phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 03 chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về nâng cao năng lực quản lý của các tổ chức quản lý dự án Khoa học và công nghệ. Chƣơng 2: Phân tích thực trạng năng lực quản lý dự án của Văn phòng các Chương trình khoa học và công nghệ quốc gia Chƣơng 3: Định hướng và giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án của Văn phòng các Chương trình khoa học và công nghệ quốc gia. 9 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ CỦA CÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 1.1 Khái niệm và các yếu tố cấu thành năng lực quản lý của các tổ chức quản lý dự án khoa học và công nghệ 1.1 Khái niệm năng lực quản lý của các tổ chức quản lý dự án khoa học và công nghệ Về khái niệm “năng lực”, theo định nghĩa được nêu trong Từ điển tiếng Việt thì: “Năng lực là khả năng, là điều kiện chủ quan hoặc tự nhiên sẵn có để thực hiện một hoạt động nào đó”. Như vậy, có thể hiểu “năng lực” là khả năng thực hiện công việc, nhiệm vụ hay đạt được mục tiêu với kết quả nhất định.
Về khái niệm quản lý, có nhiều định nghĩa về “quản lý” đã được đưa ra, có thể kể đến một số khái niệm như: “Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực một cách hiệu lực và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. “Quản lý là việc thiết kế và duy trì một môi trường trong đó những người cùng làm việc với nhau có thể hoàn thành những mục đích, mục tiêu chung. “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đã đề ra. Tổng hợp các khái niệm này, năng lực quản lý của các tổ chức quản lý dự án khoa học và công nghệ có thể định nghĩa như sau: “Năng lực quản lý của các tổ chức quản lý dự án khoa học và công nghệ là khả năng tác động có tổ chức, có hướng đích của tổ chức đó tới đối tượng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
10 Như vậy, năng lực quản lý là phạm trù rộng lớn, phức tạp, có phạm vi bao trùm mọi hoạt động, mọi bộ phận của tổ chức. Bên cạnh đó, năng lực quản lý của tổ chức quản lý dự án KH&CN được định hướng và được thể hiện thông qua quá trình tác động đến đối tượng quản lý một cách cụ thể, rõ ràng và nhằm đạt được các mục tiêu mà tổ chức hướng đến.2 Sự cần thiết phải nâng cao năng lực quản lý của các tổ chức quản lý dự án khoa học và công nghệ Mọi hoạt động của các tổ chức quản lý dự án KH&CN khi triển khai cần sự hợp tác ăn ý giữa các bộ phận trong tổ chức đó. Muốn như vậy, thì các thành viên của tổ chức phải thấy rõ được mục tiêu của họ, vị trí và vai trò của mình trong sự phát triển chung. Để làm được như vậy thì năng lực QL của tổ chức giữ vai trò rất quan trọng, là cơ sở để gắn kết các thành viên hoạt động theo định hướng chung.
Nâng cao năng lực QL của tổ chức là tăng cường khả năng phối hợp giữa các thành viên trong tổ chức đó vì mục tiêu chung. Trong Văn phòng thường tồn tại song hành bốn nguồn lực cần thiết cho mọi hoạt động, “đó là nhân lực, tài lực, vật lực, thông tin”(Nguyễn Thị Ngọc Huyền, 2013). Để có thể tận dụng và kết hợp tốt các nguồn lực trên nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức đòi hỏi tổ chức phải có năng lực QL cao. Năng lực quản lý cao giúp tổ chức tác động được tới đầy đủ nguồn lực một cách khoa học, hợp lý.
Như vậy, nâng cao NLQL của tổ chức sẽ giúp tổ chức sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo hướng ngày một hiệu quả. Tổ chức quản lý dự án KH&CN đang hoạt động trong môi trường luôn luôn biến động. Những biến động này mang đến những cơ hội và tiềm ẩn những nguy cơ khó lường. Những cơ hội và thách thức này tác động không nhỏ tới hoạt động của tổ chức và ảnh hưởng đến khả năng thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Năng lực quản lý cao sẽ giúp tổ chức nhanh chóng thích nghi được với những biến động môi trường. Nhờ vậy, tổ chức có thể nắm bắt và tận dụng được những cơ hội, cũng như ngăn chặn hoặc giảm thiểu các thiệt hại, tổn thất do những nguy cơ, thách thức 11 mang lại. Nâng cao NLQL của tổ chức giúp tổ chức quản lý dự án KH&CN trở nên linh hoạt hơn, tăng khả năng thích nghi trước những biến động của môi trường. Chính bản thân các đối tượng quản lý cũng có tác động lớn tới khả năng hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Các đối tượng quản lý cũng có những sự thay đổi và phát triển không ngừng. Chính vì vậy, khả năng tác động có tổ chức lên các đối tượng quản lý mà các tổ chức thực hiện cũng cần có sự điều chỉnh để chủ động bắt kịp tình hình. Như vậy, nâng cao năng QL của tổ chức giúp quá trình quản lý các đối tượng trở nên thuận tiện và đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã đề ra.3 Các yếu tố cấu thành năng lực quản lý của các tổ chức quản lý dự án khoa học và công nghệ Năng lực quản lý của tổ chức quản lý dự án KH&CN là một phạm trù có phạm vi rất rộng. Theo đó, có nhiều cách tiếp cận khác nhau khi đề cập đến các yếu tố cấu thành năng lực quản lý của tổ chức.
Tác giả đề cập đến ba cách tiếp cận phổ biến và có phạm vi rộng về NLQL của tổ chức theo quá trình QL, đối tượng QL và theo nội dung QL hoạt động của các tổ chức.1 Theo quá trình quản lý Năng lực quản lý của tổ chức quản lý dự án KH&CN có thể được thể hiện thông qua thực tế thực hiện các chức năng QL. Các năng lực theo chức năng quản lý của tổ chức bao gồm: - Năng lực lập kế hoạch: “là khả năng thiết lập các mục tiêu và phương thức hành động thích hợp để đạt được mục tiêu.” - Năng lực tổ chức: “là khả năng đảm bảo nguồn lực cho thực hiện kế hoạch trong các hình thái cơ cấu nhất định.” - Năng lực lãnh đạo: “là khả năng đánh thức sự nhiệt tình, tạo động lực cho con người để họ làm việc một cách tốt nhất nhằm đạt được các mục tiêu kế hoạch.” - Năng lực kiểm soát: “là khả năng giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động để đảm bảo sự thực hiện theo các kế hoạch.” Năng lực của mỗi chức năng lại được thể hiện qua nhiều hoạt động cụ thể và 12 thường được xem xét trong việc thực hiện các chức năng quản lý với các đối tượng hay khách thể quản lý cụ thể.2 Theo đối tượng quản lý Thực chất, đối tượng của quản lý là những mối quan hệ con người. Các tổ chức này thông qua các mối quan hệ với các thành viên bên trong tổ chức mà tác động đến tất cả các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu. Tổ chức cũng thông qua mối quan hệ con người mà tác động đến các cá nhân, tổ chức khác bên ngoài hệ thống.
Năng lực quản lý của các tổ chức QLDA KH&CN phân theo đối tượng quản lý được cấu thành bởi các loại năng lực tiêu biểu như: - Với đối tượng bên trong tổ chức: + Năng lực quản lý nhân lực. + Năng lực quản lý tài lực. + Năng lực quản lý vật lực. + Năng lực quản lý thông tin.
+ Năng lực quản lý công nghệ. - Với đối tượng bên ngoài tổ chức: + Năng lực quản lý nhà cung cấp. + Năng lực quản lý khách hàng. + Năng lực quản lý các bên liên quan.3 Theo nội dung quản lý hoạt động của tổ chức Mỗi tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực riêng có những hoạt động cụ thể khác nhau.
Năng lực quản lý của tổ chức xét cho cùng thể hiện ở khả năng hoàn thành các mục tiêu đã được đề ra cũng có nghĩa là khả năng thực hiện các hoạt động chủ chốt đạt hiệu lực và hiệu quả cao. Một số năng lực quản lý phân theo hoạt động của tổ chức phổ biến là: - Trong các hoạt động chính: + Năng lực quản lý sản xuất. + Năng lực quản lý dự án. + Năng lực quản lý marketing.
13 + Năng lực quản lý thương mại… - Trong các hoạt động hỗ trợ: + Năng lực quản lý nhân sự. + Năng lực quản lý hệ thống thông tin. + Năng lực quản lý công nghệ… Mỗi tổ chức cần xác định được hoạt động trọng tâm, quyết định đến việc thực hiện các mục tiêu của mình để tập trung cải thiện, nâng cao năng lực QL hoạt động đó. Các yếu tố cấu thành năng lực QL trên đây là cơ sở cho các tổ chức lựa chọn và xác định hệ thống tiêu chí đánh giá năng lực QL của mình.2 Nâng cao năng lực quản lý dự án của các tổ chức quản lý dự án khoa học và công nghệ 1.1 Dự án và quản lý dự án khoa học công nghệ 1.1 Dự án khoa học và công nghệ a.
Khái niệm dự án khoa học và công nghệ Những năm gần đây, khái niệm dự án nhận được sự quan tâm và nghiên cứu của nhiều học giả kinh tế trên thế giới. Do xuất phát từ những giác độ và có những phương pháp nghiên cứu khác nhau, các khái niệm về dự án cũng có những sự khác nhau nhất định. Có thể kể đến một số khái niệm về “dự án” như sau: Theo Từ Quang Phương (2001): “Trên phương diện quản lý thì dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.” Ngân hàng thế giới (WB) định nghĩa: “Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan đến nhau được hoạch định nhằm đạt được những mục tiêu nào đó trong thời gian nhất định” (Đỗ Phú Trần Tình, 2011). Tiêu chuẩn Australia định nghĩa: “Dự án là một dự kiến công việc có thể nhận biết được, có khởi đầu, có kết thúc, bao hàm một số hành động có liên hệ mật thiết với nhau” (Đinh Thế Hiển, 2015).