CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GLOBAL JET COMMERCE Để có thể hiểu hơn về Công ty TNHH Global Jet Commerce, chúng ta tìm hiều về quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức của công ty và đặt biệt là bộ phận kế toán như sau: 1. Lịch sử hình thành và phát triển 1. Giới thiệu khái quát Công ty TNHH Global Jet Commerce là Công ty TNHH một thành viên được thành lập theo Luật Doanh nghiệp của Việt Nam theo Giấy chứng nhận đăng kí đầu tư số 1051779397 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp chứng nhận lần đầu ngày 17 tháng 12 năm 2018. Tên công ty: Công ty TNHH Global Jet Commerce.
Trụ sở chính: Tầng 33, Tòa nhà Lim Tower, Số 9 -11 Tôn Đức Thắng, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Email: info@jetcommerce. Tài khoản ngân hàng giao dịch: 0251002777668 – Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam – chi nhánh Bình Tây. Người đại diện pháp luật: Bà QIN, LEI.
Vốn điều lệ: 13. Lịch sử hình thành và phát triển Là công ty con có vốn đầu nước ngoài từ công ty mẹ (Công ty mẹ trụ sở đặt tại Hồng Kông) Công ty TNHH Global Jet Commerce được thành lập vào năm 2018, người đại diện theo pháp luật là bà QIN, LEI. Số lượng lao động tính tới thời điểm 31/12/2020: 76 người. Tổng tài sản của công ty tính đến thời điểm 31/12/2020 là 40.012 đồng bao gồm tài sản ngắn hạn 39.461 đồng chiếm 96% và tài sản dài hạn 1.
Hoạt động chính của công ty: Bản lẻ hàng hóa theo yêu cầu đặt hàng thông qua các sàn thương mại điện tử. Loại hình kinh doanh chủ yếu: Công ty TNHH Global Jet Commerce là công ty thương mại - dịch vụ, hoạt động kinh doanh chính là kinh doanh hàng hóa thông qua hình thức bán hàng trên các trang thương mại điện tử. Mạng lưới kinh doanh: Công ty kinh doanh trên thị trường toàn quốc hoạt động trên các sàn thương mại điện tử như: Tiki, Lazada, Sendo, Shopee. Kho bãi: Công ty có kho chứa hàng hóa đặt tại Tp.
HCM và Hà Nội. Ngoài ra, còn vận chuyển hàng hóa từ kho công ty qua các sàn thương mại điện tử theo hình thức kí gởi. Địa chỉ kho Hồ Chí Minh: Lô III-19, đường CN 13, KCN Tân Bình, P.Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh.
Địa chỉ kho Hà Nội: Lô 14, KCN Quang Minh, thị trấn Quang Minh, huyện Mê Linh, Tp. Từ những ngày đầu hoạt động, công ty đã định hướng phương châm phát triển của mình là cung cấp các giải pháp toàn diện về dịch vụ B2C (giữa doanh nghiệp và khách hàng), B2B SVTH: Trương Chí Thông 2 Báo cáo khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Lê Đoàn Minh Đức (giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp) cho các nhãn hàng và người bán, kết nối các cửa hàng bán lẻ, các thương hiệu, nhà phân phối thông qua giao dịch trên các sàn thương mại điện tử như shopee, tiki, sendo,.nhằm cung cấp cho người tiêu dùng nhiều sự lựa chọn về giá cả và chất lượng tốt hơn, hậu cần hiệu quả. Nhờ vào phương châm đúng đắn và một tầm nhìn hiện đại đến nay công ty đã được nhiều đối tác lớn tin tưởng và hợp tác như: các sàn thương mại điện tử như: Shopee, Sendo, Tiki, Vnshop, Ladaza, Chi nhánh công ty TNHH Mesa,. Chức năng và nhiệm vụ 1.
Chức năng Công ty Jet Commerce là công ty thương mại điện tử hoạt động ở cả 2 lĩnh vực B2B (giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp) và B2C (giữa doanh nghiệp và khách hàng). Công ty Jet Commerce cung cấp các giải pháp toàn diện về dịch vụ B2C cho các nhãn hàng và người bán. Dịch vụ của công ty bao gồm: Vận hành gian hàng trên các sàn thương mại điện tử, Tiếp thị kỹ thuật số, Biên tập hình ảnh và video, Hệ thống chăm sóc khách hàng và kho vận. Nhiệm vụ Tuyển dụng, đào tạo và động viên các bộ, nhân viên phát huy sáng kiến, cải tiến cách thức tiếp cận khách hàng, doanh nghiệp, đồng thời thực hiện hóa quản lý kinh doanh có hiệu quả.
Tuân thủ các chính sách, chế độ và quy định hiện hành của nhà nước. Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty a. Sơ đồ tổ chức Tổng Giám đốc (CEO) Phó giám đốc Phó giám đốc kinh doanh tài chính Phòng Phòng tài Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng nhân sự chính - maketing mua Thiếết kếế chăm sóc bán kế toán hàng hàng khách hàng Bộ phận kho Bộ phận giao, nhận Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty (Nguồn: Công ty) b. Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban Tổng giám đốc (CEO): Do Hội đồng quản trị của công ty mẹ bổ nhiệm, Là người đại diện pháp luật của Công ty, có thẩm quyền cao nhất của công ty, phụ trách quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty.
SVTH: Trương Chí Thông 3 Báo cáo khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Lê Đoàn Minh Đức Và chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam, trước Hội đồng quản trị của Công ty mẹ ở Hồng Kông. Phó giám đốc kinh doanh: Do Hội đồng quản trị của công ty mẹ và CEO bổ nhiệm vị trí, giúp CEO điều hành và quản lý một số hoạt động của công ty như: hoạt động kinh doanh, quản lý các phòng ban (mua hàng, bán hàng, Marketing, chăm sóc khách hàng, thiết kế, bộ phận giao & nhận). Và chịu trách nhiệm trước CEO về những công việc được phân công. Phó giám đốc phục trách mảng nhân sự - hành chính – tài chính kế toán: Do Hội đồng quản trị của Công ty mẹ và CEO bổ nhiệm vị trí, giúp CEO điều hành và quản lý một số hoạt động công ty như: nhân sự, các vấn đề về hành chính và công tác kế toán tài chính trong công ty.
Phòng hành chính – nhân sự: Là bộ phận phụ trách về công việc: liên quan quản lý nhân sự, giải quyết, cập nhập mới nhất các chínhh sách và chế độ cho người lao động, các công tác liên quan tới hành chính, tham mưu cho CEO và phó giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nguồn nhân lực trong công ty một cách hợp lý. Phòng tài chính – kế toán: Là bộ phận phụ trách toàn bộ về công tác quản lý kế toán-tài chính tại công ty, quản lí các nguồn thu chi theo qui định của Tổng giám đốc. Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm Phó giám đốc phụ trách nhân sự - hành chính – tài chính kế toán. Thực hiện đúng chức năng quản lý các tài sản, các nguồn thu chi tại công ty phù hợp với các quy định của nhà nước: - Lập các báo cáo, đánh giá tình hình tài chính của công ty.
- Tổ chức, bảo quản, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, sổ sách kế toán công ty. - Gíam sát tình hình hoạt động tài chính của công ty. - Vận dụng các chế độ về tài chính của nhà nước đã ban hành vào thực tiễn hoạt động kinh doanh của công ty. - Tham mưu cho ban giám đốc các phương án về hạch toán kế toán, về tổ chức bộ máy kế toán.
Chủ động giải quyết công việc theo yêu cầu, nhiệm vụ của bộ phận. Đề xuất các vấn đề thu chi liên quan đến hiệu quả hoạt động của công ty. Phòng mua hàng: Nhận nhiệm vụ nhận thông tin mua hàng từ các phòng ban trong công ty và lập phiếu “Yêu cầu mua hàng” trên hệ thống. Chịu trách nhiệm liên hệ tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để so sánh và cập nhập giá các mặt hàng theo yêu cầu mua hàng, Sau khi được CEO duyệt sẽ tiến hành việc thu mua.
Phòng bán hàng: Tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng, nhà cung cấp đến các bộ phận có liên quan nhanh chóng và kịp thời nhằm đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng, đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của khách hàng. Theo dõi và báo cáo các hàng hóa cận hạn sử dụng, đề xuất phương án xử lý cho ban giám đốc. Phòng Marketing: SVTH: Trương Chí Thông 4 Báo cáo khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Lê Đoàn Minh Đức Phụ trách về công việc sau: xây dựng và thực hiện các chương trình khuyến mãi sản phẩm, xây dựng hình ảnh công ty, mở rộng thị trường nhằm tăng doanh thu bán hàng của công ty. Phòng chăm sóc khách hàng: Chịu trách nhiệm giải thích thắc mắc, phản hồi và giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
Phòng thiết kế: Chịu trách nhiệm về thiết kế hình ảnh sản phẩm trên các trang thương mại điện tử. Bộ phận Kho: Chịu trách nhiệm bảo quản, sắp xếp, quản lý hàng hóa hợp lý. Chịu trách nhiệm về việc xuất, nhập hàng hóa. Bộ phận giao, nhận hàng: Chịu trách nhiệm nhận hàng từ nhà cung cấp theo chỉ đạo của phòng mua hàng và vận chuyển hàng đến bộ phận kho để thực hiện thủ tục nhận hàng.
Kiểm tra đối chiếu số lượng nhập xuất với kho, hạn chế sai sót trước khi vận chuyển hàng giao cho khách hàng. Tổ chức công tác kế toán: 1. Tổ chức bộ máy kế toán: a. Sơ đồ tổ chức: Phòng kế toán bao gồm 12 người: - Kế toán trưởng.
- Kế toán tổng hợp: 2 người - Kế toán thuế: 2 người. - Kế toán bán hàng: 6 người - Thủ kho: 1 người. Kế toán trưởng Kế toán thuế Kế toán tổng Kế toán tổng Kế toán bán Thủ kho hợp 2 hợp 1 hàng Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty (Nguồn: Công ty) b. Chức năng nhiệm vụ của các phần hành kế toán: Kế toán trưởng: Mục tiêu: SVTH: Trương Chí Thông 5 Báo cáo khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS Lê Đoàn Minh Đức - Xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nhằm cung cấp đầy đủ và kịp thời những thông tin tài chính kịp thời, làm cơ sở cho CEO đưa ra những quyết định quản trị tối ưu nhất.
- Tối thiểu hóa các chi phí phát sinh trong công ty. - Đảm bảo công tác kế toán trong công ty được thực hiện đúng chuẩn mực kế toán, đúng pháp luật. - Hỗ trợ CEO phân tích các hoạt động kinh tế xảy trong công ty một cách thường xuyên, kịp thời nhằm có được kết quả hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất. Trách nhiệm và công việc: - Làm những báo cáo mang tính chất đặc biệt như: quyền bí mật,.
khi có yêu cầu. - Đề xuất và xem xét các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp, với sàn thương mại điện tử, các hợp đồng vay vốn nước ngoài. - Kiểm soát tốt chi phí phát sinh.
