CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA SẮM 1. Hoạt động mua sắm trong doanh nghiệp 1. Khái niệm quản trị hoạt động mua sắm 1.
Khái niệm hoạt động mua sắm Mua sắm là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất. Khái niệm quản trị hoạt động mua sắm Quản trị hoạt động mua sắm là quá trình hoạch định kế hoạch, tổ chức, quản lý điều hành và đo lường điều chỉnh các hoạt động mua sắm trong một doanh nghiệp nhằm đảm bảo rằng việc mua sắm được thực hiện một cách hiệu quả và có chất lượng cao nhất. Quản trị hoạt động mua sắm không chỉ bao gồm việc xem xét và lựa chọn các NCC phù hợp, mà còn liên quan đến việc xây dựng mối quan hệ với các đối tác cung cấp, đàm phán hợp đồng mua bán, quản lý rủi ro cung ứng, kiểm soát chi phí và tồn kho, cũng như theo dõi và đánh giá hiệu suất của quá trình mua sắm. Trong quản trị hoạt động mua sắm, việc áp dụng những nguyên tắc cơ bản đóng vai trò quan trọng để đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và có hiệu quả.
Các nguyên tắc này bao gồm đúng thời điểm, số lượng chính xác, chất lượng tốt, tiết kiệm chi phí, nguồn cung cấp (hoặc NCC) phù hợp và giá cả hợp lý. Tầm quan trọng của quản trị hoạt động mua sắm 1. Tăng giá trị và tiết kiệm Trong bối cảnh đa số các doanh nghiệp đều đang nỗ lực tăng giá trị cho khách hàng và cải thiện hiệu suất, thì một số khác lại dồn sự chú ý đối với quản trị hoạt động mua sắm và quản lý cung ứng. Không cần phải là chuyên gia tài chính để nhận ra ảnh hưởng mà NCC có thể gây ra đối với tổng chi phí của một công ty.
Theo các chuyên gia, tỷ lệ chi phí mua sắm so với doanh số bán hàng trung bình là 55%. Điều này nghĩa là hơn một nửa doanh thu từ bán hàng quay lại cho NCC. Thực tế này làm nổi bật tầm quan trọng của quản trị hoạt động mua sắm trong việc tiết kiệm chi phí. Tiết kiệm không chỉ là vấn đề về chi phí, Thư viện ĐH Thăng Long 4 mà còn bao gồm sự tham gia sớm vào lập kết hoạch và phản ứng nhanh chóng đối với các yêu cầu tăng giá từ NCC.
Giảm thời gian Với quy trình mua sắm hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thời gian xử lý đơn đặt hàng và thanh toán thông qua việc sử dụng công nghệ. Bên cạnh đó, đàm phán nhanh chóng với NCC giúp đạt được thỏa thuận hiệu quả về giá cả và thời gian giao hàng. Quản trị mua sắm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thời gian đánh giá về khả năng và hiệu suất của NCC, giúp doanh nghiệp lựa chọn đối tác phù hợp. Ngoài ra, khả năng ứng phó nhanh chóng với cầu hoặc thị trường thay đổi là một ưu điểm quan trọng của quản trị hoạt động mua sắm, đồng thời giảm rủi ro và giải quyết nhanh gọn khi có sự cố trong chuỗi cung ứng.
Giảm rủi ro Mỗi khi thực hiện mua sắm với một NCC, có ít nhất một rủi ro tiềm ẩn sẽ xuất hiện, từ những rủi ro nhỏ như giao hàng trễ đến những rủi ro lớn như mất mát toàn bộ do phá sản hoặc các thảm họạ. Không chỉ vấn đề về chất lượng sản phẩm, mà còn có những rủi ro khác như thảm họa tự nhiên, tài chính không ổn định, vấn đề về vận hành hay trễ vận chuyển. Ví dụ, vào năm 2011, sóng thần tại Nhật Bản đã khiến cho các công ty như Honda và Toyota phải đối mặt với tình trạng thiếu nguồn cung trong vài tháng và gây mất hàng triệu đô la doanh số bán hàng. Vậy nên, các nhà quản lý tiên tiến cần liên tục theo dõi cơ sở cung ứng để đánh giá rủi ro và phát triển kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu những rủi ro này.
Đảm bảo nguồn cung ổn định Quản trị hoạt động mua sắm chịu trách nhiệm quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung cấp cho doanh nghiệp, đồng thời đóng vai trò quyết định trong sự linh hoạt và hiệu quả của quá trình sản xuất và kinh doanh. Bằng cách tập trung vào việc chọn lựa đối tác cung cấp và quản lý các mối quan hệ với họ, quản trị hoạt động mua sắm đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể duy trì nguồn cung ổn định và đáp ứng nhanh chóng các cầu mua sắm. Một trong những yếu tố chính của quản trị hoạt động mua sắm là việc chọn lựa đối tác cung cấp đáng tin cậy và chất lượng. Quá trình này không chỉ đơn thuần là việc chọn người cung cấp giá rẻ nhất, mà còn là việc đánh giá khả năng cung ứng, chất lượng sản phẩm và tính ổn định của đối tác.
Các quản lý mua sắm cần đảm bảo rằng các đối tác cung 5 cấp không chỉ đáp ứng được cầu hiện tại mà còn có khả năng mở rộng và thích ứng với sự biến động của thị trường. Quá trình đàm phán cũng là một khía cạnh quan trọng của quản trị hoạt động mua sắm. Bằng cách khéo léo đàm phán với đối tác cung cấp, doanh nghiệp có thể đạt được giá trị tốt nhất từ các giao dịch mua sắm. Điều này không chỉ liên quan đến giá cả mà còn đến các điều kiện thanh toán, quyền lợi độc quyền và các điều khoản hợp đồng khác.
Ngoài ra, việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của các đối tác cung cấp là một phần quan trọng của quản trị hoạt động mua sắm. Theo dõi chất lượng hàng hoá, tốc độ giao hàng và khả năng đáp ứng đúng hạn có thể giúp xác định liệu đối tác cung cấp có đáp ứng đúng các tiêu chí và yêu cầu của doanh nghiệp hay không. Đánh giá hiệu suất quản trị hoạt động mua sắm 1. Hiệu suất về giá Việc đánh giá hoạt động mua sắm đòi hỏi sử dụng nhiều chỉ số khác nhau, như so sánh giá mua thực tế và giá mua dự kiến, giá mua thực tế so với chỉ số thị trường, cũng như so sánh giá giữa các bộ phận, nhà máy, đơn vị kinh doanh hoặc giá mục tiêu đạt được.
Bên cạnh đó, có hai thước đo trở nên ngày càng quan trọng hơn cả là giá mục tiêu đạt được và giá thực tế so với chỉ số thị trường. Những yếu tố này không chỉ là cơ sở để đánh giá hiệu suất mua sắm mà còn là hướng dẫn quan trọng để định hình chiến lược kinh doanh và tối ưu hóa giá trị cho tổ chức. Giá mua thực tế so với giá mua dự kiến Việc đo lường sự chênh lệch có thể diễn ra ở các cấp tổ chức khác nhau. Một cấp độ cơ bản là so sánh giữa giá mua thực tế với kế hoạch ngân sách tổng thể, cấp độ này mang tính tổng hợp.
Cấp độ khác cung cấp thông tin chi tiết hơn, có thể giúp hiểu rõ về nguyên nhân của sự chênh lệch giá. Các công thức khác nhau để đo lường chênh lệch giá mua: Chênh lệch giá mua = Giá thực tế - Giá dự kiến Phần trăm chênh lệch giá mua = Giá thực tế / Giá dự kiến Tổng chênh lệch giá mua = (Giá thực tế - Giá dự kiến) × Số lượng mua hoặc khối lượng ước tính hàng năm Thư viện ĐH Thăng Long 6 1. Giá mua thực tế so với chỉ số thị trường Đo lường giá mua so với chỉ số thị tường cung cấp thông tin về mối quan hệ giữa giá thực tế và giá thị trường công bố. Những biện pháp này phù hợp nhất với các sản phẩm dựa trên thị trường, nơi giá chủ yếu phụ thuộc vào cung và cầu.
Điều này cũng áp dụng cho các sản phẩm tiêu chuẩn và sản phẩm dễ dàng có sẵn. Các chỉ số xem xét sự khác biệt giữa một số chỉ số được công bố trong khoảng thời gian nhất định và sự thay đổi trong giá thực tế đã thanh toán. So sánh giá giữa các bộ phận, nhà máy, đơn vị kinh doanh Giá thực tế cho các mặt hàng tương tự cũng được so sánh giữa các nhà máy, phòng ban hoặc đơn vị kinh daonh. Những phân tích này mang lại cơ hội xác định sự khác biệt về giá mua sắm trong một doanh nghiệp, đồng thời tăng khả năng nhìn nhận đơn vị nào đang đàm phán hoặc đảm bảo giá mua vào tốt nhất.
Hoạt động so sánh cũng có thể giúp xác định các mặt hàng thường xuyên được mua giữa các đơn vị để thực hiện việc hợp nhất mua hàng hóa. Một số doanh nghiệp cố gắng so sánh giá thực tế giữa các công ty để xác định độ canh tranh giá chính xác. Giá mục tiêu Giá mục tiêu là quá trình xác định số tiền khách hàng sẵn sàng trả cho một sản phẩm hoặc dịch vụ. Sau đó, chỉ định các mục tiêu chi phí cụ thể cho các thành phần, cụm lắp ráp và hệ thống tạo nên sản phẩm hoặc dịch vụ.
Giá mục tiêu – Lợi nhuận mục tiêu = Chi phí mục tiêu Sau đó, chi phí mục tiêu được phân bổ cho các yếu tố khác nhau tạo nên sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. Mối tương quan chi phí - hiệu quả Các thước đo trong danh mục này đặt trọng tâm vào việc giảm chi phí mua sắm thông qua hai hướng chính: thay đổi chi phí và tránh chi phí. Tuy nhiên, việc thực hiện các thước đo giảm chi phí này đòi hỏi sự cẩn trọng và lựa chọn phương pháp thích hợp. Cần đặc biệt chú ý đến cách thức sử dụng, vì giảm chi phí thông qua việc hợp tác chung có thể tạo áp lực không cần thiết lên NCC.
Điều này có thể dẫn đến việc giảm chất lượng sản phẩm từ phía NCC để duy trì lợi nhuận và gây ra hệ luỵ tiêu cực. Thay đổi chi phí 7 Thước đo này nhằm so sánh chi phí thực tế của một sản phẩm hoặc một nhóm sản phẩm trong một khoảng thời gian cụ thể. Sự biến động trong chi phí là kết quả của những thay đổi được thực hiện trong chiến lược mua sắm được áp dụng bởi cá nhân hoặc nhóm quản lý. Để tính toán, ta lấy sự chênh lệch giữa "Giá mới" và "Giá trước đó" nhân với số lượng dự kiến.