khóa luận thiết lập hệ thống biểu đồ UML hoàn chỉnh để phục vụ giai đoạn phát triển:

• Biểu đồ lớp (Class Diagram): Thể hiện mối quan hệ giữa các thực thể dữ liệu như NhanVien, PhongBan, ChucVu, HopDongLaoDong, BangChamCong, BangLuong, KhenThuongKyLuat, BaoCao.
• Biểu đồ hoạt động và Biểu đồ tuần tự: Đặc tả luồng dữ liệu và trình tự gửi thông điệp (messages) giữa các đối tượng giao diện (Boundary), điều khiển (Control) và thực thể (Entity) cho 5 nghiệp vụ chuẩn: Đăng nhập, Thêm dữ liệu, Sửa dữ liệu, Xóa dữ liệu và Tìm kiếm dữ liệu.
• Biểu đồ thành phần và Biểu đồ triển khai: Mô hình hóa việc phân chia các khối chức năng chương trình và kiến trúc phân bổ hệ thống trên hạ tầng mạng LAN/Client-Server kết nối máy trạm và máy chủ cơ sở dữ liệu.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

1. Phân tích toàn diện hiện trạng quản trị nhân sự: Khóa luận làm rõ bức tranh thực tế về quản lý nhân sự tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Phần mềm CyberSoft Hà Nội với 55 nhân viên. Kết quả điều tra thực nghiệm (20 phiếu khảo sát và 15 phiếu phỏng vấn an toàn thông tin) đã chứng minh tính thiếu đồng bộ, rủi ro mất mát dữ liệu và quá tải dung lượng khi sử dụng Microsoft Excel 2003/2007 cho bài toán chấm công, tính lương dài hạn.
2. Xây dựng mô hình phân tích thiết kế hệ thống hoàn chỉnh: Đề tài đã hoàn thành việc mô hình hóa hướng đối tượng toàn bộ quy trình quản lý nhân sự của công ty bằng ngôn ngữ UML. Các sản phẩm thiết kế gồm: bảng phân loại 4 tác nhân, hệ thống biểu đồ Use Case (tổng quát và phân rã), 12 bảng kịch bản Use Case chi tiết, Biểu đồ lớp, Biểu đồ hoạt động, Biểu đồ tuần tự, Biểu đồ thành phần, Biểu đồ triển khai và thiết kế layout giao diện chức năng.
3. Đề xuất giải pháp chuẩn hóa quy trình: Đưa ra phương án chuyển đổi từ mô hình quản lý phân tán sang mô hình cơ sở dữ liệu tập trung, phân quyền chặt chẽ cho 4 nhóm người dùng, giúp hạn chế xung đột dữ liệu và hỗ trợ trích xuất báo cáo tự động cho ban giám đốc.

Đóng góp của đề tài

So với các nghiên cứu trước đây (như công trình của Vũ Anh Quyết năm 2010 hay Hoàng Thế Quyền năm 2014 chủ yếu dùng phương pháp hướng cấu trúc), đề tài của tác giả Nguyễn Đức Cảnh đã áp dụng nhất quán phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD) kết hợp ngôn ngữ UML. Đề tài gắn liền lý thuyết mô hình hóa vào một doanh nghiệp cụ thể trong ngành sản xuất phần mềm, giải quyết trực tiếp sự bất cập giữa năng lực công nghệ cao của doanh nghiệp với phương thức quản trị nhân sự thủ công nội bộ.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu mang tính chất vi mô, chỉ giới hạn trong quy mô một chi nhánh doanh nghiệp (CyberSoft Hà Nội) trong khoảng thời gian nghiên cứu ngắn (từ 10/10/2018 đến 04/12/2018). Đề tài chủ yếu dừng lại ở giai đoạn khảo sát, phân tích yêu cầu, mô hình hóa thiết kế và xây dựng giao diện mẫu, chưa tiến hành lập trình toàn diện mã nguồn cũng như chưa triển khai thử nghiệm thực tế hệ thống trên môi trường sản xuất của công ty.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Phát triển hệ thống từ bản thiết kế sang giai đoạn lập trình cài đặt cụ thể trên một nền tảng ngôn ngữ và hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên dụng; tiến hành kiểm thử phần mềm (Testing), xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng và triển khai bảo trì chính thức tại Công ty Cybersoft.

