CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1.1 Tầm quan trọng của hoạt động và quản trị mua hàng trong sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu vật tư là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sàn xuất thường xuyên phải sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, nên việc mua hàng theo nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động cốt lõi nhằm tạo ra yếu tố đầu vào trong doanh nghiệp một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu sản xuất và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Mua hàng nguyên vật liệu là các hoạt động nghiệp vụ mà các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về các nhà cung cấp để cùng đàm phán, thỏa thuận các điều kiện mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển,., để cho lượng hàng hoá mua vào của doanh nghiệp đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp thời theo tiến độ sản xuất kinh doanh tương ứng với chi phí mua thấp nhất. Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp là phải tổ chức, quản lý, kiểm soát tốt các hoạt động mua hàng thường xuyên, chặt chẽ để cho hàng hóa nguyên vật liệu mua vào kịp thời đúng đủ phù hợp với chính sách mua hàng của doanh nghiệp, như: Giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo,.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh a. Căn cứ vào quy mô mua hàng Mua hàng theo nhu cầu tình hình sản xuất: Là hình thức mua hàng trong doanh nghiệp dịch vụ sản xuất thì trước khi xác định nhu cầu mua hàng cần phải đảm bảo thông tin chính xác trong báo cáo hàng tồn kho (độ chính xác 99%) thì mới có thể hoạch định chính xác lượng vật liệu cần cung ứng.
SVTH: Vương Ngọc Hoa 3 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Lượng hàng thích hợp một lần mua = Lượng hàng theo nhu cầu + Tồn kho tối thiểu – (Tồn đầu kỳ + Tồn cuối kỳ). Phương pháp này có ưu điểm sau: Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp hay của các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp, lượng tồn kho được giảm thiểu ở mức thấp nhất. Vì vậy, sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, lưu giữ hàng hoá và các chi phí khác.
Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá, tình hình cung cầu vật tư,., thì sẽ giảm thiểu những thiệt hại khách quan gây ra. Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhược điểm sau: Vì mua hàng theo nhu cầu nên hoạt động mua hàng sẽ chịu áp lực rất lớn từ sản xuất, thời gian cung ứng, chủng loại hàng,., và chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi, chiết khấu khi mua hàng. Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu cần thực tế của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Bởi vậy, biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu gọi các thông số: Q : Sản lượng hàng/01đơn hàng Q* : Sản lượng hàng tối ưu/01đơn hàng D : Nhu cầu hàng năm S : Chi phí đặt hàng H : Chi phí tồn trữ/01 đơn vị/01 năm d : Nhu cầu ngày L : Thời gian vận chuyển đơn hàng (Lead time). TC : Chi phí tồn kho. SVTH: Vương Ngọc Hoa 4 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: 2 DS Q* = H TC = H x Q*/2 + D x S/Q* Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất. Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau: Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp.
Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng. Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là: Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Chi phí bảo quản, bảo hiểm, rủi ro khác liên quan đến hàng hoá lớn. Căn cứ vào hình thức mua Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Mua theo ủy thác: Doanh nghiệp ủy thác cho một tổ chức kinh tế khác thực thiện hoạt động mua nguyên vật liệu.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Các doanh nghiệp cùng liên kết với nhau cùng thu mua chung một loại nguyên vật liệu vật tư, sau đó phân phối lại theo nhu cầu mà các bên đã thỏa thuận. Căn cứ vào thời hạn tín dụng Mua thanh toán ngay: Theo phương thức này thì khi bên bán giao hàng đã nghiệm thu đạt thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho bên bán. Mua hàng thanh toán có thời hạn: Sau khi bên bán giao hàng đã nghiệm thu đạt thì hạn thanh toán sẽ được tính kể từ ngày nhận hàng đạt tương ứng với thời gian thỏa thuận thanh toán của hai bên. SVTH: Vương Ngọc Hoa 5 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Mua hàng trả thanh toán trước: Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp thì doanh nghiệp phải trả cọc một khoản tiền, có thể là một phần giá trị lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng, đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua.
Căn cứ theo nguồn hàng Mua hàng sản xuất trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước. Mua hàng nước ngoài có đại lý phân phối trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất từ nước ngoài và được phân phối thông qua đại lý tại quốc gia đó.
Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác: phân theo mua hợp đồng, mua trực tiếp hay gián tiếp, mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, hay mua lẻ…. Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định nên theo phương thức nào là thuận tiện và tốt nhất.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán nguyên vật liệu, nhưng có rất nhiều người mua loại nguyên vật liệu ấy. Do vậy, người bán tự quyết định giá cả và lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị trường cạnh tranh, có nhiều người cùng mua, bán một loại nguyên vật liệu, những người bán cạnh tranh với nhau và những người mua cạnh tranh với những người bán, không ai có đủ khối lượng cần thiết để chi phối thị trường.
Để bào đảm đạt những yêu cầu đã đặt ra cho quá trình mua và bào đảm hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp công nghiệp phải tìm và lựa chọn người bán (nhà cung cấp) thích ứng cho doanh nghiệp. SVTH: Vương Ngọc Hoa 6 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì rủi ro xảy ra doanh nghiệp rất cao và rất khó khắc phục do nguyên nhân khách quan của nhà cung cấp: Thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công,…Tuy nhiên, khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững và hỗ trợ lẫn nhau.
Ngược lại, doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn. Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: Người mua sẽ chủ động thương lượng với người bán hàng với những điều kiện có lợi nhất khi mua hàng.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1.1 Khái niệm về quản trị mua hàng Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Do mua hàng là khâu cơ bản của hoạt động kinh doanh, và là điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản là đảm bảo chất lượng hàng mua và mua hàng với chi phí thấp nhất. SVTH: Vương Ngọc Hoa 7 Lớp 09HQT1 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp Trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, hoạt động mua là động thứ nhất, có quan hệ hỗ trợ với các hoạt động khác: Kết quả hoạt động mua đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Nội dung hoạt động mua phụ thuộc vào nhiệu vụ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Khả năng thực hiện hoạt động mua phụ thuộc vào khả năng đảm bảo tài chính của doanh nghiệp.
