chương 1 tác giả đã trình bày về tính cấp thiết và lý do chọn đề tài. Từ đó, xác định mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu đưa ra khung lý thuyết và ý nghĩa nghiên cứu. 5 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2. Các khái niệm và đặc điểm chính 2.
Hoạch định nguồn nhân lực Theo Trần Kim Dung (2013), hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao [6]. Thông thường, quá trình hoạch định được thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển, kinh doanh cho doanh nghiệp. Bước 2: Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, đề ra chiến lược nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh. Bước 3: Dự báo khối lượng công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn).
Bước 4: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định nhu cầu nguồn nhân lực (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn). Bước 5: Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Bước 6: Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong bước 5. Bước 7: Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.
Phân tích công việc Theo Trần Kim Dung (2013), phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc [6]. Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công 6 việc; các mối quan hệ với cấp trên và với với đồng nghiệp trong thực hiện công việc,. Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá được chính xác yêu cầu của các công việc. Do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác.
Đặc biệt, phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Theo Dessler (2009), quá trình thực hiện phân tích công việc gồm 6 bước sau đây [13]: - Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất. - Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). - Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau.
- Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát, sử dụng nhật ký ngày làm việc. - Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. - Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc Phỏng vấn Có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, nhóm nhân viên hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó. Được sử dụng hiệu quả trong việc xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc. 7 Phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra. Đồng thời giúp cho người phỏng vấn có thể giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc.
Bảng câu hỏi Liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho ứng viên điền các câu trả lời. Cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp sau khi tổng kết lại các câu trả lời của ứng viên. Quan sát tại nơi làm việc Phương pháp này cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ chi tiết và thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau. Phương pháp này cũng được sử dụng hữu hiệu đối với các công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống.
Sử dụng nhật ký ngày làm việc Phân tích nhật ký ngày làm việc theo loại công việc thực hiện, hao phí thời gian thực hiện từng loại công việc,. sẽ biết được mức độ thường xuyên của các loại nhiệm vụ, thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ, lãng phí thời gian do khâu tổ chức chưa tốt,… Nhật ký ngày làm việc rất hữu dụng khi phân tích các công việc khó quan sát như các công việc do những kỹ sư, các nhà khoa học hay các nhà quản lý cấp cao thực hiện. Bảng mô tả công việc Các bảng mô tả công việc thường có các nội dung chủ yếu sau đây: - Nhận diện công việc: gồm có tên công việc; mã số công việc, cấp bậc công việc; nhân viên thực hiện công việc; cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện công việc; người thực hiện và người phê duyệt bảng mô tả công việc. - Tóm tắt công việc: Mô tả tóm tắt vì sao cần có chức danh công việc đó trong công ty.
- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc. - Chức năng, trách nhiệm trong công việc. - Thẩm quyền của người thực hiện công việc. 8 - Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc.
- Điều kiện làm việc. Bảng tiêu chuẩn công việc Những yếu tố chính thường được đề cập đến trong bảng tiêu chuẩn công việc là: - Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ,… - Kinh nghiệm lảm việc. - Các kỹ năng làm việc. - Các phẩm chất, yêu cầu cá nhân.
- Các đặc điểm cá nhân. Các phương pháp tuyển dụng Phương pháp tuyển dụng từ nguồn nội bộ Nguồn nhân lực trong tổ chức bao gồm những người làm việc trong tổ chức đó. Khi có nhu cầu tuyển dụng, các tổ chức có thể tuyển dụng nhân viên bên trong Công ty cũng như từ thị trường bên ngoài tổ chức. Song bên trong Công ty thường được ưu tiên hơn thông qua các phương pháp: - Phương pháp thông qua bảng “thông báo tuyển dụng”, đây là bảng thông báo vị trí cần tuyển, nó gửi đến tất cả các nhân viên về yêu cầu và trình độ cần tuyển dụng.
- Phương pháp thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức, thông qua kênh này có thể đánh giá năng lực của họ một cách nhanh chóng. - Phương pháp thu hút căn cứ vào thông tin trong danh mục kĩ năng mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân trong lao động như kinh nghiệm làm việc, phẩm chất, trình độ giáo dục,. Ưu điểm: - Đây là những người quen thuộc trong tổ chức, đã qua thử thách lòng trung thành, tiết kiệm thời gian làm quen với công việc. - Giúp công việc diễn ra liên tục và tránh thuyên chuyển công việc.
Nhược điểm: - Những ứng viên giỏi có thể bị bỏ sót, sự thiên vị có thể xảy ra, những nhân viên giỏi của họ có thể bị nhà giám sát của họ giữ lại thay vì đề cử. - Đối với Công ty vừa và nhỏ nếu chỉ sử dụng nhân viên nội bộ sẽ không thay đổi chất lượng lao động. 9 - Khi xây dựng chính sách đề bạt trong tổ chức cần có một chương trình phát triển lâu dài với cách nhìn tổng quan. Tránh sự mâu thuẫn trong Công ty như nhân viên khác không phục hay ghen tị với nhân viên được đề cử dẫn đến lục đục nội bộ.
Phương pháp tuyển dụng từ nguồn bên ngoài Bao gồm tất cả các ứng viên được tuyển bên ngoài tổ chức, để đảm bảo nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Ví dụ như: Bạn bè của nhân viên, nhân viên cũ, ứng viên tự nộp đơn xin việc, nhân viên của hãng khác, sinh viên của các trường đại học, cao đẳng, người thất nghiệp, người làm nghề tự do,. thông các phương pháp chính như: - Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như: kênh của đài truyền hình, truyền thanh, báo chí, ấn phẩm, Internet,. - Cử chuyên viên tuyển dụng đến các trường đại học, cao đẳng, nghề.
để tuyển dụng, tổ chức ngày hội việc làm nó có ưu điểm là tiếp cận được với những trẻ, năng động, nhiệt huyết, và họ được đào tạo những kiến thức đúng với công việc họ theo đuổi,. - Cơ quan tuyển dụng, trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm. - Thuê chuyên gia tuyển dụng thông qua kí hợp đồng. - Thông qua hiệp hội chuyên ngành, hãng săn tìm cấp quản trị, ứng viên tự nộp đơn xin việc.
- Tuyển dụng nhân viên lớn tuổi. - Tuyển dụng nhân viên khiếm khuyết,. Ưu điểm: - Thu hút nhiều nhân tài tham gia Công ty. - Tạo phong cách làm việc mới mẻ.
- Phát triển kỹ năng, kinh nghiệm cho nhân viên.