Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong môi trường kinh doanh bán lẻ hiện đại với mức độ cạnh tranh cao, việc quản trị một tổ chức doanh nghiệp vận hành hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng được hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS) chặt chẽ và tối ưu. Đối với các chuỗi bán lẻ quy mô lớn, nhà quản trị kinh doanh thường xuyên phải đối mặt với hàng loạt quyết định chiến thuật phức tạp nhằm đạt được mục tiêu từ cấp quản lý cao nhất, bao gồm:

  • Cách thức sắp xếp và bố trí các điểm kinh doanh tối ưu;
  • Phương án phân bổ lực lượng bán hàng trên các địa điểm;
  • Xác định điểm trọng tâm về danh mục sản phẩm chào bán và phân khúc khách hàng phục vụ;
  • Xây dựng chính sách khen thưởng và tạo động lực nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên;
  • Lựa chọn phân khúc thị trường chiến lược và xác định gói sản phẩm, dịch vụ tương thích nhất cho từng nhóm khách hàng.

Để giải quyết các bài toán trên thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị thực tiễn, đề tài "Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lí về bán hàng của công ty Circle K" được thực hiện bởi nhóm tác giả Phạm Triệu Đức Anh và Nguyễn Thị Minh (Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Tài chính – Marketing, dưới sự hướng dẫn của giảng viên Thái Thị Ngọc Lý). Đơn vị khảo sát là Công ty Circle K – chuỗi cửa hàng tiện lợi hàng đầu có quy trình vận hành nghiêm ngặt và mạng lưới hơn 400 cửa hàng tại Việt Nam.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo các nội dung sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về dữ liệu, thông tin, cơ sở dữ liệu, các loại hình hệ thống thông tin quản lý và quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát hiện trạng tổ chức, hoạt động kinh doanh, danh mục hàng hóa, dịch vụ và hạ tầng công nghệ thông tin tại Circle K Việt Nam.
  3. Phân tích hiện trạng vận hành và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ bán hàng bằng chuẩn BPMN 2.0.
  4. Phân tích chức năng hệ thống thông qua lược đồ ca sử dụng (Use Case), sơ đồ phân rã chức năng (BFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD mức ngữ cảnh, mức 0, mức 1) và thiết kế mô hình dữ liệu quan hệ (ERD).
  5. Đánh giá kết quả đạt được, chỉ ra các điểm hạn chế và đề xuất phương hướng phát triển, mở rộng hệ thống thông tin bán hàng trong tương lai.

Đối tượng nghiên cứu là hệ thống thông tin quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Circle K. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào không gian chuỗi cửa hàng tiện lợi Circle K tại thị trường Việt Nam; phạm vi nội dung xoay quanh các quy trình nghiệp vụ bán lẻ tại điểm bán, thanh toán hóa đơn, nạp tiền ví điện tử MoMo, hạ tầng máy POS và luồng dữ liệu liên kết giữa điểm bán với hệ thống quản lý trung tâm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài xây dựng trên nền tảng lý luận chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, bao gồm các khái niệm và mô hình cấu trúc sau:

Khung lý thuyết và mô hình hệ thống

  • Tháp phân cấp dữ liệu: Phân biệt rõ dữ liệu thô (dữ liệu chưa xử lý), thông tin (dữ liệu được tổ chức có ý nghĩa) và tri thức (sự hiểu biết rút ra từ thông tin nhằm hỗ trợ ra quyết định).
  • 11 đặc trưng của thông tin có giá trị: Tính chính xác (Accurate), tính đầy đủ (Complete), tính kinh tế (Economical), tính mềm dẻo (Flexible), tính tin cậy (Reliable), tính phù hợp (Relevant), tính đơn giản (Simple), tính kịp thời (Timely), tính kiểm tra được (Verifiable), tính dễ khai thác (Accessible) và tính an toàn (Secure).
  • Các phân hệ hệ thống thông tin theo cấp quản lý:
    • Hệ thống xử lý giao dịch (TPS): Gồm hệ thống xử lý đơn hàng (Order Processing Systems), hệ thống mua hàng (Purchasing Systems) và hệ thống kế toán (Accounting Systems).
    • Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Cung cấp các báo cáo định dạng chuẩn hóa hỗ trợ kiểm soát vận hành chức năng.
    • Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS): Xử lý các bài toán bán cấu trúc và phi cấu trúc, phân loại thành ad hoc DSS (xử lý quyết định đột xuất/hiếm gặp) và institutional DSS (xử lý quyết định định kỳ/lặp lại).
    • Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS/EIS): Cung cấp thông tin tổng hợp chiến lược đa chiều cho cấp lãnh đạo cao nhất (CEO/Hội đồng quản trị).
    • Hệ chuyên gia (ES): Cấu trúc gồm 5 thành phần cốt lõi: cơ sở tri thức (Knowledge Base - ứng dụng luật, tình huống, logic mờ), công cụ suy luận (Inference Engine), công cụ diễn giải (Explanation Facility), công cụ thu thập tri thức (Knowledge Base Acquisition Facility) và giao diện người dùng (User Interface).
  • Hệ thống tích hợp doanh nghiệp:
    • Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM): Tích hợp 4 mảng chức năng gồm bán hàng, marketing, dịch vụ hỗ trợ khách hàng (Call Center, Help Desk) và chương trình khách hàng thân thiết.
    • Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM): Tối ưu hóa chuỗi giá trị thông qua bộ ứng dụng mySAP e-business software suite.
    • Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Tích hợp dữ liệu liên phòng ban từ tài chính - kế toán, nhân sự, sản xuất đến bán hàng.
Mức quản lý Phân hệ thông tin Tài chính – Kế toán
Chiến lược Hệ thống thông tin phân tích tình hình tài chính
Hệ thống thông tin dự báo tài chính dài hạn
Chiến thuật Hệ thống thông tin ngân quỹ
Hệ thống thông tin quản lý vốn bằng tiền
Hệ thống thông tin dự toán vốn
Hệ thống thông tin quản lý đầu tư
Tác nghiệp Hệ thống sổ cái
Hệ thống tài sản cố định (TSCĐ)
Hệ thống xử lý lệnh bán hàng
Hệ thống thông tin theo dõi công nợ phải thu
Hệ thống thông tin theo dõi công nợ phải trả
Hệ thống thông tin xử lý đơn hàng
Hệ thống theo dõi hàng tồn kho
Hệ thống xử lý lương

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp khảo sát hiện trạng: Khảo sát thực tế cơ cấu tổ chức, quy trình bán hàng trực tiếp tại cửa hàng Circle K, tìm hiểu phương thức thu ngân và thiết bị phần cứng.
  • Phương pháp phân tích chiến lược: Sử dụng ma trận SWOT để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong việc ứng dụng công nghệ tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp mô hình hóa nghiệp vụ và thiết kế hệ thống:
    • Ứng dụng chuẩn BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) để biểu diễn trực quan luồng công việc bán hàng.
    • Phân tích chức năng thông qua Lược đồ ca sử dụng (Use Case Diagram).
    • Phân cấp chức năng bằng Sơ đồ BFD (Business Function Diagram).
    • Phân tích luồng dữ liệu bằng Sơ đồ DFD (Data Flow Diagram) ở 3 cấp độ: Sơ đồ ngữ cảnh, DFD mức 0 và DFD mức 1.
    • Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ bằng Mô hình quan hệ thực thể ERD (Entity-Relationship Diagram).
  • Nguồn dữ liệu: Tài liệu giáo trình môn học Hệ thống thông tin quản lý, tài liệu quy trình vận hành và thông tin khảo sát thực tế tại hệ thống Circle K Việt Nam.

Thiết kế và phân tích hệ thống

Đề tài tập trung phân tích, thiết kế hệ thống thông tin bán hàng tại điểm bán (Point-of-Sale - POS) của Circle K với các đặc tả kỹ thuật và mô hình cấu trúc cụ thể:

Phân tích kiến trúc chức năng và luồng dữ liệu

Hệ thống xử lý giao dịch bán lẻ tại quầy được phân rã thành các ca sử dụng (Use Case) nghiệp vụ trọng tâm:

  1. UC Mua hàng hóa: Tiếp nhận sản phẩm từ khách hàng, quét mã vạch qua đầu đọc, tính tổng tiền, áp dụng chương trình khuyến mãi, nhận thanh toán (tiền mặt/thẻ/ví điện tử), in hóa đơn tài chính và cập nhật số lượng tồn kho tức thời.
  2. UC Thanh toán hóa đơn: Thu hộ cước dịch vụ tiện ích (điện, nước, internet, truyền hình cáp), tra cứu mã khách hàng trên hệ thống đối tác, ghi nhận giao dịch và xuất chứng từ thu tiền.
  3. UC Thanh toán nạp ví MoMo: Tiếp nhận yêu cầu nạp tiền vào tài khoản ví điện tử MoMo của khách hàng, xác thực số điện thoại/tài khoản, trừ tiền hoặc nhận tiền mặt tại quầy và ghi nhận giao dịch thành công.

Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) và các sơ đồ luồng dữ liệu (DFD ngữ cảnh, DFD mức 0, DFD mức 1) đã phân định ranh giới trao đổi thông tin giữa các tác nhân ngoài (Khách hàng, Nhân viên thu ngân, Quản lý cửa hàng, Nhà cung cấp dịch vụ) với các tiến trình xử lý nội bộ và các kho dữ liệu (Kho hàng hóa, Kho hóa đơn, Kho khách hàng, Kho giao dịch dịch vụ).

Kiến trúc công nghệ và phần cứng

  • Hệ thống phần cứng: Trang bị hệ thống máy POS màn hình cảm ứng chuyên dụng tại quầy thu ngân, tích hợp đầu đọc mã vạch đa tia, két đựng tiền tự động, máy in hóa đơn nhiệt và thiết bị chấp nhận thanh toán thẻ/mã QR.
  • Phần mềm hệ thống và ứng dụng: Nền tảng điều khiển thiết bị bán hàng POS, liên kết mạng nội bộ cửa hàng và truyền nhận dữ liệu giao dịch về máy chủ cơ sở dữ liệu trung tâm của doanh nghiệp.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu (ERD): Xác định các thực thể dữ liệu nghiệp vụ, bao gồm: NHANVIEN, KHACHHANG, HOADON, CHITIETHOADON, HANGHOA, LOAIHANG, DICHVU, GIAODICHDICHVU. Các thực thể được chuẩn hóa và thiết lập mối quan hệ liên kết dữ liệu nhằm đảm bảo toàn vẹn tham chiếu.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan

Chương này trình bày lý do chọn đề tài dựa trên nhu cầu cấp thiết về việc ra quyết định chiến thuật của nhà quản lý bán lẻ. Đề tài lựa chọn khảo sát hệ thống bán hàng tại chuỗi Circle K Việt Nam – đơn vị sở hữu quy mô hơn 400 cửa hàng tiện lợi. Mục tiêu nghiên cứu là vận dụng lý thuyết hệ thống thông tin quản lý để khảo sát, phân tích quy trình, mô hình hóa nghiệp vụ và thiết kế cấu trúc dữ liệu cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

Chương 2: Cơ sở lí thuyết

Chương 2 cung cấp hệ thống lý luận học thuật toàn diện về:

  • Các khái niệm bản chất về dữ liệu, thông tin, tri thức và 11 thuộc tính chất lượng của thông tin.
  • Cấu trúc thành phần của hệ thống thông tin gồm phần cứng, phần mềm (hệ thống và ứng dụng), hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Access, SQL Server, Oracle), mạng viễn thông (các cấu hình Bus, Ring, Star, Tree, Mesh và phân loại LAN, WAN, Internet), quy trình nghiệp vụ (các chu trình doanh thu, chi phí, sản xuất, nhân sự, tài chính) và nguồn nhân lực.
  • Phân loại chi tiết các hệ thống thông tin quản lý: TPS (đơn hàng, mua hàng, kế toán), MIS, DSS (phân biệt ad hoc DSS và institutional DSS theo mức độ cấu trúc của vấn đề), ESS/EIS và Hệ chuyên gia ES (với 5 thành phần xử lý tri thức chuyên sâu).
  • Các hệ thống tích hợp quy mô doanh nghiệp: CRM, SCM (chi tiết các chức năng lập kế hoạch và thực thi trong gói mySAP e-business) và ERP.
  • Các giai đoạn trong vòng đời phát triển hệ thống thông tin (SDLC) và các yêu cầu về an toàn, bảo mật thông tin.

Chương 3: Phân tích qui trình nghiệp vụ

Chương 3 đi sâu vào khảo sát thực tế tại Công ty Circle K:

  • Khảo sát cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng phòng ban và nguồn nhân sự hiện tại, định hướng tương lai.
  • Khảo sát thực trạng nghiệp vụ bán hàng, phân loại danh mục sản phẩm kinh doanh (thực phẩm ăn nhanh, nước giải khát, bách hóa tổng hợp) và các dịch vụ giá trị gia tăng (thu hộ hóa đơn, nạp tiền ví điện tử).
  • Đánh giá hiện trạng qua ma trận SWOT nhằm nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội ứng dụng công nghệ.
  • Khảo sát hạ tầng công nghệ thông tin gồm thiết bị phần cứng, máy bán hàng cảm ứng POS và phần mềm hệ thống tại điểm bán.
  • Chuẩn hóa và mô hình hóa toàn bộ quy trình bán hàng tại quầy bằng sơ đồ nghiệp vụ BPMN 2.0.

Chương 4: Phân tích các chức năng

Nội dung chương 4 tập trung vào giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống logic:

  • Xây dựng Lược đồ Use Case tổng quát và đặc tả chi tiết 3 Use Case trọng tâm: Thanh toán hóa đơn, Thanh toán nạp ví MoMo, Mua hàng hóa.
  • Xây dựng Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) quản lý bán hàng.
  • Xây dựng hệ thống sơ đồ luồng dữ liệu gồm Sơ đồ ngữ cảnh, Sơ đồ DFD mức 0 và Sơ đồ DFD mức 1 phản ánh chi tiết việc lu chuyển thông tin bán hàng, quản lý kho và kế toán.
  • Xác định danh sách thực thể, thuộc tính và thiết lập mối kết hợp để xây dựng Mô hình dữ liệu quan hệ (ERD).

Chương 5: Kết Luận và hướng phát triển

Chương cuối tổng kết toàn bộ kết quả nghiên cứu đạt được của khóa luận trong việc làm sáng tỏ cơ chế vận hành của hệ thống thông tin bán hàng Circle K; đồng thời thẳng thắn chỉ ra các hạn chế về mặt khảo sát và đề xuất hai định hướng phát triển: hoàn thiện các chức năng hiện tại và mở rộng tích hợp phân hệ thông minh phục vụ dự báo nhu cầu bán hàng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý thuyết về các loại hình hệ thống thông tin (TPS, MIS, DSS, ESS, ES, CRM, SCM, ERP) áp dụng trong quản trị doanh nghiệp.
  • Hoàn thành bộ tài liệu phân tích hiện trạng kinh doanh và ứng dụng CNTT tại chuỗi cửa hàng Circle K với mạng lưới hơn 400 điểm bán tại Việt Nam.
  • Thiết lập thành công mô hình quy trình bán hàng chuẩn bằng BPMN 2.0, phản ánh đầy đủ các luồng xử lý từ tiếp nhận đơn hàng, thanh toán tiền mặt/thẻ/ví MoMo, in hóa đơn đến thu hộ tiện ích.
  • Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin bán hàng gồm: 3 đặc tả Use Case chính, Sơ đồ BFD, Sơ đồ DFD 3 mức (Ngữ cảnh, Mức 0, Mức 1) và Mô hình ERD với đầy đủ các thực thể quan hệ.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  • Chuẩn hóa thao tác của nhân viên thu ngân thông qua việc đồng bộ giao diện trên máy POS cảm ứng, giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.
  • Tối ưu hóa việc liên thông dữ liệu giữa hệ thống POS tại cửa hàng với cơ sở dữ liệu trung tâm để kiểm soát tồn kho tức thời và tự động cảnh báo mức tái đặt hàng.
  • Tăng cường bảo mật và kiểm soát phân quyền trong việc thu hộ các dịch vụ thanh toán hóa đơn và nạp tiền ví điện tử MoMo.

Đóng góp của đề tài

Đề tài đã vận dụng thành công phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vào một mô hình chuỗi bán lẻ đa dịch vụ thực tế quy mô lớn. Công trình làm rõ mối liên kết giữa tầng giao dịch tác nghiệp (máy POS/TPS) với tầng dữ liệu quản lý, cung cấp tài liệu tham khảo có tính thực tiễn cao cho việc tin học hóa nghiệp vụ bán lẻ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài

  • Do giới hạn về mặt thời gian và kinh nghiệm nghiên cứu, đề tài chủ yếu dừng lại ở mức độ khảo sát nghiệp vụ điểm bán và phân tích, thiết kế hệ thống logic, chưa tiến hành lập trình cài đặt phần mềm hoàn chỉnh.
  • Dữ liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào quy trình bán lẻ tại quầy, chưa tiếp cận sâu vào các phân hệ hoạch định chuỗi cung ứng nội bộ và kiến trúc mạng diện rộng phân tán của toàn hệ thống Circle K.

Hướng nghiên cứu tiếp theo

  • Khắc phục hạn chế: Tiếp tục thu thập thêm dữ liệu chuyên sâu về cơ chế đồng bộ dữ liệu đa điểm, hoàn thiện các mô hình thiết kế giao diện người dùng (UI/UX) chi tiết cho màn hình POS.
  • Mở rộng đề tài:
    • Xây dựng và triển khai thử nghiệm module phần mềm quản lý bán hàng hoàn chỉnh dựa trên mô hình ERD đã thiết kế.
    • Tích hợp thêm các mô hình phân tích dữ liệu bán hàng (Data Mining/CRM) và các công cụ hỗ trợ ra quyết định (DSS) nhằm tối ưu hóa việc phân loại khách hàng và dự báo lượng hàng tồn kho tự động.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Công nghệ thông tin và Thương mại điện tử: Cung cấp tài liệu tham khảo về phương pháp phân tích thiết kế hệ thống, cách thức chuyển hóa nghiệp vụ thực tế thành các mô hình kỹ thuật chuẩn mực (BPMN, Use Case, BFD, DFD, ERD).
  • Sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing, Quản trị chuỗi cung ứng: Tham khảo cấu trúc lý thuyết tổng hợp về các phân hệ HTTT doanh nghiệp (CRM, SCM, ERP, DSS, ESS) và ma trận phân hệ tài chính - kế toán theo 3 cấp quản lý.
  • Nhà nghiên cứu và người xây dựng hệ thống bán lẻ: Tham khảo quy trình vận hành và cấu trúc dữ liệu của mô hình cửa hàng tiện lợi tích hợp đa dịch vụ (bán hàng tiêu dùng, thu hộ hóa đơn, nạp ví điện tử).

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài do đơn vị nào quản lý và nhóm tác giả nghiên cứu về doanh nghiệp nào?
Đề tài được thực hiện bởi sinh viên Phạm Triệu Đức Anh và Nguyễn Thị Minh, thuộc Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Tài chính – Marketing (TP. Hồ Chí Minh), dưới sự hướng dẫn của giảng viên Thái Thị Ngọc Lý. Đơn vị được lựa chọn nghiên cứu thực tế là Công ty Circle K Việt Nam.

2. Quy mô hoạt động của Circle K tại thị trường Việt Nam được nêu trong đề tài là bao nhiêu?
Theo số liệu được công bố trong văn bản, Circle K là một trong những doanh nghiệp đứng đầu về chuỗi cửa hàng tiện lợi tại Việt Nam với quy mô hơn 400 cửa hàng hoạt động theo các quy trình được tuân thủ nghiêm ngặt.

3. Chương 4 của báo cáo đã phân tích chi tiết những ca sử dụng (Use Case) bán hàng nào?
Chương 4 thực hiện phân tích và vẽ lược đồ cho 3 ca sử dụng nghiệp vụ cốt lõi tại quầy thu ngân Circle K:

  • UC Mua hàng hóa;
  • UC Thanh toán hóa đơn;
  • UC Thanh toán nạp ví MoMo.

4. Khóa luận sử dụng những công cụ và chuẩn mô hình hóa nào để phân tích và thiết kế hệ thống?
Khóa luận đã sử dụng tập hợp các công cụ chuẩn mực gồm: Mô hình BPMN 2.0 (mô hình hóa quy trình nghiệp vụ bán hàng), Lược đồ Use Case (phân tích chức năng), Sơ đồ BFD (phân rã chức năng), Sơ đồ DFD (gồm mức Ngữ cảnh, mức 0, mức 1 để mô hình hóa luồng dữ liệu) và Mô hình ERD (mô hình hóa quan hệ thực thể cho cơ sở dữ liệu).

5. Hệ thống chuyên gia (ES) được trình bày trong cơ sở lý thuyết của khóa luận gồm những thành phần cấu thành nào?
Theo nội dung cơ sở lý thuyết ở Chương 2, một hệ chuyên gia hoàn chỉnh gồm 5 thành phần chính: Cơ sở tri thức (Knowledge Base), Công cụ suy luận (Inference Engine), Công cụ diễn giải (Explanation Facility), Công cụ thu thập tri thức (Knowledge Base Acquisition Facility) và Giao diện người dùng (User Interface).

Kết luận

Khóa luận "Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lí về bán hàng của công ty Circle K" đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về các hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp và khảo sát sâu sát thực tế vận hành của chuỗi bán lẻ tiện lợi quy mô lớn. Thông qua việc ứng dụng các phương pháp mô hình hóa chuẩn xác như BPMN 2.0, Use Case, BFD, DFD và ERD, nhóm tác giả đã thiết kế thành công kiến trúc chức năng và mô hình dữ liệu quan hệ cho nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ tại quầy POS. Công trình đóng vai trò là tài liệu học thuật và kỹ thuật giá trị, hỗ trợ thiết thực cho sinh viên và các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thông tin thương mại.