mở đầu 1. Giảng SV đọc Sinh viên đọc 1 - Giới thiệu đề viên giảng lý TLTK 1 trƣớc bài đọc cƣơng môn học, tài thuyết trang 11-12 theo Quy định liệu môn học 2. Sinh cần có - Mối liên hệ viên thảo luận của SV học ngành 3. Bài tập Quan hệ quốc tế và tại lớp: Theo học môn Nghiệp vụ bạn, các tố chất văn phòng đối ngoại của một chuyên viên văn phòng là gì Bài 2 Chƣơng 2 1.
Giảng SV đọc giáo Sinh viên đọc viên giảng lý trình trang trƣớc bài đọc thuyết 24-135 theo quy định 2. Sinh viên thảo luận để nắm đƣợc: - Hiểu rõ nơi làm việc - Hiểu rõ tính chất công việc - Hiểu rõ nhiệm vụ cần làm Bài Chƣơng 3 Sinh viên thực Sinh viên Sinh viên đọc 3,4 hành bài tập mang theo trƣớc bài đọc cho các kỹ laptop và làm theo quy định năng: bài tập tình - Thu thập và huống theo xử lý thông tin nhóm - Kỹ năng giao tiếp Bài Chƣơng 4 Sinh viên thực Sinh viên Sinh viên đọc 5,6 hành bài tập mang theo trƣớc bài đọc cho các kỹ laptop và làm theo quy định năng: bài tập tình huống theo nhóm Bài Chƣơng 5 Sinh viên thực Sinh viên Sinh viên đọc 7,8 hành bài tập mang theo trƣớc bài đọc cho các kỹ laptop và làm theo quy định năng: bài tập tình - Thu thập và huống theo xử lý thông tin nhóm - Kỹ năng giao tiếp Buổi Ôn tập, tổng kết Sv trình bày 9 bài tập nhóm 6. TÀI LIỆU THAM KHẢO * Tài liệu bắt buộc - Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ thư ký văn phòng (Giáo trình). Nhà xuất bản (NXB) Đại học Quốc gia Hà Nội, 2000, tái bản 2003, 2007 - Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính (Học viện Hành chính Quốc gia): Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức.
Hà Nội, 2002 - Viện Nghiên cứu và Đào tạo và Quản lý: Phương pháp và kỹ năng tổ chức Hội nghị, hội thảo. NXB Lao động Xã hội, H, 2005. Mai Hữu Khuê (chủ biên): Kỹ năng giao tiếp trong hành chính. NXB Lao động, H, 1997.
- Vƣơng Hoàng Tuấn : Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng. NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh, 2000. * Tài liệu tham khảo - Chu Tôn- Hoàng Quý: Cách cư xử của thủ trưởng với nhân viên (bản dịch). NXB Thanh niên, H, 2000 - Chu Tôn- Hoàng Quý: Cách cư xử của nhân viênvới thủ trưởng (bản dịch).
NXB Thanh niên, H, 2000. - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn: Quản trị văn phòng- Lý luận và thực tiễn (Kỷ yếu hội thảo khoa học). NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005. - Học viện hành chính quốc gia: Thuật ngữ hành chính.
PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ Loại hình Hình thức Trọng số điểm Đánh giá ý thức Bài kiểm tra ngắn, thảo luận trên lớp… 0,1 Đánh giá định kỳ Bài tập, bài kiểm tra… 0,3 Thi hết học phần Viết 0,6 DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ ĐỀ CƢƠNG HỌC PHẦN. 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN PHÒNG. Những vấn đề chung về văn phòng. Chức năng văn phòng.
Nhiệm vụ văn phòng. Phân loại văn phòng. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng. Khái niệm văn phòng đối ngoại.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đối ngoại. 23 CHUYÊN VIÊN VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI. Khái niệm và vị trí chuyên viên văn phòng đối ngoại. Khái niệm chuyên viên văn phòng đối ngoại.
Vị trí chuyên viên văn phòng đối ngoại. Năng lực của chuyên viên văn phòng đối ngoại. Năng lực chuyên môn. Hiểu biết xã hội rộng.
Trình độ ngoại ngữ. Quản lý thời gian. Các phẩm chất cần có của chuyên viên văn phòng đối ngoại. Phẩm chất chung.
Rèn luyện các tính cách và phẩm chất của người chuyên viên văn phòng. Quan hệ ứng xử với lãnh đạo và đồng nghiệp. Quan hệ ứng xử với lãnh đạo. Quan hệ ứng xử với đồng nghiệp.
35 KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ THÔNG TIN. Kỹ năng giao tiếp đối ngoại. Xác định hoàn cảnh giao tiếp. Các nguyên tắc giao tiếp đối ngoại.
Kỹ năng giao tiếp cơ bản. Kỹ năng giao tiếp cụ thể của thư ký văn phòng. Kỹ năng thu thập, khai thác và xử lý thông tin. Tìm hiểu nhu cầu thông tin của cơ quan và người lãnh đạo.
Sơ đồ mô tả nhu cầu thông tin. Xác định nguồn thông tin. Phương pháp thu thập thông tin. Phương pháp xử lý thông tin.
Phương pháp cung cấp thông tin. 57 KỸ NĂNG THAM MƢU VÀ. 57 NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH. Kỹ năng tham mƣu.
Cách thức và quy trình tham mưu. Yêu cầu và nguyên tắc của tham mưu. Nội dung, phương pháp tham mưu. Tổ chức công việc.
Quy trình tổ chức công việc. Sơ đồ mô tả phân loại mức độ công việc .1: Danh mục hồ sơ tham khảo dành cho nhân viên văn phòng. Lƣu đồ thông tin tham khảo. Lập chương trình, kế hoạch công tác.
Tổ chức sự kiện. Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Ví dụ về bảng danh mu ̣c các hoa ̣t đô ̣ng trong sƣ ̣ kiêṇ.
Chuẩn bị về thủ tục hành chính. Nhóm công việc liên quan đến khách mời tham dự sự kiện. Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện. Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ cho sự kiện.
Phối hợp với các bộ phận khác để chuẩn bị cơ sở vật chất. Kiểm tra lại công việc ở giai đoạn chuẩn bị. Tổ chức chuyến công tác. Xác định phạm vi và mục đích của chuyến đi.
Xếp lịch cho các chuyến đi công tác. Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi. Giải quyết các công việc cụ thể chuẩn bị cho chuyến đi. 97 NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THƢ ĐIỆN TỬ.
Soạn thảo, biên tập văn bản và thƣ điện tử. Soạn thảo và biên tập văn bản hành chính. Soạn thảo và quản lý thư điện tử (email). 120 TÀI LIỆU THAM KHẢO.
131 Tài liệu tiếng Việt. 131 Tài liệu tiếng Anh. 133 MỤC LỤC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÕNG VÀ VĂN PHÕNG ĐỐI NGOẠI. Những vấn đề chung về văn phòng .Chức năng văn phòng.Nhiệm vụ văn phòng .Phân loại văn phòng.
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng. Khái niệm văn phòng đối ngoại. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đối ngoại. 21 CHƢƠNG 2: THƢ KÝ VĂN PHÕNG ĐỐI NGOẠI. Khái niệm và vị trí thƣ ký văn phòng đối ngoại. Khái niệm thư ký văn phòng đối ngoại.
Vị trí thư ký văn phòng đối ngoại. Năng lực của ngƣời thƣ ký văn phòng đối ngoại .Năng lực chuyên môn .Hiểu biết xã hội rộng .Trình độ ngoại ngữ .Quản lý thời gian. Các phẩm chất cần có của ngƣời thƣ ký văn phòng đối ngoại .Phẩm chất chung của người lao động tích cực. Rèn luyện các tính cách và phẩm chất của người thư ký văn phòng 27 2.
Quan hệ ứng xử với lãnh đạo và đồng nghiệp.Quan hệ ứng xử với lãnh đạo .Quan hệ ứng xử với đồng nghiệp. 33 CHƢƠNG 3:KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ THÔNG TIN. Kỹ năng giao tiếp đối ngoại. Xác định hoàn cảnh giao tiếp .Các nguyên tắc giao tiếp đối ngoại .Kỹ năng giao tiếp cơ bản.
Kỹ năng giao tiếp cụ thể của thư ký văn phòng. Kỹ năng thu thập, khai thác và xử lý thông tin. Tìm hiểu nhu cầu thông tin của cơ quan và người lãnh đạo. Xác định nguồn thông tin.
Phương pháp thu thập thông tin. Phương pháp xử lý thông tin. Phương pháp cung cấp thông tin. 55 CHƢƠNG 4:KỸ NĂNG THAM MƢU VÀNGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH.
Kỹ năng tham mƣu. Cách thức và quy trình tham mưu. Yêu cầu và nguyên tắc của tham mưu. Nội dung, phương pháp tham mưu.
Tổ chức công việc. Tổ chức triển khai công việc .Lập chương trình, kế hoạch công tác. Tổ chức sự kiện. Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Chuẩn bị về thủ tục hành chính .Nhóm công việc liên quan đến khách mời tham dự sự kiện. Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện. Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ cho sự kiện.
Phối hợp với các bộ phận khác để chuẩn bị cơ sở vật chất. Kiểm tra lại công việc ở giai đoạn chuẩn bị. Tổ chức các chuyến công tác. Xác định phạm vi và mục đích của chuyến đi.
Xếp lịch cho các chuyến đi công tác. Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi. Giải quyết các công việc cụ thể chuẩn bị cho chuyến đi. 91 CHƢƠNG 5: NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THƢ ĐIỆN TỬ.
Soạn thảo, biên tập văn bản và thƣ điện tử .Soạn thảo và biên tập văn bản hành chính. Soạn thảo và quản lý thư điện tử (email). 120 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 133 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNGVÀ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI 1.
Những vấn đề chung về văn phòng 1. Khái niệm Văn phòng – là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian dài, văn phòng thƣờng đƣợc coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những ngƣời làm việc tại văn phòng chỉ đƣợc coi là “bƣng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu nhƣ văn phòng trƣớc đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những ngƣời mà một lý do nào đó không thể làm đƣợc ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp.
Đó là: văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động c ủa cơ quan, doanh nghiệp; là bộ phận tham mƣu đặc biệt của lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành tổ chức. Chính vì thế quản trị hành chính văn phòng đƣợc coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này.