Nghiệp Vụ Văn Phòng Đối Ngoại: Tìm Hiểu Chức Năng và Kỹ Năng Cần Thiết

Chuyên khảo phân tích Nghiệp vụ văn phòng đối ngoại, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo., phục vụ nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn

• Tác giả: PGS, TS. Nguyễn Ngọc Oanh
• Trường học: Học viện Báo chí và Tuyên truyền
• Chuyên ngành: Quan hệ Quốc tế
• Đề tài: Nghiệp Vụ Văn Phòng Đối Ngoại
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI
• 1.1. Những vấn đề chung về văn phòng
• 1.2. Chức năng văn phòng
• 1.3. Nhiệm vụ văn phòng
• 1.4. Phân loại văn phòng
• 1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng
• 1.6. Khái niệm văn phòng đối ngoại
• 1.7. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đối ngoại
• 2. CHƯƠNG 2: THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI
• 2.1. Khái niệm và vị trí thư ký văn phòng đối ngoại
• 2.2. Năng lực của người thư ký văn phòng đối ngoại
• 2.2.1. Năng lực chuyên môn
• 2.2.2. Hiểu biết xã hội rộng
• 2.2.3. Trình độ ngoại ngữ
• 2.2.4. Quản lý thời gian
• 2.3. Các phẩm chất cần có của người thư ký văn phòng đối ngoại
• 2.3.1. Phẩm chất chung của người lao động tích cực
• 2.3.2. Rèn luyện các tính cách và phẩm chất của người thư ký văn phòng
• 2.4. Quan hệ ứng xử với lãnh đạo và đồng nghiệp
• 2.4.1. Quan hệ ứng xử với lãnh đạo
• 2.4.2. Quan hệ ứng xử với đồng nghiệp
• 3. CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ THÔNG TIN
• 3.1. Kỹ năng giao tiếp đối ngoại
• 3.1.1. Xác định hoàn cảnh giao tiếp
• 3.1.2. Các nguyên tắc giao tiếp đối ngoại
• 3.2. Kỹ năng giao tiếp cơ bản
• 3.3. Kỹ năng giao tiếp cụ thể của thư ký văn phòng
• 3.4. Kỹ năng thu thập, khai thác và xử lý thông tin
• 3.4.1. Tìm hiểu nhu cầu thông tin của cơ quan và người lãnh đạo
• 3.4.2. Xác định nguồn thông tin
• 3.4.3. Phương pháp thu thập thông tin
• 3.4.4. Phương pháp xử lý thông tin
• 3.4.5. Phương pháp cung cấp thông tin
• 4. CHƯƠNG 4: KỸ NĂNG THAM MƯU VÀ NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH
• 4.1. Kỹ năng tham mưu
• 4.1.1. Cách thức và quy trình tham mưu
• 4.1.2. Yêu cầu và nguyên tắc của tham mưu
• 4.1.3. Nội dung, phương pháp tham mưu
• 4.2. Tổ chức công việc
• 4.2.1. Tổ chức triển khai công việc
• 4.2.2. Lập chương trình, kế hoạch công tác
• 4.2.3. Tổ chức sự kiện
• 4.2.3.1. Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện
• 4.2.3.2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
• 4.2.3.3. Chuẩn bị về thủ tục hành chính
• 4.2.3.4. Nhóm công việc liên quan đến khách mời tham dự sự kiện
• 4.2.3.5. Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện
• 4.2.3.6. Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ cho sự kiện
• 4.2.3.7. Kiểm tra lại công việc ở giai đoạn chuẩn bị
• 4.2.4. Tổ chức chuyến đi công tác
• 4.2.4.1. Xác định phạm vi và mục đích của chuyến đi
• 4.2.4.2. Xếp lịch cho các chuyến đi công tác
• 4.2.4.3. Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi
• 4.2.4.4. Giải quyết các công việc cụ thể chuẩn bị cho chuyến đi
• 5. CHƯƠNG 5: NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THƯ ĐIỆN TỬ
• 5.1. Soạn thảo văn bản và thư điện tử
• 5.1.1. Soạn thảo và biên tập văn bản hành chính
• 5.1.2. Soạn thảo và quản lý thư điện tử (email)
• 5.2. Quản lý văn bản hành chính
• 5.3. Văn bản đi
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Nghiệp Vụ Văn Phòng Đối Ngoại Kiến Thức Cần Thiết

Nghiệp vụ văn phòng đối ngoại đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý các hoạt động của tổ chức. Kiến thức về chức năng, nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết giúp nhân viên văn phòng thực hiện tốt công việc của mình. Đặc biệt, trong bối cảnh hội nhập quốc tế, việc nắm vững nghiệp vụ này càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.

1.1. Khái Niệm Nghiệp Vụ Văn Phòng Đối Ngoại

Nghiệp vụ văn phòng đối ngoại là tập hợp các hoạt động hành chính, quản lý thông tin và giao tiếp với các đối tác bên ngoài. Điều này bao gồm việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các bộ phận khác trong tổ chức.

1.2. Vai Trò Của Nhân Viên Văn Phòng Đối Ngoại

Nhân viên văn phòng đối ngoại không chỉ thực hiện các nhiệm vụ hành chính mà còn là cầu nối giữa tổ chức và các đối tác bên ngoài. Họ cần có khả năng giao tiếp tốt và hiểu biết sâu sắc về các quy trình làm việc.

II. Những Thách Thức Trong Nghiệp Vụ Văn Phòng Đối Ngoại

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn phòng đối ngoại, nhân viên thường gặp phải nhiều thách thức. Những thách thức này có thể đến từ việc quản lý thời gian, xử lý thông tin và giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan.

2.1. Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Nhân viên cần biết cách sắp xếp công việc và ưu tiên các nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ công việc.

2.2. Xử Lý Thông Tin Đúng Cách

Việc thu thập và xử lý thông tin chính xác là rất quan trọng. Nhân viên cần có kỹ năng phân tích và tổng hợp thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn.

III. Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Nghiệp Vụ Văn Phòng Đối Ngoại

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố then chốt trong nghiệp vụ văn phòng đối ngoại. Nhân viên cần phải biết cách giao tiếp hiệu quả với các đối tác và đồng nghiệp để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác.

3.1. Nguyên Tắc Giao Tiếp Đối Ngoại

Giao tiếp đối ngoại cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản như tôn trọng, lịch sự và rõ ràng. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác.

3.2. Kỹ Năng Giao Tiếp Cụ Thể Của Thư Ký

Thư ký văn phòng cần có khả năng giao tiếp linh hoạt và hiệu quả, từ việc soạn thảo văn bản đến việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện.

IV. Phương Pháp Tham Mưu Trong Nghiệp Vụ Văn Phòng Đối Ngoại

Tham mưu là một phần quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng đối ngoại. Nhân viên cần biết cách cung cấp thông tin và ý kiến cho lãnh đạo để hỗ trợ quyết định.

4.1. Quy Trình Tham Mưu Hiệu Quả

Quy trình tham mưu bao gồm việc thu thập thông tin, phân tích và đưa ra các khuyến nghị cho lãnh đạo. Điều này đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức sâu rộng và khả năng phân tích tốt.

4.2. Nội Dung Tham Mưu Cần Thiết

Nội dung tham mưu cần phải rõ ràng, cụ thể và có căn cứ. Nhân viên cần biết cách trình bày thông tin một cách logic và thuyết phục.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Nghiệp Vụ Văn Phòng Đối Ngoại

Nghiệp vụ văn phòng đối ngoại không chỉ là lý thuyết mà còn có nhiều ứng dụng thực tiễn trong công việc hàng ngày. Việc áp dụng các kỹ năng và kiến thức vào thực tế sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc.

5.1. Tổ Chức Sự Kiện Thành Công

Tổ chức sự kiện là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên văn phòng đối ngoại. Việc lập kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.

5.2. Quản Lý Dự Án Hiệu Quả

Quản lý dự án đòi hỏi nhân viên phải có khả năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết. Kỹ năng này giúp đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và đạt chất lượng.

VI. Kết Luận Về Nghiệp Vụ Văn Phòng Đối Ngoại

Nghiệp vụ văn phòng đối ngoại là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý tổ chức. Việc trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết sẽ giúp nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.

6.1. Tương Lai Của Nghiệp Vụ Văn Phòng Đối Ngoại

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nghiệp vụ văn phòng đối ngoại sẽ tiếp tục phát triển và thay đổi. Nhân viên cần không ngừng học hỏi và cập nhật kiến thức mới.

6.2. Tầm Quan Trọng Của Đào Tạo Liên Tục

Đào tạo liên tục là cần thiết để nhân viên có thể thích ứng với những thay đổi trong môi trường làm việc. Việc này không chỉ giúp nâng cao kỹ năng mà còn tạo cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

Nội dung chính

TỔNG QUAN HỌC THUẬT VÀ MÔ TẢ NỘI DUNG GIÁO TRÌNH "NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI"

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình "Nghiệp vụ văn phòng đối ngoại" là công trình nghiên cứu khoa học cấp cơ sở năm 2017 của Học viện Báo chí và Tuyên truyền, do PGS. TS. Nguyễn Ngọc Oanh làm chủ nhiệm đề tài và ThS. Nguyễn Thị Thu Hà tham gia biên soạn. Tài liệu này được thiết kế làm giáo trình nội bộ phục vụ giảng dạy học phần cùng tên (mã học phần: QT03584), trực thuộc sự quản lý chuyên môn của Khoa Quan hệ Quốc tế.

+-------------------------------------------------------------------------------+
|                            THÔNG TIN HỌC PHẦN                                 |
+-------------------------------------------------------------------------------+
| - Tên môn học: Nghiệp vụ văn phòng đối ngoại                                  |
| - Mã môn học: QT03584                                                         |
| - Đơn vị phụ trách: Khoa Quan hệ Quốc tế - Học viện Báo chí và Tuyên truyền   |
| - Tác giả: PGS. TS. Nguyễn Ngọc Oanh (Chủ nhiệm), ThS. Nguyễn Thị Thu Hà      |
| - Năm nghiệm thu: 2017                                                        |
| - Tổng thời lượng: 45 tiết (15 giờ lý thuyết, 15 giờ thảo luận, 15 giờ thực hành)|
+-------------------------------------------------------------------------------+

Mục tiêu học tập của giáo trình được xác lập theo chuẩn ba thành phần:

• Kiến thức: Trang bị hệ thống cơ sở lý luận về chức năng, nhiệm vụ của các loại hình văn phòng nói chung và văn phòng đối ngoại nói riêng; phân tích vị trí, vai trò và nghiệp vụ hành chính của chuyên viên, thư ký trong môi trường đối ngoại.
• Kỹ năng: Hình thành năng lực thực thi các quy trình hành chính nghiệp vụ bao gồm: thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tham mưu; soạn thảo văn bản hành chính và quản lý thư điện tử; lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện, chuyến công tác đối ngoại.
• Thái độ: Xây dựng nhận thức nghề nghiệp, ý thức kỷ luật, tính chuẩn mực và tuân thủ các nguyên tắc ứng xử hành chính đối với lãnh đạo và đối tác.

Cấu trúc giáo trình bao gồm 5 chương với tổng thời lượng 45 tiết. Điểm đặc thù của tài liệu là sự khu biệt phạm vi nghiên cứu vào nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, tách biệt với các phân môn đàm phán quốc tế hay lễ tân ngoại giao chuyên biệt.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương và chủ đề chính

Giáo trình phân bổ kiến thức theo tiến trình từ nhận thức tổng quan về thể chế đến năng lực chủ thể và quy trình tác nghiệp chuyên sâu:

Chương 1: Tổng quan về văn phòng & văn phòng đối ngoại (5 tiết)
Chương 2: Chuyên viên / Thư ký văn phòng đối ngoại (5 tiết)
Chương 3: Kỹ năng giao tiếp & nghiệp vụ chuẩn bị thông tin (10 tiết)
Chương 4: Kỹ năng tham mưu & tổ chức hoạt động hành chính (15 tiết)
Chương 5: Nghiệp vụ soạn thảo, quản lý văn bản & thư điện tử (10 tiết)

• Chương 1: Những vấn đề chung về văn phòng và văn phòng đối ngoại (5 tiết - 3 LT, 2 BT): Phân tích khái niệm văn phòng theo nghĩa hẹp (không gian trụ sở) và nghĩa rộng (bộ máy điều hành tổng hợp); phân loại hệ thống văn phòng thành 4 nhóm: văn phòng cơ quan hành chính nhà nước (thẩm quyền chung và thẩm quyền riêng), văn phòng cơ quan hành chính sự nghiệp, văn phòng cấp ủy Đảng, và văn phòng doanh nghiệp. Chương này xác định định nghĩa văn phòng đối ngoại là bộ máy làm việc giúp giải quyết các công việc thuộc phạm vi hoạt động đối ngoại (quản lý dự án quốc tế, tổ chức đoàn ra - đoàn vào, thỏa thuận hợp tác quốc tế).
• Chương 2: Chuyên viên văn phòng đối ngoại (5 tiết - 3 LT, 1 BT, 1 TH): Khái quát 4 vai trò của chuyên viên/thư ký; xác định chuẩn 4 nhóm năng lực (chuyên môn, hiểu biết xã hội, ngoại ngữ, quản lý thời gian); hệ thống hóa 7 nhóm phẩm chất nghề nghiệp (yêu nghề, quảng giao, kín đáo, kỷ luật tự giác, cẩn thận, quyết đoán, làm việc nhóm) và 3 nguyên tắc ứng xử với thủ trưởng (tôn trọng, phục tùng có nguyên tắc, bảo vệ uy tín).
• Chương 3: Kỹ năng giao tiếp và nghiệp vụ chuẩn bị thông tin (10 tiết - 3 LT, 4 BT, 3 TH): Trình bày kỹ thuật xác định hoàn cảnh và nguyên tắc giao tiếp đối ngoại; thiết lập quy trình nghiệp vụ thông tin qua 5 bước: tìm hiểu nhu cầu, xác định nguồn, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản lý.
• Chương 4: Kỹ năng tham mưu và nghiệp vụ tổ chức các hoạt động hành chính (15 tiết - 3 LT, 5 BT, 6 TH): Đi sâu vào quy trình tham mưu hành chính; kỹ thuật lập chương trình công tác; quy trình 8 bước tổ chức sự kiện đối ngoại (từ lập ngân sách, thủ tục hành chính, danh sách khách mời, địa điểm đến tài liệu); quy trình 4 bước tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo.
• Chương 5: Nghiệp vụ soạn thảo, quản lý văn bản và thư điện tử (10 tiết - 3 LT, 3 BT, 4 TH): Chuẩn hóa thể thức văn bản hành chính; quy tắc soạn thảo và biên tập văn bản; kỹ thuật trao đổi và lưu trữ thư điện tử (email) trong môi trường công sở hiện đại.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình tích hợp lý thuyết từ nhiều nguồn tư liệu quản trị hành chính học:

• Học thuyết quản trị hành chính văn phòng: Trích dẫn các công trình của Vũ Thị Phụng (2000, 2007) và Khoa Văn bản & Công nghệ hành chính - Học viện Hành chính Quốc gia (2002) nhằm xác lập 4 chức năng văn phòng: tổng hợp - tham mưu, giúp việc điều hành, hậu cần, và hỗ trợ sản xuất kinh doanh.
• Mô hình tổ chức không gian và công thái học (Ergonomics): Tiếp cận nghiên cứu của Trương Hoàng Hoa Duyên (2014) về việc tối ưu hóa mặt bằng văn phòng mở (diện tích 60 - 80 m² cho 20 vị trí làm việc) và cải tiến trang thiết bị làm việc dạng module chữ L, chữ U.
• Khái niệm hình thái văn phòng mới: Tích hợp nghiên cứu của TS. Nguyễn Thị Ngọc An (2012) về mô hình "văn phòng ảo", "văn phòng trực tuyến" trong bối cảnh thương mại điện tử và tin học hóa quản lý.

                    HỆ THỐNG KIẾN THỨC NỀN TẢNG

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật: Soạn thảo văn bản theo quy định thể thức hiện hành; đánh máy tốc độ cao (chuẩn 100 - 120 từ/phút); vận hành trang thiết bị viễn thông, mạng nội bộ và hệ thống thư điện tử.
• Kỹ năng phân tích và tổng hợp: Phân tích nhu cầu thông tin của lãnh đạo; kiểm tra, đánh giá dữ liệu đa nguồn; tổng hợp báo cáo định kỳ và báo cáo chuyên đề phục vụ ra quyết định.
• Kỹ năng tác nghiệp thực tế: Lập kế hoạch tài chính và bảng danh mục hoạt động cho hội thảo quốc tế; điều phối hậu cần, sắp xếp lịch trình và thủ tục xuất nhập cảnh cho các đoàn công tác.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình thiết lập khung phân bổ thời lượng đồng đều giữa lý thuyết và ứng dụng: 15 tiết giảng dạy lý thuyết trên lớp, 15 tiết bài tập/thảo luận và 15 tiết thực hành trực tiếp. Tiến trình sư phạm được tổ chức qua 9 buổi học cụ thể:

+-------+-----------------------------+-------------------------------------------------------+
| Buổi  | Nội dung chương trình       | Hoạt động dạy - học & Yêu cầu công việc               |
+-------+-----------------------------+-------------------------------------------------------+
| 1     | Bài mở đầu                  | Giới thiệu đề cương, thảo luận tố chất chuyên viên    |
| 2     | Chương 2 (Chuyên viên)      | Giảng lý thuyết, thảo luận môi trường & nhiệm vụ      |
| 3 - 4 | Chương 3 (Thông tin & GT)   | Thực hành tình huống theo nhóm trên máy tính cá nhân  |
| 5 - 6 | Chương 4 (Tham mưu & Sự kiện)| Bài tập mô phỏng quy trình lập kế hoạch sự kiện/chuyến đi|
| 7 - 8 | Chương 5 (Văn bản & Email)  | Soạn thảo, biên tập văn bản hành chính & thư điện tử  |
| 9     | Ôn tập & Báo cáo            | Thuyết trình bài tập nhóm, tổng kết học phần          |
+-------+-----------------------------+-------------------------------------------------------+

           CƠ CẤU PHÂN BỔ ĐIỂM ĐÁNH GIÁ HỌC PHẦN

Phương pháp học tập đòi hỏi người học chuẩn bị tài liệu đọc trước mỗi buổi học theo bảng quy định trang của giáo trình; trang bị máy tính xách tay để xử lý trực tiếp các tình huống mô phỏng nghiệp vụ thu thập thông tin, lập kế hoạch sự kiện và soạn thảo văn thư.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

• Cập nhật hình thái văn phòng đương đại: Khác với các tài liệu thuần túy hành chính truyền thống, giáo trình bổ sung các khái niệm về "văn phòng ảo" (virtual office) và "văn phòng trực tuyến", phản ánh sự thay đổi phương thức giao dịch văn phòng dưới tác động của công nghệ thông tin và Điều 35 Luật Doanh nghiệp.
• Ứng dụng khoa học liên ngành: Tích hợp kiến thức công thái học (Ergonomics) vào công tác bố trí cảnh quan, sắp xếp mặt bằng làm việc mở nhằm tối ưu hóa năng suất lao động và giảm thiểu tải trọng thể chất cho nhân viên.
• Xác định giới hạn nghiên cứu chuẩn mực: Giáo trình tách bạch rõ ràng giữa nghiệp vụ hành chính - thư ký văn phòng đối ngoại với các nghiệp vụ ngoại giao chuyên sâu (như đàm phán điều ước quốc tế, xúc tiến đầu tư), đảm bảo tính tập trung cho chương trình đào tạo cử nhân ngành Quan hệ Quốc tế.
• Cơ sở dữ liệu dẫn chứng phong phú: Hệ thống hóa các mô hình tổ chức thực tế từ cơ quan trung ương đến địa phương (Vụ Hợp tác quốc tế, Sở Ngoại vụ, Văn phòng Đảng ủy, Văn phòng Tập đoàn kinh tế) làm ngữ cảnh nghiên cứu.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên chuyên ngành: Sinh viên năm thứ 2 hoặc năm thứ 3 thuộc các ngành Quan hệ Quốc tế, Truyền thông Quốc tế, Báo chí Quốc tế và Quản trị Văn phòng cần tích lũy học phần nghiệp vụ hành chính đối ngoại.
• Điều kiện tiên quyết: Người học cần có kiến thức cơ sở về quan hệ quốc tế, kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng căn bản và trình độ ngoại ngữ nhất định để phục vụ các bài tập xử lý tài liệu dịch thuật và thư tín quốc tế.
• Giảng viên và nhà nghiên cứu: Dùng làm tài liệu giảng dạy chính khóa, định hướng xây dựng hệ thống bài tập tình huống và tiêu chí đánh giá nghiệp vụ văn phòng.
• Chuyên viên thực hành: Chuyên viên, thư ký, trợ lý đang công tác tại các ban hợp tác quốc tế của trường đại học, bệnh viện, tổ chức phi chính phủ và các doanh nghiệp có hoạt động đối ngoại sử dụng làm tài liệu quy chuẩn quy trình công tác.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Tài liệu phục vụ sinh viên khối ngành Quan hệ Quốc tế, Thông tin đối ngoại, Quản trị văn phòng bậc đại học và các cán bộ, thư ký, trợ lý đang đảm nhận công tác hành chính tại các bộ phận đối ngoại của các tổ chức.

2. Cần kiến thức nền nào để học?

Người học cần nắm được kiến thức đại cương về khoa học quản lý, lý luận quan hệ quốc tế, kỹ năng tin học văn phòng cơ bản và khả năng sử dụng ngoại ngữ (đọc - hiểu, biên dịch văn bản).

3. Điểm khác biệt với giáo trình văn phòng hành chính thông thường là gì?

Giáo trình tập trung vào các đặc thù công tác đối ngoại như: quản lý dự án có vốn đầu tư nước ngoài, quy trình tổ chức hội thảo quốc tế, công tác tổ chức đoàn ra - đoàn vào, quản lý chuyến công tác nước ngoài của lãnh đạo và xử lý thư điện tử đối ngoại.

4. Làm sao để tự học hiệu quả?

Người học cần kết hợp đọc nội dung lý thuyết với việc thực hành trên máy tính xách tay theo các biểu mẫu quy định trong giáo trình (bảng danh mục hoạt động sự kiện, bảng kế hoạch chuyến công tác, lưu đồ luân chuyển thông tin).

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo giáo trình?

Giáo trình sử dụng hệ thống tài liệu bắt buộc và tham khảo gồm:

• Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB ĐHQGHN (2000, 2007).
• Học viện Hành chính Quốc gia: Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức (2002).
• Viện Nghiên cứu Đào tạo và Quản lý: Phương pháp và kỹ năng tổ chức Hội nghị, hội thảo, NXB Lao động Xã hội (2005).
• Mai Hữu Khuê (Chủ biên): Kỹ năng giao tiếp trong hành chính, NXB Lao động (1997).
• Mai Thị Phòng, Nguyễn Đình Sơn: Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại, Học viện Quan hệ Quốc tế (2005).

---

Kết luận

Giáo trình "Nghiệp vụ văn phòng đối ngoại" (mã học phần: QT03584) của PGS. TS. Nguyễn Ngọc Oanh và ThS. Nguyễn Thị Thu Hà cung cấp hệ thống lý luận hành chính học gắn liền với đặc thù nghiệp vụ đối ngoại. Lộ trình học tập 45 tiết giúp người học xây dựng nền tảng từ chức năng thể chế, phẩm chất chuyên viên đến các kỹ năng tác nghiệp cụ thể về thông tin, tổ chức sự kiện và quản lý văn thư. Đây là tài liệu phục vụ hiệu quả công tác giảng dạy và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên thuộc khối ngành đối ngoại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

mở đầu 1. Giảng SV đọc Sinh viên đọc 1 - Giới thiệu đề viên giảng lý TLTK 1 trƣớc bài đọc cƣơng môn học, tài thuyết trang 11-12 theo Quy định liệu môn học 2. Sinh cần có - Mối liên hệ viên thảo luận của SV học ngành 3. Bài tập Quan hệ quốc tế và tại lớp: Theo học môn Nghiệp vụ bạn, các tố chất văn phòng đối ngoại của một chuyên viên văn phòng là gì Bài 2 Chƣơng 2 1.

Giảng SV đọc giáo Sinh viên đọc viên giảng lý trình trang trƣớc bài đọc thuyết 24-135 theo quy định 2. Sinh viên thảo luận để nắm đƣợc: - Hiểu rõ nơi làm việc - Hiểu rõ tính chất công việc - Hiểu rõ nhiệm vụ cần làm Bài Chƣơng 3 Sinh viên thực Sinh viên Sinh viên đọc 3,4 hành bài tập mang theo trƣớc bài đọc cho các kỹ laptop và làm theo quy định năng: bài tập tình - Thu thập và huống theo xử lý thông tin nhóm - Kỹ năng giao tiếp Bài Chƣơng 4 Sinh viên thực Sinh viên Sinh viên đọc 5,6 hành bài tập mang theo trƣớc bài đọc cho các kỹ laptop và làm theo quy định năng: bài tập tình huống theo nhóm Bài Chƣơng 5 Sinh viên thực Sinh viên Sinh viên đọc 7,8 hành bài tập mang theo trƣớc bài đọc cho các kỹ laptop và làm theo quy định năng: bài tập tình - Thu thập và huống theo xử lý thông tin nhóm - Kỹ năng giao tiếp Buổi Ôn tập, tổng kết Sv trình bày 9 bài tập nhóm 6. TÀI LIỆU THAM KHẢO * Tài liệu bắt buộc - Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ thư ký văn phòng (Giáo trình). Nhà xuất bản (NXB) Đại học Quốc gia Hà Nội, 2000, tái bản 2003, 2007 - Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính (Học viện Hành chính Quốc gia): Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức.

Hà Nội, 2002 - Viện Nghiên cứu và Đào tạo và Quản lý: Phương pháp và kỹ năng tổ chức Hội nghị, hội thảo. NXB Lao động Xã hội, H, 2005. Mai Hữu Khuê (chủ biên): Kỹ năng giao tiếp trong hành chính. NXB Lao động, H, 1997.

- Vƣơng Hoàng Tuấn : Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng. NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh, 2000. * Tài liệu tham khảo - Chu Tôn- Hoàng Quý: Cách cư xử của thủ trưởng với nhân viên (bản dịch). NXB Thanh niên, H, 2000 - Chu Tôn- Hoàng Quý: Cách cư xử của nhân viênvới thủ trưởng (bản dịch).

NXB Thanh niên, H, 2000. - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn: Quản trị văn phòng- Lý luận và thực tiễn (Kỷ yếu hội thảo khoa học). NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005. - Học viện hành chính quốc gia: Thuật ngữ hành chính.

PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ Loại hình Hình thức Trọng số điểm Đánh giá ý thức Bài kiểm tra ngắn, thảo luận trên lớp… 0,1 Đánh giá định kỳ Bài tập, bài kiểm tra… 0,3 Thi hết học phần Viết 0,6 DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ ĐỀ CƢƠNG HỌC PHẦN. 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN PHÒNG. Những vấn đề chung về văn phòng. Chức năng văn phòng.

Nhiệm vụ văn phòng. Phân loại văn phòng. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng. Khái niệm văn phòng đối ngoại.

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đối ngoại. 23 CHUYÊN VIÊN VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI. Khái niệm và vị trí chuyên viên văn phòng đối ngoại. Khái niệm chuyên viên văn phòng đối ngoại.

Vị trí chuyên viên văn phòng đối ngoại. Năng lực của chuyên viên văn phòng đối ngoại. Năng lực chuyên môn. Hiểu biết xã hội rộng.

Trình độ ngoại ngữ. Quản lý thời gian. Các phẩm chất cần có của chuyên viên văn phòng đối ngoại. Phẩm chất chung.

Rèn luyện các tính cách và phẩm chất của người chuyên viên văn phòng. Quan hệ ứng xử với lãnh đạo và đồng nghiệp. Quan hệ ứng xử với lãnh đạo. Quan hệ ứng xử với đồng nghiệp.

35 KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ THÔNG TIN. Kỹ năng giao tiếp đối ngoại. Xác định hoàn cảnh giao tiếp. Các nguyên tắc giao tiếp đối ngoại.

Kỹ năng giao tiếp cơ bản. Kỹ năng giao tiếp cụ thể của thư ký văn phòng. Kỹ năng thu thập, khai thác và xử lý thông tin. Tìm hiểu nhu cầu thông tin của cơ quan và người lãnh đạo.

Sơ đồ mô tả nhu cầu thông tin. Xác định nguồn thông tin. Phương pháp thu thập thông tin. Phương pháp xử lý thông tin.

Phương pháp cung cấp thông tin. 57 KỸ NĂNG THAM MƢU VÀ. 57 NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH. Kỹ năng tham mƣu.

Cách thức và quy trình tham mưu. Yêu cầu và nguyên tắc của tham mưu. Nội dung, phương pháp tham mưu. Tổ chức công việc.

Quy trình tổ chức công việc. Sơ đồ mô tả phân loại mức độ công việc .1: Danh mục hồ sơ tham khảo dành cho nhân viên văn phòng. Lƣu đồ thông tin tham khảo. Lập chương trình, kế hoạch công tác.

Tổ chức sự kiện. Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Ví dụ về bảng danh mu ̣c các hoa ̣t đô ̣ng trong sƣ ̣ kiêṇ.

Chuẩn bị về thủ tục hành chính. Nhóm công việc liên quan đến khách mời tham dự sự kiện. Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện. Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ cho sự kiện.

Phối hợp với các bộ phận khác để chuẩn bị cơ sở vật chất. Kiểm tra lại công việc ở giai đoạn chuẩn bị. Tổ chức chuyến công tác. Xác định phạm vi và mục đích của chuyến đi.

Xếp lịch cho các chuyến đi công tác. Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi. Giải quyết các công việc cụ thể chuẩn bị cho chuyến đi. 97 NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THƢ ĐIỆN TỬ.

Soạn thảo, biên tập văn bản và thƣ điện tử. Soạn thảo và biên tập văn bản hành chính. Soạn thảo và quản lý thư điện tử (email). 120 TÀI LIỆU THAM KHẢO.

131 Tài liệu tiếng Việt. 131 Tài liệu tiếng Anh. 133 MỤC LỤC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÕNG VÀ VĂN PHÕNG ĐỐI NGOẠI. Những vấn đề chung về văn phòng .Chức năng văn phòng.Nhiệm vụ văn phòng .Phân loại văn phòng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng. Khái niệm văn phòng đối ngoại. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đối ngoại. 21 CHƢƠNG 2: THƢ KÝ VĂN PHÕNG ĐỐI NGOẠI. Khái niệm và vị trí thƣ ký văn phòng đối ngoại. Khái niệm thư ký văn phòng đối ngoại.

Vị trí thư ký văn phòng đối ngoại. Năng lực của ngƣời thƣ ký văn phòng đối ngoại .Năng lực chuyên môn .Hiểu biết xã hội rộng .Trình độ ngoại ngữ .Quản lý thời gian. Các phẩm chất cần có của ngƣời thƣ ký văn phòng đối ngoại .Phẩm chất chung của người lao động tích cực. Rèn luyện các tính cách và phẩm chất của người thư ký văn phòng 27 2.

Quan hệ ứng xử với lãnh đạo và đồng nghiệp.Quan hệ ứng xử với lãnh đạo .Quan hệ ứng xử với đồng nghiệp. 33 CHƢƠNG 3:KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ THÔNG TIN. Kỹ năng giao tiếp đối ngoại. Xác định hoàn cảnh giao tiếp .Các nguyên tắc giao tiếp đối ngoại .Kỹ năng giao tiếp cơ bản.

Kỹ năng giao tiếp cụ thể của thư ký văn phòng. Kỹ năng thu thập, khai thác và xử lý thông tin. Tìm hiểu nhu cầu thông tin của cơ quan và người lãnh đạo. Xác định nguồn thông tin.

Phương pháp thu thập thông tin. Phương pháp xử lý thông tin. Phương pháp cung cấp thông tin. 55 CHƢƠNG 4:KỸ NĂNG THAM MƢU VÀNGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH.

Kỹ năng tham mƣu. Cách thức và quy trình tham mưu. Yêu cầu và nguyên tắc của tham mưu. Nội dung, phương pháp tham mưu.

Tổ chức công việc. Tổ chức triển khai công việc .Lập chương trình, kế hoạch công tác. Tổ chức sự kiện. Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện.

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Chuẩn bị về thủ tục hành chính .Nhóm công việc liên quan đến khách mời tham dự sự kiện. Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện. Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ cho sự kiện.

Phối hợp với các bộ phận khác để chuẩn bị cơ sở vật chất. Kiểm tra lại công việc ở giai đoạn chuẩn bị. Tổ chức các chuyến công tác. Xác định phạm vi và mục đích của chuyến đi.

Xếp lịch cho các chuyến đi công tác. Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi. Giải quyết các công việc cụ thể chuẩn bị cho chuyến đi. 91 CHƢƠNG 5: NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THƢ ĐIỆN TỬ.

Soạn thảo, biên tập văn bản và thƣ điện tử .Soạn thảo và biên tập văn bản hành chính. Soạn thảo và quản lý thư điện tử (email). 120 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 133 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNGVÀ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI 1.

Những vấn đề chung về văn phòng 1. Khái niệm Văn phòng – là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian dài, văn phòng thƣờng đƣợc coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những ngƣời làm việc tại văn phòng chỉ đƣợc coi là “bƣng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu nhƣ văn phòng trƣớc đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những ngƣời mà một lý do nào đó không thể làm đƣợc ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp.

Đó là: văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động c ủa cơ quan, doanh nghiệp; là bộ phận tham mƣu đặc biệt của lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành tổ chức. Chính vì thế quản trị hành chính văn phòng đƣợc coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này.