Chương 1- CẤU TRÚC ERP VÀ CÁC CHIẾN LƯỢC 1. Tổng quan về ERP Từ những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên câu trúc khách – chủ sử dụng máy tính PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhường chỗ cho một họ phần mềm mới là ERP. ERP không chỉ giới hạn trong quản lí sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ thống hậu cần và quản trị hệ thống bán hàng. ERP (Enterprise Resource Planning – kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất.
Đây là một phương tiện hiện đại, sử dụng CNTT để quản lí tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) của một tổ chức. Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tùy thụôc vào yêu cầu của nhà quản lý. Khi mua một sản phẩm ERP-System bạn đã cùng một lúc nhận được cả 3 thứ: 1. Chương trình phần mềm, 3.
Phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của một môi trường bên ngoài. Trên thế giới hiện nay có rất nhiều công ty triển khai giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
Thực tế bản thân phần mềm ERP không có tiến trình nghiệp vụ nhưng nó cung cấp khả năng cấu hình để tạo ra các quy trình nghiệp vụ (bussiness process) – là một tập hợp của các hành động nhận một hoặc nhiều dữ liệu đầu vào (input) và tạo ra kết quả đầu ra (output) có giá trị tới người sử dụng (có thể là khách hàng hoặc nhân viên trong tổ chức có tác động đến các quy trình). Các kết quả tiến trình nghiệp vụ này sẽ được đưa ra để vận hành hoạt động doanh nghiệp. Điểm khác biệt giữa phần mềm ERP so với các phần mềm khác chính là mức độ tích hợp (intergration). Chính khả năng tích hợp là một điểm đột phá của ERP.
Trước ERP các phần mềm nhỏ lẻ phát triển rầm rộ và được ứng dụng trong các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một phần mềm kế toán, một cái cho kho, một để design product, một cái cho HR…Sau một thời gian người ta phát hiện ra điểm hạn chế của việc sử dụng phần mềm nhỏ lẻ chính là mức độ tích hợp giữa các phòng ban. Ví dụ khi có 2 hệ thống phần mềm thì cần có một giao diện kết nối (interface) để cho 2 phần mềm ‘nói chuyện’ được với nhau. Nếu có thêm một phần mềm lại phải tăng thêm interface…mức độ phức tạp sẽ tăng lên.
Giới chuyên môn gọi đây là spaghety vì interface rối như mì spaghety. Để giải quyết vấn đề này người ta - 11 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nghĩ ra dùng một module để làm lõi (core), từ module này kết nối đến các phần khác. Giới chuyên môn gọi là Sun model là core của phần mềm ERP góp phần làm giảm bớt interface kết nối làm đơn giản hóa mọi việc. Như vậy, ERP hiểu theo nghĩa hẹp là một phần mềm tổng hợp giúp doanh nghiệp quản lí tổng thể bao gồm nhiều mảng: AIS, HRM, CRM, MRP, SCM… Hiểu theo nghĩa rộng thì ERP là một giải pháp quản trị toàn diện nhưng dùng công nghệ thông tin làm nền tảng.
Do vậy khi ứng dụng ERP không có nghĩa là dùng một phần mềm mà là ứng dụng một hệ thống quản lí để có thể sử dụng nhiều hơn sức mạnh của công nghệ thông tin. Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp khai thác thông tin: đầy đủ, kịp thời, chính xác và linh hoạt. Cấu trúc ERP trong quản trị doanh nghiệp 1. Cấu trúc chung Đặc trưng của một phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module)[1].
Phần mềm có cấu trúc phân hệ là tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng được kết nối với nhau tự động để chia sẻ thông tin nhằm tạo ra một hệ thống hoàn chỉnh , mạnh hơn. Theo tài liệu chính thức của CIBRES (Certified Implementer of ERP- chứng chỉ chuyên viên triển khai hệ thống ERP), một trong những chứng chỉ quốc tế quan trọng nhất đối với chuyên viên tư vấn ERP, một ERP tiêu chuẩn sẽ gồm những thành phần sau: − Kế toán tài chính (các phân hệ của kế toán tài chính là nền tảng của ERP) + Phân hệ sổ cái + Phân hệ sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng + CSDL khách hàng + Đơn đặt hàng và các khoản phải thu + Mua hàng và các khoản phải trả + Lương + Nhân sự + Tài sản cố định − Hậu cần (Trade & Logictic) + Quản lí kho + Quản lí giao nhận + Quản lí nhà cung cấp − Sản xuất (Production) + Lập kế hoạch sản xuất + Lập kế hoạch nguyên vật liệu + Lập kế hoạch phân phối + Lập kế hoạch điều phối năng lực - 12 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Công thức sản phẩm + Quản lí luồng sản xuất + Quản lí mã vạch + Quản lí lệnh sản xuất − Dịch vụ (Service) + Quản lí dịch vụ khách hàng + Quản lí bảo hành, bảo trì − Quản lí dự án − Lập kế hoạch và dự báo (Planning & Forecasting) − Công cụ lập báo cáo 1. Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP − Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: ERP giúp các nhà quản lí dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.
Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dung và trong thời gian thực. “Tích hợp” chính là điều đáng nói ở ERP. Tích hợp ở đây được hiểu là mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một CSDL chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường đi để có mặt trong các bước xử lí dữ liệu tiếp theo ở những bộ phận liên quan, cũng như trên các báo cáo tài chính và quản trị.
Nói một cách khác, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần. Hơn thế, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng. − Công tác kế toán chính xác hơn Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của hệ thống ERP giúp các công ty giảm bớt các sai sót mà các nhân viên có thể mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phân hệ kế toán của ERP cũng giúp nhân viên kiểm toán và các cán bộ cấp quản lí có thể kiểm tra được độ chính xác của số liệu theo các đầu tài khoản.
Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng. Khi nhiều người cùng nhập dữ liệu hệ thống ERP giúp loại bỏ sai sót có thể xảy ra. Ví dụ khi nhân viên A điền tay đơn đặt hàng và viết con số “10” rồi xuất cho khách hàng B, khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết xấu lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “B’”. Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu và có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta, và vô tình hay - 13 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp.
Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những “lãnh địa” này và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc, người tiếp nhận sẽ khó khăn thế nào trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này. − Cải tiến quản lí hàng tồn kho Phân hệ quản lí hàng tồn kho trong hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác cả về mặt lượng lẫn giá trị và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó giảm nhu cầu về vốn lưu động, đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất. − Tăng hiệu quả sản xuất Phân hệ hoạch định và quản lí sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến các tính toán sai từ đó gây ra những điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và thường sẽ gây các lãng phí như không sử dụng hết công suất của máy móc và công nhân.
Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm. Tốc độ luồng công việc nói chung cũng đựơc tăng lên. Rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. ERP còn tăng tốc độ luồng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”.