Báo cáo xây dựng hệ thống quản lý tiền mặt Ngân hàng VIB - Học viện Ngân hàng

Nghiên cứu đề tài xây dựng hệ thống quản lý tiền mặt tại Ngân hàng VIB nhằm tối ưu quy trình luân chuyển vốn, tăng tính an toàn và hiệu quả hoạt động.

• Tác giả: Nguyễn Thị Minh
• Người hướng dẫn: TS. Đinh Trọng Hiếu
• Trường học: Học viện Ngân hàng
• Chuyên ngành: Quản lý dự án công nghệ thông tin
• Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý tiền mặt của ngân hàng VIB
• Loại tài liệu: Báo cáo cuối kỳ
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan hệ thống quản lý tiền mặt của ngân hàng VIB

Quản lý ngân quỹ là hoạt động trọng yếu tại các tổ chức tín dụng. Đề tài xây dựng hệ thống quản lý tiền mặt của ngân hàng VIB ra đời nhằm hiện đại hóa hạ tầng công nghệ tài chính. Mục tiêu trọng tâm của dự án tập trung vào việc tự động hóa toàn diện luồng lưu chuyển tiền mặt. Nền tảng mới giúp số hóa dữ liệu giao dịch tại từng phòng giao dịch và chi nhánh trực thuộc. Các nghiệp vụ thủ công phức tạp trước đây được thay thế bằng quy trình xử lý điện tử khép kín. Giải pháp này tăng cường tính minh bạch, hạn chế tối đa sai sót tác nghiệp của nhân viên ngân quỹ. Hệ thống cũng cung cấp bức tranh dữ liệu tổng thể theo thời gian thực về trạng thái tồn quỹ tại từng két tiền. Nhờ đó, ban lãnh đạo nhà băng có thể đưa ra quyết định điều chuyển vốn kịp thời và chính xác. Dự án đóng vai trò nền tảng cho chiến lược chuyển đổi số ngân quỹ bền vững trong dài hạn.

1.1. Bối cảnh và mục tiêu dự án quản lý ngân quỹ

Sự phát triển của mạng lưới chi nhánh thúc đẩy nhu cầu quản trị tiền mặt chuyên nghiệp. Hoạt động giao dịch trực tiếp gia tăng đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và độ chuẩn xác cao. Dự án xác định mục tiêu thiết lập hệ thống kiểm soát tiền tệ tập trung. Toàn bộ thông tin thu chi được đồng bộ hóa tức thì về máy chủ trung tâm. Phần mềm giảm bớt áp lực công việc cho giao dịch viên và thủ quỹ. Đồng thời, công cụ này chuẩn hóa hệ thống mẫu biểu báo cáo theo quy định nghiêm ngặt của Ngân hàng Nhà nước. Cơ cấu tổ chức dự án được phân định rõ ràng giữa các bộ phận triển khai, phát triển và giám sát chất lượng. Tiến độ bàn giao được kiểm soát chặt chẽ qua từng giai đoạn nhằm đảm bảo tính khả thi cao nhất.

1.2. Phạm vi và các bên liên quan trong dự án

Phạm vi dự án bao quát toàn bộ hoạt động lưu chuyển tiền mặt nội bộ và ngoại vi. Quy mô áp dụng trải rộng từ hội sở chính đến từng phòng giao dịch. Các bên liên quan gồm ban giám đốc, khối vận hành, bộ phận công nghệ thông tin và nhà đầu tư. Mỗi nhóm phụ trách một vai trò cụ thể nhằm duy trì tiến độ kỹ thuật. Đơn vị tài trợ ngân sách đảm bảo nguồn vốn phân bổ theo từng mốc nghiệm thu. Khối kiểm soát nội bộ tham gia thẩm định tính tuân thủ pháp lý và an ninh bảo mật. Mọi thành viên phối hợp nhịp nhàng để đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ chuyên sâu. Sự tham gia chặt chẽ của các phòng ban giúp nền tảng vận hành ổn định và đạt hiệu quả thực tế tối ưu.

II. Thách thức vận hành hệ thống quản lý tiền mặt của ngân hàng VIB

Trước khi tin học hóa, mô hình quản lý ngân quỹ truyền thống bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Việc luân chuyển tiền mặt phụ thuộc nặng nề vào chứng từ giấy tờ và nhập liệu thủ công. Tình trạng này khiến thời gian giao dịch bị kéo dài, gây ức chế cho khách hàng. Rủi ro sai sót trong quá trình kiểm đếm, ghi sổ và hạch toán luôn tiềm ẩn ở mức cao. Hơn nữa, việc thiếu liên kết dữ liệu thời gian thực làm hạn chế khả năng kiểm soát hạn mức quỹ tại từng két tiền. Khi nhu cầu tiếp quỹ đột xuất xuất hiện, quá trình phê duyệt và điều động vốn diễn ra chậm chạp. Sự thiếu hụt thông tin chính xác còn dẫn đến tình trạng tồn dư hoặc thiếu hụt tiền mặt cục bộ. Điều này làm phát sinh chi phí cơ hội vốn và tăng gánh nặng bảo quản kho quỹ. Đề tài xây dựng hệ thống quản lý tiền mặt của ngân hàng VIB trực tiếp giải quyết các bất cập này thông qua kiến trúc phần mềm chuyên biệt.

2.1. Hạn chế từ quy trình quản lý dòng tiền thủ công

Quy trình xử lý thủ công gây lãng phí đáng kể thời gian và nhân lực của ngân hàng. Giao dịch viên phải lập nhiều biên bản giấy khi chuyển tiền nội bộ. Thủ quỹ mất nhiều giờ cuối ngày để cân đối tồn quỹ và đối chiếu sổ sách. Việc đối soát lượng tiền chênh lệch theo từng mệnh giá thường xuyên gặp khó khăn. Báo cáo định kỳ lên cấp trên dễ bị chậm trễ do khâu tổng hợp dữ liệu phân tán. Rủi ro thất thoát vật chất hoặc gian lận nội bộ cũng tăng cao khi thiếu cơ chế giám sát tự động. Tình trạng này cản trở năng lực phục vụ khách hàng tại quầy và làm suy giảm năng suất lao động chung của toàn chi nhánh.

2.2. Yêu cầu kiểm soát hạn mức và rủi ro kho quỹ

Quản trị rủi ro thanh khoản đòi hỏi cơ chế kiểm soát hạn mức nghiêm ngặt. Mỗi két sắt và nhân viên giao dịch đều có định mức tiền mặt tối đa cho phép. Nếu không có phần mềm cảnh báo, giao dịch viên rất dễ vi phạm ngưỡng an toàn quy định. Quá trình luân chuyển tiền giữa kho tổng và két nhánh cần lớp xác thực đa tầng. Mọi hành vi mở két, xuất nhập tiền đều phải lưu vết lịch sử chi tiết. Hệ thống cũ thiếu khả năng ghi nhận trạng thái từ chối hay phê duyệt theo thời gian thực. Do đó, việc xây dựng cơ chế kiểm duyệt tự động dựa trên hạn mức là yêu cầu cấp thiết.

III. Giải pháp thiết kế hệ thống quản lý tiền mặt của ngân hàng VIB

Đề tài đưa ra giải pháp toàn diện bằng cách số hóa mọi quy trình luân chuyển tiền mặt. Kiến trúc phần mềm phân định rành mạch vai trò giữa Giao dịch viên (Teller), Thủ quỹ (Vault) và Kiểm soát viên (Supervisor). Các nghiệp vụ trọng yếu như tiếp quỹ liên chi nhánh, điều chuyển quỹ Teller-Vault, và cân quỹ cuối ngày đều được lập trình chặt chẽ. Hệ thống tự động kiểm tra hạn mức tại thời điểm tạo giao dịch. Nếu vượt quá quyền hạn của Teller, lệnh sẽ lập tức chuyển sang trạng thái chờ Vault hoặc Supervisor phê duyệt. Cơ sở dữ liệu được chuẩn hóa ở cả ba mức khái niệm, logic và vật lý. Các bảng dữ liệu về chi nhánh, nhân viên, két tiền, mệnh giá và lịch sử giao dịch được liên kết chặt chẽ. Mô hình này triệt tiêu hoàn toàn nguy cơ sai lệch số liệu và bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu kế toán ngân quỹ.

3.1. Thiết kế quy trình nghiệp vụ tiếp quỹ đa tầng

Quy trình tiếp quỹ liên chi nhánh được thiết kế theo luồng trạng thái chuẩn xác. Ban đầu, giao dịch viên khởi tạo yêu cầu chuyển tiền ở trạng thái mới (New). Hệ thống tự động kiểm tra định mức tồn quỹ hiện thời của đơn vị gửi. Nếu giao dịch hợp lệ, trạng thái chuyển sang phê duyệt (Approve) hoặc chờ duyệt (Pending). Kiểm soát viên chi nhánh nhận quỹ có quyền chấp thuận (Sub-Approve) hoặc từ chối (Sub-Reject). Khi có sự cố, hệ thống chuyển sang trạng thái hủy (Cancel) kèm lý do rõ ràng. Giao diện trực quan chỉ hiển thị các nút thao tác tương ứng với thẩm quyền được cấp, ngăn chặn hành vi vượt quyền.

3.2. Cấu trúc cơ sở dữ liệu và bảo mật hệ thống

Cơ sở dữ liệu của hệ thống được thiết kế theo mô hình quan hệ chuẩn hóa cao. Các thực thể chính gồm bảng Chi nhánh, Phòng ban, Nhân viên, Chi tiết két và Giao dịch. Bảng mệnh giá chi tiết giúp quản lý chính xác lượng tiền theo từng loại tiền tệ. Mọi giao dịch phát sinh đều lưu trữ dấu vết kiểm toán gồm mã người dùng, thời gian và mã két liên quan. Toàn bộ mã nguồn dự án được lưu trữ và kiểm soát phiên bản thông qua Git. Giải pháp bảo mật phân quyền theo vai trò đảm bảo mỗi nhân viên chỉ truy cập đúng dữ liệu trong phạm vi phụ trách, loại trừ nguy cơ xâm nhập trái phép.

IV. Ứng dụng thực tế hệ thống quản lý tiền mặt của ngân hàng VIB

Việc triển khai đề tài xây dựng hệ thống quản lý tiền mặt của ngân hàng VIB mang lại giá trị thực tiễn to lớn. Hệ thống giúp rút ngắn tới 70% thời gian xử lý các giao dịch điều chuyển tiền nội bộ. Năng suất lao động của đội ngũ giao dịch viên và thủ quỹ được cải thiện rõ rệt. Tỷ lệ sai sót trong khâu kiểm đếm và cân quỹ cuối ngày giảm thiểu về mức gần như bằng không. Dữ liệu tồn quỹ trực quan hỗ trợ ban điều hành tối ưu hóa dòng tiền mặt lưu thông trên toàn hệ thống. Ngân hàng tiết kiệm được chi phí bảo hiểm kho quỹ và chi phí cơ hội vốn ứ đọng. Dự án khẳng định tính đúng đắn của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị tài chính hiện đại. Đây là bước tiến quan trọng nâng cao năng lực cạnh tranh và uy tín thương hiệu của VIB trên thị trường tài chính.

4.1. Hiệu quả kinh tế và tối ưu hóa vận hành

Ứng dụng hệ thống mới mang lại lợi ích tài chính rõ rệt cho toàn bộ mạng lưới ngân hàng. Quy trình cân quỹ tự động cắt giảm thời gian làm việc ngoài giờ của nhân viên kho quỹ. Việc điều phối tiền mặt chính xác giúp giảm tỷ lệ tiền mặt nhàn rỗi trong các két sắt chi nhánh. Nguồn vốn dư thừa được nhanh chóng tái đầu tư vào thị trường liên ngân hàng để sinh lời. Chi phí vận chuyển tiền giữa các điểm giao dịch cũng giảm nhờ kế hoạch tiếp quỹ khoa học. Hiệu quả vận hành nâng cao trực tiếp thúc đẩy sự hài lòng và lòng tin của khách hàng giao dịch tại quầy.

