Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp Chương 2: Tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh tại công ty đầu tư - hợp tác quốc tế Daystar Chương 3. Giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh tại công ty đầu tư - hợp tác quốc tế Daystar Phần III: kết luận và kiến nghị SVTH: Đoàn Duẫn 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trần Văn Hòa PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KẾ HOẠCH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận về kế hoạch và công tác lập kế hoạch 1. Một số khái niệm cơ bản Lập kế hoạch: Đây là khâu giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong công tác kế hoạch doanh nghiệp, nó là quá trình xác định các mục tiêu, các chỉ tiêu kế hoạch và đề xuất chính sách giải pháp áp dụng.
Kết quả của việc soạn lập kế hoạch là một bản kế hoạch của doanh nghiệp được hình thành và nó chính là cơ sở cho việc thực hiện các công tác sau của kế hoạch. Tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra, điều chỉnh và đánh giá kế hoạch là những hoạt động tiếp sau qua công tác kế hoạch nhằm đưa kế hoạch vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Đây là quá trình tổ chức, phối hợp hoạt động của các bộ phận, các yếu tố nguồn lực của doanh nghiệp, triển khai các hoạt động khác nhau theo kế hoạch mục tiêu đặt ra [1]. Kế hoạch là sản phẩm của công tác lập kế hoạch.
Nó vừa là công cụ, vừa là mục tiêu của quản lý. Chính vì vậy, người quản lý vừa phải biết sử dụng kế hoạch một cách hiệu quả, vừa phải biết tạo lập những kế hoạch mới để đáp ứng sự phát triển của tổ chức. Việc tạo lập kế hoạch là vấn đề liên quan tới công việc của quản lý chiến lược. Kế hoạch bao chứa tổng thể các nhân tố cơ bản của hệ thống quản lý.
Kế hoạch là tên gọi chung cho một tập hợp các hoạt động tương tự. Trong thực tế, biểu hiện của kế hoạch rất đa dạng và phong phú. Trong đó, những tên gọi sau đây cũng chính là những dạng kế hoạch phổ biến: Chiến lược, Chính sách, chương trình, v. Giữa chúng với kế hoạch có điểm chung nhưng cũng có những khác biệt nhất định.
Chiến lược: Thông thường người ta gọi các chiến lược là những kế hoạch lớn với những mục tiêu dài hạn, phương hướng lớn, nguồn lực tổng hợp và quan trọng. Ngày nay, hàm nghĩa của từ “chiến lược” được hiểu theo 3 khía cạnh: + Thứ nhất: Các chương trình hành động tổng quát với các nguồn lực tổng hợp và quan trọng SVTH: Đoàn Duẫn 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trần Văn Hòa + Thứ hai: Chương trình các mục tiêu hành động trong dài hạn của một tổ chức. Những chương trình này cung cấp thông tin cho việc dự báo những thay đổi và sắp xếp bố trí các nguồn lực để đạt mục tiêu + Thứ ba: Chiến lược chính là việc xác định các mục tiêu dài hạn của một tổ chức và lựa chọn phương hướng hành động, phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu này. Nhìn chung, chiến lược không vạch ra một cách chính xác làm thế nào để đạt mục tiêu.
Nhưng chúng lại cho chúng ta một bộ khung để hướng dẫn tư duy và hành động của các chủ thể, các bộ phận trong tổ chức. Vì thế, chiến lược là một loại kế hoạch đặc biệt. Các chính sách: Cũng là một dạng kế hoạch theo nghĩa chúng là những điều khoản hoặc những quy định hướng dẫn hoặc khai thông những ách tắc và tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên. Tuy nhiên, không phải những quy định hay điều khoản hướng dẫn nào cũng là chính sách.
Chỉ những hướng dẫn có tầm quan trọng, có nội dung tổng hợp và phạm vi tác động rộng thì mới trở thành chính sách. Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề được thuận lợi hơn và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau. Nhờ đó, người quản lý có thể uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện một phần các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Các chương trình: Đây là một dạng kế hoạch đặc biệt.
Các chương trình là một phức hệ của các mục tiêu, chính sách, các nhiệm vụ và các hành động, các nguồn lực cần thiết để thực hiện một chương trình hành động xác định từ trước. Một chương trình lớn được chi tiết hoá thành nhiều chương trình nhỏ và kế hoạch cụ thể. Các chương trình hành động không tồn tại độc lập mà nó có liên hệ với nhiều chương trình khác. Vì thế, việc lập chương trình là một dạng lập kế hoạch đặc biệt.
Chức năng của kế hoạch trong doanh nghiệp Chức năng ra quyết định: Kế hoạch cho phép ta xây dựng quy trình ra quyết định. Vì trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận, các đơn vị chức năng khác nhau và mỗi bộ phận đơn chức năng vị này có vai trò khác nhau trong doanh nghiệp. Nên nhiều khi SVTH: Đoàn Duẫn 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trần Văn Hòa các bộ phận này có thể không thể thống nhất với nhau trong quá trình quyết định các hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy kế hoạch sẽ giúp cho quá trình ra quyết định của các bộ phận sẽ theo một quy trình thống nhất để tránh tình trạng xung đột giữa các đơn vị bộ phận. Nhưng khi đó ra quyết định rồi thì việc phối hợp các quyết định đó lại với nhau cũng không phải đơn giản vì vẫn có sự khác biệt giữa quyết định của các bộ phận chức năng, cho nên nó cần phải có công việc lập kế hoạch phối hợp các quyết định đó sao cho các hoạt động của doanh nghiệp được vận hành suôn sė.
Chức năng giao tiếp: Kế hoạch trong doanh nghiệp có chức năng giao tiếp vì nó tạo ra điều kiện cho các nhà lãnh đạo và quản lý của doanh nghiệp có thể giao tiếp được với nhau, nó cho phép lãnh đạo các bộ phận có thể phối hợp trao đổi xử lý các thông tin và các vấn đề trong doanh nghiệp. Khi có một quy trình kế hoạch thống nhất, nó sẽ giúp phần cung cấp trao đổi thông tin giữa các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp với nhau, từ đó các lãnh đạo của các bộ phận khác nhau có thể nắm bắt được những thông tin và hoạt động của các bộ phận khác để từ đó mà có được những phương án cho bộ phận mình sao cho phù hợp với các phòng ban bộ phận khác để bảo đảm cho mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện đúng theo kế hoạch đề ra. Chức năng quyền lực: Khi một bản kế hoạch được xây dựng hoàn chỉnh phù hợp với những điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thì bản kế hoạch đó như một bản tuyên bố của lãnh đạo doanh nghiệp tới các bộ phận và các nhân viên trong doanh nghiệp về chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, trong đó ghi những mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được trong thời gian tới. Với những mục tiêu nhiệm vụ được đặt ra trong bản kế hoạch thì ban lãnh đạo doanh nghiệp đó khẳng định quyền lực lãnh đạo của họ trong doanh nghiệp cũng như với các nhân viên.
Nhờ có kế hoạch mà các hoạt động trong doanh nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý và từ đó sẽ giúp mọi người đều có thể tham gia đóng góp ý kiến vào bản kế hoạch. Vai trò của kế hoạch Hướng sự chú ý của các hoạt động trong doanh nghiệp vào các mục tiêu, tổ chức triển khai các hoạt động để thực hiện các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Do doanh nghiệp hoạt động trong một trường rất linh hoạt, luôn biến đổi vì vậy mà doanh nghiệp cần có kế hoạch để có thể dự bỏ được những cơ hội hay thách thức mà thị trường đem lại để từ đó xác định xem doanh nghiệp nên sản xuất cái gì, sản xuất bao nhiêu, sản SVTH: Đoàn Duẫn 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trần Văn Hòa xuất như thế nào, sản xuất cho ai và khi nào thì sản xuất. Mặc dù thị trường luôn biến đổi khó nắm bắt và dự bỏ.
Những thay đổi bất ngờ của trường thị có thể làm phá sản những kế hoạch được chuẩn bị công phu, chu đáo nhưng điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp không xây dựng kế hoạch thì có nghĩa là doanh nghiệp đang để cho mình bị thả nổi và bị thị trường chi phối, điều đó sẽ làm cho doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro, không tự chủ được trong các hoạt động mà luôn phải bị động với những biến đổi của thị trường. Công tác kế hoạch là việc ứng phó với những thay đổi của thị trường. Vì lập kế hoạch chính là công việc dự bỏ thị trường trong tương lai thường không chắc chắn, khó nắm bắt, tương lai càng xa thì kết quả dự đoán càng kém tin cậy. Cho dù ta có thể nắm bắt được tương lai với sự tin cậy cao thì ta vấn không thể thiếu được công tác kế hoạch để tìm ra những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu, tiến hành phân công, phối hợp giữa các bộ phận để cùng ứng phó với những thách thức từ phía thị trường.
Do thị trường luôn biến đổi cho nên trong quá trình thực hiện kế hoạch không thể thiếu được khâu kiểm tra giám sát so sánh đánh giá để phát hiện ra những phát sinh bất ngờ tìm ra nguyên nhân của những phát sinh đó và có những phương án ứng phó. Kế hoạch với khả năng tác nghiệp trong doanh nghiệp. Kế hoạch doah nghiệp đặt ra mục tiêu tối thiểu hoá chi phí và hoạt động có hiệu quả và phù hợp nhất. Kế hoạch sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những hoạt động nhỏ lẻ, các bộ phận trong doanh nghiệp ngoài việc thực hiện chức năng của mình ra cũng phải quan tâm đến mục tiêu chung của doanh nghiệp đảm bảo mục tiêu chung được thực hiện theo đúng kế hoạch.
Muốn vậy, thì giữa các kế hoạch bộ phận phải có sự tương tác với nhau, hỗ trợ cho nhau cùng thực hiện để từ đó đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện suôn sẻ. Phân loại kế hoạch Trên các góc độ khác nhau thì hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp được chia thành các bộ phận khác nhau. a) Theo góc độ thời gian Kế hoạch dài hạn: nó là kế hoạch bao trùm lớn một khoảng thời gian dài thường là từ 10 năm trở lên.