CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp 1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến hoặc hình thành từ các nguồn khác dùng cho mục đích quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm (công trình, hạng mục công trình) của doanh nghiệp xây lắp.
Nguyên liệu, vật liệu có những đặc điểm khác với các loại tài sản khác Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu khi tham gia vào chu kỳ sản xuất sẽ cấu thành thực thể sản phẩm, do đó giá trị của nó là một trong những yếu tố hình thành nên giá thành sản phẩm. Về mặt giá trị: Giá trị nguyên vật liệu khi đưa vào sản xuất thường có xu hướng tăng lên khi nguyên vật liệu đó cấu thành sản phẩm.
Về mặt hình thái: Khi đưa vào quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu thay đổi về hình thái và sự thay đổi hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất mà sản phẩm do nguyên vật liệu tạo ra. Giá trị sử dụng: Khi sử dụng nguyên vật liệu dùng để sản xuất thì NVL đó sẽ tạo thêm những giá trị sử dụng khác. Vai trò của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, NVL là đối tượng của lao động. Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất SVTH: Nguyễn Thị Thúy 3 Lớp: LC 15.09 Luan van Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyên, nhiên, vật liệu, máy móc và thiết bị thi công.
Trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm công trình, hạng mục công trình. Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 70% - 80% trong tổng giá trị công trình. Do vậy, việc vung cấp NVL đầy đủ số lượng, chất lượng, có kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến tiến độ thi công xây dựng của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu còn quan tâm đến chất lượng. Chất lượng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của nguyên vật liệu mà chất lượng quyết định để doanh nghiệp có uy tín tồn tại trên thị trường.
Trong cơ chế thị trường hiện nay việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Trong quá trình thi công xây dựng công trình, thông qua công tác kế toán NVL từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, đảm bảo đúng tiến độ và nâng cao chất lượng của các công trình. Có thể nói rằng vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình thi công xây lắp.3 Yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định nơi thi công còn các điều kiện khác như: người lao động, máy móc thiết bị thi công…phải di chuyển theo địa điểm xây dựng.
Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng vật liệu phức tạp và chịu ảnh hưởng lớn của môi trườn bên ngoài, các nhà quản lý doanh nghiệp cần xây dựng định mức hao phí cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế. quản lý vật liệu là yếu tố khách quan vủa mọi nền sản xuất xã hội. Tuy SVTH: Nguyễn Thị Thúy 4 Lớp: LC 15.09 Luan van Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Để làm tốt công tác hạch toán vật liệu, đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới sử dụng và dự trữ: - Trong khâu thu mua vật liệu: Phải quản lý chặt chẽ quá trình thu mua nguyên vật liệu đảm bảo đủ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Các nhà quản lý cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ…Cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để tìm ra biện pháp thích ứng, đồng thời phải kiểm tra lại giá mua vật liệu; các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển. - Khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu. - Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích lũy cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất vật liệu đúng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Trong khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được thực hiện liên tục, không bị ngừng trệ, gián đoạn, do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Tóm lại, quản lý vật liệu từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ, từ số lượng tới chất lượng sẽ làm cho sản xuất được thông suốt, giảm bớt những rủi ro SVTH: Nguyễn Thị Thúy 5 Lớp: LC 15.09 Luan van Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân thiệt hại cho doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn, đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp.4 Sự cần thiết và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 1.1 Sự cần thiết của kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp nên việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp là rất cần thiết. Kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp là việc ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ, nhập xuất nguyên vật liệu. Mặt khác thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn biết được chất lượng, chủng loại có đảm bảo hay không? Số liệu thừa hay thiếu đối với quá trình thi công công trình để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu.
Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn giúp cho việc kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng, cung cấp NVL, từ đó có biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu cho thi công công trình một cách có hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán giá thành. Làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình nguyên vật liệu, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu để có biện pháp điều chỉnh phù hợp.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.
- Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dung cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật SVTH: Nguyễn Thị Thúy 6 Lớp: LC 15.09 Luan van Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân liệu,phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạnchế các thiệt hại. - Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo từng yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch mua, dự trữ, sử sụng vật liệu.Nội dung kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 1.1 Phân loại nguyên vât liệu Trong các doanh nghiệp SXKD nói chung và ngành xây dựng nói riêng, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.