4.2. Hướng phát triển và mở rộng tính năng tương lai

Trong tương lai, hệ thống có thể tích hợp thêm trí tuệ nhân tạo để dự báo nhu cầu tiền mặt. Thuật toán học máy sẽ phân tích lịch sử rút nộp tiền nhằm đưa ra định mức tồn quỹ tối ưu theo mùa vụ. Nền tảng cũng hướng đến việc kết nối trực tiếp với mạng lưới máy ATM và CDM tự động. Việc này cho phép theo dõi lượng tiền mặt tại các cây rút tiền theo thời gian thực. Đồng thời, công nghệ nhận dạng sinh trắc học có thể được bổ sung vào khâu mở khóa két và phê duyệt lệnh. Những cải tiến này sẽ nâng tầm hệ thống thành giải pháp quản trị tiền mặt thông minh toàn diện.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Quản lý dòng tiền mặt là yếu tố then chốt nhằm đảm bảo tính ổn định trong vận hành, khả năng thanh khoản và hiệu quả hoạt động của các tổ chức tài chính. Trong bối cảnh ngành ngân hàng đang đẩy mạnh chuyển đổi số, việc quản lý quỹ tiền mặt đòi hỏi sự kết hợp đồng bộ giữa việc tối ưu hóa, tự động hóa quy trình nghiệp vụ nội bộ và ứng dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến. Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế Việt Nam (VIB) đã triển khai xây dựng hệ thống quản lý tiền mặt nhằm tích hợp trực tiếp vào hệ thống ngân hàng lõi (Core Extra/CBS). Việc tích hợp này giúp hạch toán các giao dịch tiền mặt theo thời gian thực (real-time), giảm thiểu thời gian và hạn chế rủi ro tác nghiệp trong việc điều chuyển tiền mặt trên toàn mạng lưới.

Đề tài "Xây dựng hệ thống quản lý tiền mặt của ngân hàng VIB" được thực hiện bởi nhóm sinh viên (Nhóm MATH) thuộc Học viện Ngân hàng dưới sự hướng dẫn của TS Đinh Trọng Hiếu vào tháng 3/2022. Đề tài tập trung giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể sau:

1. Mục tiêu tiến độ và chất lượng: Đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn, kiểm soát chặt chẽ từng giai đoạn triển khai thông qua cấu trúc phân rã công việc (WBS) nhằm ngăn ngừa tình trạng gián đoạn dự án.
2. Mục tiêu chi phí: Kiểm soát ngân sách thực hiện trong phạm vi dự toán đã được phê duyệt là 900 triệu VNĐ, phân bổ qua các mốc giải ngân cụ thể.
3. Mục tiêu kỹ thuật và tính năng: Xây dựng module quản lý tiền mặt có giao diện người dùng thân thiện, đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ ngân hàng và đảm bảo khả năng tích hợp tương thích với hệ thống Core Extra sẵn có của VIB.
4. Mục tiêu tổ chức và rủi ro: Phân công nhân sự phù hợp với năng lực chuyên môn của từng thành viên, đồng thời nhận diện, đánh giá và lập kế hoạch ứng phó toàn diện đối với các rủi ro phát sinh trong quá trình xây dựng và vận hành.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình quản lý, hạch toán và kiểm soát dòng tiền mặt tại các đơn vị kinh doanh của VIB (phòng giao dịch, chi nhánh, hội sở chính).
• Phạm vi nghiệp vụ: Phát triển module phần mềm xử lý các nghiệp vụ: tiếp quỹ liên chi nhánh, điều chuyển quỹ giữa Vault – Teller và Teller – Teller, điều chuyển tiền trong kho – ngoài kho (Vault – Safe), nộp/rút tiền với các tổ chức tín dụng khác, cân tiền trong ngày và hạch toán thừa/thiếu quỹ cuối ngày.
• Phạm vi thời gian: Dự án được lập kế hoạch và triển khai trong giai đoạn từ ngày 07/02/2022 đến ngày 06/04/2022.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài kết hợp giữa lý thuyết quản lý dự án công nghệ thông tin theo chuẩn quốc tế và phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin ngân hàng:

• Khung quản lý dự án: Áp dụng các phương pháp và công cụ quản trị dự án bao gồm cấu trúc phân rã công việc (WBS - Work Breakdown Structure), sơ đồ mạng công việc AOA (Activity on Arrow) để xác định đường găng và quản lý tiến độ, ma trận phân công trách nhiệm (RAM/RACI), biểu đồ nguyên nhân - kết quả (Cause & Effect Diagram / Ishikawa) trong quản lý chất lượng và danh mục quản trị rủi ro hai chiều (rủi ro tiêu cực và tích cực).
• Mô hình thiết kế hệ thống và CSDL: Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ trải qua 3 cấp độ: mức khái niệm (Conceptual Data Model), mức logic (Logical Data Model) và mức vật lý (Physical Data Model). Luồng nghiệp vụ được mô hình hóa bằng biểu đồ hoạt động (Activity Diagram).
• Tiêu chuẩn công nghệ và giao thức tích hợp: Hệ thống tuân thủ tiêu chuẩn CoreX của VIB, hỗ trợ tích hợp đa nền tảng thông qua Web Services (RESTful API theo chuẩn JSON, SOAP qua HTTP/HTTPS), hàng đợi thông điệp Message Queue (ActiveMQ, JMS), kết nối CSDL chuẩn JDBC/ODBC và giao thức truyền thông SMTP.
• Nguồn dữ liệu: Tập tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (BRD - Business Requirement Document), đặc tả yêu cầu chức năng (FSD - Functional Specification Document) và các quy định quản lý hạn mức, quy chế điều chuyển tiền mặt do Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam (VIB) ban hành.

---

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý tiền mặt được thiết kế dưới dạng module tích hợp với hệ thống ngân hàng lõi Core Extra, đáp ứng đồng thời các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình tác nghiệp khắt khe của ngân hàng thương mại.

