Khóa luận phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty CP Quốc tế ZOMA ĐH Thương mại

Khóa luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế Zoma, tối ưu hóa quy trình và hiệu suất làm việc.

• Tác giả: Hà Thị Hạnh
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Hưng Long
• Trường học: Trường Đại Học Thương Mại
• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Và Thương Mại Điện Tử
• Đề tài: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Tại Công Ty Cổ Phần Quốc Tế ZOMA
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
• 1.1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
• 1.1.1. Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
• 1.1.2. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
• 1.2. MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ
• 1.2.1. Lý thuyết về HTTT quản lý nhân sự và một số thuật ngữ
• 1.2.2. Các thành phần của hệ thống thông tin
• 1.2.3. Quy trình phân tích thiết kế HTTT
• 1.2.4. Phương pháp phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự
• 1.2.5. Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự bằng UML
• 1.2.6. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý nhân sự
• 1.2.7. Tình hình nghiên cứu trong nước
• 2. CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ZOMA
• 2.1. Tổng quan về công ty
• 2.1.1. Giới thiệu chung về công ty
• 2.1.2. Lịch sử phát triển của công ty
• 2.1.3. Website của công ty
• 2.1.4. Cơ cấu tổ chức và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp
• 2.1.5. Cơ cấu tổ chức nhân sự
• 2.2. Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA
• 2.2.1. Cơ cấu về nhân sự của công ty
• 2.2.2. Tình hình quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
• 2.2.3. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
• 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ZOMA
• 2.3.1. Những ưu điểm của công tác quản lý nhân sự tại Công ty
• 2.3.2. Những nhược điểm của công tác quản lý nhân sự hiện tại tại Công ty
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ZOMA
• 3.1. Định hướng phát triển của HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần quốc tế ZOMA
• 3.1.1. Mục tiêu của hệ thống mới
• 3.1.2. Định hướng phát triển các chức năng quản lý cho hệ thống mới
• 3.2. HTTT quản lý nhân sự mới Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
• 3.2.1. Mô tả bài toán
• 3.2.2. Đặc tả chức năng hệ thống
• 3.2.2.1. Biểu đồ use case
• 3.2.2.2. Biểu đồ trạng thái
• 3.2.2.3. Biểu đồ tuần tự
• 3.2.2.4. Biểu đồ hoạt động
• 3.3. Thiết kế HTTT quản lý nhân sự
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự

Hệ thống quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc tại công ty Zoma. Việc phân tích và thiết kế hệ thống này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTT QLNS) là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc theo dõi và điều hành nhân sự.

1.1. Khái Niệm Về Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự

Hệ thống quản lý nhân sự là một tập hợp các quy trình và công nghệ nhằm thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin về nhân viên. Điều này giúp công ty Zoma quản lý hiệu quả hơn về số lượng và chất lượng nhân sự.

1.2. Tầm Quan Trọng Của HTTT Quản Lý Nhân Sự

HTTT QLNS giúp công ty Zoma tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả trong quản lý nhân sự. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự là một xu hướng tất yếu trong thời đại hiện nay.

II. Những Thách Thức Trong Quản Lý Nhân Sự Tại Công Ty Zoma

Công ty Zoma đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý nhân sự. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn tác động đến sự phát triển bền vững của công ty. Việc nhận diện và giải quyết các thách thức này là rất cần thiết.

2.1. Thiếu Thông Tin Chính Xác Về Nhân Sự

Việc thiếu thông tin chính xác về nhân sự dẫn đến quyết định quản lý không hiệu quả. Công ty cần có một hệ thống thông tin đầy đủ và chính xác để hỗ trợ cho việc ra quyết định.

2.2. Khó Khăn Trong Việc Theo Dõi Hiệu Suất Làm Việc

Công ty Zoma gặp khó khăn trong việc theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều này ảnh hưởng đến khả năng đánh giá và khen thưởng nhân viên, từ đó làm giảm động lực làm việc.

III. Phương Pháp Phân Tích Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Tại Zoma

Để thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả, công ty Zoma cần áp dụng các phương pháp phân tích hệ thống hiện đại. Những phương pháp này sẽ giúp xác định rõ yêu cầu và chức năng của hệ thống.

3.1. Phân Tích Yêu Cầu Người Dùng

Phân tích yêu cầu người dùng là bước đầu tiên trong quá trình thiết kế hệ thống. Công ty cần thu thập ý kiến từ các phòng ban để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của người sử dụng.

3.2. Sử Dụng UML Trong Phân Tích Hệ Thống

UML (Unified Modeling Language) là công cụ hữu ích trong việc mô hình hóa hệ thống. Công ty Zoma có thể sử dụng UML để thiết kế các biểu đồ như use case, biểu đồ trạng thái nhằm minh họa rõ ràng các chức năng của hệ thống.

IV. Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Mới Tại Công Ty Zoma

Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự mới là một bước quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý tại công ty Zoma. Hệ thống này cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và chức năng cần thiết.

4.1. Các Chức Năng Cần Thiết Của Hệ Thống

Hệ thống cần bao gồm các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi lương thưởng, và quản lý khen thưởng kỷ luật. Những chức năng này sẽ giúp công ty quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn.

4.2. Tính Bảo Mật Và Khả Năng Mở Rộng

Hệ thống cần đảm bảo tính bảo mật cao để bảo vệ thông tin nhân sự. Đồng thời, khả năng mở rộng cũng rất quan trọng để hệ thống có thể tích hợp với các công nghệ mới trong tương lai.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Tại Zoma

Hệ thống quản lý nhân sự mới sẽ được áp dụng thực tiễn tại công ty Zoma, giúp cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty.

5.1. Kết Quả Đạt Được Sau Khi Ứng Dụng

Sau khi triển khai hệ thống mới, công ty Zoma sẽ thấy sự cải thiện rõ rệt trong việc quản lý nhân sự. Thời gian xử lý thông tin sẽ được rút ngắn, và độ chính xác của dữ liệu sẽ được nâng cao.

5.2. Phản Hồi Từ Người Dùng

Phản hồi từ người dùng là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả của hệ thống. Công ty cần thu thập ý kiến từ nhân viên để cải tiến hệ thống trong tương lai.

VI. Kết Luận Và Tương Lai Của Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Tại Zoma

Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty Zoma sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý. Tương lai của hệ thống này sẽ phụ thuộc vào khả năng thích ứng với công nghệ mới và nhu cầu của doanh nghiệp.

6.1. Tương Lai Của HTTT Quản Lý Nhân Sự

Hệ thống quản lý nhân sự sẽ tiếp tục phát triển và cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công ty. Việc áp dụng công nghệ mới sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý.

6.2. Định Hướng Phát Triển Hệ Thống

Công ty Zoma cần có kế hoạch phát triển hệ thống quản lý nhân sự trong tương lai, bao gồm việc nâng cấp công nghệ và mở rộng các chức năng của hệ thống.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Quốc tế ZOMA" được thực hiện bởi sinh viên Hà Thị Hạnh (lớp K52S1, mã sinh viên 16D190009), dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Hưng Long tại Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử, Trường Đại học Thương Mại vào năm 2019.

Bối cảnh thực tiễn của đề tài gắn liền với giai đoạn phát triển của Công ty Cổ phần Quốc tế ZOMA – một doanh nghiệp thành lập ngày 20/06/2015, là công ty con trực thuộc Công ty Cổ phần Butaba Việt Nam. Sau giai đoạn đầu hoạt động trong lĩnh vực đào tạo và kết nối nhân sự, đến cuối năm 2017, ZOMA chuyển hướng sang kinh doanh thương mại điện tử với các mặt hàng chăm sóc tóc, mỹ phẩm, thuốc đông y và dịch vụ marketing online. Sự mở rộng nhanh chóng về quy mô sản xuất kinh doanh và số lượng lao động đã đặt ra thách thức lớn đối với công tác điều hành nội bộ. Tại thời điểm nghiên cứu, công tác quản lý nhân sự tại công ty vẫn được tiến hành theo phương thức thủ công kết hợp bảng tính Microsoft Excel, lưu trữ hồ sơ bằng văn bản giấy tại kho lưu trữ. Phương thức này bộc lộ nhiều điểm nghẽn như: thời gian xử lý chậm, dễ nhầm lẫn số liệu lương thưởng, tra cứu cồng kềnh, tính bảo mật thấp và khó đáp ứng các yêu cầu báo cáo đột xuất từ ban lãnh đạo.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định rõ ràng thành mục tiêu tổng quát và các mục tiêu cụ thể:

• Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML; khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Quốc tế ZOMA; từ đó đề xuất giải pháp, tiến hành phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới, đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ quản lý lao động, tiền lương, khen thưởng kỷ luật và đào tạo.
• Mục tiêu cụ thể: Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự thỏa mãn các yêu cầu: (1) Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty; (2) Hệ thống dễ sử dụng, thuận tiện trong bảo hành và bảo trì; (3) Có khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai; (4) Hỗ trợ kết xuất dữ liệu để đưa lên môi trường web; (5) Đảm bảo tính an toàn dữ liệu và bảo mật hệ thống.
• Nhiệm vụ nghiên cứu: Thu thập, phân tích dữ liệu hoạt động kinh doanh và biến động nhân sự giai đoạn 2016–2018; phân tích hiện trạng quy trình nghiệp vụ; mô hình hóa chức năng và dữ liệu hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới theo chuẩn UML nhằm đáp ứng các yêu cầu của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài gồm:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Quốc tế ZOMA.
• Phạm vi không gian: Về mặt lý luận, đề tài nghiên cứu các tài liệu, giáo trình chuyên ngành hệ thống thông tin kinh tế. Về mặt thực tiễn, đề tài tiến hành khảo sát trực tiếp tại trụ sở Công ty Cổ phần Quốc tế ZOMA (Địa chỉ: Số 35A Ngõ 102 Trường Chinh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Số liệu thứ cấp phục vụ phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh và biến động nhân sự được thu thập trong giai đoạn 3 năm từ năm 2016 đến hết năm 2018.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các lý thuyết cốt lõi về hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) và phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng:

• Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng: Tác giả sử dụng định nghĩa của Đàm Gia Mạnh (2017) về hệ thống thông tin gồm 5 thành phần cấu thành: phần cứng, phần mềm, con người, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng viễn thông. Quy trình biến đổi dữ liệu thành thông tin trải qua 5 công đoạn: nhập dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, xuất thông tin đầu ra và kiểm soát/điều khiển hệ thống. Khái niệm về HTTTQL được tiếp cận theo Nguyễn Văn Ba (2003), xác định hạt nhân của hệ thống là cơ sở dữ liệu phản ánh hiện trạng tổ chức nhằm hỗ trợ ra quyết định.
• Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML: Khóa luận vận dụng lý thuyết mô hình hóa hướng đối tượng và chuẩn UML (Unified Modeling Language) theo giáo trình của Đặng Văn Đức. Phương pháp này mô hình hóa hệ thống thông qua các khái niệm đối tượng (object), lớp (class), thành phần (component), gói (package) và quan hệ kế thừa. Tiến trình phân tích và thiết kế sử dụng các biểu đồ chuẩn: Biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), Biểu đồ lớp (Class Diagram), Biểu đồ trạng thái (State Machine Diagram), Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) và Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram).
• Tổng quan tài liệu nghiên cứu liên quan: Tác giả tổng hợp cơ sở lý luận từ các tài liệu trong nước của Đàm Gia Mạnh, Trần Thị Song Minh, Nguyễn Văn Ba, Đặng Văn Đức; tham khảo các khóa luận tốt nghiệp ngành Hệ thống thông tin kinh tế tại Đại học Thương Mại (Nguyễn Thị Liên - 2016, Chu Thị Thủy - 2018, Vương Thị Thảo - 2016); cùng các tài liệu quốc tế gồm "Management Information System" của Indrajit Chatterjee, "Human Resource Management" của John M., và công trình nghiên cứu hệ thống quản lý tiền lương của Lei Xiong (2015, Atlantis Press).
• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo tài chính, báo cáo tình hình nhân sự nội bộ của ZOMA giai đoạn 2016–2018; tra cứu tài liệu nghiệp vụ, bản tin doanh nghiệp và sách chuyên khảo.
  • Dữ liệu sơ cấp: Thiết kế và phát 40 phiếu khảo sát thăm dò ý kiến toàn bộ cán bộ nhân viên công ty; tiến hành phỏng vấn sâu ban giám đốc, cán bộ quản lý nhân sự và kế toán; kết hợp quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ và thao tác nghiệp vụ tại văn phòng.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, tổng hợp, so sánh tỷ lệ phần trăm để đánh giá mức độ hài lòng và nhu cầu người dùng; kết hợp phương pháp trừu tượng hóa và mô hình hóa trực quan để chuyển giao các yêu cầu thực tiễn thành hồ sơ phân tích thiết kế kỹ thuật.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Chương này tập trung hệ thống hóa toàn bộ lý thuyết nền tảng về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý và phân hệ quản lý nhân sự trong doanh nghiệp:

• Trình bày định nghĩa, vai trò và mô hình 5 thành phần của hệ thống thông tin; mô tả chu trình xử lý dữ liệu (nhập - xử lý - lưu trữ - xuất - phản hồi điều khiển).
• Xác định bản chất của quản trị nhân sự là việc bố trí đúng người, đúng trình độ vào đúng vị trí và thời điểm nhằm hiện thực hóa mục tiêu tổ chức.
• Hệ thống hóa quy trình phát triển hệ thống gồm 3 giai đoạn: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án (gồm 4 bước: khảo sát đánh giá hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu mới, đề xuất giải pháp khả thi, lập kế hoạch dự trù nguồn lực); Phân tích hệ thống (xác định chức năng nghiệp vụ, xây dựng cơ sở dữ liệu); Thiết kế hệ thống (thiết kế biểu mẫu nhập liệu, báo cáo kết xuất, thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện).
• Phân tích ưu thế của phương pháp hướng đối tượng so với phương pháp cấu trúc truyền thống; trình bày các thành phần của ngôn ngữ UML và mối liên hệ giữa các loại biểu đồ UML với từng giai đoạn trong vòng đời phát triển phần mềm.

Chương 2: Kết quả phân tích đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Quốc tế ZOMA

Chương 2 cung cấp bức tranh toàn diện về tổ chức, tình hình sản xuất kinh doanh và thực trạng quản lý nhân sự tại đơn vị khảo sát:

• Tổng quan doanh nghiệp: ZOMA có mã số thuế 0107346709, người đại diện pháp luật là ông Nguyễn Văn Khiêm. Cơ cấu tổ chức gồm Giám đốc, Phó giám đốc và 4 phòng ban chuyên môn.
• Biến động nhân sự: Giai đoạn 2016–2018 ghi nhận sự gia tăng quy mô nhân sự từ 20 người (năm 2016) lên 32 người (năm 2017) và đạt 40 người (năm 2018).

Chỉ tiêu trình độ	Năm 2016	Năm 2017	Năm 2018
Trên đại học	1	2	2
Đại học	8	15	22
Cao đẳng - Trung cấp	11	15	16
Tổng số nhân viên	20	32	40

Cơ cấu phân bổ nhân sự theo phòng ban năm 2018 tập trung phần lớn vào khối tiếp thị và bán hàng: Phòng Marketing chiếm số lượng lớn nhất với 21 nhân sự (1 trưởng phòng, 4 trưởng nhóm và các chuyên viên); Phòng Kinh doanh gồm 13 nhân sự (1 trưởng phòng, 3 trưởng nhóm và nhân viên); Phòng Tài chính - Kế toán gồm 3 nhân sự (1 trưởng phòng, 1 trợ lý, 1 nhân viên); Phòng Hành chính - Nhân sự gồm 2 nhân sự (1 trưởng phòng, 1 nhân viên); cùng Ban Giám đốc (1 người).

• Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016–2018:

Chỉ tiêu tài chính (VNĐ)	Năm 2016	Năm 2017	Năm 2018
Doanh thu	13.325.632.000	19.437.326.000	32.266.432.000
Tổng chi phí	7.836.255.000	9.213.427.000	13.912.305.000
Lợi nhuận trước thuế	5.489.377.000	10.223.899.000	18.354.127.000
Thuế thu nhập doanh nghiệp	428.364.000	2.513.472.000	971.382.000
Lợi nhuận sau thuế	5.061.013.000	9.710.427.000	17.382.745.000

• Thực trạng quy trình nghiệp vụ nhân sự: Các quy trình tuyển dụng, theo dõi khen thưởng - kỷ luật, tính lương, cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân viên được thực hiện phân tán trên sổ tay và bảng tính Excel. Việc chi trả lương thực hiện bằng tiền mặt, đối chiếu danh sách ký nhận trực tiếp. Thao tác điều chỉnh thông tin nhân sự trên hồ sơ giấy phải tẩy xóa hoặc lập văn bản đính chính.
• Kết quả điều tra xã hội học (n = 40 nhân viên):
  • Mức độ hài lòng đối với hệ thống hiện tại: 70% không hài lòng, 10% đánh giá bình thường, 20% hài lòng.
  • Đánh giá nhu cầu xây dựng hệ thống mới: 80% khẳng định rất cần thiết, 15% cho rằng chưa cần thiết lắm, 5% đánh giá không cần thiết.
• Đánh giá điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân: Công ty có ưu thế về hạ tầng máy tính kết nối mạng sẵn có và lực lượng lao động trẻ, trình độ đại học chiếm ưu thế (22/40 người). Tuy nhiên, nhược điểm nổi cộm là chưa có phần mềm quản lý chuyên dụng, dữ liệu phân tán, thiếu cơ chế sao lưu, thông tin trao đổi thủ công hoặc qua điện thoại. Nguyên nhân cốt lõi do công ty chưa bố trí bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin, quản lý kiêm nhiệm và chưa có chính sách đầu tư bài bản cho hệ thống thông tin quản lý.

Chương 3: Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần Quốc tế ZOMA

Chương 3 trình bày toàn bộ giải pháp thiết kế hệ thống thông tin mới dựa trên các yêu cầu nghiệp vụ thực tiễn:

• Xác lập định hướng phát triển 9 phân hệ chức năng: Tuyển dụng, Hồ sơ nhân sự, Hợp đồng lao động, Bảo hiểm, Đánh giá nhân viên, Đào tạo, Chấm công, Bảng lương, Báo cáo - Thống kê.
• Đặc tả bài toán quản lý và quy định phân quyền: Hệ thống phục vụ 2 nhóm tác nhân trực tiếp là Nhân viên nhân sự và Nhân viên kế toán. Định dạng tài khoản đăng nhập được quy chuẩn hóa thống nhất theo cú pháp: tên nhân viên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm. Tài khoản mới khởi tạo mặc định ở trạng thái chưa kích hoạt.
• Mô hình hóa hệ thống bằng hệ thống biểu đồ UML: Xây dựng biểu đồ ca sử dụng tổng quát và các biểu đồ phân rã; mô hình biểu đồ lớp cấu trúc; mô hình động gồm biểu đồ trạng thái lớp nhân viên, biểu đồ tuần tự cho các tác vụ then chốt và biểu đồ hoạt động.
• Đặc tả thiết kế giao diện biểu mẫu người dùng phục vụ nhập liệu và vận hành hệ thống.

---

Thiết kế và triển khai hệ thống

1. Đặc tả ca sử dụng và phân quyền tác nhân

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại ZOMA xác định 2 tác nhân tương tác chính với các ca sử dụng nghiệp vụ:

Tác nhân	Ca sử dụng	Mô tả chức năng
Nhân viên nhân sự	Cập nhật hồ sơ nhân viên	Thêm mới, chỉnh sửa, xóa bỏ thông tin cá nhân và thông tin công tác của cán bộ nhân viên
	Cập nhật phòng ban	Quản lý danh mục phòng ban, thêm mới hoặc điều chỉnh cơ cấu tổ chức phòng ban
	Cập nhật hợp đồng lao động	Lập mới hợp đồng, gia hạn, đình chỉ hoặc thanh lý hợp đồng lao động
	Cập nhật thông tin bằng cấp	Thêm, sửa, cập nhật chứng chỉ, trình độ học vấn của nhân viên
	Quản lý khen thưởng - kỷ luật	Cập nhật danh sách, lý do và quyết định khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật
Nhân viên kế toán	Cập nhật bảng lương	Tiếp nhận số liệu chấm công, thiết lập công thức, thêm mới, sửa, tính toán bảng lương
	Báo cáo thông tin lương	Kết xuất báo cáo phân bổ quỹ lương hàng tháng, quý, năm trình Ban Giám đốc phê duyệt

Chức năng "Tìm kiếm" được thiết kế dưới dạng quan hệ phụ thuộc <<include>> gắn liền với các ca sử dụng quản lý hồ sơ và bảng lương, cho phép người dùng tra cứu nhanh dữ liệu sau khi đăng nhập.

2. Thiết kế dữ liệu và biểu đồ lớp (Class Diagram)

Hệ thống quản lý dữ liệu thông qua 8 lớp thực thể chính, xác định đầy đủ các thuộc tính khóa và mối quan hệ ràng buộc:

• Nhanvien (MaNV, TenNV, Gioitinh, SDT, Diachi, SoCMT, MaPB, MaBC, MaHD): Lưu trữ thông tin nhân sự cốt lõi.
• Bangluong (MaBL, MaNV, TenNV, LuongCB): Lưu thông tin định ngạch tiền lương cơ bản của nhân viên.
• Chitietbangluong (MaCTBL, MaNV, MaBL, Thang, Nam, Songaytangca, Luongtangca, Baohiem, Thuclinh): Lưu vết chi tiết tính toán lương theo từng kỳ kế toán.
• Hopdong (MaHD, TenHD, MaNV, MaLHD, Ngaybatdau, Ngayketthuc): Quản lý chi tiết hợp đồng làm việc.
• Loaihopdong (MaLHD, TenLHD): Danh mục phân loại hợp đồng (thử việc, ngắn hạn, dài hạn, cộng tác viên).
• Bangcap (MaBC, LoaiBC, Ngaycap, Truong): Quản lý trình độ học vấn và cơ sở đào tạo.
• Phongban (MaPB, TenPB): Lưu danh mục cơ cấu phòng ban trong doanh nghiệp.
• Khenthuongkyluat (MaKTKL, TenKTKL, Lydo, MaNV): Theo dõi các quyết định thi đua, khen thưởng và kỷ luật.

Quan hệ cấu trúc giữa các lớp:

• Quan hệ kết hợp (Association): Lớp Nhanvien liên kết trực tiếp với các lớp Hopdong, Bangluong, Bangcap, Phongban, và Khenthuongkyluat.
• Quan hệ phụ thuộc (Dependency): Lớp Bangluong phụ thuộc vào Chitietbangluong; lớp Hopdong phụ thuộc vào danh mục Loaihopdong.

3. Thiết kế mô hình động của hệ thống

• Biểu đồ trạng thái (State Machine Diagram): Áp dụng cho đối tượng thuộc lớp Nhanvien. Đối tượng trải qua các trạng thái: Khởi tạo thông tin hồ sơ -> Xác thực tính hợp lệ theo cấu trúc trường CSDL -> Lưu trữ chính thức -> Chỉnh sửa/Cập nhật -> Hủy bỏ/Xóa dữ liệu (khi chấm dứt công tác).
• Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram): Mô tả tương tác gửi nhận thông điệp giữa Giao diện (Boundary), Bộ điều khiển (Control) và Cơ sở dữ liệu (Entity) cho 3 ca sử dụng trọng tâm:
  • Thêm khen thưởng kỷ luật: Nhân viên nhân sự gửi yêu cầu qua giao diện form -> Hệ thống kiểm tra mã nhân viên -> Trả về thông báo hợp lệ -> Gửi lệnh lưu thông tin kỷ luật/khen thưởng vào bảng dữ liệu.
  • Thêm nhân viên: Tiếp nhận thông tin nhập liệu từ form -> Đối chiếu tính toàn vẹn dữ liệu -> Gửi thông báo thành công và ghi nhận bản ghi mới vào CSDL.
  • Cập nhật bảng lương: Nhân viên kế toán gửi yêu cầu cập nhật các trường tăng ca, bảo hiểm -> Hệ thống tính toán thực lĩnh theo công thức -> Cập nhật bảng Chitietbangluong.
• Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram):
  • Luồng sự kiện Đăng nhập (6 bước): (1) Người dùng chọn đăng nhập trên giao diện quản trị; (2) Hệ thống hiển thị form yêu cầu nhập Username và Password; (3) Người dùng nhập thông tin và xác nhận; (4) Hệ thống tiếp nhận, kiểm tra tài khoản trong bảng người dùng; (5) Nếu hợp lệ, hệ thống chấp nhận phiên làm việc và hiển thị giao diện chính; (6) Kết thúc quy trình.
  • Luồng sự kiện Thêm vào danh sách nhân viên (5 bước): (1) Người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống; (2) Hệ thống mở form quản lý thông tin nhân viên; (3) Người dùng nhập các trường dữ liệu theo quy định; (4) Hệ thống kiểm tra ràng buộc dữ liệu; (5) Ghi nhận và lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu.

4. Thiết kế giao diện người dùng

Khóa luận hoàn thiện thiết kế khung nhìn (wireframe layout) cho 6 giao diện biểu mẫu chính của phần mềm:

• Form đăng nhập: Tiếp nhận tài khoản và mật khẩu, xử lý xác thực quyền truy cập.
• Form Main: Giao diện điều hướng trung tâm, hiển thị thanh thực đơn các phân hệ chức năng tương ứng với quyền của người dùng.
• Form quản lý nhân sự: Khu vực thao tác thêm, sửa, xóa, tìm kiếm danh sách nhân viên cùng các nút tác vụ xuất file Excel và in ấn.
• Form khen thưởng kỷ luật: Quản lý danh sách hình thức kỷ luật, mức khen thưởng theo từng cá nhân.
• Form quản lý bảng lương: Bảng tính tích hợp hỗ trợ kế toán nhập hệ số, ngày tăng ca, trừ bảo hiểm và tự động tính thực lĩnh.
• Form phòng ban: Quản lý danh sách phòng ban và nhân sự trực thuộc.

---

Kết quả và đóng góp

• Hệ thống hóa số liệu thực trạng: Khóa luận đã ghi nhận và phản ánh trung thực toàn bộ dữ liệu quản trị, cơ cấu lao động và kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Quốc tế ZOMA trong giai đoạn bước ngoặt 2016–2018 (doanh thu tăng trưởng từ 13,32 tỷ đồng lên 32,26 tỷ đồng; quy mô nhân sự tăng từ 20 lên 40 người).
• Lượng hóa mức độ bất cập của phương thức quản lý cũ: Kết quả điều tra thực nghiệm trên 40 nhân viên đã chỉ rõ tỷ lệ không hài lòng với phương thức quản lý thủ công/Excel lên tới 70%, đồng thời xác nhận nhu cầu cấp thiết xây dựng phần mềm mới đạt 80%.
• Hoàn thành hồ sơ phân tích thiết kế kỹ thuật: Đề tài đã xây dựng thành công bộ tài liệu mô hình hóa hoàn chỉnh cho bài toán quản lý nhân sự tại một doanh nghiệp thương mại điện tử quy mô vừa và nhỏ:
  • 1 biểu đồ Use Case tổng quát và 8 biểu đồ phân rã chi tiết.
  • Biểu đồ lớp dữ liệu với 8 thực thể chuẩn hóa, xác định rõ các ràng buộc thuộc tính và liên kết quan hệ.
  • Bộ biểu đồ trạng thái, biểu đồ tuần tự cho các chức năng cốt lõi và 2 biểu đồ hoạt động chuẩn hóa luồng xử lý.
  • Thiết kế hoàn chỉnh 6 giao diện biểu mẫu tương tác thực tế.
• Tính thực tiễn: Khóa luận đóng góp giải pháp tin học hóa có tính khả thi, bám sát các nghiệp vụ thực tế của công ty từ khâu quản lý hồ sơ, hợp đồng, bảo hiểm, đánh giá đến tính toán bảng lương tự động thay thế cho phương pháp ghi chép sổ sách thủ công.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của nghiên cứu:
  • Dữ liệu khảo sát và báo cáo tài chính của doanh nghiệp mới dừng lại ở phạm vi thời gian từ năm 2016 đến hết năm 2018.
  • Nghiên cứu tập trung chủ yếu vào giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống logic bằng công cụ UML và thiết kế mẫu giao diện (form), chưa đi sâu vào giai đoạn lập trình mã nguồn (coding), cấu hình hệ quản trị cơ sở dữ liệu vật lý và triển khai thử nghiệm thực tế trên môi trường mạng của công ty.
  • Một số phân hệ được định hướng phát triển ở mức cao (quản lý tuyển dụng trực tuyến, tích hợp máy chấm công tự động) mới dừng lại ở bước mô tả yêu cầu nghiệp vụ, chưa được thiết kế chi tiết thành các biểu đồ tuần tự và bảng dữ liệu chuyên biệt trong phạm vi chương 3.
• Hướng phát triển tiếp theo:
  • Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (như SQL Server hoặc MySQL) và ngôn ngữ lập trình cụ thể để hiện thực hóa các bản thiết kế logic thành phần mềm hoàn chỉnh.
  • Tích hợp mô-đun kết nối trực tiếp với phần cứng máy chấm công để tự động hóa hoàn toàn quy trình tổng hợp công làm việc, thay vì nhập thủ công ngày tăng ca.
  • Xây dựng cổng thông tin nhân sự trên nền tảng web nhằm cho phép người lao động tự tra cứu bảng lương và thông tin cá nhân từ xa.

---

Giá trị tham khảo

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hà Thị Hạnh mang lại giá trị tham khảo cụ thể cho nhiều đối tượng trong môi trường học thuật và ứng dụng thực tiễn:

• Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Tin học kinh tế và Thương mại điện tử: Bản khóa luận là tài liệu tham khảo điển hình về phương pháp luận và cấu trúc chuẩn mực của một đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng; cách thức ứng dụng các biểu đồ UML để mô hình hóa bài toán kinh tế trong doanh nghiệp.
• Người làm đề tài về quản trị nhân lực và tin học hóa doanh nghiệp: Cung cấp mẫu khảo sát thực trạng, phương pháp phân tích số liệu nhân sự, cơ cấu trình độ gắn liền với kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô vừa và nhỏ.
• Nội dung có giá trị tham khảo chuyên sâu: Toàn bộ mục thiết kế cơ sở dữ liệu biểu đồ lớp (8 thực thể nghiệp vụ nhân sự) và các luồng sự kiện trong biểu đồ hoạt động, biểu đồ tuần tự tại Chương 3 là tài liệu khung có thể tái sử dụng trực tiếp khi xây dựng các phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương tương tự.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Khảo sát thực trạng quản lý nhân sự tại ZOMA được tiến hành trên quy mô mẫu nào và kết quả ra sao?
Khảo sát được thực hiện trên cỡ mẫu gồm 40 cán bộ nhân viên công ty (toàn bộ nhân sự tại thời điểm năm 2018) thông qua phiếu điều tra. Kết quả ghi nhận 70% nhân viên không hài lòng về hệ thống quản lý thủ công/Excel hiện tại (20% hài lòng, 10% bình thường). Về nhu cầu xây dựng hệ thống mới, có tới 80% nhân viên đánh giá là rất cần thiết, 15% cho rằng chưa cần thiết lắm và chỉ 5% đánh giá không cần thiết.

2. Quy mô nhân sự và kết quả sản xuất kinh doanh của ZOMA biến động như thế nào trong 3 năm 2016–2018?
Quy mô nhân sự của công ty tăng gấp đôi sau 3 năm, từ 20 nhân viên (năm 2016) lên 32 người (năm 2017) và 40 người (năm 2018), trong đó lao động có trình độ đại học tăng từ 8 lên 22 người. Về tài chính, doanh thu tăng trưởng liên tục: từ 13,325 tỷ đồng (2016) lên 19,437 tỷ đồng (2017, tăng 45,86%) và đạt 32,266 tỷ đồng (2018, tăng 66%). Lợi nhuận sau thuế năm 2018 đạt 17,382 tỷ đồng.

3. Hệ thống thông tin mới xác định những tác nhân nào và phân quyền nghiệp vụ ra sao?
Hệ thống xác định 2 tác nhân người dùng chính:

• Nhân viên nhân sự: Thực hiện các ca sử dụng cập nhật hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin phòng ban, cập nhật hợp đồng lao động, thông tin bằng cấp và khen thưởng - kỷ luật.
• Nhân viên kế toán: Thực hiện cập nhật bảng lương, tính toán các khoản phụ cấp/bảo hiểm và kết xuất báo cáo lương định kỳ.

4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống mới gồm những lớp thực thể nào và thuộc tính khóa là gì?
Hệ thống thiết kế 8 lớp thực thể chính: Nhanvien (khóa chính MaNV), Bangluong (MaBL), Chitietbangluong (MaCTBL), Hopdong (MaHD), Loaihopdong (MaLHD), Bangcap (MaBC), Phongban (MaPB), và Khenthuongkyluat (MaKTKL).

5. Quy tắc định danh tài khoản đăng nhập (Username) trong hệ thống mới được quy định như thế nào?
Tài khoản đăng nhập của cán bộ nhân viên được hệ thống tự động thiết lập theo cấu trúc cố định: Tên nhân viên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm. Khi khởi tạo hồ sơ mới, trạng thái tài khoản mặc định là chưa kích hoạt và chỉ chuyển sang kích hoạt sau khi được người quản trị phê duyệt.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Hà Thị Hạnh đã hoàn thành việc khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Quốc tế ZOMA trong giai đoạn tăng trưởng 2016–2018. Trên cơ sở lý luận vững chắc về hệ thống thông tin quản lý và phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng, tác giả đã ứng dụng thành công ngôn ngữ mô hình hóa UML để xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ thiết kế kỹ thuật từ ca sử dụng, cơ sở dữ liệu lớp đến các biểu đồ tương tác và giao diện người dùng. Bản thiết kế giải quyết triệt để các tồn tại của quy trình thủ công cũ, đặt nền tảng quan trọng cho việc lập trình và triển khai phần mềm quản lý nhân sự chính thức tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin: Là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp.TS Đàm Gia Mạnh(2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại) Các thành phần của hệ thống thông tin: - Phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin. - Phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.

- Con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT. - Dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý. - Mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó. Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 1.

Các thành phần của hệ thống thông tin 5 (Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin, Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại) 1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp (Nguyễn Văn Ba(2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin , Trường Đại học quốc gia) 1.

MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Lý thuyết về HTTT quản lý nhân sự và một số thuật ngữ Nhân lực được xem là “Tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực của con người sử dụng trong quá trình loa động sản xuất.” Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị và con người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường. Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết. Tương tự như vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến quy trình quản lý con người, một nguồn lực quan trọng của họ.

Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, một câu hỏi đặt ra: Ai phụ trách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? Rõ ràng câu trả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp. Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty.

Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại 6 đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự. Các thành phần của hệ thống thông tin Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng. - Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.

Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính: + Người xây dựng và bảo trì hệ thống: Là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì. + Nhóm sử dụng hệ thống: Là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định. - Phần cứng máy tính (Computer Hardware): Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy trình sử lý thông tin.

Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý và truyền thông tin. - Phần mềm máy tính (Computer Software): Là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình. - Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu (Database) là một tập hợp gồm một hoặc nhiều bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một thệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau với những mục đích khác nhau. -Hệ thống mạng: là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng. - Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được.

Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ 7 liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ. - Các doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư thích đáng vào cả năm nguồn lực này đặc biệt là nguồn lực con người để đảm bảo HTTT trong doanh nghiệp vận hành tốt và đáp ứng được các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mình.

Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin trong hệ thống thông tin - Nhập dữ liệu đầu vào: là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu vào có đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa. - Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết định trong quy trình. - Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai. - Xuất thông tin đầu ra: gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá (hiện trạng và quá trình kinh tế), cung cấp đến các đối tượng trong và ngoài tổ chức.

- Điều kiện hệ thống: đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có thực hiện được mục đích của nó không, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiết đối với các thành phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng được thực hiện. Quy trình phân tích thiết kế HTTT Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựu trung lại các phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án: a) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất. Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước: - Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ.

Tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó. - Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới. Xác định phạm vi ứng dụng và các ưu, nhược điểm của hệ thống dự kiến. Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống.

8 - Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi. Phác hoạ các giải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt (Kinh tế, xã hội, thuận tiện.) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng. - Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát. Xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo.

Dự trù các nguồn tài nguyên (Tài chính, nhân sự, trang thiết bị.) để triển khai dự án. b) Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó.

Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình, đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới. Cũng có những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới. Việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệ thống hoặc có thể tiến hành riêng. Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì.