CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. mua hàng và vai trò của quản trị mua hàng đối với doanh nghiệp 1. Hoạt động mua hàng 1. Khái niệm mua hàng Mua hàng là khâu đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hoá- tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thoả thuận nhằm mục tiêu đạt được lợi Ých của cả hai bên. Trong đó, người mua thoả mãn về nhu cầu hàng hoá, nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầu vào của hoạt động sản xuất hoặc tiêu dùng cá nhân, người bán thu được lợi nhuận từ hoạt động bán hàng. Mua hàng phản ánh quan hệ pháp lý giữa người mua và người bán thông qua việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ hoặc nghĩa vụ phải thanh toán. Mua hàng của doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức nhưng việc ra quyết định mua hàng lại thuộc về cá nhân.
Do vậy vấn đề tâm lý cá nhân cũng như xung đột lợi Ých là những yếu tố cần quan tâm. Các hình thức mua hàng của doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể thực hiện một số hình thức mua hàng khác nhau. Để thuận tiện cho việc xem xét, có thể phân loại theo một số tiêu thức chủ yếu nh sau: a. Căn cứ theo khối lượng hàng hoá được mua sau mỗi lần mua -4- - Mua hàng theo nhu cầu Đây là hình thức mua hàng trong đó doanh nghiệp có thể mua hàng theo nhu cầu sử dụng thực tế, tức là mỗi lần mua chỉ mua vừa đủ phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh trong một thời gian nhất định.
Ưu điểm của hình thức này là việc xác định nhu cầu mua hàng khá đơn giản vì nhu cầu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra hoặc kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, lượng hàng hoá dự trữ đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cho kỳ tiếp theo. Lượng hàng mua theo nhu cầu là lượng hàng tối thiểu mà doanh nghiệp phải mua nên vốn hàng hoá được sử dụng ở đây là số vốn tối thiểu, do đó tránh được tình trạng ứ đọng vốn hàng hoá trong khâu dự trữ, góp phần tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn hàng hoá, giảm được chi phí bảo quản hàng hoá trong thời gian chờ bán, giảm bớt nguy cơ dẫn đến rủi ro như biến động về giá hay nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu được thiệt hại do thiên tai, chiến tranh gây ra. Nhược điểm của hình thức này là nguy cơ thiếu hàng do lượng hàng mua về chỉ vừa đủ theo kế hoạch bán ra hoặc sản xuất ở mức bình thường dẫn đến nếu hàng về trễ thì sẽ dẫn đến việc thiếu hàng, hoặc doanh nghiệp sẽ phải bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh đột biến trong giai đoạn đó do không có lượng hàng dư thừa để phục vụ bán ra hoặc sản xuất thêm. Chi phí mua hàng thường cao do phải mua làm nhiều lần khiến cho doanh nghiệp phải chi trả thêm các khoản chi phí nh đặt hàng, vận chuyển.
Thêm nữa, doanh nghiệp lại không được hưởng mức chiết khấu hay hạn mức tín dụng từ nhà cung cấp dành cho việc mua hàng với khối lượng lớn. - Mua hàng theo lô lớn Đây là hình thức mua hàng với số lượng mua mỗi lần nhiều hơn nhu cầu sản xuất, kinh doanh trong một thời gian nhất định. Tổng chi phí cho việc -5- nhập hàng sẽ thấp nhất khi chi phí dự trữ hàng hoá bằng chi phí mua hàng do đó lượng hàng mua vào sẽ là tối ưu. Ưu điểm mua hàng của phương pháp này là giảm chi phí mua hàng.
Doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp do việc mua với số lượng lớn và chủ động về nguồn hàng khi có những biến đổi đột biến về nhu cầu đầu ra của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn, điều này gây khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá, chi phí bảo quản, bảo hiểm lớn, rủi ro do thiên tai, hoả hoạn, mất cắp, không còn được ưu chuộng… b. Căn cứ theo sự ràng buộc pháp lý giữa người mua và người bán - Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hoá Hợp đồng mua bán hàng hoá là sự giàng buộc giữa người mua và người bán, qua đó những yêu cầu về hàng hoá như quy cách kỹ thuật, màu sắc, kích cỡ…, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng đều được xác định rõ ràng cũng như nghĩa vụ và quyền lợi của các bên. Hợp đồng mua bán có thể có giá trị trong một lần hoặc nhiều lần mua hàng.
Đơn đặt hàng là yêu cầu củ thể về mặt hàng mà doanh nghiệp muốn mua tại một thời điểm xác định. Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hoá làm một hình thức chủ động, người mua cũng như người bán có sự chuẩn bị do đó nó đảm bảo tính chắc chắn ổn định cho cả bên bán và bên mua. Nhưng không phải vì thế mà doanh nghiệp sao nhãng việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc giao hàng đúng theo đơn hàng và hợp đồng đã ký kết. - Mua hàng không theo hợp đồng mua bán Đây là hình thức mua hàng mà bên mua và bên bán không ký kết hợp đồng mua bán.
Mua hàng theo hình thức này thường là mua đứt bán đoạn, -6- không có kế hoạch trước và không thường xuyên. Ưu điểm của hình thức này là việc mua hàng diễn ra nhanh chóng, giá cả theo thị trường. Tuy nhiên, với hình thức này, nếu người mua không biết chọn lựa hàng hoá thì dễ mua phải hàng không đúng qui cách kỹ thuật và chất lượng đáp ứng cho việc sản xuất và kinh doanh. Căn cứ theo khu vực địa lý của nguồn hàng - Mua trong nước Đây là hình thức mua hàng mà nguồn hàng được sản xuất hoặc phân phối trong nước do đó mọi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia.
- Mua từ nước ngoài Đây là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài về phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh trong nước hay còn được gọi là nhập khẩu. Có 2 hình thức nhập khẩu là nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu trực tiếp. Căn cứ vào thời hạn tín dụng - Mua hàng thanh toán ngay Là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp phải tiến hành thủ tục thanh toán ngay cho bên bán. - Mua hàng thanh toán sau Là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp có thể thanh toán cho bên bán sau một khoảng thời gian nhất định.
- Mua hàng thanh toán trước (một phần hoặc toàn bộ) Là hình thức mua hàng mà doanh nghiệp phải ứng trước một phần hoặc toàn bộ tiền hàng cho nhà cung cấp. Hàng hóa sẽ được giao khi đến thời hạn giao hàng -7- 1. Vai trò của quản trị mua hàng đối với doanh nghiệp Quản trị mua hàng được hiểu là các hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo nguồn hàng, thực thi mua hàng nhằm đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị mua hàng được tiếp cận theo 2 phương diện là quản trị chức năng và quản trị tác nghiệp.
Theo cách tiếp cận quản trị chức năng, quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng là việc triển khai qui trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra theo dõi và giao nhận hàng hoá và đánh giá kết quả. Đây là quá trình phân tích, lựa chọn để ra được quyết định mua cái gì? mua của ai? mua như thế nào? Đối với doanh nghiệp thương mại hay sản xuất, quản trị mua hàng có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tìm kiếm và lựa chọn được những nguồn hàng tốt và ổn định, đáp ứng nhu cầu sản xuất hay bán ra phục vụ tốt khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Mua hàng là một trong những nghiệp vụ cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh nên quản trị mua hàng không thể thiếu trong công tác quản trị doanh nghiệp.
Vai trò của quản trị mua hàng được thể hiện ở những khía cạnh sau: Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động tiếp theo của cả quá trình như sản xuất hay bán ra. Nếu doanh nghiệp không mua được hàng, không mua đủ hàng hoặc mua phải hàng xấu, hàng giả, hàng không phù hợp với thị hiếu của khách hàng hoặc yêu cầu sản xuất sẽ làm cho sản phẩm, -8- hàng hoá không đáp ứng được yêu cầu của khách khàng dẫn đến việc tiêu thụ (bán ra) gặp khó khăn, hàng hoá bị ứ đọng, vốn hàng hoá và vốn lưu động chậm luân chuyển, chi phí tăng, không bù đắp được chi phí, lợi nhuận giảm hoặc thua lỗ, chất lượng phục vụ khách hàng kém, giảm uy tín của doanh nghiệp.Nếu mua hàng phù hợp với nhu cầu thị hiếu của khách hàng, yêu cầu của sản xuất (về khối lượng, chất lượng và chủng loại hàng hoá…), phù hợp với thời gian và đúng nơi yêu cầu, sẽ là một điều kiện tiên quyết cho hoạt động kinh doanh được tiến hành thuận lợi, theo kiểu “đầu xuôi, đuôi lọt”. Do đó, công tác quản trị mua hàng đảm bảo hoạt động mua hàng được tiến hành một cách khoa học, nhịp nhàng và liên tục, đồng thời nâng cao được chất lượng hàng hoá và hạ được giá thành sản phẩm. Từ đó, giúp cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo được tính ổn định, chắc chắn, hạn chế được tình trạng thừa thiếu, ứ đọng, chậm luân chuyển, hàng kém phẩm chất…vừa gây chậm trẽ, khó khăn cho khâu dự trữ, bán hàng, vừa ảnh hưởng tới kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.