---

Giá trị tham khảo

• Đối tượng hưởng lợi:
  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Hệ thống thông tin quản lý, Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin có thể sử dụng làm tài liệu mẫu về cấu trúc trình bày một khóa luận/đồ án phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng.
  • Các nhà phân tích nghiệp vụ (Business Analyst) hoặc chuyên viên quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tham khảo phương pháp khảo sát thực trạng và khung đặc tả yêu cầu chức năng quản trị nhân lực.
• Nội dung đáng tham khảo nhất: Hệ thống biểu đồ Use Case, kịch bản đặc tả Use Case chi tiết (Bảng 3.2 đến Bảng 3.5), và chuỗi biểu đồ hoạt động, biểu đồ tuần tự cho các tác vụ cơ bản (Đăng nhập, Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm).

---

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận này nghiên cứu tại đơn vị cụ thể nào và trong khoảng thời gian bao lâu?
Khóa luận nghiên cứu tại Chi nhánh Hà Nội của Công ty Cổ phần Phần mềm Quản trị CyberSoft (địa chỉ tại Tầng 5, Tòa nhà Viện Công Nghệ, số 25 Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội). Thời gian nghiên cứu thực tế diễn ra từ ngày 10/10/2018 đến ngày 04/12/2018; nguồn dữ liệu tài chính thu thập từ 2015 đến 2017 và số liệu nhân sự tính đến năm 2018.

2. Thực trạng quản lý nhân sự trước khi nghiên cứu tại Cybersoft Hà Nội gặp phải những vấn đề kỹ thuật nào?
Công ty quản lý nhân sự phân tán dựa trên sổ sách và các file Microsoft Excel 2003/2007 rời rạc. Hạn chế lớn nhất là dung lượng file Excel cũ bị giới hạn ở mức 65.000 dòng, không đủ lưu trữ dữ liệu quẹt thẻ chấm công dài hạn (ví dụ doanh nghiệp 1.000 nhân viên trong 3 tháng cần tới 180.000 dòng); dữ liệu dễ bị ghi đè, sai lệch thông tin khi nhiều người cùng thao tác trên file master; việc xuất báo cáo thủ công tốn thời gian và khả năng bảo mật thông tin nhân sự kém.

3. Tác giả đã sử dụng những phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp nào trong quá trình khảo sát?
Tác giả đã lập và phát 20 phiếu điều tra (thu về 20 phiếu từ Phó Giám đốc, nhân viên kế toán, triển khai, thiết kế, kinh doanh, bảo hành), thực hiện phỏng vấn sâu 15 nhân viên về độ an toàn dữ liệu và mạng Viettel, kết hợp quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng và phỏng vấn trực tuyến qua Skype.

4. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự được thiết kế gồm những phân hệ chức năng chính nào?
Hệ thống gồm 4 phân hệ chính: (1) Quản lý hồ sơ nhân viên (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin, quản lý khen thưởng, kỷ luật, hưu trí, chuyển công tác); (2) Quản lý chấm công; (3) Quản lý tính lương (tính lương theo hệ số, chức vụ, bảo hiểm, phụ cấp và xuất bảng lương); (4) Quản lý báo cáo thống kê (thông tin cá nhân và lương thưởng theo yêu cầu của ban giám đốc).

5. Hệ thống xác định những nhóm tác nhân (Actors) nào tham gia tương tác?
Có 4 nhóm tác nhân được xác định và đặc tả: Nhân viên quản lý nhân sự, Nhân viên kế toán, Ban lãnh đạo và Nhân viên trong công ty. Mỗi tác nhân được phân quyền truy cập và thực hiện các Use Case tương ứng sau khi đăng nhập thành công.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Đức Cảnh đã giải quyết một cách có hệ thống bài toán tin học hóa quản trị nhân sự tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Phần mềm CyberSoft Hà Nội. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa cơ sở lý luận quản trị nhân lực và phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ UML, tác giả đã chỉ rõ những bất cập của phương thức quản lý bằng Excel truyền thống và hoàn thành bản đặc tả thiết kế hệ thống thông tin toàn diện. Kết quả của đề tài cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cho sinh viên chuyên ngành hệ thống thông tin cũng như các doanh nghiệp đang có nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Một số khái niệm cơ bản Các khái niệm về nhân sự theo ( Nguồn “PGS. Nguyễn Ngọc Quân và ThS. Nguyễn Vân Điềm , Quản trị nhân lực, Nhà xuất bản Giáo Dục.”) Nhân lực: Nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm thể lực và trí lực. Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, việc sử dụng thể lực con người là không bao giờ thiếu và đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt.