Yêu cầu kỹ thuật và phi chức năng

Tiêu chí	Đặc tả kỹ thuật
Tính sẵn sàng	Hoạt động liên tục 24/7.
Hiệu năng xử lý	Giao dịch đơn lẻ: < 1 giây; Giao dịch theo lô (1.000 bản ghi): < 10 giây.
Tốc độ sinh báo cáo	Báo cáo ngày: không quá 1 phút; Báo cáo tháng: không quá 2 phút.
Lưu trữ dữ liệu	Dữ liệu giao dịch được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 20 năm.
Bảo mật và phiên làm việc	Quản lý phiên bằng Session Token ngẫu nhiên; tự động hết hạn sau 10–15 phút không tương tác; ẩn chi tiết lỗi hệ thống đối với người dùng cuối.
Khả năng tương thích	Hỗ trợ Unicode (UTF-8), Responsive Web trên máy tính và máy tính bảng; tương thích các trình duyệt Chrome, Firefox, MS Edge phiên bản phát hành trong 6 tháng gần nhất.

Các quy trình nghiệp vụ cốt lõi

1. Tiếp quỹ liên chi nhánh (Branch Cash Transfer): Giao dịch được khởi tạo bởi Teller tại chi nhánh chuyển tiền (trạng thái New), chuyển sang kiểm soát viên/Vault phê duyệt nếu vượt hạn mức, sau đó chuyển sang Supervisor chi nhánh chuyển duyệt lệnh (Send Status: Success/Failed/Timeout). Khi đơn vị nhận tiếp nhận, Vault chi nhánh nhận xác nhận và Supervisor chi nhánh nhận duyệt lệnh cuối cùng để đẩy hạch toán tự động vào hệ thống Core Banking (CBS).
2. Điều chuyển quỹ Teller – Teller và Teller – Vault: Hỗ trợ thiết lập hạn mức điều chuyển nội bộ. Với giao dịch trong hạn mức nhỏ, Teller nhận có thể trực tiếp phê duyệt mà không cần Supervisor can thiệp. Các giao dịch vượt hạn mức bắt buộc qua bước kiểm soát của Supervisor.
3. Điều chuyển tiền trong kho – ngoài kho (Vault – Safe): Vault/Safe lập lệnh điều chuyển vào/ra kho, hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của hạn mức tồn quỹ và chuyển Supervisor phê duyệt (Approve/Reject/Return) trước khi ghi nhận biến động vào core.
4. Nộp/Rút tiền với các tổ chức tín dụng khác: Cho phép Vault lập giao dịch nộp tiền (Deposit - kiểm tra điều kiện số tiền gửi nhỏ hơn số dư ngoài kho hiện tại) hoặc rút tiền (Withdrawal - kiểm tra hạn mức tồn quỹ của Vault) và chuyển Supervisor duyệt hạch toán liên ngân hàng.
5. Cân tiền trong ngày (Teller Denom Balancing): Cho phép Teller và Vault tra cứu số dư đầu ngày, dòng tiền vào/ra và kiểm đếm thực tế số lượng tờ theo từng mệnh giá, hệ thống tự động đối soát với số liệu ghi nhận trên phần mềm để phát hiện chênh lệch.
6. Hạch toán thừa/thiếu quỹ (Teller Overage/Shortage): Xử lý các bút toán điều chỉnh khi phát sinh chênh lệch số dư thực tế và sổ sách cuối ngày của Teller hoặc Vault, có sự phê duyệt của Supervisor.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu vật lý

Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm hơn 20 bảng lưu trữ thông tin phân cấp tổ chức và chi tiết lượng tiền theo từng mệnh giá:

- NganHang (MaNH, TenNH, DiaChi, SDT)
- ChiNhanh (MaCN, TenCN, DiaChi, SDT, MaNH)
- PhongBan (MaPB, TenPB)
- ChucVu (MaCV, TenCV)
- NhanVien (MaNV, TenNV, GioiTinh, NgaySinh, SoCCCD, DiaChi, SDT, MaCV, MaPB, MaCN)
- Ket (MaKet, MaCN, HanMuc)
- ChiTietKet (MaChiTietKet, MaMenhGia, SoLuong, MaKet)
- GiaoDich (MaGiaoDich, LoaiGiaoDich, SoTien, NgayGiaoDich, MaNhanVien, MaCN, MaLoaiTien)
- LoaiTien (MaLoaiTien, LoaiTien, DonViTienTe)
- MenhGia (MaMenhGia, MenhGia, MaLoaiTien)
- TrangThai (MaTrangThai, TenTrangThai)
- LuongTienTheoMenhGiaTiepQuyLienChiNhanh & ChiTiet... (MaLTTMGTQLCN, MaCN_gui, MaCN_nhan, HanMuc, TongTien, NgayYeuCau, NgayTiep, NgayKetThuc, MaMenhGia, SoLuong)
- LuongTienTheoMenhGiaTiepQuyLienNH & ChiTiet... (MaLTTMGTQLNH, MaNH_gui, MaNH_nhan, HanMuc, TongTien, NgayYeuCau, NgayTiep, NgayKetThuc, MaMenhGia, SoLuong)
- LuongTienTheoMenhGiaDieuChuyenQuyGiuaVaultTeller & ChiTiet... (MaLTTMGDCQGVT, MaNV_Vault, MaNV_Teller, HanMuc, TongTien, NgayDieuChuyen, MaMenhGia, SoLuong)
- LuongTienTheoMenhGiaDieuChuyenVaultSafe & ChiTiet... (MaLTTMGDCVS, MaNV_Vault, MaKet, HanMuc, TongTien, NgayDieuChuyen, MaMenhGia, SoLuong)
- LuongTienTheoMenhGiaDieuChuyenQuyGiuaTellerTeller & ChiTiet... (MaLTTMGDCQGTT, MaNV_chuyen, MaNV_nhan, HanMuc, TongTien, NgayDieuChuyen, MaMenhGia, SoLuong)

---

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DỰ ÁN

Chương 1 trình bày tổng thể về ý tưởng, mục tiêu, phạm vi và tổ chức triển khai dự án phần mềm:

• Tổ chức nhân sự: Dự án do nhóm MATH triển khai gồm 5 thành viên đảm nhận các vai trò chuyên trách: Nguyễn Thị Minh (Chịu trách nhiệm dự án/PM), Bùi Thị Hằng (Chuyên viên phân tích nghiệp vụ/BA), Nguyễn Thị Thu Thúy (Chuyên viên kiểm thử), Phạm Đức An (Chuyên viên kiểm thử) và Nguyễn Trung Đức (Chuyên viên lập trình).
• Yêu cầu hệ thống: Xác định chi tiết các yêu cầu quản trị hệ thống (phân quyền RBAC theo vùng, chi nhánh, phòng ban, vai trò, chức năng qua REST API), quản lý hạn mức (Limit Management theo chi nhánh, loại tiền tệ, người dùng, cảnh báo vượt hạn mức tồn quỹ cuối ngày), xử lý giao dịch điều chuyển và cơ chế Retry khi kết nối CBS gặp sự cố timeout.
• Công cụ hỗ trợ và quản lý: Sử dụng Visual Studio, SQL Server, Git/GitHub cho lập trình; Jira, Instagantt, Bizagi Modeler, Draw.io cho quản lý và mô hình hóa; Skype for Business, Discord, Google Drive, Dropbox cho trao đổi và lưu trữ tài liệu.
• Hình thức đầu tư và ngân sách: Tổng kinh phí đầu tư từ VIB là 900 triệu VNĐ, thực hiện giải ngân theo 2 đợt: Đợt 1 (bắt đầu dự án ngày 07/02/2022) giải ngân 40% (360 triệu VNĐ); Đợt 2 (hoàn thành và bàn giao ngày 06/04/2022) giải ngân 60% (540 triệu VNĐ).

CHƯƠNG 2: TRIỂN KHAI DỰ ÁN

Chương 2 mô tả chi tiết khâu thiết kế nghiệp vụ, cơ sở dữ liệu và xây dựng giao diện người dùng:

• Đặc tả luồng quy trình: Thiết lập 6 quy trình nghiệp vụ chính xác định rõ trách nhiệm của các vai trò Teller, Vault, Supervisor và Verifier. Xây dựng các biểu đồ hoạt động chi tiết cho nghiệp vụ chuyển quỹ chi nhánh (Branch Cash Transfer) và chuyển quỹ giao dịch viên (Teller Cash Transfer).
• Quy ước mã trạng thái giao dịch: Chuẩn hóa các trạng thái nghiệp vụ bao gồm: N (New - mới tạo), P (Pending - chờ kiểm duyệt), A (Approve - đã duyệt), R (Reject - từ chối), V-N/V-P/V-R (các trạng thái tác nghiệp của Vault), C (Cancel - hủy bỏ), S-A (Supervisor Approve - cấp quản lý duyệt) và S-R (Supervisor Reject - cấp quản lý từ chối).
• Thiết kế cơ sở dữ liệu: Chi tiết hóa từ mô hình khái niệm, logic đến cấu trúc 20 bảng CSDL mức vật lý. Các bảng phân tách rõ ràng giữa phần thông tin giao dịch tổng thể và phần chi tiết số lượng tờ theo từng mã mệnh giá tiền tệ.
• Thiết kế giao diện: Xây dựng hệ thống màn hình chức năng bao gồm màn hình danh sách, màn hình thêm mới, màn hình chỉnh sửa và màn hình phê duyệt cho từng phân hệ nghiệp vụ, tuân thủ nguyên tắc hiển thị nút thao tác động theo phân quyền người dùng.

CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ DỰ ÁN

Chương 3 tập trung vào các mảng nghiệp vụ quản lý dự án theo tiêu chuẩn kỹ thuật:

• Quản lý thời gian: Xây dựng danh mục các đầu công việc chi tiết, thiết lập sơ đồ mạng AOA để tính toán thời gian thực hiện, xác định mối liên hệ trước - sau giữa các tác vụ và kiểm soát đường găng của dự án.
• Quản lý chi phí: Xác định đường cơ sở chi phí (Cost Baseline), bảng đơn giá dịch vụ, bảng lương nhân viên và lập bảng kế hoạch giải ngân chi tiết theo 2 giai đoạn.
• Quản lý nhân sự và chất lượng: Thiết lập ma trận phân công trách nhiệm (RAM), kế hoạch đào tạo nhóm, kế hoạch đảm bảo chất lượng (QA) và kiểm soát chất lượng (QC), lập kế hoạch kiểm thử phần mềm và sử dụng biểu đồ Cause & Effect Diagram để phân tích lỗi.
• Quản lý rủi ro: Nhận diện và phân loại danh mục rủi ro tiêu cực (chậm tiến độ, thay đổi yêu cầu, lỗi kết nối hệ thống lõi) và rủi ro tích cực (tối ưu hóa quy trình sớm), từ đó đưa ra ma trận đánh giá mức độ ảnh hưởng và xây dựng phương án ứng phó, theo dõi định kỳ.

CHƯƠNG 4: NGHIỆM THU/ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Chương 4 tổng kết kết quả thực hiện và đánh giá dự án:

• Nghiệm thu dự án: Biên bản nghiệm thu ghi nhận việc hoàn thành các tính năng theo hợp đồng và thỏa thuận kỹ thuật giữa nhóm MATH và đại diện Ngân hàng VIB.
• Bàn giao sản phẩm: Bàn giao toàn bộ gói mã nguồn hoàn chỉnh (tầng ứng dụng, middleware, database script), hệ thống tài liệu kỹ thuật và nghiệp vụ gồm BRD, SRS, FSD, Detail Design, Data Dictionary, Test Case và tài liệu hướng dẫn sử dụng (User Manual).
• Đánh giá và định hướng phát triển: Đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu đề ra về thời gian, chi phí và chất lượng; đề xuất phương hướng phát triển mở rộng hệ thống trong tương lai.

---

Kết quả và đóng góp

• Sản phẩm phần mềm và thiết kế hệ thống: Nhóm dự án đã hoàn thành thiết kế và phát triển module quản lý tiền mặt đáp ứng 6 nhóm quy trình nghiệp vụ cốt lõi của ngân hàng thương mại, đồng thời hoàn thiện kiến trúc cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 20 bảng có khả năng quản lý chi tiết đến từng mệnh giá tiền tệ.
• Hệ thống hóa quy trình quản lý dự án CNTT: Ứng dụng đầy đủ các công cụ quản lý dự án chuẩn mực vào một bài toán thực tế của ngành ngân hàng, từ lập kế hoạch tiến độ (WBS, AOA), quản trị tài chính (ngân sách 900 triệu VNĐ qua 2 đợt giải ngân) đến ma trận phân quyền và kiểm soát rủi ro.
• Đóng góp về mặt kỹ thuật: Xây dựng giải pháp tích hợp linh hoạt với hệ thống Core Banking (Core Extra) thông qua cơ chế quản lý trạng thái đa tầng, phân quyền theo cấu trúc tổ chức và thiết lập cơ chế Retry tự động xử lý các giao dịch gián đoạn giữa ứng dụng và hệ thống lõi.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Dự án mới chỉ tập trung xử lý một phân hệ (module) trong tổng thể hệ thống quản lý quỹ tiền mặt của VIB; phạm vi triển khai và kiểm thử thực tế dừng lại ở các quy trình tiếp quỹ, điều chuyển nội bộ/liên chi nhánh/liên ngân hàng và cân quỹ cơ bản.
• Hướng phát triển: Mở rộng kết nối hệ thống với các kênh giao dịch điện tử và thiết bị ngoại vi khác (ATM, CDM); nâng cấp các tính năng tự động hóa dự báo nhu cầu tiền mặt tại từng chi nhánh/phòng giao dịch; tùy biến nâng cao hệ thống báo cáo quản trị theo chuẩn CoreX mở rộng.

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên các chuyên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ tài chính (Fintech) và Quản lý dự án CNTT. Tài liệu cung cấp góc nhìn thực tế về:

• Quy trình nghiệp vụ điều chuyển, kiểm đếm và hạch toán tiền mặt thực tế tại ngân hàng thương mại.
• Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu cho bài toán kế toán quỹ và quản lý tiền mặt theo nhiều mệnh giá.
• Mẫu cấu trúc một báo cáo quản trị dự án CNTT hoàn chỉnh, kết hợp hài hòa giữa kỹ thuật phần mềm và kỹ năng quản lý tiến độ, chi phí, nhân sự và rủi ro.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài được thực hiện bởi nhóm tác giả nào và có quy mô ngân sách ra sao?

Đề tài do Nhóm 1 (Nhóm MATH) gồm 5 sinh viên Học viện Ngân hàng (Nguyễn Thị Minh - Trưởng nhóm, Bùi Thị Hằng, Nguyễn Thị Thu Thúy, Phạm Đức An, Nguyễn Trung Đức) thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Đinh Trọng Hiếu vào tháng 3/2022. Dự án có tổng kinh phí dự toán là 900 triệu VNĐ, do Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam (VIB) đầu tư và giải ngân thành 2 đợt (40% đợt 1 và 60% đợt 2).

2. Module quản lý tiền mặt này giải quyết những quy trình nghiệp vụ cụ thể nào?

Module thực hiện 6 quy trình nghiệp vụ: (1) Tiếp quỹ liên chi nhánh; (2) Điều chuyển quỹ Teller – Teller và Teller – Vault; (3) Điều chuyển tiền trong kho – ngoài kho (Vault – Safe); (4) Nộp/Rút tiền từ các tổ chức tín dụng khác; (5) Cân tiền trong ngày của Teller và Vault; (6) Hạch toán thừa/thiếu quỹ cuối ngày.

3. Hệ thống đặt ra các tiêu chuẩn phi chức năng nào về hiệu năng và bảo mật?

Hệ thống yêu cầu sẵn sàng 24/7; thời gian xử lý giao dịch đơn lẻ dưới 1 giây, giao dịch theo lô 1.000 bản ghi dưới 10 giây; thời gian sinh báo cáo ngày dưới 1 phút và báo cáo tháng dưới 2 phút; lưu trữ dữ liệu tối thiểu 20 năm; quản lý phiên làm việc thông qua Session Token ngẫu nhiên (tự động hết hạn sau 10–15 phút không tương tác) và ẩn hoàn toàn thông báo lỗi hệ thống chi tiết đối với người dùng cuối.

4. Cơ chế đồng bộ dữ liệu với hệ thống Core Banking (CBS) được thiết kế như thế nào?

Khi các giao dịch điều chuyển hoặc nộp/rút tiền được cấp thẩm quyền (Supervisor) phê duyệt, hệ thống sẽ đẩy bút toán sang hệ thống ngân hàng lõi (Core Extra/CBS) và nhận về mã tham chiếu (Ref). Hệ thống hỗ trợ cơ chế Retry đối với các giao dịch gặp lỗi timeout hoặc chưa được xử lý tại CBS, đồng thời cho phép người dùng điều chỉnh và gửi lại các giao dịch bị từ chối.

---

Kết luận

Báo cáo "Xây dựng hệ thống quản lý tiền mặt của ngân hàng VIB" đã phản ánh toàn diện quá trình nghiên cứu, phân tích nghiệp vụ, thiết kế hệ thống và quản trị dự án phần mềm ngân hàng. Công trình giải quyết triệt để bài toán quản lý và hạch toán dòng tiền mặt đa kênh, từ cấp giao dịch viên đến cấp liên chi nhánh và liên ngân hàng. Kết quả thực hiện không chỉ đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về kỹ thuật và bảo mật của VIB mà còn cung cấp một mô hình tham khảo chuẩn mực về phương pháp luận quản lý dự án công nghệ thông tin trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DỰ ÁN 1. Giới thiệu dự án Về ý tưởng: Dự án là dự án con của dự án “Quản lý quỹ tiền mặt của ngân hàng VIB”. Được bàn giao nhóm MATH chịu trách nhiệm triển khai. Dự án là một module quản lý tiền mặt triển khai và tích hợp vào core của ngân hàng VIB (Core Extra).

Các biến động tiền mặt trong ngày sẽ được ghi vào hệ thống core. Ở dự án này nhóm thực hiện xử lý, phát triển hệ thống quản lý tiền mặt bao gồm dòng tiền mặt giữ ở các phòng giao dịch, chi nhánh, hội sở; điều chuyển quỹ giữa Vault – Teller/Teller - Teller; điều chuyển tiền trong kho - ngoài kho (Vault-Safe); nộp tiền/rút tiền từ các tổ chức tín dụng khác; cân tiền trong ngày, hạch toán thừa thiếu quỹ của Teller/Vault. Về mục tiêu dự án: Đảm bảo tiến độ, hoàn thành dự án đúng thời hạn. Từng giai đoạn của dự án cần đảm bảo chắc chắn được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng công việc để không ảnh hưởng đến các giai đoạn khác của cả dự án.

Nhóm chia nhỏ giai đoạn để quản lý thật tốt các rủi ro làm gián đoạn dự án. Đảm bảo sau khi hoàn thành dự án không vượt quá kinh phí dự toán hoặc có vượt quá trong phạm vi có thế chấp nhận được hoặc đã dự tính trước đó. Thiết kế hệ thống có giao diện thân thiện với người dùng, có các chức năng đảm bảo các yêu cầu đã đề ra và phù hợp trong quá trình sử dụng. Dễ dàng và khả thi để tích hợp với hệ thống core sẵn có ban đầu của VIB.

Nắm bắt được những đặc điểm của từng nhân sự trong đội ngũ để có những phân công phù hợp với đặc tính, năng lực của từng người. Xây dựng một đội ngũ làm việc gắn kết, chia sẻ. Dự đoán, đánh giá đúng đắn những rủi ro có thể xảy ra đối với dự án và đưa ra những giải pháp để khắc phục, giải quyết và ngăn chặn những rủi ro đó. Điều này giúp cho quá trình thực hiện dự án cũng như vận hành sau thời gian xây dựng dự án được thuận lợi.

Phạm vi dự án 1. Lập kế hoạch 1. Xác định yêu cầu Nhóm dự án xác định yêu cầu bên phía VIB gồm yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu về kỹ thuật. 1 Yêu cầu nghiệp vụ bao gồm yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng.

Yêu cầu kỹ thuật bao gồm: yêu cầu về kiến trúc hệ thống, quản lý phiên, xử lý thông báo lỗi, bảo mật, nền tảng. STT Requirement Response 1. Yêu cầu nghiệp vụ 1.1 Yêu cầu chức năng 1.1 Quản trị hệ thống Tích hợp với hệ thống quản trị user sẵn có: theo vùng, chi nhánh, phòng ban chức Chấp nhận năng, module, role, menu, function thông qua API theo chuẩn Rest Phân quyền mức ứng dụng: Hệ thống hỗ trợ phân quyền người dùng hoặc nhóm người dùng đến các chức năng cụ thể theo màn hình, tab và các chức năng cụ thể ( Chấp nhận View, Edit, Transaction, Verify. ) và phân quyền dữ liệu theo cây phân cấp tổ chức 1.2 Quản lý tiền mặt Hệ thống cho phép quản lý hạn Limit management: cho phép cài đặt hạn mức: mức theo Branch, Ccy, DR/CR Transaction/ user.

- Hạn mức tiền mặt tồn quỹ theo chi nhánh/PGD/Teller theo từng Teller thực hiện giao dịch theo thứ tự ưu loại tiền tiên khi cài đặt limit. - Hạn mức giao dịch cho từng loại Cảnh báo vượt hạn mức tồn quỹ cuối ngày giao dịch (theo trancode) theo User của chi nhánh 2 - Khi điều chuyển quỹ liên chi nhánh: + Chi nhánh điều chuyển thực hiện giao dịch, hệ thống đẩy bút toán vào CBS, CBS trả về số Ref. Hệ thống cập nhật số Ref (tiếp quỹ) vào giao dịch + Chi nhánh nhận quỹ thực hiện Accept giao dịch và đẩy giao dịch vào CBS, CBS trả về số ref vào giao dịch. Hệ thống ghi nhận số ref (nhận quỹ) vào giao dịch tương ứng - Các giao dịch tiếp quỹ, nhận quỹ được xây dựng trên 1 bản ghi có Branch cash transfer : có mapping của 2 các thông tin (Mã GD/Chi nhánh bút toán tiếp quỹ - nhận quỹ tại 2 chi tiếp quỹ/Chi nhánh nhận quỹ/Tổng nhánh thực hiện giao dịch.

tiền/Bút toán xuất quỹ/Bút toán Có list bút toán nhận quỹ chưa xử lý cần nhận quỹ) và có các trạng thái: accept/reject tại chi nhánh được tiếp quỹ 1. INP: Sau khi Vault nhập giao dịch 2.SUSS: Sau khi Supervisor phê duyệt và Core trả về kết quả thành công 3.FAIL: Sau khi Supervisor phê duyệt và Core trả về kết quả không thành không hoặc timeout 4.SUSS: Sau khi đơn vị nhận quỹ accept giao dịch, hach toán vào Core thành công 5.FAIL: Sau khi đơn vị nhận quỹ accept giao dịch, hach toán vào Core không thành công hoặc timeout 6. REJ: Sau khi đơn vị nhận quỹ 3 reject giao dịch (do sai số tiền Hệ thống có chức năng liệt kê các giao dịch tiếp quỹ chờ accept/reject (là các giao dịch có trạng thái APP.SUSS) Hệ thống có chức năng Nộp/Rút Màn hình hạch toán nộp, rút tiền với tổ tiền với các tổ chức tín dụng khác chức tín dụng khác với các thông tin mà VIB yêu cầu Hệ thống cho phép Teller nhập giao dịch tiếp quỹ/hoàn quỹ tới Teller và Vault. Sau khi nhập cần Kiểm soát phê duyệt để xác nhận giao dịch.

Teller cash transfer: chuyển/nhận tiền Đối với giao dịch giữa các teller hệ giữa các Teller/Teller , Teller/Vault. thống cho phép khai báo hạn mức điều chuyển không cần phê duyệt của supervisor (Đối với số tiền nhỏ teller nhận có thể chủ động phê duyệt giao dịch) Cuối ngày teller/vault nhập chi tiết số lượng/mệnh giá từng loại tiền, Teller overage / shortage : Kê thừa thiếu hệ thống so sánh với số tiền được quỹ cuối ngày ghi nhận và xuất ra bảng kê thừa/thiếu theo từng loại tiền Hệ thống có chức năng kiểm soát cân tiền cho Teller/Vault/Safe (Két): Người dùng nhập vào chi tiết Teller denom balancing: Cân tiền thực tế số lượng tờ theo mệnh giá, hệ thống trong ngày,cuối ngày so sánh với số tiền được ghi nhận của Teller/Vault/Safe và đưa ra số chênh lệch theo từng loại tiền 1.3 Các yêu cầu khác Hệ thống cho phép người nhập giao Các giao dịch bị từ chối sẽ được được dịch điều chỉnh các giao dịch của 4 phép chỉnh sửa để process tiếp. họ bị từ chối Hệ thống cho phép Retry khi duyệt GD Hệ thống cho phép khai báo tham lỗi: chưa được xử lý tại CBS hoặc chưa số: Số lần Retry/Tần suất Retry đối được cập nhật trạng thái trên hệ thống với các chức năng phê duyệt khởi tạo.2 Yêu cầu phi chức năng 1.1 Khả năng sẵn sàng của hệ thống Hệ thống có khả năng giao dịch Khả năng sẵn sàng của hệ thống: 24/7 24/7 Hệ thống đảm bảo thời gian thực Thời gian thực hiện GD: hiện giao dịch (không tính thời gian phản hồi từ các hệ thống tích hợp): - Giao dịch đơn: < 1s - Giao dịch đơn: < 1s - Giao dịch theo lô (1000): <10s - Giao dịch theo lô (1000): <10s Thời gian trích xuất dữ liệu: - Thời gian sinh báo báo ngày không quá 1 phút Đáp ứng - Thời gian sinh báo cáo tháng không quá 2 phút 1.2 Ngôn ngữ hỗ trợ: Anh/Việt Đáp ứng Lưu trữ dữ liệu: lưu trữ trong vòng 20 1.3 Đáp ứng năm Giao diện người dùng: Giao diện bố cục 1.4 hợp lý, khoa học, thân thiện, màu sắc theo Đáp ứng chuẩn VIB 5 1.5 Đào tạo và bàn giao Cung cấp các tài liệu liên quan sau khi triển khai (TCP, BRD, SRS, user manual, Cung cấp các tài liệu sau sau khi test case, data dictionary, detail design triển khai: FSD, BRD, user manual, ….) Các tài liệu phân tích thiết kế, tài liệu test case, data dictionary, detail kỹ thuật phải hoàn toàn tương đồng với design hiện trạng của ứng dụng khi đã golive, bàn giao cài đặt Đào tạo end user vận hành, sử dụng tính Đáp ứng năng Bàn giao toàn bộ mã nguồn chương Source code: Bàn giao toàn bộ phiên bản trình bản final (bao gồm tầng final source code liên quan đến hệ thống APP/DB và các thành phần khác (app, middleware, db code.) nếu có) Khả năng mở rộng của hệ thống: VIB dễ Phát triển phần mềm theo tiêu 1.6 dàng chỉnh sửa, customize màn hình, báo chuẩn CoreX của VIB cáo. Yêu cầu công nghệ 2.1 Yêu cầu về kiến trúc tổng quan/ Phát triển Cung cấp thiết kế kiến trúc hệ thống bao gồm: Mô hình kết nối, công nghệ sử dụng, Đáp ứng giao thức kết nối và yêu cầu hạ tầng cần thiết để cài đặt và vận hành Cung cấp sơ đồ triển khai về mặt vật lý: - Yêu cầu về máy chủ, lưu trữ, phần cứng Đáp ứng cần thiết để triển khai cho môi trường Production, DR, dev, test - Hệ điều hành, phần mềm yêu cầu cho 6 từng máy chủ - Khả năng tăng trường về mặt dữ liệu trong vòng 5 năm, mô tả rõ phương pháp tính toán, đo lường Đề nghị cung cấp tài liệu thiết kế dữ liệu: - Tài liệu phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu Đáp ứng - Luồng dữ liệu và mô hình tích hợp - Mô hình dữ liệu Logical và Physical Hỗ trợ các giao thức - Message Queue (Active MQ, JMS) - JDBC, ODBC (Database) Đáp ứng - STMP (Email) - Web service SOAP/ REST over HTTP/HTTPS 2.2 Yêu cầu quản lý phiên Hệ thống phải có cơ chế quản lý phiên thông qua Session Token Session Token được sinh ra là ngẫu nhiên Session thiết lập trong trong tham Session phải hết hạn sau khoảng thời gian số cấu hình hệ thống mỗi 10 phút người dùng không tương tác với hệ thống người dùng không tương tác hệ (ví dụ: 15 phút) thống 2.3 Yêu cầu xử lý thông báo lỗi Ứng dụng phải có cơ chế xử lý tất cả các Mã lỗi được thiết lập theo tài liệu thông báo lỗi, ngoại lệ trả về thiết kế từng chức năng 7 Ứng dụng không được trả về những thông báo lỗi hệ thống về phía người dùng, đặc Đáp ứng biệt là những thông báo liên quan đến cấu hình Ứng dụng cần xây dựng trang báo lỗi hoặc thông điệp báo lỗi chung cho các lỗi, ngoại lệ; không đưa ra các thông báo lỗi Đáp ứng chi tiết.

Các thông báo lỗi chi tiết chỉ nên gửi về quản trị viên hệ thống 2.4 Khả năng chỉnh sửa, nâng cấp Hệ thống có khả năng mở rộng nếu Hệ thống được thiết kế theo hưởng mở, có VIB kết nối thêm các kênh khác. khả năng tích hợp, mở rộng trong tương lai VIB dễ dàng chỉnh sửa, customize màn hình, báo cáo.