Khóa luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Công ty CP Tập đoàn Thời trang MAY

Luận văn tốt nghiệp nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp tmu phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần, điều tra thực trạng, phân tích số liệu, đề xuất

• Tác giả: Phan Thị Khánh Ly
• Người hướng dẫn: Th. Nghiêm Thị Lịch
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin
• Đề tài: Phân Tích, Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự Cho Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Thời Trang MAY
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa và tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
• 1.2. Tình hình nghiên cứu
• 1.2.1. Tình hình nghiên cứu trong nước
• 1.2.2. Tình hình nghiên cứu ngoài nước
• 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
• 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
• 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
• 1.4.2. Phạm vi đề tài nghiên cứu
• 1.5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
• 1.6. Kết cấu khóa luận
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PTTK HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY
• 2.1. Tổng quan về PTTK hệ thống thông tin
• 2.1.1. Một số khái niệm cơ bản
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY
• 4. CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY
• 4.1. HTTT quản lý nhân sự của Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY
• 4.1.1. Mô tả bài toán quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY
• 4.1.2. Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống
• 4.1.3. Các yêu cầu của hệ thống
• 4.2. Phân tích hệ thống
• 4.2.1. Xác định các tác nhân, đặc tả hệ thống
• 4.2.2. Biểu đồ use case tổng quát
• 4.2.3. Biểu đồ trạng thái
• 4.2.4. Biểu đồ hoạt động
• 4.2.5. Biểu đồ triển khai
• 4.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
• 4.4. Thiết kế giao diện
• 4.5. Một số đề xuất và kiến nghị
• 4.5.1. Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống
• 4.5.2. Đề xuất hướng phát triển
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. Đặc biệt, Công ty Cổ phần Tập đoàn Thời trang MAY cần một hệ thống hiệu quả để quản lý thông tin nhân sự, từ đó nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu sai sót trong quản lý. Việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin này không chỉ giúp công ty tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện độ chính xác trong việc xử lý thông tin.

1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một tập hợp các phần mềm và quy trình giúp thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin về nhân sự. Hệ thống này bao gồm các thành phần như phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và con người, tất cả đều hoạt động cùng nhau để đạt được mục tiêu quản lý hiệu quả.

1.2. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả. Nó không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự là một xu hướng tất yếu trong thời đại số.

II. Vấn đề và thách thức trong quản lý nhân sự tại Công ty MAY

Công ty Cổ phần Tập đoàn Thời trang MAY đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý nhân sự. Sự gia tăng số lượng nhân viên và sự thay đổi liên tục trong đội ngũ nhân sự đã tạo ra áp lực lớn cho bộ phận quản lý. Việc quản lý thông tin nhân sự bằng phương pháp thủ công không còn hiệu quả, dẫn đến nhiều sai sót và mất thời gian.

2.1. Những khó khăn trong quản lý thông tin nhân sự

Việc quản lý thông tin nhân sự bằng sổ sách truyền thống thường gặp phải sai sót và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn ảnh hưởng đến quyết định quản lý của công ty.

2.2. Tác động của công nghệ thông tin đến quản lý nhân sự

Công nghệ thông tin có thể giúp cải thiện quy trình quản lý nhân sự bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ mới cũng đòi hỏi công ty phải đầu tư vào đào tạo nhân viên và thay đổi quy trình làm việc.

III. Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả, Công ty MAY cần áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hiện đại. Việc này bao gồm việc xác định yêu cầu chức năng, thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng.

3.1. Phân tích yêu cầu chức năng của hệ thống

Phân tích yêu cầu chức năng là bước quan trọng trong quá trình thiết kế hệ thống. Công ty cần xác định rõ các chức năng cần thiết như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương và báo cáo thống kê.

3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống

Thiết kế cơ sở dữ liệu là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng hệ thống thông tin. Cơ sở dữ liệu cần được tổ chức một cách khoa học để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng truy cập thông tin.

IV. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty MAY

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự được triển khai tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Thời trang MAY đã mang lại nhiều lợi ích. Việc tự động hóa quy trình quản lý nhân sự giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao độ chính xác trong việc xử lý thông tin.

4.1. Kết quả đạt được sau khi triển khai hệ thống

Sau khi triển khai hệ thống, Công ty MAY đã giảm thiểu đáng kể thời gian xử lý thông tin nhân sự. Các báo cáo thống kê được thực hiện nhanh chóng và chính xác, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

4.2. Phản hồi từ người dùng về hệ thống

Người dùng trong công ty đã có những phản hồi tích cực về hệ thống mới. Họ cảm thấy dễ dàng hơn trong việc truy cập thông tin và thực hiện các tác vụ quản lý nhân sự hàng ngày.

V. Kết luận và hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Thời trang MAY đã chứng minh được giá trị của nó trong việc nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, để duy trì và phát triển hệ thống, công ty cần tiếp tục cải tiến và cập nhật công nghệ mới.

5.1. Đề xuất cải tiến hệ thống trong tương lai

Công ty nên xem xét việc tích hợp thêm các tính năng mới như quản lý tuyển dụng và đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu quả của hệ thống. Việc này sẽ giúp công ty đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý nhân sự trong tương lai.

5.2. Tầm nhìn dài hạn cho hệ thống thông tin

Tầm nhìn dài hạn cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự là xây dựng một nền tảng vững chắc, có khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác trong công ty. Điều này sẽ giúp công ty phát triển bền vững và cạnh tranh hơn trong ngành thời trang.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY (thương hiệu MAY BOUTIQUE / Maygroup) được thành lập năm 2011, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các sản phẩm thời trang xuất khẩu và nội địa (chủ yếu là len, sợi). Sau gần 7 năm hoạt động (tính đến năm 2018), doanh nghiệp đã mở rộng mạng lưới với 20 showroom tại các tuyến phố lớn ở Hà Nội và phát triển thị trường tại các tỉnh miền Bắc và Bắc Trung Bộ. Cùng với sự mở rộng quy mô sản xuất (trên 100 máy chuyên dụng) và hệ thống phân phối, quy mô nhân sự của công ty đã tăng trưởng nhanh chóng lên hơn 400 lao động và tiếp tục gia tăng.

Thực tế tại doanh nghiệp cho thấy công tác quản lý nhân sự vẫn chủ yếu thực hiện thủ công kết hợp bảng tính Microsoft Excel và sổ sách giấy tờ. Phương thức quản lý này bộc lộ nhiều bất cập: tốn nhiều thời gian và nhân lực cho việc ghi chép, cập nhật hồ sơ; phát sinh sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán lương; nguy cơ thất lạc thông tin cao; việc tra cứu, tổng hợp báo cáo phục vụ ban lãnh đạo bị chậm trễ; tính bảo mật dữ liệu thấp và hệ thống không đáp ứng được yêu cầu khi công ty tiếp tục mở rộng quy mô. Do đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự chuyên biệt là yêu cầu cấp thiết.

Khóa luận xác định 3 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

1. Hệ thống hóa các kiến thức lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm, phân loại và phương pháp phân tích thiết kế.
2. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị nhân sự và mô hình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp nói chung cũng như tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY nói riêng.
3. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty; từ đó đề xuất giải pháp và tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo phương pháp hướng đối tượng nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý thực tế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý và các thành phần của hệ thống thông tin quản lý nhân sự; hệ thống nhân sự, thông tin nhân sự và quy trình quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY; các kiến thức, công cụ phân tích thiết kế hướng đối tượng (UML, Rational Rose).
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY.
• Phạm vi thời gian: Số liệu và thông tin thực trạng được thu thập, phân tích trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên hệ thống cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý và quản trị nhân lực được giảng dạy tại Đại học Thương mại:

• Khung lý thuyết hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin (HTTT) được xác định gồm 5 thành phần cốt lõi: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng truyền thông và con người (trong đó con người đóng vai trò trung tâm điều hành). Hệ thống thông tin quản lý (MIS) thực hiện nhiệm vụ đối nội và đối ngoại, hỗ trợ lập kế hoạch, giám sát và ra quyết định.
• Mô hình quản lý nhân sự: Vận dụng lý thuyết từ giáo trình Quản trị nhân lực (PGS. Nguyễn Ngọc Quân và ThS. Nguyễn Vân Điềm, NXB Giáo dục), phân định 3 hình thức tổ chức quản lý nhân sự: lấy cá nhân làm trung tâm tập trung ảnh hưởng, cá nhân làm trung tâm theo hướng quản lý tập thể, và tập thể lãnh đạo kiểu cũ.
• Quy trình phân tích thiết kế HTTT: Tuân thủ chu trình phát triển 4 giai đoạn: (1) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án; (2) Phân tích hệ thống (phân tích xử lý và phân tích dữ liệu); (3) Thiết kế hệ thống (thiết kế tổng thể, giao diện, cơ sở dữ liệu, kiểm soát, phần mềm); (4) Cài đặt hệ thống.
• Phương pháp luận phân tích thiết kế: So sánh giữa phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng, từ đó lựa chọn phương pháp hướng đối tượng với ngôn ngữ mô hình hóa UML (Unified Modeling Language) nhờ các đặc tính: trừu tượng hóa, bao gói thông tin, mô đun hóa và kế thừa.

Tiêu chí so sánh	Phương pháp hướng cấu trúc	Phương pháp hướng đối tượng
Trọng tâm thiết kế	Tập trung vào chức năng/công việc cần thực hiện	Tập trung vào đối tượng và cấu trúc dữ liệu
Cơ chế phân rã	Phân chia chương trình thành các hàm/chương trình con	Phân chia hệ thống thành các lớp đối tượng độc lập
Truyền dữ liệu	Dữ liệu chuyển động giữa các hàm qua tham số	Tương tác giữa các đối tượng qua cơ chế gửi thông điệp
Đóng gói	Đóng gói chức năng (gọi hàm không cần biết nội dung)	Đóng gói cả chức năng và dữ liệu bên trong đối tượng
Cách tiếp cận	Tiếp cận từ trên xuống (Top-down)	Tiếp cận từ dưới lên (Bottom-up)

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Điều tra trắc nghiệm bằng phiếu khảo sát phát cho nhân viên; điều tra trực tiếp thông qua phỏng vấn cán bộ, nhân viên các phòng ban trong quá trình thực tập tại công ty.
• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập tài liệu lý luận, giáo trình chuyên ngành HTTT, sách báo và các tài liệu nội bộ về cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc của công ty.
• Phương pháp phân tích và xử lý số liệu: Vận dụng kết hợp phương pháp so sánh - đối chiếu giữa lý thuyết với thực tiễn; phân tích - tổng hợp lý thuyết; và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng thông qua phần mềm Rational Rose.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY được thiết kế theo hướng đối tượng với các thông số kiến trúc, chức năng và mô hình dữ liệu cụ thể:

1. Phân tích tác nhân và chức năng hệ thống

Hệ thống xác định 4 tác nhân (actors) chính tham gia vận hành:

• Nhân viên quản lý nhân sự: Đăng nhập, thực hiện thêm, sửa, xóa hồ sơ nhân viên; lập báo cáo, thống kê thông tin cá nhân và thông tin lương; tìm kiếm dữ liệu.
• Nhân viên kế toán: Đăng nhập, quản lý chấm công (chấm công theo ngày, tổng hợp tháng), tính lương nhân viên theo hệ số và chức vụ; tìm kiếm dữ liệu.
• Ban lãnh đạo: Đăng nhập, tìm kiếm và tra cứu thông tin cá nhân, bảng chấm công, bảng lương của nhân viên; xem các báo cáo tổng hợp.
• Nhân viên: Đăng nhập, tra cứu và tìm kiếm thông tin cá nhân và thông tin lương của chính mình.

2. Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ (SQL)

Cơ sở dữ liệu của hệ thống được tổ chức thành 8 bảng thực thể chính với các thuộc tính và ràng buộc quan hệ:

Tên bảng (Table)	Khóa chính / Thuộc tính chính	Mô tả dữ liệu lưu trữ
NGUOIDUNG	MaND, TenND, Matkhau, Quyenhan	Quản lý tài khoản và phân quyền truy cập hệ thống
HOSONV	MaNV, TenNV, MaPB, MaCV, Ngaysinh, Gioitinh, Diachi, SDT, CMND	Lưu trữ thông tin lý lịch cá nhân của nhân viên
HOPDONG / HDLD	MaHD, MaNV, TenNV, MaPB, Ngaykiket, Thoihan, Congviec, Chedolamviec	Thông tin hợp đồng lao động ký kết với nhân viên
PHONGBAN	MaPB, TenPB, SoluongNV, Truongphong	Danh mục phòng ban trực thuộc công ty
CHUCVU	MaCV, TenCV	Danh mục chức vụ và vị trí công tác
BANGCHAMCONG	MaBCC, TenBCC, Mota	Bảng thông tin đợt chấm công
CHITIETBCC	MaNV, MaBCC, Songaycong, Thoigian	Chi tiết số ngày công của từng nhân viên theo kỳ
BANGLUONG	MaBL, MaBCC, Hesoluong, Thamnien, Tongluong	Bảng tính chi tiết tiền lương và phụ cấp

Mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu:

• NGUOIDUNG - HDLD: Quan hệ 1 - 1
• NGUOIDUNG - HOSONV: Quan hệ 1 - 1
• HOSONV - HDLD: Quan hệ 1 - 1
• PHONGBAN - HOSONV: Quan hệ 1 - n (Một phòng ban có nhiều nhân viên)
• HOSONV - CHUCVU: Quan hệ 1 - 1
• HOSONV - CHITIETBCC: Quan hệ 1 - n (Một nhân viên có nhiều bản ghi chấm công)
• BANGCHAMCONG - CHITIETBCC: Quan hệ 1 - n
• BANGCHAMCONG - BANGLUONG: Quan hệ 1 - 1

3. Thiết kế mô hình động và giao diện

• Mô hình Use Case: Xây dựng biểu đồ use case tổng quát cùng 5 biểu đồ phân rã chi tiết (Quản lý HSNV, Quản lý lương, Quản lý chấm công, Báo cáo - thống kê, Tìm kiếm) kèm 11 kịch bản use case đặc tả luồng sự kiện chính, sự kiện phụ và điều kiện vào/ra.
• Mô hình lớp và trạng thái: Xây dựng biểu đồ lớp tổng thể và 3 biểu đồ trạng thái cho các thực thể biến đổi theo thời gian gồm HOSONV, HDLD, và BANGLUONG.
• Mô hình hoạt động và triển khai: Xây dựng biểu đồ hoạt động cho các chức năng Đăng nhập, Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm; xây dựng biểu đồ triển khai thể hiện kiến trúc kết nối giữa máy trạm, máy chủ qua giao thức TCP/IP.
• Môi trường và giao diện: Sử dụng công cụ Rational Rose để mô hình hóa toàn bộ hệ thống; thiết kế giao diện trên nền tảng Visual Studio gồm 10 màn hình chuẩn: Đăng nhập, Quên mật khẩu, Đặt lại mật khẩu, Phân cấp chức năng quản lý nhân sự, Quản lý hồ sơ nhân viên, Phân cấp chức năng kế toán, Quản lý lương, Báo cáo thống kê thông tin cá nhân/lương, Báo cáo tuyển dụng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Chương 1 làm rõ tính cấp thiết của đề tài xuất phát từ sự phát triển của công nghệ thông tin và nhu cầu quản trị nhân sự thực tế tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY. Tác giả tiến hành tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan trong nước (như luận văn của Vũ Anh Quyết tại ĐH Kinh tế Quốc dân về mỏ than Cọc Sáu; khóa luận của Nguyễn Hoàng Đức tại ĐH Bách Khoa TP.HCM về công ty Hưng Long; khóa luận của Hoàng Thế Quyền tại ĐH Vinh về công ty TBA Việt Nam) và ngoài nước (các hệ thống ERP, E-Roster, Payroll). Tác giả chỉ ra hạn chế của các nghiên cứu trước (chủ yếu dùng phương pháp hướng cấu trúc hoặc chưa hoàn thiện chức năng tính lương, chạy cục bộ) để khẳng định việc lựa chọn phương pháp hướng đối tượng trong đề tài. Chương này cũng xác định rõ mục tiêu, đối tượng, phạm vi thời gian (2014–2017), không gian nghiên cứu, phương pháp thu thập/xử lý dữ liệu và kết cấu gồm 4 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận về PTTK HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần tập đoàn thời trang MAY

Chương 2 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về hệ thống, hệ thống thông tin, 5 thành phần của HTTT (phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng, con người), hệ thống thông tin quản lý (MIS) và các phân hệ chức năng (AIS, bán hàng, sản xuất, tài chính, nhân sự). Tác giả phân tích chi tiết 4 giai đoạn của quy trình PTTK hệ thống (Khảo sát hiện trạng, Phân tích, Thiết kế, Cài đặt), so sánh chi tiết phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng. Đồng thời, chương 2 giới thiệu tổng quan về ngôn ngữ UML, các loại biểu đồ (Use Case, Lớp, Trạng thái, Tuần tự, Hoạt động, Thành phần, Triển khai), bộ công cụ Rational Rose và các khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự, mục tiêu, vai trò và 3 mô hình tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp.

Chương 3: Phân tích, đánh giá thực trạng về HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần tập đoàn thời trang MAY

Chương 3 trình bày tổng quan về Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY (Maygroup, mã số thuế 0106211956, trụ sở tại 12 Láng Hạ, Hà Nội). Doanh nghiệp có quy mô hơn 400 nhân viên (năm 2018), 20 showroom tại Hà Nội, cơ cấu tổ chức gồm 5 phòng ban và chế độ làm việc 6 ngày/tuần, 8 giờ/ngày. Phân tích thực trạng chỉ ra các nghiệp vụ nhân sự hiện tại (quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, báo cáo) đang thực hiện thủ công trên Excel. Tác giả đánh giá ưu điểm là đội ngũ nhân sự trẻ, có trình độ, dễ thích nghi; đồng thời chỉ rõ 6 nhược điểm lớn: nhập liệu dễ sai sót, xử lý chậm, tốn kém chi phí và nhân lực cho việc lưu trữ sổ sách, nguy cơ mất mát dữ liệu, thiếu tính đồng bộ và bảo mật kém khi quy mô công ty mở rộng.

Chương 4: Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần tập đoàn thời trang MAY

Chương 4 là nội dung trọng tâm của khóa luận, mô tả chi tiết bài toán quản lý nhân sự và xác định các yêu cầu chức năng (quản lý hồ sơ, quản lý tiền lương, quản lý chấm công, báo cáo thống kê, tìm kiếm) và phi chức năng (bảo mật qua tài khoản phân quyền, giao diện thân thiện, tính mềm dẻo). Tác giả xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ thiết kế hệ thống gồm: bảng đặc tả 4 tác nhân; biểu đồ use case tổng quát và 5 biểu đồ phân rã; 11 bảng kịch bản use case chi tiết; biểu đồ lớp xác định 8 thực thể và bảng quan hệ; 3 biểu đồ trạng thái; 5 biểu đồ hoạt động; mô hình quan hệ SQL và thiết kế cấu trúc chi tiết cho 8 bảng dữ liệu; thiết kế 10 form giao diện người dùng trên Visual Studio; kết thúc bằng việc đánh giá khả năng ứng dụng và đề xuất định hướng phát triển hệ thống.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể sau:

• Kết quả phân tích hiện trạng: Khảo sát và phản ánh chính xác thực trạng quản lý nhân sự của Maygroup với quy mô hơn 400 lao động tại 20 showroom và khối văn phòng 5 phòng ban, chỉ rõ các hạn chế cốt lõi của việc quản lý bằng sổ sách và file Excel trong giai đoạn 2014–2017.
• Kết quả thiết kế hệ thống:
  • Xây dựng hoàn chỉnh biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ ca sử dụng tổng quát cho 4 nhóm người dùng (Nhân sự, Kế toán, Lãnh đạo, Nhân viên).
  • Hoàn thành 11 kịch bản đặc tả use case chi tiết cho tất cả các luồng nghiệp vụ: Đăng nhập, Thêm/Sửa/Xóa hồ sơ nhân viên, Chấm công, Tính lương, Báo cáo thống kê cá nhân/lương, Tìm kiếm thông tin cá nhân/lương/chấm công.
  • Xây dựng mô hình tĩnh (Biểu đồ lớp với 8 lớp thực thể: NGUOIDUNG, HOSONV, HDLD, PHONGBAN, CHUCVU, BANGCHAMCONG, CHITIETBCC, BANGLUONG) và mô hình động (3 biểu đồ trạng thái, 5 biểu đồ hoạt động, biểu đồ triển khai).
  • Thiết kế lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 8 bảng dữ liệu chuẩn hóa và thiết kế 10 giao diện người dùng chức năng.
• Giải pháp đề xuất: Đề xuất mô hình tin học hóa toàn diện quy trình nhân sự, chuyển từ quản lý phân tán sang quản lý tập trung trên cơ sở dữ liệu SQL, phân quyền chặt chẽ theo vai trò nhằm nâng cao tính bảo mật và tốc độ xử lý dữ liệu.
• Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Khắc phục hạn chế của các công trình đi trước (vốn áp dụng phương pháp hướng cấu trúc hoặc thiếu các phân hệ chấm công, tính lương hoàn chỉnh) bằng cách ứng dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng với UML và Rational Rose, tạo ra mô hình hệ thống có tính module hóa cao, dễ dàng mở rộng và bảo trì.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Phạm vi khảo sát dữ liệu thực tế dừng lại ở giai đoạn 2014–2017 tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY. Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống (mô hình hóa UML, thiết kế CSDL và thiết kế giao diện trên Visual Studio), chưa triển khai lập trình toàn bộ mã nguồn chương trình và chưa tiến hành kiểm thử thực tế trên hệ thống mạng diện rộng.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục hoàn thiện việc viết mã chương trình (coding) theo các bản thiết kế đã lập; cài đặt và thử nghiệm hệ thống trên môi trường máy chủ mạng nội bộ và diện rộng; kết nối hệ thống thông tin nhân sự với các phân hệ khác như quản lý bán hàng, kế toán tổng hợp khi doanh nghiệp tiếp tục mở rộng chi nhánh trên toàn quốc.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên các ngành: Hệ thống thông tin kinh tế, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Thương mại điện tử, Công nghệ thông tin có thể tham khảo cấu trúc một bài khóa luận/đồ án phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng hoàn chỉnh.
• Người làm đề tài tương tự: Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về phương pháp mô hình hóa UML (cách xây dựng Use Case, Class Diagram, Activity Diagram, State Diagram), bảng đặc tả kịch bản ca sử dụng chuẩn mực và mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ cho bài toán quản lý nhân sự - chấm công - tiền lương trong doanh nghiệp bán lẻ/thời trang.

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế nào và dựa trên những công cụ gì?

Tác giả lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD) sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa UML, công cụ phần mềm Rational Rose để vẽ các biểu đồ hệ thống, phần mềm Visual Studio để thiết kế giao diện và mô hình quan hệ SQL để thiết kế cơ sở dữ liệu.

2. Doanh nghiệp được khảo sát trong khóa luận có quy mô và đặc điểm tổ chức như thế nào?

Khóa luận khảo sát Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY (thương hiệu MAY BOUTIQUE / Maygroup), thành lập năm 2011, mã số thuế 0106211956. Đến năm 2018, công ty có quy mô hơn 400 nhân viên, 20 showroom tại Hà Nội, cơ cấu tổ chức gồm 5 phòng ban, chế độ làm việc 6 ngày/tuần và 8 giờ/ngày.

3. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đề xuất bao gồm những phân hệ chức năng chính nào?

Hệ thống gồm 5 khối chức năng chính: (1) Quản lý hồ sơ nhân viên (thêm, sửa, xóa); (2) Quản lý chấm công; (3) Quản lý tiền lương (tính lương theo hệ số và chức vụ); (4) Báo cáo, thống kê (thông tin cá nhân, lương, tuyển dụng); (5) Tìm kiếm thông tin (hồ sơ, bảng lương, chấm công).

4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm những bảng dữ liệu nào?

Cơ sở dữ liệu gồm 8 bảng thực thể: NGUOIDUNG (tài khoản người dùng), HOSONV (hồ sơ nhân viên), HDLD/HOPDONG (hợp đồng lao động), PHONGBAN (danh mục phòng ban), CHUCVU (danh mục chức vụ), BANGCHAMCONG (bảng chấm công), CHITIETBCC (chi tiết chấm công), và BANGLUONG (bảng lương).

5. Hệ thống phân quyền cho những nhóm đối tượng người dùng nào?

Hệ thống xác định 4 tác nhân truy cập: Nhân viên quản lý nhân sự (quản lý hồ sơ, báo cáo thống kê), Nhân viên kế toán (quản lý chấm công, tính lương), Ban lãnh đạo (tra cứu, xem báo cáo toàn diện), và Nhân viên thông thường (tra cứu thông tin cá nhân và thông tin lương của bản thân).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Thị Khánh Ly đã giải quyết bài toán phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY trên cơ sở phương pháp luận hướng đối tượng và chuẩn mô hình hóa UML. Tác giả đã khảo sát thực trạng quản lý thủ công bằng sổ sách và Excel tại doanh nghiệp quy mô hơn 400 nhân sự, từ đó xây dựng hoàn chỉnh hệ thống yêu cầu chức năng, kịch bản ca sử dụng, các sơ đồ phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu 8 bảng thực thể cùng hệ thống giao diện trực quan. Công trình là tài liệu học thuật hữu ích cho sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế và các nhà nghiên cứu trong việc triển khai các bài toán tin học hóa quản trị nhân lực doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Nêu ra tầm quan trọng của đề tài, tính cấp thiết của đề tài, đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể cần giải quyết, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đề tài. Chương 2: Cơ sở lý luận về HTTT quản lý nhân sự cho công ty Tập đoàn thời trang MAY 4 Luan van Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và mô hình quản lý nhân sự của công ty Tập đoàn thời trang MAY Chương 3: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng về HTTT quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY Phân tích, đánh giá thực trạng QLNS tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp phù hợp. Chương 4: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, từ các sơ đồ hướng đối tượng như sơ đồ use case, sơ đồ lớp, sơ đồ hoạt động, sơ đồ trạng thái cho đến việc thiết kế hệ thống cho công ty theo hướng đối tượng. Tổng kết lại đề tài nghiên cứu khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài.

5 Luan van CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PTTK HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY 2.1 Tổng quan về PTTK hệ thống thông tin Phần này sẽ trình bày những nội dung như một số khái niệm cơ bản, một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.1 Một số khái niệm cơ bản Hệ thống Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để đạt mục đích chung. (giáo trình “phân tích và thiết kế HTTT” của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội) Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu,… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại, 2016) Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin.

Phần mềm: Là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. 6 Luan van Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.

Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó. Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phương tiện điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung.

Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý.

Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. Hệ thống thông tin quản lý (Management Infomation System) Hệ thống thông tin quản lý là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. + Nhiệm vụ HTTT quản lý Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa. Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

+ Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau trong đó HTTT quản lý có các chức năng chính là: -Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. 7 Luan van - Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. - Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.

+ Các loại HTTT quản lý thông dụng Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng. Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Hệ thống thông tin kế toán AIS là một phần đặc biệt của HTTT quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Hệ thống thông tin bán hàng, marketing là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Hệ thống thông tin sản xuất là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm như các quá trình hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất… Hệ thống thông tin tài chính: Hệ thống thông tin tài chính là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức.

Hệ thống thông tin nhân sự: Hệ thống thông tin nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Phần này trình bày các nội dung gồm quy trình phân tích, thiết kế HTTT, các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT và phương pháp phân tích, thiết kế hướng đối tượng. Quy trình phân tích, thiết kế HTTT Quy trình phân tích, thiết kế HTTT gồm có các giai đoạn là khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống và cài đặt hệ thống. 8 Luan van - Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm: + Khảo sát hệ thống đang làm gì? + Đưa ra đánh giá về hiện trạng.

+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. + Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. + Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. - Phân tích hệ thống Phân tích hệ thông là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu).

Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm: + Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. + Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống. - Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích.

Nhiệm vụ của giai đoạn này là chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý. Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm: + Thiết kế tổng thể + Thiết kế giao diện + Thiết kế cơ sở dữ liệu + Thiết kế các kiểm soát + Thiết kế phần mềm - Cài đặt hệ thống Quy trình cài đặt theo tiến trình sau: 9 Luan van Lập kế hoạch cài đặt → Biến đổi dữ liệu → Huấn luyện → Các phương pháp cài đặt → Biên soạn tài liệu về hệ thống. Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT Phân tích, thiết kế HTTT gồm có 2 phương pháp dựa trên kích thước của phần mềm lớn hay nhỏ và sự hiệu quả như thế nào trong việc sử dụng lại, đó là phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng.