Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Nguồn nhân lực là yếu tố trọng tâm quyết định đến năng lực cạnh tranh và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Một quy trình tuyển dụng khoa học giúp tổ chức thu hút và lựa chọn đúng nhân sự đáp ứng yêu cầu công việc, tối ưu hóa các chi phí quản lý và tạo nền tảng cho công tác đào tạo, đãi ngộ về sau. Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại & Sản xuất Bao bì Phương Linh là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất giấy và bao bì carton. Trong giai đoạn mở rộng quy mô sản xuất và gia tăng cạnh tranh trên thị trường, công tác tuyển dụng tại công ty bộc lộ một số tồn tại: hoạt động tiếp cận ứng viên trên các kênh truyền thông chưa đạt hiệu quả tối ưu, công tác sàng lọc và đánh giá hồ sơ còn phức tạp, thiếu kiểm tra sức khỏe ứng viên, và đặc biệt là quy trình tuyển dụng thực tế chưa có bước đánh giá tuyển dụng để đo lường hiệu quả sau mỗi đợt tuyển. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và xây dựng các giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng mang tính cấp thiết đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của đề tài là đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại & Sản xuất Bao bì Phương Linh. Để đạt được mục tiêu này, đề tài giải quyết ba nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tuyển dụng và quy trình tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại & Sản xuất Bao bì Phương Linh giai đoạn 2016 – 2018.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực tại công ty giai đoạn đến năm 2022 – 2023.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là quy trình tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại & Sản xuất Bao bì Phương Linh (trụ sở chính tại thôn Thanh Oai, xã Hữu Hòa, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội và xưởng sản xuất tại Khu công nghiệp Thụy Vân, thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ). Phạm vi nghiên cứu về thời gian tập trung vào phân tích dữ liệu thực tế trong 3 năm từ 2016 đến 2018 và đề xuất các giải pháp ứng dụng định hướng đến năm 2022 – 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận cơ sở lý luận về quản trị nhân lực và tuyển dụng nhân lực từ các giáo trình chuyên ngành, trọng tâm là khung lý thuyết của Mai Thanh Lan & Nguyễn Thị Minh Nhàn (2016) và Mai Thanh Lan (2014) thuộc Trường Đại học Thương Mại. Theo đó, quy trình tuyển dụng nhân lực chuẩn mực trong tổ chức bao gồm 5 bước tuần tự: (1) Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực, (2) Tuyển mộ nhân lực, (3) Tuyển chọn nhân lực, (4) Hội nhập nhân lực mới, và (5) Đánh giá tuyển dụng nhân lực. Các nhân tố môi trường quản trị nhân lực ảnh hưởng đến quy trình tuyển dụng được phân tích bao gồm: đối thủ cạnh tranh, uy tín và vị thế doanh nghiệp, chiến lược kinh doanh và chiến lược nhân lực, quan điểm của nhà quản trị và văn hóa doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp giữa phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp:

  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập các số liệu nội bộ về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu lao động, các biểu mẫu nhân sự, kế hoạch tuyển dụng, chi phí tuyển dụng từ Phòng Kế toán - Tài vụ và Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty giai đoạn 2016 – 2018; kết hợp nghiên cứu các tài liệu tham khảo, tạp chí chuyên ngành và website.
  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Thiết kế và phát 100 phiếu điều tra khảo sát đến cán bộ công nhân viên (người lao động đã trải qua quy trình tuyển dụng) tại công ty, thu về 100 phiếu hợp lệ (tỷ lệ 100%). Đồng thời, tác giả thực hiện phỏng vấn sâu trực tiếp Ban Giám đốc và cán bộ chuyên trách thuộc Phòng Hành chính - Nhân sự về những khó khăn, vướng mắc trong thực tế tuyển dụng.
  • Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê tổng hợp số liệu, phương pháp so sánh số liệu tuyệt đối và tương đối qua các năm, kết hợp phương pháp phân tích định tính và định lượng để đánh giá thực trạng các khâu trong quy trình tuyển dụng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 1 trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh ngành sản xuất bao bì giấy đòi hỏi nguồn lao động có kỹ thuật và ổn định. Tác giả tổng quan 5 công trình nghiên cứu khóa luận tiêu biểu về quy trình tuyển dụng tại Trường Đại học Thương Mại những năm trước (tại các doanh nghiệp như Công ty CP Mía đường Lam Sơn, Công ty CP Vật giá Việt Nam, Công ty TNHH MTV TM&XNK Viettel, Công ty CP Thế giới số Trần Anh, Công ty CP Công nghệ Tinh Vân). Từ việc phân tích các công trình đi trước, tác giả chỉ ra điểm mới của đề tài là công trình nghiên cứu đầu tiên về quy trình tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại & Sản xuất Bao bì Phương Linh trong giai đoạn 2016 – 2018, không có sự trùng lặp. Chương này cũng xác lập rõ mục tiêu, 3 nhiệm vụ nghiên cứu, phạm vi không gian - thời gian, phương pháp luận thu thập và xử lý số liệu cùng kết cấu 4 chương của khóa luận.

Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về quy trình tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp

Chương 2 hệ thống hóa các định nghĩa, khái niệm cơ bản về quản trị nhân lực và tuyển dụng nhân lực. Khóa luận làm rõ nội dung 5 bước trong quy trình tuyển dụng nhân lực theo chuẩn lý luận:

  1. Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực: Phân tích theo quy trình từ dưới lên (các bộ phận đề xuất), từ trên xuống (bộ phận nhân sự cân đối tổng thể) hoặc quy trình kết hợp; làm rõ tiêu chuẩn tuyển dụng dựa trên mô tả công việc và mức độ phù hợp văn hóa.
  2. Tuyển mộ nhân lực: Xác định nguồn tuyển mộ (bên trong và bên ngoài), các hình thức tiếp cận và xây dựng thông báo tuyển dụng.
  3. Tuyển chọn nhân lực: Các công việc thu nhận và xử lý hồ sơ, thi tuyển (tự luận, trắc nghiệm, tay nghề), phỏng vấn (chuẩn bị, tiến hành, đánh giá sau phỏng vấn) và ra quyết định tuyển dụng.
  4. Hội nhập nhân lực mới: Xây dựng chương trình hội nhập về môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp và chuyên môn công việc.
  5. Đánh giá tuyển dụng nhân lực: Xác định các chỉ tiêu định lượng (chi phí, thời gian tuyển dụng, tỷ lệ đáp ứng, tỷ lệ nghỉ việc) và định tính (mức độ hài lòng, sự hòa nhập văn hóa), tiến hành đo lường và thực hiện hoạt động điều chỉnh.

Chương này cũng phân tích 5 nhân tố tác động đến quy trình gồm: đối thủ cạnh tranh, uy tín thương hiệu, chiến lược doanh nghiệp, quan điểm nhà quản trị và văn hóa tổ chức.

Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại & Sản xuất Bao bì Phương Linh

Chương 3 đi sâu phân tích tình hình kinh doanh, biến động nhân sự và thực tế vận hành quy trình tuyển dụng tại đơn vị nghiên cứu:

  • Khái quát doanh nghiệp: Thành lập ngày 24/03/2003, ngành nghề chính là sản xuất giấy, bao bì, thùng carton; cơ cấu tổ chức gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban Giám đốc và các phòng chức năng (Kế toán, Kinh doanh, Hành chính - Nhân sự, In, Chế bản, Gia công, Vật tư).
Chỉ tiêu kinh doanh / Nhân sự Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Tổng số lao động (người) 80 125 150
- Trình độ Sau Đại học 2 3 3
- Trình độ Đại học 14 20 27
- Trình độ Cao đẳng, Trung cấp 34 60 71
- Trình độ THPT 40 45 50
- Lao động Nam / Nữ 47 / 33 71 / 54 86 / 64
Tăng trưởng lợi nhuận Gốc so sánh +1,76 tỷ đồng so với 2016 +2,44 tỷ đồng so với 2017 (+4,20 tỷ so với 2016)

  • Thực trạng quy trình tuyển dụng 7 bước áp dụng tại công ty:

    1. Xác định nhu cầu tuyển dụng: Dựa trên Phiếu đề xuất nhân sự của các phòng ban. Năm 2018 nhu cầu tuyển tập trung chủ yếu vào nhân viên kinh doanh (chiếm 89,9% tổng nhu cầu).
    2. Lập kế hoạch tổ chức tuyển dụng: Nhân viên tuyển dụng lập biểu mẫu kế hoạch 10 mục trình Trưởng phòng HCNS và Giám đốc phê duyệt.
    3. Thông báo tuyển dụng: Kênh nội bộ và kênh ngoài (Facebook, timviecnhanh.vn, băng rôn, trung tâm việc làm). Ngân sách tuyển dụng khoảng 30.000.000 đồng/năm, trong đó chi trả cho các website tuyển dụng là 20.000.000 đồng/năm.
    4. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Nhập dữ liệu vào file Quản lý hồ sơ theo biểu mẫu data ứng viên, phân loại hồ sơ đạt và hồ sơ dự trữ.
    5. Phỏng vấn: Gồm 2 vòng (Vòng 1: NV/TP Nhân sự sơ loại; Vòng 2: TP HCNS phối hợp Trưởng bộ phận chuyên môn/Ban Lãnh đạo). Áp dụng bài kiểm tra tay nghề cho khối kỹ thuật, gia công.
    6. Ra quyết định tuyển dụng và thử việc: Thời gian thử việc 2 tháng, tổ chức hướng dẫn nội quy, lịch sử công ty.
    7. Ra quyết định chính thức, bổ nhiệm: Đánh giá báo cáo thử việc trước khi hết hạn 3 ngày để ký hợp đồng lao động chính thức.

  • Kết quả khảo sát 100 người lao động về thực trạng tuyển dụng:

    • Kênh tiếp cận thông tin tuyển dụng: Facebook chiếm 42%, Website tuyển dụng 32%, Người quen biết 16%, Báo đài 5%, Kênh khác 5%.
    • Đánh giá thông báo tuyển dụng: Mức độ "Thu hút" chiếm tỷ lệ cao hơn mức "Bình thường", mức "Rất thu hút" và "Không thu hút" chiếm tỷ lệ nhỏ.
    • Đánh giá quy trình phỏng vấn: Đa số hài lòng về tính công bằng, phương pháp phỏng vấn; tuy nhiên có 4% đánh giá không hài lòng về người phỏng vấn.
Khía cạnh Thành công ghi nhận Hạn chế và nguyên nhân
Quy trình tổng thể Phân công nhiệm vụ rõ ràng; quy trình 7 bước chặt chẽ từ đề xuất đến thử việc; lưu trữ hồ sơ khoa học bằng file dữ liệu. Hoàn toàn chưa có bước "Đánh giá tuyển dụng nhân lực" trong quy trình để đo lường hiệu quả và chi phí sau tuyển dụng.
Tuyển mộ & Kênh tuyển Kênh Facebook tiếp cận ứng viên cao nhất (42%); thông báo nội bộ phát huy tốt mối quan hệ nhân viên. Phân bổ ngân sách chưa hợp lý (chi 20/30 triệu cho website nhưng hiệu quả tiếp cận kém hơn Facebook); nội dung thông báo chưa thực sự nổi bật.
Tuyển chọn & Đánh giá Hội đồng phỏng vấn có sự phối hợp giữa HCNS và bộ phận chuyên môn; tính công bằng được ứng viên đánh giá cao. Chưa tổ chức khám sức khỏe ứng viên; phiếu đánh giá phỏng vấn nhân hệ số trọng số còn phức tạp, khó thao tác nhanh.
Xác định nhu cầu Thu thập nhanh chóng nhu cầu tức thời qua Phiếu đề xuất nhân sự của từng phòng ban. Mang tính bị động ngắn hạn, thiếu dự báo biến động nhân lực trung và dài hạn khi mở rộng xưởng sản xuất.

Chương 4: Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại & Sản xuất Bao bì Phương Linh

Chương 4 đưa ra các định hướng kinh doanh của công ty đến năm 2023 (phát triển quy mô xưởng sản xuất tại Phú Thọ, mở rộng thương hiệu bao bì, thành lập quỹ từ thiện Phương Linh) và đề xuất 3 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Hoàn thiện công tác tuyển mộ nhân lực: Điều chỉnh cơ cấu ngân sách tuyển dụng (30 triệu đồng/năm), trích kinh phí đầu tư chuyên nghiệp cho kênh Facebook (chạy quảng cáo mục tiêu, thiết kế hình ảnh thông báo tuyển dụng trực quan); chuẩn hóa mẫu thiết kế thông báo tuyển dụng và đẩy mạnh liên kết các cơ sở đào tạo, trường nghề.
  2. Hoàn thiện công tác đánh giá ứng viên: Cải tiến biểu mẫu đánh giá phỏng vấn theo hướng rút gọn, phân định rõ thang điểm chuyên môn và kỹ năng; bổ sung khâu kiểm tra sức khỏe người lao động (đặc biệt đối với khối sản xuất, gia công bao bì); nâng cao kỹ năng ứng xử và đặt câu hỏi cho cán bộ tham gia hội đồng phỏng vấn.
  3. Tiến hành đánh giá tuyển dụng nhân lực tại công ty: Bổ sung chính thức bước thứ 8 (hoặc bước thứ 5 theo chuẩn lý thuyết) vào quy trình tuyển dụng của công ty. Thiết lập hệ thống chỉ tiêu đo lường định lượng (thời gian tuyển dụng trung bình, chi phí tuyển dụng cho mỗi ứng viên, tỷ lệ đáp ứng nhu cầu, tỷ lệ ứng viên hoàn thành thử việc, tỷ lệ nghỉ việc trong năm đầu) và chỉ tiêu định tính (mức độ hòa nhập văn hóa gia đình tại công ty) nhằm rút kinh nghiệm cho các đợt tuyển dụng tiếp theo.

Kết quả và đóng góp

Về kết quả thực tiễn, đề tài đã phản ánh bức tranh toàn diện về quy trình nhân sự tại Công ty Phương Linh với các dữ liệu cụ thể:

  • Làm rõ sự gia tăng quy mô nhân sự từ 80 người (năm 2016) lên 125 người (năm 2017) và 150 người (năm 2018), trong đó lao động trình độ cao đẳng, trung cấp chiếm tỷ trọng lớn nhất (71 người năm 2018) phục vụ trực tiếp công đoạn in và gia công bao bì. Đến tháng 5/2019, tổng nhân lực đạt 155 người.
  • Thống kê tỷ lệ nhu cầu tuyển dụng năm 2018 tập trung áp đảo ở vị trí nhân viên kinh doanh (89,9%).
  • Đo lường chính xác hiệu quả kênh tuyển dụng qua khảo sát N=100: Facebook dẫn đầu với 42%, Website 32%, Người quen biết 16%, Báo đài 5%, Kênh khác 5%. Chỉ ra sự lệch pha trong phân bổ ngân sách khi dành 20/30 triệu đồng cho các website.

Về đóng góp giải pháp, tác giả đã:

  • Chỉ rõ khoảng trống lớn nhất trong quy trình thực tế của công ty là thiếu khâu "Đánh giá tuyển dụng", từ đó thiết kế hoàn chỉnh quy trình mới tích hợp bước đánh giá này.
  • Đề xuất mẫu thiết kế thông báo tuyển dụng mới, mẫu thông tin data ứng viên chuẩn hóa và bảng đánh giá phỏng vấn cải tiến giúp khắc phục tính phức tạp của biểu mẫu cũ.
  • Tác giả tự khẳng định đây là công trình đầu tiên nghiên cứu có hệ thống về thực trạng tuyển dụng tại Công ty Bao bì Phương Linh trong giai đoạn 2016 – 2018, cung cấp bộ dữ liệu thực tế đáng tin cậy cho ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian thực tập có hạn (từ 31/03/2019 đến 23/05/2019); cỡ mẫu khảo sát sơ cấp dừng lại ở 100 người lao động nội bộ; các dữ liệu thứ cấp về phân tích đối thủ cạnh tranh chủ yếu dựa trên quan sát định tính, chưa khai thác sâu số liệu tài chính chi tiết của các doanh nghiệp cùng ngành bao bì trên địa bàn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá hiệu quả tuyển dụng gắn liền với chỉ số KPIs và hiệu suất làm việc thực tế của nhân viên sau thời gian thử việc 6 tháng – 1 năm; nghiên cứu sâu hơn về các hình thức thi tuyển chuyên môn đặc thù cho ngành công nghiệp bao bì giấy và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng trên môi trường số.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh tại các trường đại học khi thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại doanh nghiệp sản xuất và thương mại vừa và nhỏ.
  • Bộ phận Hành chính - Nhân sự tại các doanh nghiệp ngành sản xuất bao bì giấy trong việc tham khảo bộ biểu mẫu quản lý nhân sự: Phiếu đề xuất nhân sự, Biểu mẫu kế hoạch tuyển dụng, Khung quy định hội đồng phỏng vấn, Email gửi thư mời và thư từ chối ứng viên.
  • Tham khảo phương pháp kết hợp dữ liệu bảng hỏi khảo sát thực tế (N=100) với việc phân tích cơ cấu lao động và kết quả kinh doanh 3 năm liên tiếp.

Câu hỏi thường gặp

1. Điểm thiếu sót lớn nhất trong quy trình tuyển dụng thực tế của Công ty Phương Linh là gì?
Quy trình thực tế tại công ty gồm 7 bước nhưng hoàn toàn chưa có bước "Đánh giá tuyển dụng nhân lực" sau khi kết thúc đợt tuyển dụng. Doanh nghiệp chưa đo lường lại chi phí trung bình, thời gian tuyển dụng và tỷ lệ hoàn thành công việc của nhân sự mới để rút kinh nghiệm.

2. Kênh thông tin tuyển dụng nào tiếp cận ứng viên hiệu quả nhất theo khảo sát của đề tài?
Kết quả khảo sát 100 người lao động cho thấy kênh mạng xã hội Facebook đạt hiệu quả tiếp cận cao nhất với 42%, vượt qua kênh Website tuyển dụng (32%) và kênh Người quen biết giới thiệu (16%).

3. Tình hình biến động quy mô nhân sự của Công ty Phương Linh giai đoạn 2016 – 2018 diễn ra như thế nào?
Quy mô nhân sự tăng trưởng liên tục: năm 2016 là 80 người, năm 2017 tăng lên 125 người (tăng 56,25%), năm 2018 đạt 150 người (tăng 20% so với 2017). Đến tháng 5/2019, công ty tuyển thêm 5 người, nâng tổng số lao động lên 155 người.

4. Khóa luận sử dụng cỡ mẫu khảo sát sơ cấp là bao nhiêu và đối tượng điều tra là ai?
Tác giả đã phát ra 100 phiếu điều tra và thu về 100 phiếu hợp lệ (tỷ lệ 100%). Đối tượng điều tra là cán bộ công nhân viên đang làm việc tại công ty – những người đã trực tiếp trải qua quy trình tuyển dụng và phỏng vấn đầu vào.

5. Vị trí chức danh nào chiếm nhu cầu tuyển dụng lớn nhất của công ty trong năm 2018?
Trong năm 2018, nhu cầu tuyển dụng của công ty tập trung chủ yếu vào vị trí nhân viên kinh doanh, chiếm tới 89,9% tổng nhu cầu nhân lực cần tuyển.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đại Thị Hồng Ngọc đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quy trình tuyển dụng nhân lực 5 bước và áp dụng vào phân tích thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại & Sản xuất Bao bì Phương Linh giai đoạn 2016 – 2018. Thông qua việc kết hợp số liệu thứ cấp và khảo sát sơ cấp 100 người lao động, tác giả đã chỉ rõ những điểm mạnh cũng như hạn chế cốt lõi trong quy trình 7 bước hiện hành của doanh nghiệp, đặc biệt là sự thiếu hụt bước đánh giá tuyển dụng và sự bất cập trong phân bổ ngân sách truyền thông. Các giải pháp đề xuất về hoàn thiện tuyển mộ trên kênh số, chuẩn hóa phiếu đánh giá ứng viên và thiết lập hệ thống chỉ tiêu đánh giá tuyển dụng mang tính khả thi cao, đóng góp thiết thực cho công tác quản trị nhân lực của công ty trong giai đoạn mở rộng sản xuất đến năm 2023.