CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ MARKETING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ QUANG ĐIỆN TỬ ÁNH SÁNG THỜI ĐẠI 1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN a. Một số khái niệm - Hệ thống : là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác ,ràng buộc ,cùng phối hợp hoạt động để đạy được mục tiêu chung .Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người ,máy móc ,thông tin ,dữ liệu ,phương pháp xử lý ,quy tắc hoạt động ,quy trình xử lý ,… - Hệ thống thông tin : Là một tập hợp phần cứng ,phần mềm ,cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông ,con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập ,xủ lý ,lưu trữ và truyền thông tin trong một tổ chức ,doanh nghiệp .Hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định ,phân tích tình hình ,lập kế hoạch ,điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức ,doanh nghiệp .Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa các công cụ thủ công như giấy ,bút, thước ,tủ hồ sơ …còn hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác. - Marketing : là quá trình tổ chức lực lượng bán hàng nhằm bán được những hàng hóa do công ty sản xuất ra .Marketing là quá trình quảng cáo và bán hàng .Marketing là quá trình tìm hiểu và thỏa mãn nhu cầu thị trường .Hay Marketing là làm thị trường , nghiên cứu thị trường để thỏa mãn nó. - Hệ thống thông tin Marketing : Là hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý ở các lĩnh vực như phát triển phân phối ,định giá sản phẩm ,thực hiện hiệu quả khuyến mãi và dự báo bán hàng ,hệ thống thông tin Marketing nhận dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau ,thực hiện xử lý các dữ liệu đó và cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản lý Một HTTT Marketing cần có khả năng tạo ra các báo cáo thường xuyên và các báo cáo đặc biệt khi cần thiết .Hệ thống thông tin Marketing kết hợp dữ liệu cũ và dữ liệu mới để cung cấp thông tin mới nhất ,xác định các xu hướng thị trường hỗ trợ tổ chức ,doanh nghiệp đưa ra chiến lược bán hàng phù hợp .Các HTTT Marketing thường dùng các mô hình toán học để phân tích số liệu và giúp cho nhà quản lý trả lời các câu hỏi “ Nếu …Thì …? Trong hoạt động Marketing của tổ chức ,doanh nghiệp.
Việc triển khai thành công HTTT Marketing cho tổ chức doanh nghiệp ,phụ thuộc vào 3 yếu tố : 6 Luan van + Chất lượng dự liệu đầu vào : Việc thu thập thông tin chính xác ,phản ánh đúng thực trạng và tình hình hoạt động của thị trường chính là một trong những điều kiện tiên quyết để tổ chức ,doanh nghiệp lập chiến dịch Marketing phù hợp .Nếu thông tin thu bị sai khác và không phản ánh đúng có thể gây ra thất bại cho tổ chức doanh nghiệp. + Độ chính xác và phù hợp của mô hình : Lựa chọn mô hình triển khai phù hợp với tổ chức ,doanh nghiệp cũng tạo nên ưu thế cho các hệ thống thông tin Marketing .Mô hình phù hợp dựa trên các yếu tố như : tính khả thi về khía cạnh con người ,tài chính ,thời gian + Kĩ thuật phân tích dữ liệu : Đây là vấn đề khiến các nhà quản lý của tổ chức ,doanh nghiệp đau đầu vì có nhiều chiến lược nhằm đạt kết quả tốt nhất ,kỹ thuật phân tích dữ liệu có thể đưa đến những thành công cũng có thể dẫn đến thất bại cho các chiến dịch Marketing cảu các tôt chức ,doanh nghiệp. Hệ thống tin Marketing thu thập dữ liệu mô tả các hoạt động Marketing ,xử lý các dữ liệu này và tạo ra thông tin sẵn sàng cho các nhà quản lý ,trợ giúp họ trong quá trình ra quyết định .Các hệ thống này hỗ trợ các nhà quản lý tổ chức ,doanh nghiệp nói chung và các nhà quản lý Marketing nói riêng trong các hoạt động sau : Xác định khách hàng tiềm năng ,xác định nhu cầu và sở thích của khách hàng Lên kế hoạch phát triển các sản phẩm ,dịch vụ mới Định giá cho các sản phẩm hàng hóa ,dịch vụ Xúc tiến bán hàng Phân phối sản phẩm hàng hóa và dịch vụ đến khách hàng b. Các thành phần của HTTT - Phần cứng: Trang thiết bị phần cứng của một hệ thống thông tin gồm các thiết bị vật lý được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin như nhập dữ liệu vào ,xử lý và truyền phát thông tin ra .Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy cầm nắm được.
Trang thiết bị phần cứng của hệ thống thông tin được chia thành hai nhóm nhỏ : các thiết bị phần cứng máy tính và các thiết bị phần cứng viễn thông .Các thiết bị phần cứng máy tính như thiết bị vào / ra ,thiết bị xử lý ,thiết bị lưu trữ ; các thiết bị viễn thông bao gồm các thiết bị truyền và khuyết đại tín hiệu ,các thiết bị nhận và giải mã tín hiệu -Phần mềm: Phần mềm là các chương trình được cài trong hệ thống ,thực hiện công việc quản lý hoặc các quy trình xử lý trong hệ thống thông tin .Phần mềm được 7 Luan van sử dụng để kiểm soát và điều phối phần cứng ,thực hiện xử lý và cung cấp thông tin the yêu cầu của người sử dụng .Có ba loại phần mềm cơ bản Phần mềm hệ thống: là các chương trình giúp cho người sử dụng quản lý ,điều hành các thiết bị phần cứng. Phần mềm hệ thống giống như một bộ phận kết nối giữa máy tính và chương trình ứng dụng Phần mềm chuyên dụng là phần mềm là thành phần quan trọng nhất trong quy trình xử lý thông tin ,cho phép thực hiện các hoạt động nghiệp vụ trong tổ chức ,doanh nghiệp ( như quản lý dữ liệu , tổng hợp thông tin ,xuất báo cáo …) một cách tự động. Phần mềm bảo mật là chương trình đảm bảo an toàn cho dữ liệu bên trong hệ thống như phần mềm sao lưu dự phòng ,phần mềm bảo mật mạng ,phần mềm diệt virut - Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu có tổ chức và có liên quan đến nhau được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp ( như băng từ ,đĩa từ ) để phục vụ yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích tại nhiều thời điểm khác nhau .Chẳng hạn ,cơ sở dữ liệu của một tổ chức ,doanh nghiệp có thể chứa thông tin về khách hàng ,nhân viên ,hàng tồn kho ,thông tin về bán hàng của các đối thủ cạnh tranh … - Mạng: Mạng máy tính gồm tập hợp máy tính và các thiết bị vật lý được kết nối với nhau nhờ đường truyền vật lý theo một kiến trúc nhất định dựa trên các giao thức nhằm chia sẻ các tài nguyên trong mạng của tổ chức ,doanh nghiệp .Mạng máy tính có thể kết nối máy tính với các thiết bị khác trong phạm vi một tòa nhà ,một khuôn viên ,một thành phố hoặc nhiều quốc gia trên toàn thế giới .Mạng máy tính giúp con người giao tiếp với nhau thông qua các giao thức truyền nhận thư điện tử ,đàm thoại điện tử ,truyền tệp tin ,… Dựa trên mạng máy tính các nhân viên trong tổ chức ,doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi thông tin cho nhau ,chia sẻ tài nguyên hệ thống cho nhau ,làm việc cùng nhau không phụ thuộc vào vị trí địa lý ,… Trong tổ chức doanh nghiệp hiện nay phổ biến các kiến trúc như LAN , Intranet,hoặc Extranet ,Internet. - Con người: Trong HTTT hiện đại ,yếu tố con người bao gồm tất cả những đối tượng tham gia quản lý ,xây dựng ,mô tả ,lập trình ,sử dụng ,nâng cấp và bảo trì hệ thống .Con người được coi là thành phần quan trọng nhất ,đóng vai trò chủ động để tích hợp các thành phần trong hệ thống để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động .Những người sử dụng hệ thống bao gồm từ nhà quản lý đến tất cả nhân viên có thao tác trên các thành phần cấu thành hệ thống của tổ chức ,doanh 8 Luan van nghiệp .Người sử dụng có thể là các nhà quản lý tài chính ,các nhóm đại diện bán hàng ,người điều hành sản xuất và nhiều người khác nữa 9 Luan van c.Nhiệm vụ và chức năng của HTTT quản lý - Nhiệm vụ Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa.
Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thôngtin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của doanh nghiệp. - Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực Chức năng khác nhau trong đó HTTT quản lý có các chức năng chính là: Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. Phân phối và cung cấp thông tin.
Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. - Các loại HTTT quản lý thông dụng: Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng: Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Hệ thống thông tin kế toán AIS là một phần đặc biệt của HTTT quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính.