Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và xu thế hội nhập quốc tế, các doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt. Một trong những biện pháp căn bản để duy trì và nâng cao năng lực cạnh tranh là tiết giảm chi phí sản xuất nhằm hạ giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và cấu thành trực tiếp nên thực thể sản phẩm. Do đó, công tác quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định trong việc cung cấp thông tin trung thực, kịp thời để kiểm soát chi phí, ngăn ngừa thất thoát và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn.

Xuất phát từ thực tiễn sản xuất kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Nam Quân – một doanh nghiệp chuyên về in ấn và sản xuất bao bì carton, tác giả Ngô Ngọc Hà đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện phần hành kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo 3 nội dung:

  1. Tìm hiểu, hệ thống hóa lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nam Quân.
  3. Vận dụng lý luận vào thực tiễn sản xuất của công ty nhằm đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu, bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp tính giá và hệ thống sổ sách kế toán liên quan đến nguyên vật liệu.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nam Quân (Địa chỉ: Đường 208, xã An Đồng, huyện An Dương, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực tế hạch toán được thu thập, khảo sát trong giai đoạn năm 2015 – 2016; thời gian thực hiện đề tài từ ngày 10/10/2016 đến ngày 31/12/2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực kế toán, quy định pháp luật và chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm:

  • Chế độ kế toán: Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Chuẩn mực kế toán: Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho, ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001.
  • Quy định trích lập dự phòng: Thông tư số 228/2009/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Quy định khấu hao tài sản cố định: Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính.
  • Khung pháp lý doanh nghiệp: Luật Doanh nghiệp số 13/1999/QH10 và Nghị định số 02/2000/NĐ-CP ngày 03/02/2000 của Chính phủ về đăng ký kinh doanh.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng trong khóa luận bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập số liệu sơ cấp và thứ cấp từ hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), thẻ kho, sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung và các báo cáo tài chính của Công ty TNHH Nam Quân.
  • Phương pháp kế toán chuyên ngành: Phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá (giá gốc nhập kho, giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền) và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ thực tế tại đơn vị, so sánh đối chiếu với các nguyên tắc kế toán chuẩn mực (nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc thận trọng) để đánh giá tính phù hợp và chỉ ra các tồn tại.
Tiêu chí Cơ sở lý luận chuẩn mực Áp dụng thực tế tại Công ty TNHH Nam Quân
Chế độ kế toán Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC
Phương pháp kế toán HTK Kê khai thường xuyên hoặc Kiểm kê định kỳ Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân gia quyền / FIFO / Thực tế đích danh Bình quân gia quyền cả kỳ
Kế toán chi tiết NVL Thẻ song song / Sổ đối chiếu luân chuyển / Sổ số dư Phương pháp Thẻ song song
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung / Nhật ký - Sổ cái / Chứng từ ghi sổ / Kế toán máy Hình thức Nhật ký chung

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp

Chương này tập trung hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về nguyên vật liệu và tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất:

  • Khái niệm và đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh; chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
  • Phân loại nguyên vật liệu: Tác giả trình bày các tiêu chí phân loại gồm:
    • Phân loại theo vai trò, công dụng: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác.
    • Phân loại theo nguồn hình thành: Mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn/biếu tặng/cấp phát.
    • Phân loại theo mục đích và nơi sử dụng: Dùng trực tiếp cho sản xuất, dùng cho quản lý doanh nghiệp, dùng cho mục đích khác.
  • Nguyên tắc và phương pháp đánh giá: Nguyên vật liệu được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc (chi phí mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế không hoàn lại trừ đi chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua). Giá xuất kho được tính theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền (cuối kỳ trước, cả kỳ dự trữ, liên hoàn), phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), phương pháp thực tế đích danh, hoặc đánh giá theo giá hạch toán.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết: Trình bày nguyên tắc, ưu nhược điểm và sơ đồ hạch toán của 3 phương pháp: Thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển và Sổ số dư.
  • Phương pháp hạch toán tổng hợp: Trình bày chi tiết nội dung, kết cấu tài khoản (TK 152 theo phương pháp kê khai thường xuyên; TK 611 theo phương pháp kiểm kê định kỳ) và kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159).
  • Hệ thống sổ sách kế toán: Trình bày đặc điểm và quy trình luân chuyển chứng từ theo 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nam Quân

Chương này đi sâu phản ánh tổ chức quản lý và thực tế hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị thực tập:

  • Khái quát về đơn vị: Công ty TNHH Nam Quân được thành lập ngày 18/07/2000 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh căn cứ Luật Doanh nghiệp 1999 và Nghị định 02/2000/NĐ-CP. Trụ sở đặt tại Đường 208, xã An Đồng, huyện An Dương, Hải Phòng. Đại diện pháp luật là Giám đốc Lê Thanh Hương. Ngành nghề chính là in ấn và sản xuất bao bì giấy, bìa nhăn, hộp carton. Cơ sở vật chất kỹ thuật qua các năm được nâng cấp: năm 2009 đầu tư máy in offset Mitsubishi Daiya, năm 2011 xây dựng nhà xưởng, năm 2014 trang bị máy bế hộp, máy phủ UV và các tổ máy phát điện.
  • Quy trình công nghệ sản xuất: Quy trình sản xuất hộp và bao bì được tổ chức tuần tự: Tiếp nhận Đơn đặt hàng $\rightarrow$ Tổ thiết kế và chế bản $\rightarrow$ Phân xưởng sản xuất (Máy dợn sóng tạo giấy tấm $\rightarrow$ Máy in $\rightarrow$ Máy dập và máy cắt khe $\rightarrow$ Máy dán và máy đóng ghim $\rightarrow$ Hoàn thành sản phẩm).
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp và Kế toán kho kiêm thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC; năm tài chính từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ; hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.
  • Phân loại nguyên vật liệu tại công ty:
    • Nguyên vật liệu chính: Giấy Duplex, giấy Kraft, sóng A, sóng E, sóng B...
    • Nguyên vật liệu phụ: Mực in CL, bản kẽm, đinh ghim, khuy lỗ...
  • Thực hành hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất: Khóa luận trích xuất và minh họa chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho cho nghiệp vụ ngày 20/12/2015: Công ty mua $113.850\text{ m}^2$ Sóng E từ Công ty TNHH Bao bì Quốc tế B&B theo Hóa đơn GTGT số 0000622, đơn giá chưa thuế $5.000\text{ đ/m}^2$, chi phí vận chuyển $1.000.000\text{ đ}$, thuế GTGT 10%. Các chứng từ lập gồm Biên bản giao nhận hàng (Biểu số 2.2), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2.3), Phiếu nhập kho (Biểu số 2.4).
  • Kế toán chi tiết và tổng hợp: Đơn vị theo dõi chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Thẻ song song. Thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho (Biểu 2.12 đến 2.16); Kế toán ghi chép cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu (Biểu 2.17 đến 2.21), Bảng tổng hợp nguyên vật liệu (Biểu 2.22), Bảng kê phiếu xuất kho (Biểu 2.23), vào Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.24) và Sổ Cái TK 152. Định kỳ tiến hành kiểm kê và lập Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu (Biểu 2.26).

Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nam Quân

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tác giả đánh giá tổng quan và đưa ra các đề xuất hoàn thiện:

  • Đánh giá chung:
    • Ưu điểm: Bộ máy quản lý và kế toán gọn nhẹ, phù hợp quy mô doanh nghiệp; phân công trách nhiệm rõ ràng; quy trình kiểm tra chất lượng và số lượng vật tư đầu vào chặt chẽ trước khi nhập kho; tuân thủ đúng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
    • Tồn tại: Việc tính giá xuất kho dồn vào cuối tháng làm chậm tiến độ lập báo cáo; công tác ghi chép thủ công còn tạo áp lực đối chiếu; việc theo dõi phân loại vật tư chưa được mã hóa thống nhất; khâu bàn giao chứng từ giữa kho và phòng kế toán chưa có sổ sách ghi nhận riêng.
  • Các giải pháp đề xuất cụ thể:
    1. Ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng: Đề xuất công ty trang bị phần mềm kế toán (như MISA hoặc FAST) nhằm tự động hóa việc tính toán giá xuất kho, cập nhật tức thời số liệu nhập - xuất - tồn, giảm thiểu sai sót so với việc ghi sổ bằng tay.
    2. Xây dựng Sổ danh điểm vật tư: Đề xuất lập hệ thống mã danh điểm vật tư thống nhất cho toàn bộ nguyên vật liệu chính (Giấy Duplex, Sóng E...) và nguyên vật liệu phụ (Mực in, Bản kẽm, Khuy lỗ...), giúp thuận tiện cho việc tra cứu, quản lý trên máy vi tính và đối chiếu giữa thủ kho với kế toán.
    3. Lập Sổ giao nhận chứng từ: Xây dựng mẫu Sổ giao nhận chứng từ nhập - xuất kho giữa thủ kho và kế toán viên để kiểm soát thời gian chuyển giao chứng từ, tránh thất lạc hóa đơn, phiếu nhập/xuất và nâng cao tính chịu trách nhiệm cá nhân.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng kết các đặc điểm cụ thể trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nam Quân:

Hạng mục Thực trạng tại Công ty TNHH Nam Quân
Quy mô và bộ máy Doanh nghiệp sản xuất bao bì, mô hình kế toán tập trung (3 nhân sự)
Phương pháp kế toán chi tiết Phương pháp Thẻ song song (kết hợp Thẻ kho tại kho và Sổ chi tiết tại phòng kế toán)
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
Phương pháp kế toán tổng hợp Phương pháp Kê khai thường xuyên, sử dụng TK 152
Hình thức ghi sổ Hình thức Nhật ký chung theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC

Các giải pháp do tác giả đề xuất:

  • Chuẩn hóa công tác quản trị dữ liệu kế toán thông qua việc thiết lập Sổ danh điểm vật tư.
  • Hoàn thiện quy trình kiểm soát luân chuyển chứng từ nội bộ bằng Sổ giao nhận chứng từ.
  • Đề xuất lộ trình chuyển đổi từ hình thức ghi sổ kết hợp thủ công sang áp dụng phần mềm kế toán máy vi tính (MISA / FAST).

Đóng góp của nghiên cứu:

  • Phản ánh chân thực thực trạng công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất bao bì quy mô nhỏ.
  • Cung cấp hệ thống chứng từ, sổ sách minh họa thực tế phục vụ làm dẫn chứng đối chiếu giữa lý thuyết hạch toán và thực tiễn điều hành doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Số liệu khảo sát và các mẫu biểu chứng từ trong khóa luận giới hạn tại phạm vi một doanh nghiệp nhỏ (Công ty TNHH Nam Quân) tại địa bàn Hải Phòng trong niên độ 2015 – 2016; các phân tích chủ yếu dựa trên chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Nghiên cứu việc chuyển đổi và cập nhật chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC (văn bản thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC).
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu từ kế toán nguyên vật liệu sang hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành toàn bộ sản phẩm hoàn thiện trong các doanh nghiệp ngành in và bao bì.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cấu trúc trình bày một khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành kế toán tài chính; phương pháp thu thập, xử lý và trình bày số liệu thực tế từ chứng từ gốc đến sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song, quy trình lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn và phương pháp quản lý luân chuyển chứng từ kho.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Nam Quân áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Phương pháp kế toán hàng tồn kho và tính giá xuất kho nguyên vật liệu tại đơn vị là gì?
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính trị giá vốn nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ.

3. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện như thế nào?
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song: Tại kho, thủ kho ghi chép chỉ tiêu số lượng trên Thẻ kho; tại phòng kế toán, kế toán viên mở Sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi đồng thời cả số lượng và giá trị tiền của từng danh điểm vật tư.

4. Quy trình sản xuất bao bì carton của Công ty Nam Quân gồm những công đoạn nào?
Quy trình sản xuất trải qua các bước: Tiếp nhận đơn đặt hàng $\rightarrow$ Thiết kế và chế bản $\rightarrow$ Máy dợn sóng ép giấy thành giấy tấm $\rightarrow$ Máy in in theo mẫu $\rightarrow$ Máy dập và máy cắt khe tạo tấm bìa định hình $\rightarrow$ Máy dán và máy đóng ghim tạo thành phẩm hộp/bao bì hoàn chỉnh.

5. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu mẫu ngày 20/12/2015 trong khóa luận có giá trị như thế nào?
Công ty mua $113.850\text{ m}^2$ Sóng E từ Công ty TNHH Bao bì Quốc tế B&B với đơn giá chưa thuế là $5.000\text{ đ/m}^2$ (thành tiền $569.250.000\text{ đ}$), chi phí vận chuyển $1.000.000\text{ đ}$, thuế GTGT 10% ($56.925.000\text{ đ}$). Tổng giá trị nhập kho nguyên vật liệu ghi nhận là $570.250.000\text{ đ}$.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Ngô Ngọc Hà đã hệ thống hóa đầy đủ lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất và phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tại Công ty TNHH Nam Quân. Nghiên cứu làm rõ các ưu điểm cũng như hạn chế trong quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi chép thẻ song song và hình thức sổ Nhật ký chung đang vận hành tại đơn vị. Trên cơ sở đó, tác giả đã đề xuất các giải pháp mang tính ứng dụng gồm triển khai phần mềm kế toán máy, xây dựng sổ danh điểm vật tư và thiết lập sổ giao nhận chứng từ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp.