Chƣơng 4: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã chƣơng MH29-04 * Giới thiệu Để có một văn bản chỉnh chu có hiệu lực thi hành thì ngƣời soạn có sự chuẩn bị thông tin biên soạn, thu thập thông tin và lên đề cƣơng soạn văn bản. Sau đó chỉnh sửa đúng tính pháp lý của văn bản, và trình ký ban hành theo đúng thể thức, quy cách để văn bản có hiệu lực cho các đơn vị thực hiện. Mọi thứ trong quá trình chuẩn bị và soạn thảo đều phải đƣợc đảm bảo theo quy trình, và có ngƣời có thẩm quyền ký duyệt * Mục tiêu - Kiến thức: trình bày đƣợc về quy trình xây dựng và ban hành văn bản - Kỹ năng: xây dựng quy trình và ban hành văn bản - Năng lực tự chủ và trách nhiệm: có tinh thần tự học và làm việc nhóm tốt, tự sắp sếp hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao. * Nội dung chính 1.
Công tác chuẩn bị 1. Xác định vấn đề và mục tiêu: Để đảm bảo cho văn bản đƣợc ban hành đúng và có chất lƣợng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. - Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc ngƣời có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. - Đơn vị hoặc cá nhân đƣợc giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
- Đối với văn bản điện tử, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. - Trƣờng hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, ngƣời có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn 47 bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. - Cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu đơn vị và trƣớc pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao. Chọn loại hình thức văn bản Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thƣ công.
Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng và đảm bảo cho văn bản đƣợc ban hành đúng thể thức. Thể thức đƣợc nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và đƣợc sử dụng thuận lợi trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của ngƣời có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản đƣợc gửi đến (nơi nhận), v.
Thu thập thông tin: Các thông tin đƣợc sử dụng đƣa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác. Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp vì nếu thụât ngữ và văn phong không đƣợc lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Trong hoạt động công vụ, thu thập thông tin là việc tập hợp các nguồn thông tin phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của công chức.
Tuy nhiên, việc thu thập thông tin trong hoạt động công vụ cần lƣu ý tới những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề/nội dung liên quan cần nghiên cứu, đánh giá. Do 48 vậy, việc thu thập thông tin phải chú ý tới mục đích của công việc để có hƣớng thu thập những thông tin tổng hợp và những thông tin cụ thể có thể kết nối đƣợc với nhau minh họa cho những nhận định quan trọng mà yêu cầu công việc đặt ra. Việc thu thập thông tin phải pải xác định rõ ràng thông tin cần thu thập; phân công rõ ràng ngƣời chịu trách nhiệm thu thập, duy trì tính trọn vẹn của thông tin, đồng thời, phải tính toán đƣợc lợi ích – chi phí cẩn thận đối với mỗi trƣờng hợp để chọn ra những phƣơng thức quản lý chi phí hiệu quả, nhất là các giai đoạn khác nhau của thu thập và quản lý thông tin. Theo đó, các yêu cầu cơ bản đối với việc thu thập thông tin nhƣ sau: Thông tin phải chính xác Thông tin cần phản ánh một cách khách quan, trung thực tình hình hoạt động của tổ chức.
Tính chính xác của thông tin trƣớc hết nói lên mức độ xấp xỉ của nó so với nguyên bản mà nó biểu hiện. Điều đó đòi hỏi việc thu thập và chỉnh lý thông tin phải cụ thể, rõ ràng làm căn cứ cho việc ra quyết định. Thông tin phải kịp thời Thông tin kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin, nhanh chóng gia công, điều chỉnh và truyền thông tin. Giá trị của thông tin thƣờng trực tiếp gắn với thời gian cung cấp thông tin.
Tính kịp thời của thông tin đƣợc quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề (cung cấp thông tin quá sớm sẽ không có mục đích, vì vấn đề chƣa chín muồi và tình hình thay đổi sẽ làm cho thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin quá muộn dấn đến việc ra quyết định không kịp thời). Mâu thuẫn giữa tính chính xác và tính kịp thời cần đƣợc khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho ngƣời làm công tác thông tin. Thông tin phải đầy đủ, toàn diện Thông tin đầy đủ đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để có thể ra quyết định quản lý có cơ sở khoa học và tác động hữu hiệu đến đối tƣợng quản lý. Tính toàn diện của thông tin bảo đảm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tƣợng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, để điều chỉnh sự hoạt động của mình cho phù hợp với tình huống cụ thể.
Thông tin phải cô đọng, dễ hiểu 49 Thông tin cô đọng, dễ hiểu đòi hỏi phải sắp xếp, tóm tắt, chỉnh lý trình bày những nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp của thông tin trong những lập luận rõ ràng, súc tích dễ hiểu. Tính cô đọng, dễ hiểu phải thống nhất với nhau, nhƣng không mâu thuẫn nhau, vì tính cô đọng đòi hỏi sự súc tích, còn tính dễ hiểu thì lại đòi hỏi phải phân tích, giải thích, lập luận rõ ràng. Tính cô đọng, dễ hiểu đòi hỏi thông tin cần có tính đơn nghĩa, tránh cách hiểu khác nhau, vì vậy nội dung của các khái niệm và thuật ngữ cần phải đƣợc thống nhất hóa, chính xác hóa. Thông tin phải đảm bảo tính kinh tế Tính kinh tế đòi hỏi thông tin phải giúp ích cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra của tổ chức bằng chi phí nhỏ nhất, hiệu quả nhất.
Điều đó yêu cầu việc cung cấp thông tin phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, thiết thực, thông tin phải mới và cần thiết cho ngƣời sử dụng để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao với chất lƣợng và hiệu quả cao. Thông tin phải đảm bảo tính bảo mật theo yêu cầu quản lý Đây là một yêu cầu quan trọng đối với thông tin trong quản lý hành chính nhà nƣớc mà các cán bộ, công chức cần rất lƣu tâm. Tùy theo yêu cầu công việc, nếu hoạt động có liên quan đến bí mật nhà nƣớc thì cần đảm bảo tính bảo mật của thông tin thu thập đƣợc. Trong lĩnh vực tài chính, căn cứ vào quy định Danh mục Bí mật ngành tài chính để thực hiện.
Công tác soạn thảo 2. Lập dàn ý, viết đề cƣơng: Để lập dàn ý viết đề cƣơng cần làm các công việc sau: + Tìm hiểu và nắm bắt đƣợc ý đồ của các cơ quan có thẩm quyền ban hành, lãnh hội đƣợc chủ trƣơng của lãnh đạo để có cơ sở xác định đƣợc mục đích và yêu cầu cần đạt đƣợc của văn bản sẽ ban hành. + Tập hợp, rà soát các văn bản chủ đạo của Đảng có liên quan đến văn bản dự kiến biên soạn. + Tập hợp hoá các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành quy định về các mối quan hệ xã hội mà văn bản sắp ban hành sẽ điều chỉnh để có đƣợc cơ sở cho văn bản đó trở thành một bộ phận cấu thành tƣơng ứng của hệ thống pháp luật.
Giúp 50 cho văn bản sắp ban hành có thể khắc phục tình trạng lỗi thời, mâu thuẫn và những lỗ hổng của hệ thống pháp luật. + Khảo sát và điều tra xã hội nhằm nắm bắt đƣợc nhu cầu của đời sống xã hội liên quan đến lĩnh vực dự định điều chỉnh. Từ đó văn bản sắp ban hành có thể phù hợp với những yêu cầu của đời sống, có hình thức dễ hiểu, tiện lợi cho việc sử dụng, có khả năng thực thi và mang lại hiệu quả điều chỉnh tốt. Công đoạn này còn giúp tạo ra những văn bản cụ thể với những thông tin cụ thể và chính xác, do đó có ý nghĩa thiết thực trong thực tiễn.
+ Trong trƣờng hợp cần thiết, cần thu thập kinh nghiệm tham khảo quy định của nƣớc ngoài để vận dụng sao cho phù hợp với điều kiện và truyền thống của Việt Nam. + Định hƣớng lập dàn ý, đề cƣơng của văn bản: Văn bản đƣợc ban hành làm phát sinh hệ quả nào trong xã hội. Những vấn đề nào thuộc lĩnh vực đƣợc đề cập, điều chỉnh có thể có ý kiến, quan niệm chƣa thống nhất. Những điểm mới, khái niệm, thuật ngữ cần xác định rõ.