Sự khai thác khả năng trí lực của con người là còn mới mẻ và không bao giờ cạn kiệt vì đây là kho tàng còn nhiều bí ẩn của con người. Quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực không riêng gì trong sản xuất kinh doanh. Tiếp cận theo chức năng quản lý thì quản lý nhân lực là hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triển con người.

Mục tiêu quản lý nhân sự: Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ, quản lý tuyển dụng,… Tác dụng của quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Mỗi công ty hoạt động được đều phải có các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới, chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanh nghiệp, công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển. Đây có thể coi là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của công ty.

Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý nhân sự (có 3 hình thức quản lý nhân sự chính): + Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng: Hình thức này có đặc tính là quyền lực tập trung vào tay một nhân vật quan trong, nhân viên chỉ là công cụ tạo lợi nhuận, không có quyền tham gia vào hoạch định, định hướng phát triển công ty. Hình thức này cứng nhắc không có chuyển biến, không phát huy được những ưu điểm của các nhân viên. 5 Luan van + Cá nhân làm trung tâm nhưng theo hướng quản lý tập thể:Hình thức này có đặc điểm là quyền lợi của công ty được phân phối xuống từng nhân viên, mọi chính sách đều xuất phát từ lợi ích chung, mọi nhân viên đều có quyền bày tỏ quan điểm, có tính dân chủ.Nó phát huy được tối đa những ưu điểm của nhân viên. + Tập thể lãnh đạo kiểu cũ:Nhiều người lãnh đạo nhưng không thấy vai trò của người chỉ huy cao nhất dẫn đến việc trách nhiệm không được quy định cụ thể cho cá nhân nào, nhiều công việc rơi vào tình trạng “cha chung không ai khóc” bị đình trệ hoặc có làm cũng không thành công.

Thường xuất hiện nhiều hội đồng kiểm duyệt với bất cứ một dự án nào. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động và sa thải nhân viên trong công ty…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa công ty và đội ngũ nhân viên của công ty.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự Quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của công ty bởi nó phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực (vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động), các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau. Quản trị nhân lực cũng là yếu tố giúp ta nhận biết được một tổ chức hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công. Một khi con người được sắp xếp, bố trí tương xứng với công việc sẽ giúp cho công ty thực hiện với hiệu quả cao và đạt được sự thỏa mãn của nhân viên, duy trì được những nhân viên có hiệu quả ở mức cao và hạ thấp sự vắng mặt.

Trong trường hợp công ty có công tác quản lý nhân sự không tốt thì không phát huy được hết cơ hội cho từng nhân viên từ đó làm giảm hiệu quả kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, quản lý nhân sự là nhân tố then chốt thành bại của người lãnh đạo. Những nhà quản trị nhân sự giỏi là người phát hiện ra những kỹ năng của nhân viên, hiểu biết về tính khí của nhân viên để bố trí phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn công việc. Hơn nữa, quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động.

MỘT SỐ VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Một số khái niệm cơ bản 6 Luan van - Hệ thống Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để đạt mục đích chung. (Theo giáo trình “phân tích và thiết kế HTTT” của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội) - Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương mại) - Hệ thống thông tin quản lý (Management Infomation System) Hệ thống thông tin quản lý là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. + Nhiệm vụ HTTT quản lý Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa.

7 Luan van Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của doanh nghiệp. + Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau trong đó HTTT quản lý có các chức năng chính là:  Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.  Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới.  Phân phối và cung cấp thông tin.

Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. Hệ thống thông tin nhân sự: Hệ thống thông tin nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Các phương pháp tiếp cận trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin -Phân thích thiết kế theo Phương pháp hướng chức năng:. Đây là lối tiếp cận truyền thống của ngành Công nghệ phần mềm, quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ thống sẽ giữ gìn.

Căn cứ vào thông tin người dùng cần => thiết kế dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin. => Tập trung vào thông tin. - Phân thích thiết kế theo phương pháp hướng đối tượng: Đối tượng = chức năng + dữ liệu hệ th ống = tập hợp các đối tượng + quan hệ giữa các đối tượng Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Với cách tiếp cận này, một hệ thống được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ g ọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó.

Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó. Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình, đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới.

Cũng có những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới. Việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệ thống hoặc có thể tiến hành riêng. Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì. -Thiết kế hệ thống: Sau giai đoạn phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là thiết kế cho các yêu cầu mới.

Công tác thiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đã được nêu trong Đặc Tả Yêu Cầu?