Khóa luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế zoma

Khóa luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế Zoma, tối ưu hóa quy trình và hiệu suất làm việc.

• Tác giả: Hà Thị Hạnh
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Hưng Long
• Trường học: Trường Đại Học Thương Mại
• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Và Thương Mại Điện Tử
• Đề tài: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Tại Công Ty Cổ Phần Quốc Tế ZOMA
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự

Hệ thống quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc tại công ty Zoma. Việc phân tích và thiết kế hệ thống này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTT QLNS) là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc theo dõi và điều hành nhân sự.

1.1. Khái Niệm Về Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự

Hệ thống quản lý nhân sự là một tập hợp các quy trình và công nghệ nhằm thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin về nhân viên. Điều này giúp công ty Zoma quản lý hiệu quả hơn về số lượng và chất lượng nhân sự.

1.2. Tầm Quan Trọng Của HTTT Quản Lý Nhân Sự

HTTT QLNS giúp công ty Zoma tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả trong quản lý nhân sự. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự là một xu hướng tất yếu trong thời đại hiện nay.

II. Những Thách Thức Trong Quản Lý Nhân Sự Tại Công Ty Zoma

Công ty Zoma đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý nhân sự. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn tác động đến sự phát triển bền vững của công ty. Việc nhận diện và giải quyết các thách thức này là rất cần thiết.

2.1. Thiếu Thông Tin Chính Xác Về Nhân Sự

Việc thiếu thông tin chính xác về nhân sự dẫn đến quyết định quản lý không hiệu quả. Công ty cần có một hệ thống thông tin đầy đủ và chính xác để hỗ trợ cho việc ra quyết định.

2.2. Khó Khăn Trong Việc Theo Dõi Hiệu Suất Làm Việc

Công ty Zoma gặp khó khăn trong việc theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều này ảnh hưởng đến khả năng đánh giá và khen thưởng nhân viên, từ đó làm giảm động lực làm việc.

III. Phương Pháp Phân Tích Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Tại Zoma

Để thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả, công ty Zoma cần áp dụng các phương pháp phân tích hệ thống hiện đại. Những phương pháp này sẽ giúp xác định rõ yêu cầu và chức năng của hệ thống.

3.1. Phân Tích Yêu Cầu Người Dùng

Phân tích yêu cầu người dùng là bước đầu tiên trong quá trình thiết kế hệ thống. Công ty cần thu thập ý kiến từ các phòng ban để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của người sử dụng.

3.2. Sử Dụng UML Trong Phân Tích Hệ Thống

UML (Unified Modeling Language) là công cụ hữu ích trong việc mô hình hóa hệ thống. Công ty Zoma có thể sử dụng UML để thiết kế các biểu đồ như use case, biểu đồ trạng thái nhằm minh họa rõ ràng các chức năng của hệ thống.

IV. Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Mới Tại Công Ty Zoma

Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự mới là một bước quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý tại công ty Zoma. Hệ thống này cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và chức năng cần thiết.

4.1. Các Chức Năng Cần Thiết Của Hệ Thống

Hệ thống cần bao gồm các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi lương thưởng, và quản lý khen thưởng kỷ luật. Những chức năng này sẽ giúp công ty quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn.

4.2. Tính Bảo Mật Và Khả Năng Mở Rộng

Hệ thống cần đảm bảo tính bảo mật cao để bảo vệ thông tin nhân sự. Đồng thời, khả năng mở rộng cũng rất quan trọng để hệ thống có thể tích hợp với các công nghệ mới trong tương lai.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Tại Zoma

Hệ thống quản lý nhân sự mới sẽ được áp dụng thực tiễn tại công ty Zoma, giúp cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty.

5.1. Kết Quả Đạt Được Sau Khi Ứng Dụng

Sau khi triển khai hệ thống mới, công ty Zoma sẽ thấy sự cải thiện rõ rệt trong việc quản lý nhân sự. Thời gian xử lý thông tin sẽ được rút ngắn, và độ chính xác của dữ liệu sẽ được nâng cao.

5.2. Phản Hồi Từ Người Dùng

Phản hồi từ người dùng là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả của hệ thống. Công ty cần thu thập ý kiến từ nhân viên để cải tiến hệ thống trong tương lai.

VI. Kết Luận Và Tương Lai Của Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Tại Zoma

Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty Zoma sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý. Tương lai của hệ thống này sẽ phụ thuộc vào khả năng thích ứng với công nghệ mới và nhu cầu của doanh nghiệp.

6.1. Tương Lai Của HTTT Quản Lý Nhân Sự

Hệ thống quản lý nhân sự sẽ tiếp tục phát triển và cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công ty. Việc áp dụng công nghệ mới sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý.

6.2. Định Hướng Phát Triển Hệ Thống

Công ty Zoma cần có kế hoạch phát triển hệ thống quản lý nhân sự trong tương lai, bao gồm việc nâng cấp công nghệ và mở rộng các chức năng của hệ thống.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin: Là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp.TS Đàm Gia Mạnh(2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại) Các thành phần của hệ thống thông tin: - Phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin. - Phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.

- Con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT. - Dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý. - Mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó. Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 1.

Các thành phần của hệ thống thông tin 5 (Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin, Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại) 1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp (Nguyễn Văn Ba(2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin , Trường Đại học quốc gia) 1.

MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Lý thuyết về HTTT quản lý nhân sự và một số thuật ngữ Nhân lực được xem là “Tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực của con người sử dụng trong quá trình loa động sản xuất.” Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị và con người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường. Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết. Tương tự như vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến quy trình quản lý con người, một nguồn lực quan trọng của họ.

Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, một câu hỏi đặt ra: Ai phụ trách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? Rõ ràng câu trả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp. Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty.

Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại 6 đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự. Các thành phần của hệ thống thông tin Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng. - Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.

Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính: + Người xây dựng và bảo trì hệ thống: Là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì. + Nhóm sử dụng hệ thống: Là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định. - Phần cứng máy tính (Computer Hardware): Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy trình sử lý thông tin.

Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý và truyền thông tin. - Phần mềm máy tính (Computer Software): Là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình. - Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu (Database) là một tập hợp gồm một hoặc nhiều bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một thệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau với những mục đích khác nhau. -Hệ thống mạng: là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. - Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được.

Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ 7 liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ. - Các doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư thích đáng vào cả năm nguồn lực này đặc biệt là nguồn lực con người để đảm bảo HTTT trong doanh nghiệp vận hành tốt và đáp ứng được các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mình.

Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin trong hệ thống thông tin - Nhập dữ liệu đầu vào: là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu vào có đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa. - Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết định trong quy trình. - Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai. - Xuất thông tin đầu ra: gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá (hiện trạng và quá trình kinh tế), cung cấp đến các đối tượng trong và ngoài tổ chức.

- Điều kiện hệ thống: đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có thực hiện được mục đích của nó không, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiết đối với các thành phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng được thực hiện. Quy trình phân tích thiết kế HTTT Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựu trung lại các phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án: a) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất. Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước: - Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ.

Tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó. - Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới. Xác định phạm vi ứng dụng và các ưu, nhược điểm của hệ thống dự kiến. Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống.

8 - Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi. Phác hoạ các giải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt (Kinh tế, xã hội, thuận tiện.) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng. - Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát. Xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo.

Dự trù các nguồn tài nguyên (Tài chính, nhân sự, trang thiết bị.) để triển khai dự án. b) Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó.

Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình, đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới. Cũng có những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới. Việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệ thống hoặc có thể tiến hành riêng. Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì.