Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế chuyển đổi số và công nghiệp hóa, hiện đại hóa, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực y tế đang trở thành một yêu cầu thiết yếu nhằm nâng cao chất lượng khám chữa bệnh và tối ưu hóa quy trình quản lý hành chính. Công nghệ không chỉ đóng vai trò hỗ trợ điều hành, triển khai các kỹ thuật y khoa hiện đại mà còn giải quyết bài toán giảm thiểu sự tiếp xúc trực tiếp giữa người với người trong các giai đoạn dịch bệnh phức tạp.

Tại Bệnh viện Đa khoa Gia Đình Đà Nẵng – đơn vị y tế tiếp nhận trung bình khoảng 1.500 lượt khám mỗi ngày, nhu cầu số hóa quy trình chăm sóc khách hàng được đặt ra rất cấp thiết. Đặc biệt, tại Khoa Nhi – nơi phục vụ đối tượng bệnh nhi từ 0 đến 15 tuổi – bệnh nhân không thể tự thực hiện các thao tác quản lý hồ sơ hay thủ tục khám bệnh mà phải phụ thuộc hoàn toàn vào phụ huynh hoặc người giám hộ. Xuất phát từ thực tiễn đó, đề tài "Phân tích nghiệp vụ cho App 'Quản lý mối quan hệ bệnh nhân' và phân quyền người thân trên App của Khoa Nhi - Bệnh viện Gia Đình" được thực hiện nhằm xây dựng giải pháp phân tích yêu cầu nghiệp vụ phần mềm, thiết lập cơ chế quản lý hồ sơ liên kết và phân quyền thao tác cho người thân.

Đề tài tập trung vào 2 phân hệ (module) nghiệp vụ chính:

  • Module Quản lý mối quan hệ bệnh nhân: Quản lý toàn bộ các liên kết nhân thân của bệnh nhân đến khám; hỗ trợ bệnh viện nắm bắt tiền sử bệnh lý và dị ứng mang tính gia đình nhằm phục vụ chẩn đoán chính xác.
  • Module Phân quyền mối quan hệ bệnh nhân: Cho phép bệnh nhân hoặc người đại diện hợp pháp phân quyền cho người thân thực hiện các thao tác trên hồ sơ bệnh án đã ký cam kết (đặt lịch khám, tra cứu lịch sử khám nội/ngoại trú, sử dụng ví thanh toán chi phí, xem toa thuốc kê đơn).

Mục tiêu nghiên cứu

Văn bản xác định các mục tiêu cụ thể:

  1. Khảo sát, phân tích nhu cầu và mong muốn thực tế của người dùng cùng nhân viên y tế tại bệnh viện.
  2. Phân tích chi tiết các chức năng hệ thống theo yêu cầu vận hành của đơn vị.
  3. Hoàn thành toàn bộ hệ thống tài liệu chuẩn của một Chuyên viên Phân tích Nghiệp vụ (Business Analyst - BA) khi triển khai dự án phần mềm y tế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Bệnh nhân và người nhà bệnh nhân đến khám, điều trị tại Khoa Nhi – Bệnh viện Đa khoa Gia Đình Đà Nẵng.
  • Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong 3 phân hệ gồm Module Mối quan hệ Bệnh nhân, Module Phân quyền App Bệnh nhân và Module cấu hình tương thích tại phần mềm quản lý bệnh viện E-health.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và công cụ phân tích

Nghiên cứu vận dụng hệ thống lý thuyết chuẩn mực về phân tích nghiệp vụ phần mềm (Business Analysis) với các nội dung trọng tâm:

  1. Khái niệm và vai trò của Business Analyst (BA):
    • Định vị BA là cầu nối giữa khách hàng/người dùng nghiệp vụ và đội ngũ phát triển kỹ thuật.
    • Ba nhóm chuyên môn chính: Chuyên gia tư vấn quản lý (Management Analyst), Chuyên viên phân tích hệ thống (Systems Analyst), và Chuyên viên phân tích dữ liệu (Data Analyst).
  2. Kỹ thuật mô hình hóa ca sử dụng (Use Case Modeling):
    • Ứng dụng ngôn ngữ mô hình hóa UML để xác định Actor (tác nhân), Use Case (chức năng), cùng các quan hệ phụ thuộc gồm quan hệ bao hàm (<<include>>) và quan hệ mở rộng (<<extend>>).
    • Quy trình phân tích Use Case trải qua 3 giai đoạn: Mô hình hóa, Cấu trúc hóa và Đánh giá (Verification - Phê chuẩn, Validation - Xác thực).
  3. Mô hình quy trình nghiệp vụ (Workflow):
    • Thiết lập luồng công việc chuẩn hóa giúp các bộ phận theo dõi vai trò, loại bỏ thao tác dư thừa và tối ưu hóa vận hành.
  4. Xây dựng câu chuyện người dùng (User Story) theo tiêu chuẩn INVEST:
    • Independent (Độc lập), Negotiable (Có thể thương lượng), Valuable (Mang lại giá trị), Estimable (Có thể ước lượng), Small (Kích thước phù hợp), Testable (Có thể kiểm thử được).
  5. Xây dựng tài liệu đặc tả yêu cầu chức năng (FSD - Functional Specification Document) và Mockup:
    • Sử dụng phần mềm Figma để thiết kế giao diện mô phỏng (Mockup) và phần mềm Draw.io để vẽ sơ đồ quy trình, ca sử dụng, mô hình thực thể liên kết (ERD).

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập thông tin: Tiếp nhận yêu cầu từ người dùng, tài liệu quy trình nội bộ của bệnh viện và nghiên cứu tài liệu chuyên ngành trên Internet.
  • Phương pháp phân tích - tổng kết kinh nghiệm: Đối chiếu với các dự án công nghệ tương tự đã triển khai tại đơn vị thực tập và kiến thức từ giáo trình chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý.
  • Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia: Tham vấn ý kiến định hướng từ giảng viên hướng dẫn học thuật và Mentor quản lý bộ phận CNTT tại bệnh viện.
  • Phương pháp thực nghiệm: Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu, dựng quy trình nghiệp vụ và kiểm thử luồng thao tác trên hệ thống giả lập.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế hoàn chỉnh qua các thành phần kỹ thuật phân tích nghiệp vụ, bao gồm biểu đồ ca sử dụng, cơ sở dữ liệu quan hệ, quy trình luồng và tài liệu đặc tả chức năng.

Phân tích ca sử dụng (Use Case)

Hệ thống phân định rõ hai nhóm tác nhân chính với danh mục chức năng tương ứng:

Nhóm tác nhân Mã Use Case Tên Use Case Mô tả mục đích
Bệnh nhân (Khách hàng) UC_001 Quản lý tài khoản cá nhân Cập nhật thông tin tài khoản, đổi mật khẩu, xem nhật ký
UC_002 Yêu cầu thay đổi thông tin Gửi yêu cầu chỉnh sửa ngày sinh, giới tính, địa chỉ đến hệ thống
UC_003 Quản lý hồ sơ người thân Xem danh sách người thân đã liên kết
UC_004 Yêu cầu xóa mối quan hệ Gửi yêu cầu hủy liên kết hồ sơ người thân
UC_005 Xem lịch hẹn Tra cứu lịch khám, đơn thuốc, gói dịch vụ, viện phí
UC_006 Đổi lịch Chọn lại ngày, giờ khám mới và gửi cập nhật
UC_007 Hủy lịch hẹn Xác nhận hủy lượt khám đã đặt trước
UC_008 Thanh toán Xem hóa đơn, tạm ứng, thanh toán viện phí trực tuyến
Nhà quản lý (Admin) UC_001 Quản lý yêu cầu mối quan hệ Duyệt thêm, sửa, xóa, kích hoạt liên kết người thân
UC_002 Thiết lập tài khoản cá nhân Duyệt thông tin hồ sơ tài khoản người dùng đổ về từ App
UC_003 Quản lý đặt lịch Điều phối, phân loại, thống kê lịch khám của bệnh nhân
UC_004 Quản lý thay đổi thông tin So sánh dữ liệu cũ - mới và duyệt sửa đổi trên hệ thống
UC_005 Quản lý quyền thêm cho người thân Cấu hình danh mục quyền gán cho từng hồ sơ bệnh nhân
UC_006 Quản lý phân quyền Phân bổ quyền truy cập màn hình chức năng trên App
UC_007 - 010 Cài đặt, Thống kê, Hỗ trợ, Chính sách Vận hành hệ thống quản trị và báo cáo

Thiết kế Cơ sở dữ liệu (Database Design)

Mô hình thực thể liên kết (E-R) của hệ thống bao gồm 14 bảng dữ liệu phục vụ lưu trữ thông tin nghiệp vụ:

Tên bảng Khóa chính (PK) Các trường thuộc tính chính Ràng buộc chính
BENHNHAN MaBN (Char 10) HoTen, TenDangNhap, NgaySinh, GioiTinh, SoDienThoai, DiaChi Not null toàn bộ trường
NGUOITHAN MaBN (Char 10) QuanHe, HoTen, NgaySinh, SoDienThoai, DiaChi Liên kết quan hệ với Bệnh nhân
LICHKHAM MaLichHen (Char 10) MaBN, HoTen, TrangThai, DienThoai, KhungGioHenKham, TrieuChung, LoaiDichVu, ChuyenKhoa, BacSy, NguoiLapLich, TaoLuc Not null toàn bộ trường
DICHVUKHAM MaDV (Char 10) TenDV, TenModule, TrieuChung, ChuyenKhoa, BacSy, GoiKham, ChiDinh Quản lý danh mục gói khám
HOADON MaHoaDon (Char 10) MaBN, HoTen, MaDV, TenChiDinh, SoLuong, DonGia, NgayThanhToan, ThanhTien Not null toàn bộ trường
TOATHUOC MaToaThuoc (Char 10) TenThuoc, SoLuong, DonVi Quản lý dược phẩm kê đơn
MANHINH MaManHinh (Char 10) TenManHinh, MaQuyen, MaBN, MoiQuanHe, ChucNang Điều khiển giao diện hiển thị
QUYEN MaQuyen (Char 10) MaBN, HoTen, SoDienThoai, Quyen, NguoiTao, NgayTao, NguoiSua, NgaySua, TrangThai Quản lý phân quyền chi tiết
KETQUADIEUTRI MaLuotKham (Char 10) MaToaThuoc, LyDoKham, TienSuBenh, ChanDoan, XetNghiem, TienSuBanThan, DiUng, KetLuan Lưu trữ tiền sử & bệnh án
LUOTKHAM MaLuotKham (Char 10) MaBN, HoTen, KhungGioHenKham, TenLuotKham, PhanLoaiKham, TrieuChung, ChuyenKhoa, NgayKham, BacSy, ThoiGian, Tang, SoThuTu Định vị phòng khám & thứ tự
TAIKHOAN TenDangNhap (Nvarchar 50) MatKhau, NgayTao, LichSuSuaDoi Xác thực đăng nhập
LICHSUGIAODICH TenDangNhap (Nvarchar 50) LoaiGD, NgayGD, SoTien Ghi nhận giao diện ví/tài chính
LICHSUTHANHTOAN TenDangNhap (Nvarchar 50) MaHD, TenHD, NgayTT, SoTien Lưu vết thanh toán viện phí

Phân tích Quy trình (Workflow) và Tài liệu FSD

Tác giả đã xây dựng 2 quy trình luồng công việc cốt lõi:

  1. Quy trình đăng ký tài khoản App: Tiếp nhận dữ liệu người dùng, kiểm tra mã định danh bệnh nhân trên hệ thống E-health nội bộ, cấp tài khoản và kích hoạt phiên đăng nhập.
  2. Quy trình quản lý và phân quyền mối quan hệ: Người dùng gửi yêu cầu liên kết hồ sơ người thân $\rightarrow$ Hệ thống chuyển tiếp về phân hệ quản trị $\rightarrow$ Nhân viên bệnh viện kiểm tra biên bản cam kết/xác thực pháp lý $\rightarrow$ Phê duyệt và mở khóa quyền truy cập tương ứng trên giao diện di động.

Đồng thời, bộ tài liệu FSD (Functional Specification Document) được hoàn thiện chi tiết cho 3 luồng giao diện chính:

  • Luồng "Quản lý người thân": Bao gồm màn hình chọn hồ sơ, popup chỉnh sửa thông tin, gửi yêu cầu chờ duyệt, popup xóa liên kết.
  • Luồng "Lịch sử giao dịch": Điều hướng các tab "Đặt lịch", "Cấp quyền", "Đã hủy".
  • Luồng "Danh sách lịch hẹn khám": Phân tách trạng thái "Lịch khám đang thực hiện", "Lịch khám đã thực hiện", chi tiết lượt khám ngoại trú và nội trú.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Chương 1 khái quát về Bệnh viện Đa khoa Gia Đình Đà Nẵng – tiền thân là Trung tâm Bác sĩ Gia Đình, chính thức thành lập bệnh viện từ tháng 08/2014. Bệnh viện là đơn vị y tế tư nhân tiên phong tại Đà Nẵng triển khai bệnh án điện tử lưu trữ dữ liệu vĩnh viễn.

Cơ cấu tổ chức của bệnh viện vận hành theo mô hình chức năng, bao gồm:

  • Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị điều hành chung.
  • Khối phòng ban chức năng (Hành chính Kinh doanh, Tài chính - Kế toán, Kỹ thuật - Công nghệ, Kế hoạch tổng hợp, Quản lý chất lượng).
  • Khối Cận lâm sàng (Khoa Dược, Chẩn đoán hình ảnh, Xét nghiệm, Kiểm soát nhiễm khuẩn).
  • Khối Lâm sàng (Khoa Khám bệnh, Khoa Nội, Khoa Ngoại, Khoa Phụ sản, Khoa Nhi, Khoa Cấp cứu, Khoa HSTC - Chống độc, Khoa Gây mê hồi sức, Khoa Liên chuyên khoa, Khoa Đông y - PHCN, Trung tâm Bác sĩ Gia đình, Trung tâm Thẩm mỹ, Trung tâm Nội tiết).

Riêng Khoa Nhi – Đơn nguyên Sơ sinh được thành lập năm 2014, tiếp nhận điều trị nội trú cho trẻ sơ sinh bệnh lý và khám, điều trị ngoại trú cho trẻ em từ 0 đến 15 tuổi. Định hướng của khoa là ứng dụng công nghệ để tạo công cụ hỗ trợ người thân theo dõi sức khỏe và chăm sóc bệnh nhi thuận tiện nhất.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Chương này tập trung làm rõ vai trò, chức năng và kỹ năng cần thiết của một Chuyên viên Phân tích Nghiệp vụ (BA). Tác giả phân tích nhu cầu tuyển dụng nhân sự BA tại Việt Nam đang tăng trưởng mạnh mẽ trong kỷ nguyên số.

Đồng thời, chương 2 chuẩn hóa các công cụ kỹ thuật mà BA cần áp dụng trong môi trường y tế:

  • Kỹ thuật xác định Actor và phân rã sơ đồ Use Case.
  • Kỹ thuật xây dựng Workflow nhằm chuẩn hóa quy trình và cắt giảm chi phí vận hành.
  • Bộ tiêu chí INVEST trong việc viết User Story.
  • Quy chuẩn tài liệu FSD (kết hợp Mockup từ Figma và đặc tả luồng xử lý Front-end/Back-end).

CHƯƠNG 3: TRIỂN KHAI PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ

Đây là nội dung trọng tâm của báo cáo, trình bày chi tiết toàn bộ quá trình phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm:

  • Xây dựng sơ đồ Use Case tổng thể cho Bệnh nhân (8 ca sử dụng) và Nhà quản lý (10 ca sử dụng), kèm bảng đặc tả chi tiết điều kiện tiên quyết, chuỗi sự kiện luồng chính, luồng thay thế và yêu cầu phi chức năng.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ với 14 bảng thực thể, quy định kiểu dữ liệu, độ rộng và khóa chính/khóa ngoại.
  • Xây dựng 2 sơ đồ Workflow hoàn chỉnh về quy trình cấp tài khoản và quy trình duyệt phân quyền.
  • Xây dựng bảng User Story chi tiết theo vai trò người dùng.
  • Trình bày hệ thống màn hình Mockup (từ Hình 3.7 đến Hình 3.33) và bảng đặc tả FSD (từ Bảng 3.30 đến Bảng 3.45) cho toàn bộ các màn hình chức năng.

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Chương 4 tổng kết các kết quả đầu ra của đề tài:

  • Về ứng dụng: Đã xây dựng hoàn chỉnh bản phân tích nghiệp vụ, thiết kế giao diện UI/UX trực quan trên Figma, định hình rõ ràng các ràng buộc logic hỗ trợ đội ngũ lập trình (Dev) triển khai chính xác. Ứng dụng giúp bệnh viện kiểm soát dữ liệu bệnh nhi chặt chẽ thông qua xác thực quyền người thân.
  • Về bản thân: Sinh viên nắm vững quy trình làm việc thực tế của một BA, nâng cao kỹ năng sử dụng công cụ thiết kế (Draw.io, Figma), kỹ năng giao tiếp nghiệp vụ và xử lý tình huống phát sinh trong dự án thực tế.

Kết quả và đóng góp

Báo cáo thực tập đã hoàn thành đầy đủ các mục tiêu đề ra với những đóng góp cụ thể:

Kết quả kỹ thuật nghiệp vụ

  • Hoàn thành bộ tài liệu phân tích hệ thống gồm 18 Use Case chi tiết (8 Use Case cho bệnh nhân và 10 Use Case cho quản trị viên).
  • Thiết kế hoàn chỉnh cấu trúc cơ sở dữ liệu với 14 bảng thực thể, tối ưu hóa mối quan hệ giữa thông tin bệnh nhi, danh mục người thân và cơ chế phân quyền truy cập.
  • Xây dựng tài liệu FSD gồm 16 bảng đặc tả giao diện chi tiết, kết hợp hệ thống Mockup trực quan phản ánh sát yêu cầu của Khoa Nhi.

Đóng góp thực tiễn

  • Đưa ra giải pháp giải quyết bài toán ủy quyền quản lý hồ sơ y tế cho trẻ em dưới 15 tuổi, giúp phụ huynh dễ dàng theo dõi phác đồ điều trị, kết quả cận lâm sàng, lịch tiêm ngừa và dị ứng của con em mình.
  • Tối ưu hóa thời gian xử lý thủ tục hành chính tại Khoa Nhi, hỗ trợ quy trình phân luồng khám bệnh và giảm thiểu thời gian chờ đợi tại quầy tiếp đón.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế

  • Hệ thống công cụ vẽ sơ đồ trực tuyến (Draw.io) gặp một số hạn chế về khả năng tự động căn chỉnh và tương thích hiển thị linh hoạt trên nhiều giao diện thiết bị di động khác nhau.
  • Báo cáo tập trung chủ yếu vào giai đoạn thu thập yêu cầu, phân tích nghiệp vụ và thiết kế giao diện/cơ sở dữ liệu, chưa bao gồm kết quả kiểm thử thực tế khi tích hợp trực tiếp vào phần mềm E-health của bệnh viện.

Hướng phát triển

  • Mở rộng kết nối toàn diện hệ thống App với phân hệ quản trị E-health và hệ thống thông tin bệnh viện (HIS).
  • Tích hợp thêm cổng thanh toán trực tuyến đa dạng và mở rộng phạm vi áp dụng tính năng phân quyền người thân cho các chuyên khoa khác trong toàn Bệnh viện Đa khoa Gia Đình.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập tốt nghiệp này là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Công nghệ thông tin: Tham khảo phương pháp xây dựng một bộ tài liệu phân tích nghiệp vụ chuẩn chỉnh trong thực tế, từ Use Case, User Story, Workflow đến FSD và ERD.
  • Chuyên viên Phân tích Nghiệp vụ (Junior BA): Nắm bắt cách tiếp cận thu thập và xử lý yêu cầu phần mềm trong môi trường đặc thù của ngành Y tế.
  • Các nhóm phát triển phần mềm y tế: Tham khảo mô hình phân quyền và quản lý hồ sơ bệnh nhân phụ thuộc (nhi khoa, người cao tuổi).

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao App cần phân hệ riêng về "Phân quyền người thân" cho Khoa Nhi?

Đối tượng bệnh nhân của Khoa Nhi là trẻ em từ 0 đến 15 tuổi, không có khả năng tự quản lý tài khoản, đặt lịch hay thanh toán viện phí. Phân hệ phân quyền cho phép cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp đại diện quản lý hồ sơ, theo dõi dị ứng, tiền sử bệnh và thực hiện các giao dịch y tế thay cho trẻ.

2. Tiêu chuẩn INVEST được áp dụng như thế nào trong đề tài?

Tiêu chuẩn INVEST được tác giả áp dụng để kiểm soát chất lượng khi viết User Story, bao gồm: tính độc lập giữa các câu chuyện (Independent), khả năng thương lượng linh hoạt (Negotiable), giá trị mang lại cho người dùng (Valuable), khả năng ước lượng khối lượng công việc (Estimable), kích thước vừa phải, rõ ràng (Small) và khả năng kiểm thử được (Testable).

3. Có bao nhiêu bảng thực thể được thiết kế trong cơ sở dữ liệu của ứng dụng?

Cơ sở dữ liệu của ứng dụng được thiết kế với 14 bảng thực thể chính: BENHNHAN, NGUOITHAN, LICHKHAM, DICHVUKHAM, HOADON, TOATHUOC, MANHINH, QUYEN, KETQUADIEUTRI, LUOTKHAM, TAIKHOAN, LICHSUGIAODICH, LICHSUTHANHTOAN và LICHSUCAPQUYEN.

4. Tác nhân Bệnh nhân có thể thực hiện những chức năng chính nào trên ứng dụng?

Bệnh nhân (hoặc người thân được phân quyền) có thể thực hiện 8 nhóm chức năng chính: Quản lý tài khoản cá nhân, Yêu cầu thay đổi thông tin, Quản lý hồ sơ người thân, Yêu cầu xóa mối quan hệ, Xem lịch hẹn (đang thực hiện, đã thực hiện, đã hủy), Đổi lịch hẹn, Hủy lịch hẹn và Thực hiện thanh toán viện phí/tạm ứng trực tuyến.


Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Lê Dương Phương Anh đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ phân tích nghiệp vụ cho ứng dụng "Quản lý mối quan hệ bệnh nhân" tại Khoa Nhi – Bệnh viện Đa khoa Gia Đình Đà Nẵng. Đề tài đã xây dựng thành công bộ tài liệu phân tích nghiệp vụ hoàn chỉnh, bao gồm sơ đồ Use Case, thiết kế cơ sở dữ liệu 14 thực thể, quy trình luồng công việc và tài liệu đặc tả chức năng (FSD) gắn liền với giao diện Figma trực quan. Kết quả nghiên cứu không chỉ đáp ứng tốt yêu cầu học thuật của ngành Hệ thống thông tin quản lý mà còn mang lại giải pháp nghiệp vụ thiết thực cho quá trình chuyển đổi số trong quản lý khám chữa bệnh nhi khoa.