CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ERP LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1 Giới thiệu khái quát về ERP 1.1 ERP là gì? Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, nghiên cứu này nêu ra cách đơn giản nhất để có thể hình dung về ERP. Theo tạp chí khoa học (T2-2007): “ERP-Hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp (Enterprise Resources Planning) là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên, của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp”. ERP chuẩn giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị.) và tài lực (tài chính).
Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Trên thực tế khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP, ví dụ phân hệ CRM (quản trị mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất.) nên nếu phân hệ này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng hợp lý.
Tương tự, các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về phân hệ “Quản lý cổ phần và cổ đông” và phân hệ này có mối quan hệ chặt chẽ với phân hệ kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu hiểu ERP trên khía cạnh phần mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì phân hệ này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP. Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý và với mỗi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -3- ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp kiến trúc phân hệ của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.
Điểm khác biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành, hệ thống phân phối, điều hành sản xuất, .) là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các phân hệ của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các phân hệ này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường.
ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình như sau: Tài chính kế toán (FIN): Phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP, phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ con: sổ cái (GL), công nợ phải thu (AR), công nợ phải trả (AP), tài sản cố định (FA), quản lý tiền mặt (CASH), danh mục đầu tư, v. Mua hàng (PO): Phân hệ mua hàng quản lý hợp đồng mua hàng, theo dõi năng lực tồn kho, cảnh báo tồn kho an toàn, lập đơn hàng mua.… Bán hàng (OM): Phân hệ bán hàng quản lý hợp đồng bán hàng, lập bảng giá, lập đơn hàng bán, quản lý hạn mức tín dụng khách hàng… Hàng tồn kho (INV): Phân hệ kho quản lý hệ thống kho bãi, hệ thống quy đổi đơn vị tính, quản lý nhập xuất tồn kho, kiểm kê kho… Sản xuất (MFG): Phân hệ sản xuất quản lý quy trình sản xuất, tính giá thành trong sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công thức sản phẩm…. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Mô hình hệ thống ERP cơ bản. Hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ. Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
Cuối cùng, ERP cũng là một dự án rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp sẽ đem lại lợi ích rất lớn. Theo công trình nghiên cứu 63 công ty của hãng nghiên cứu thị trường Meta Group đã cho thấy phải mất 8 tháng sau khi vận hành hệ thống mới thấy được lợi ích của ERP và hàng năm tiết kiệm thu được từ hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàng tiềm LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp như: Phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên mạng; điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án; theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản; xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống .2 Quá trình hình thành và phát triển ERP Khái niệm ERP đã có từ những năm 60. ERP đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp. Mô hình phát triển ERP như sau: Số lượng đặt Lượng tồn Danh sách Quản lý lệnh 1950’s hàng kinh tế kho an toàn nguyên liệu sản xuất Hoạch định nhu 1965 cầu nguyên vật liệu Thêm các Hoạch định 1975 chức năng nguồn lực sản xuất Phát triển Quản trị doanh 1990 công nghệ nghiệp tích hợp Quản lý tổng Quản trị nguồn 2000 hợp lực doanh nghiệp Hình 1.
Quá trình phát triển của hệ thống ERP "Nguồn: Travis Anderegg (2000)” LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -6- Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Material Requyements Planning (MRP thập niên 60). Vào thập niên 1950 bắt đầu xuất hiện khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản của quá trình quản lí sản xuất bao gồm: ÷ Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) ÷ Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock) ÷ Danh sách nguyên liệu (Bill of Materials-BOMP) ÷ Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders) Vào giữa thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu, mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như: ÷ Sản xuất cái gì? ÷ Cần nguyên vật liệu gì? ÷ Khi nào cần và mua nó như thế nào? ÷ Quản lý ra làm sao? ÷ Hiện nay đã có trong tay những gì? ÷ Những gì cần phải có nữa để sản xuất? ÷ Tăng tối đa hiệu suất sử dụng tài sản. Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch. Sau đó, nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.
Giai đoạn 2: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII thập niên 70) Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả trực tiếp tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của doanh nghiệp, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng. Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -7- thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng… Giai đoạn 3: Quản trị doanh nghiệp tích hợp - Enterprise Resource Planning (ERP thập niên 90). Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban. Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn.
Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia…Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ: ÷ Tài chính kế toán ÷ Mua hàng ÷ Bán hàng ÷ Quản lý nguyên vật liệu ÷ Bảo trì trang thiết bị ÷ Quản lý chất lượng ÷ Quản lý dự án ÷ Quản lý nguồn nhân lực ÷ Điều hành sản xuất,… Giai đoạn 4: Quản trị nguồn lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Management (ERM thế kỷ 21). Tại thời điểm này chưa có một định nghĩa nào về ERM được công nhận là chuẩn mực.