mở đầu cho lưu thông hàng hóa. - Chất lượng của công tác tạo nguồn ảnh hưởng trực tiếp đến các nghiệp vụ tiếp theo cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Là điều kiện quan trọng của hoạt động kinh doanh. - Giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành được thuận lợi.
- Đảm bảo tính ổn định chắc chắn, hạn chế hàng hóa ứ đọng, chậm luân chuyển và kém phẩm chất… - Giúp cho hoạt động thương mại của doanh nghiệp thuận lợi. Các hình thức tạo nguồn và mua hàng Tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp có nhiều hình thức khác nhau, do đặc điểm tính chất của các mặt hàng của từng ngành khác nhau quyết định. Dưới đây là các hình thức tạo nguồn và mua hàng chủ yếu. a) Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa Đơn đặt hàng (gọi tắt là đơn hàng) là các yêu cầu cụ thể về mặt số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc,…và thời gian giao hàng của người mua lập và gửi cho người bán Để có hàng hóa thích hợp cho khối lượng, thích hợp yêu cầu, dựa vào mối kinh doanh sẵn có hoặc thông qua chào hàng của nhà sản xuất – kinh doanh.
Doanh nghiệp thương mai sau khi khảo sát, thông dò, và đánh giá chất lượng hàng hóa, doanh nghiệp thương mại phải lập đơn hàng và đặt hàng với các doanh nghiệp đã lựa chọn. đơn hàng là yêu cầu cụ thể mặt hàng mà doanh nghiệp cần mua và thời gian cần nhập hàng của doanh nghiệp. Các yêu cầu cụ thể mặt hàng là tên hàng, ký mã hiệu, nhãn hiệu, quy cách, cỡ loại , mầu sắc … số lượng, trọng lượng theo đơn vị tính (hiện vật, giá trị); theo tiêu SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệu 9 van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Ngô Minh Tâm chuẩn kỹ thuật mặt hàng, chất lượng, bao bì, giá cả, thời gian giao hàng… mà người ta không thể nhầm lẫn sang mặt hàng khác được. Nếu cùng nhóm mặt hàng có nhiều quy cách, cỡ loại khác nhau thì có thể lập thành bản kê chi tiết từng danh điểm mặt hàng với số lượng và thời gian giao hàng tương ứng.
Khi lập đơn hàng cần phải quán triệt các yêu cầu sau đây : - Lựa chọn mặt hàng và đặt mua loại hàng phù hợp với nhu cầu của nhu khách hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mầu sắc,… và thời gian bản xứ. - Phải nắm vững khả năng mặt hàng đã có được có thể mua được ở doanh nghiệp thương mại. - Phải tìm hiểu kỹ đối tác về lượng mặt hàng, trình độ tiên tiến của mặt hàng, công nghệ chế tạo mặt hàng, giá thành và giá bán của đối tác và khai thác đến mức cao nhất khả năng đáp ứng của đơn vị nguồn hàng. - Phải yêu cầu chính xác số lượng, chất lượng của từng điểm mặt hàng và thời gian giao hàng bởi vì mọi sai sót về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc … đều dẫn đến tình trạng thừa thiếu, ứ đọng, chậm tiêu thụ và việc khắc phục nó phải mất thời gian và phải chi phí tốn kém.
b) Mua hàng không qua hợp đồng Trong quá trình kinh doanh, tìm hiểu hị trường và khảo sát thị trường và nguồn hàng có những loại hàng hóa doanh nghiệp thương mại kinh doanh, có nhu cầu của khách hàng, giá cả phải chăng, doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng thông qua hợp đồng mua bán ký trước. Mua hàng thông qua hình thức mua dứt bán đoạn, mua bằng quan hệ hàng-tiền, hoặc trao đổi bằng quan hệ hàng-hàng. Đây là hình thức mua bán hàng trên thị trường, không có kế hoạch trước, mua không thường xuyên, thấy rẻ thì mua … Với hình thức mua hàng này, người mua hàng phải có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ mua hàng thông thạo, phải có kinh nghiệm và phải đặc biệt chú ý kiểm tra kỹ mặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc, kỳ hạn sử dụng, phụ tùng … để đảm bảo hàng mua về có thể bán được. SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệu 10 van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Ngô Minh Tâm c) Mua hàng qua đại lý Ở những nơi tập trung nguồn hàng, doanh nghiệp thương mại có thể đặt mạng lưới mua trực tiếp.
Ở những nơi (khu vực) nguồn hàng nhỏ lẻ, không tập trung, không thường xuyên, doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng thông qua đại lý. Tùy theo tính chất kỹ thuật và đặc điểm của mặt hàng thu mua, doanh nghiệp thương mại có thể chọn các đại lý theo các hình thức đại lý độc quyền, đại lý rộng rãi, hoặc đại lý lựa chọn. Mua hàng qua đại lý thì doanh nghiệp thương mại không phải đầu tư cơ sở vật chất, nhưng doanh nghiệp thương mại cần phải giúp đỡ điều kiện vật chất cho đại lý thực hiện việc thu mua và giúp đỡ huấn luyện cả về kỹ thuật và nghiệp vụ. Doanh nghiệp thương mại phải ký kết hợp đồng với đại lý, xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm của đại lý.
Quyền lợi và trách nhiệm của bên giao đại lý (doanh nghiệp thương mại), đặc biệt chú ý đến số lượng, chất lương, giá cả hàng hóa thu mua được và trả thù lao cho bên đại lý. d) Nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi Doanh nghiệp thương mại có mạng lưới bán hàng rộng rãi, quy mô lớn hoặc có cả bộ phận xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, có thể nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi. Về thực chất, hàng ủy thác và hàng ký gửi là loại hàng hóa thuộc sở hữu của đơn vị khác. Các đơn vị đó không có điều kiện bán hàng cho khách hàng nên ủy thác hoặc ký gửi cho doanh nghiệp thương mại bán hàng cho khách hàng.
Doanh nghiệp thương mại bán hàng ủy thác theo hợp đồng ủy thác và khi bán được hàng được nhận phí ủy thác. Doanh nghiệp thương mại bán hàng ký gửi theo điều lệ nhận hàng ký gửi và khi bán được hàng được hưởng tỷ lệ phí ký gửi. Như vậy, khi nhận bán hàng ủy thác hoặc bán hàng ký gửi, doanh nghiệp thương mại có thêm các nguồn hàng mới, phong phú hơn, đáp ứng được nhu cầu đa dạng, nhiều vẻ của khách hàng và tận dụng được cơ sở vật chất và lao động ở doanh nghiệp thương mại; đồng thời, lôi kéo được nhiều khách hàng đến với doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệu 11 van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Ngô Minh Tâm e) Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng Có những doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh có sẵn các cơ sở vật chất, có sẵn công nhân … nhưng do điều kiện thiếu vốn, thiếu nguyên vật liệu, phụ liệu, thiếu thị trường tiêu thụ … làm cho doanh nghiệp không thể nâng cao được chất lượng và khối lượng mặt hàng sản xuất ra.
Có những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đã và đang tạo ra nhiều sản phẩm, nguyên vật liệu,.… nhưng lại không có vốn, không có công nghệ để chế biến thành sản phẩm có thể xuất khẩu được…. Đây là một nguồn tiềm năng rất lớn chưa được khai tác, còn bị lãng phí… Doanh nghiệp thương mại có thể tận dụng ưu thế của mình về vốn, về nguyên vật liệu, về công nghệ, về thị trường tiêu thụ … có thể liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tổ chức sản xuất, tạo ra nguồn hàng lớn, chất lượng tốt hơn để cung ứng ra thị trường. Liên doanh liên kết bảo đảm lợi ích của cả hai bên. Bằng hợp đồng liên kết hoặc xây dựng thành xí nghiệp liên doanh, hai bên cùng góp vốn, góp sức theo nguyên tắc có lợi cùng hưởng, lỗ cùng chịu theo điều lệ doanh nghiệp.
f) Gia công đặt hàng và bán nguyên liệu thu mua thành phẩm. Là hình thức đặt hàng gia công có nguyên liệu giao cho nhận gia công hàng hóa theo yêu cầu và giao hàng cho bên đặt gia công. Bên nhận gia công được nhận phí giá công. Bên đặt gia công có hàng để bán cho khách hàng trên thị trường.
g) Tự sản xuất, khai thác hàng hóa Để chủ động trong tổ chức tạo nguồn hàng, khai thác các nguồn lực và thế mạnh của doanh nghiệp thương mại cũng như đa dạng hóa hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thương mại có thể các xưởng sản xuất để cung ứng phục vụ cho khách hàng bên ngoài. Đầu tư vào lĩnh vực sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp thương mại cần có nguồn vốn lớn, phải chú trọng đến các yếu tố sản xuất – kỹ thuật – công nghệ, nguyên vật liệu, phụ liệu,… Doanh nghiệp thương mại có thể bắt đầu tổ chức những xưởng sản xuất nhỏ, sau đó phát triển nâng dần lên quy mô trung bình và lớn. SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệu 12 van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Ngô Minh Tâm 1. Tổ chức và quản trị nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp a) Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp Tổ chức bộ phận phụ trách công tác tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại là một trong những yếu tố quan trọng nhất, quyết định mọi hoạt động tạo nguồn hàng có đạt được mục tiêu và kết quả như mong muốn hay không.
Đối với doanh nghiệp, việc quyết định những đơn hàng lớn, những hợp đồng mua các mặt hàng chủ yếu, quan trọng, có giá trị lớn thường do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp thương mại quyết định. Vì vậy, công tác tạo nguồn và mua hàng thường được sự quan tâm của Giám đốc (Tổng Giám đốc) doanh nghiệp thương mại hoặc phó giám đốc( Phó Tổng giám đốc) phụ trách kinh doanh quyết định. Phòng kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, trong đó có bộ phận chức năng tạo nguồn và mua hàng (thường gọi là bộ phận thu mua) vừa là tổ chức chuyên môn hoạch định chiến lược và kế hoạch mua hàng, vừa là bộ phận nghiệp vụ thực thi và chỉ đạo tác nghiệp các hoạt động tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại. Tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp thương mại lớn hay nhỏ, phạm vi hoạt động rộng hay hẹp, bộ phận thu mua được tổ chức theo chuyên môn hóa mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng, theo khu vực địa giới nguồn hàng.
Ở doanh nghiệp thương mại, việc mua hàng ít nổi bật hơn hoạt động bán hàng.
