CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1. Tổng quan về đề tài Mục tiêu chính của của nhà quản lý bán hàng là đạt được mục tiêu do mức quản lý cao nhất đặt ra. Để đạt tới mục tiêu này, các nhà quản lý kinh doanh phải ra rất nhiều quyết định chiến thuật như: - Nên sắp xếp các điểm kinh doanh như thế nào? - Bộ phận bán hàng cần được phân bố như thế nào trên các địa điểm này? - Có điểm gì cần nhấn mạnh về các sản phẩm được chào bán cũng như về các khách hàng cần phục vụ? - Nhà quản lý kinh doanh cần quyết định xem nên thưởng cho nhân viên bán hàng như thế nào để khích lệ họ nâng cao hiệu quả bán hàng? - Phân khúc thị trường nào cần nhấn mạnh để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh tốt nhất? - Những sản phẩm và dịch vụ nào phù hợp nhất cho mỗi đoạn? Một hệ thống thông tin quản lí tốt có thể giải quyết được những vấn đề trên. Trước thực trạng như vậy chúng em đã chọn một hệ thống thông tin cụ thể để có thể nghiên cứu.
Đây là công ty đã rất thành công trong việc xây dựng hệ thống thông tin quản lí của mình khi là 1 trong nhưng công ty đứng đầu về cửa hàng tiện lợi, có hơn 400 cửa hàng tại Việt Nam với quy trình được tuân thủ nghiêm ngặt. Chúng em đã chọn đề tài “Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lí về quản lí bán hàng của công ty Circle K”. Phạm vi đề tài Dựa vào kiến thức đã học từ môn Hệ thống thông tin quản lí. Bài báo cáo “Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lí về quản lí bán hàng của công ty Circle K” 1 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lí về bán hàng Phạm Triệu Đức Anh của công ty Circle K Nguyễn Thị Minh chúng em nghiên cứu đề tài xoay quanh các mô hình, nghiệp vụ hình thành nên một hệ thống thông tin quản lí như: • Tổng quát các khái niệm về dữ liệu, hệ thống thông tin, nghiệp vụ và cơ sở dữ liệu.
• Tìm hiểu về sự ra đời, hiện trạng tổ chức của công ty Circle K. • Mô hình hóa, phân tích quy trình nghiệp vụ về hoạt động kinh doanh bán hàng của công ty Circle K. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 1. Khái niệm về dữ liệu: 1.1 Dữ liệu: - Dữ liệu bao gồm các dữ kiện thô chưa xử lý như số nhân viên, tổng số giờ làm việc trong tuần, số hàng tồn kho hoặc đơn hàng.
- Ngoài ra dữ liệu có thể là những con số, văn bản, âm thanh, chữ cái, hình ảnh, bản đồ, biểu đồ,… mà máy tính có thể tiếp nhận, lưu trữ, xử lý và hiển thị. Dữ liệu dạng văn bản lưu trữ trong Word, dữ liệu lưu trữ trong các bảng biểu của Excel, dữ liệu được lưu trữ trong các bảng của cơ sở dữ liệu: tính toán, thống kê, báo cáo,. Tùy theo mục đích và yêu cầu của người dùng, dữ liệu đó có thể được xem là dữ liệu thô hoặc dữ liệu đã xử lý.2 Thông tin: Thông tin là tập hợp các dữ liệu được tổ chức để tăng thêm giá trị cá nhân của từng dữ liệu. Khi các dữ liệu được sắp xếp theo một cách có ý nghĩa thì chúng trở thành thông tin.3 Tri thức: 2 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lí về bán hàng Phạm Triệu Đức Anh của công ty Circle K Nguyễn Thị Minh Tri thức là nhận thức và sự hiểu biết từ tập hợp các thông tin và cách mà thông tin được tạo ra có ích để hỗ trợ một công việc cụ thể hoặc ra quyết định.4 Dữ liệu chất lượng: Các đặc trưng của thông tin có giá trị: - Tính chính xác (Accurate): thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi.
- Tính đầy đủ (Complete): thông tin đầy đủ là thông tin chứa mọi dữ kiện quan trọng. Một báo cáo đầu tư bị xem là không đầy đủ nếu nó không đề cập đến tất cả các chi phí liên quan. - Tính kinh tế (Economical): thông tin được xem là kinh tế khi giá trị mà nó mang lại cao hơn chi phí tạo ra nó. - Tính mềm dẻo (Flexible): thông tin được coi là có tính mềm dẻo khi nó có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Ví dụ thông tin về hàng tồn kho có thể được sử dụng cho quản lý bán hàng, đồng thời cũng có giá trị sử dụng cho quản lý sản xuất và quản lý tài chính. - Tính tin cậy (Reliable): tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nó có thể phụ thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào nguồn gốc của thông tin. - Tính phù hợp (Relevant): tính phù hợp của thông tin đối với người ra quyết định là rất quan trọng, thể hiện ở chỗ nó có đến đúng đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng cho người nhận tin hay không.
3 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lí về bán hàng Phạm Triệu Đức Anh của công ty Circle K Nguyễn Thị Minh - Tính đơn giản (Simple): thông tin đến tay người sử dụng cần ở dạng đơn giản, không quá phức tạp. Nhiều khi quá nhiều thông tin sẽ gây khó khăn cho người sử dụng trong việc lựa chọn thông tin. - Tính kịp thời (Timely): thông tin được cho là kịp thời khi nó đến với người sử dụng vào đúng thời điểm cần thiết. - Tính kiểm tra được (Verifiable): đó là thông tin cho phép người ta kiểm định để chắc chắn rằng nó hoàn toàn chính xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho cùng một thông tin).
- Tính dễ khai thác (Accessible): đó là những thông tin có thể tra cứu dễ dàng đối với những người sử dụng có thẩm quyền, theo đúng dạng, vào đúng thời điểm mà họ cần. - Tính an toàn (Secure): thông tin cần được bảo vệ trước những người không có thẩm quyền. Tổng quan về hệ thống thông tin: 2.1 Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là tập hợp các thành phần có liên quan với nhau để thu thập, xử lí, lưu trữ và truyền tải dữ liệu, thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đáp ứng một mục tiêu.2 Các thành phần của hệ thống thông tin: − Cơ sở hạ tầng: Hệ thống phần cứng Phần cứng bao gồm bất kỳ các thiết bị, máy móc hỗ trợ các hoạt động nhập, xử lý, lưu trữ và xuất. Khi thực hiện quyết định mua sắm phần cứng, sự cân nhắc quan trọng nhất của một doanh nghiệp là phần cứng này có thể hỗ trợ mục tiêu của hệ thống thông tin và mục đích của tổ chức như thế nào.
4 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lí về bán hàng Phạm Triệu Đức Anh của công ty Circle K Nguyễn Thị Minh Các thành phần phần cứng của hệ thống máy tính bao gồm: + Thiết bị xử lý và lưu trữ; + Thiết bị nhập; + Thiết bị xuất; Hệ thống phần mềm Phần mềm là tập các chương trình dùng giải quyết một vấn đề, công việc thực tiễn nào đó trên máy tính hay để điều khiển và khai thác thiết bị của phần cứng. Phần mềm được chia làm 2 loại: + Phần mềm hệ thống: Là những chương trình giúp cho hệ điều hành điều khiển hoạt động của các thiết bị phần cứng của máy vi tính. + Phần mềm ứng dụng: Là những chương trình được viết để thực hiện một ứng dụng hay giải quyết một vấn đề nào đó được nhiều người quan tâm. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin là hệ cơ sở dữ liệu hợp nhất, quản lý toàn bộ dữ liệu, thông tin của toàn bộ hệ thống.
Việc quản lý tốt, cụ thể là tổ chức lưu trữ tốt, sẽ tạo thuận lợi cho quá trình khai thác diễn ra nhanh chóng và chính xác. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm máy tính, cho phép tạo mới và quản trị các CSDL theo một mô hình đã được lựa chọn. Ngày nay, với mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, các hệ quản trị thường được sử dụng là Access, SQL Server và Oracle. Viễn thông và mạng: Viễn thông được hiểu là việc truyền thông tin bằng con đường điện tử, giữa những điểm cách xa nhau về mặt địa lý.
Sản phẩm và dịch vụ viễn thông thường rất đa dạng và phong phú: từ dịch vụ điện thoại vùng cho tới các dịch vụ điện thoại tầm 5 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lí về bán hàng Phạm Triệu Đức Anh của công ty Circle K Nguyễn Thị Minh xa, từ dịch vụ truyền thông không dây, truyền hình cáp tới truyền thông qua vệ tinh, các dịch vụ Internet. Mạng truyền thông thường liên kết nhiều thành phần công nghệ thông tin với nhau nhằm mục đích chia sẻ các nguồn lực phần mềm, thông tin, các thiết bị ngoại vi, năng lực xử lý và truyền thông. Dạng chủ yếu của mạng truyền thông là mạng ngang hàng , một loại mạng chỉ cung cấp hai khả năng là chia sẻ thiết bị ngoại vi và truyền thông. Trên thực tế, có rất nhiều loại hình mạng được đưa vào sử dụng.
Việc phân loại mạng có thể được thực hiện theo nhiều tiêu thức khác nhau. Các mạng truyền thông được phân loại theo các tiêu chí khác như theo cấu hình, theo phạm vi địa lý hay theo loại hình dịch vụ mà nó cung cấp. Căn cứ trên cấu hình, ta phân mạng truyền thông thành năm loại chính sau đây: + Mạng đường trục (Bus Topology); + Mạng vòng (Ring Topology); + Mạng hình sao (Star Topology); + Mạng hình cây (Tree Topology); + Mạng hỗn hợp (Mesh Topology); Sau đây là một cách phân loại khác đối với mạng truyền thông: + Mạng viễn thông (Computer Telecommunications Networks); + Mạng cục bộ (Local Area Networks); + Mạng xương sống (Backborn Networks); + Mạng diện rộng (Wide Area Networks); + Mạng Internet; − Quy trình nghiệp vụ: 6 Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com) lOMoARcPSD|39606864 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lí về bán hàng Phạm Triệu Đức Anh của công ty Circle K Nguyễn Thị Minh Một thành phần không thể thiếu trong các hệ thống thông tin là các quy trình nghiệp vụ. Các hệ thống thông tin được tạo thành phải dựa trên các quy trình nghiệp vụ của các bộ phận chức năng của doanh nghiệp.
Một quy trình nghiệp vụ bao gồm một tập hợp các hoạt động được phối hợp thực hiện trong một doanh nghiệp nhằm đạt được một mục tiêu của doanh nghiệp.