Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm, chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và giá thành trong kỳ. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn, lên tới khoảng 70% tổng giá trị công trình. Do đó, việc quản lý và hạch toán chính xác tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu giữ vai trò quyết định trong việc kiểm soát giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và đảm bảo tính liên tục của quá trình thi công.

Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh là doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng công trình, dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật. Xuất phát từ yêu cầu quản lý thực tế tại đơn vị trong năm 2015, khóa luận tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa lý luận chung: Phân tích và làm rõ các cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quy định kế toán hiện hành.
  2. Phân tích thực trạng: Khảo sát, mô tả và đánh giá chi tiết thực tế tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh qua hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán.
  3. Đề xuất giải pháp: Trên cơ sở đánh giá các ưu điểm và hạn chế còn tồn tại, đưa ra các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vật tư và tính chuẩn xác của số liệu kế toán tại công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu (bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, phân loại, tính giá nhập – xuất và luân chuyển chứng từ vật tư).
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và số liệu kế toán thực tế phát sinh trong năm tài chính 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho (Ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính): Xác định nguyên tắc tính giá gốc hàng tồn kho nhập kho, các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho xuất kho và phương pháp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa (Ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính): Khung quy định về hệ thống tài khoản kế toán (TK 152, TK 151, TK 611, TK 1593...), biểu mẫu chứng từ và các hình thức sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
  • Quy định bổ sung từ Thông tư 200/2014/TT-BTC: Cập nhật phương pháp giá bán lẻ đối với hàng tồn kho trong các doanh nghiệp bán lẻ đặc thù.

Tác giả hệ thống hóa các phương pháp tính giá xuất kho và phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu làm cơ sở so sánh với thực tiễn:

Tiêu chí Các phương pháp theo lý luận Đặc điểm áp dụng
Tính giá xuất kho - Thực tế đích danh
- Bình quân gia quyền (cả kỳ / liên hoàn)
- Nhập trước - Xuất trước (FIFO)
- Phương pháp giá bán lẻ		 Phù hợp tùy thuộc vào chủng loại, số lần nhập xuất, tính chất nhận diện và điều kiện quản lý kho tàng của từng doanh nghiệp.
Hạch toán chi tiết - Thẻ song song
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư		 Khác nhau về trình tự ghi chép tại kho và phòng kế toán, phương thức kết nối giữa số liệu hiện vật và giá trị.
Hạch toán tổng hợp - Kê khai thường xuyên
- Kiểm kê định kỳ		 - KKTX: Theo dõi liên tục biến động trên TK 152.
- KKĐK: Theo dõi qua TK 611, căn cứ kiểm kê để tính giá xuất.
  • Phương pháp nghiên cứu đã sử dụng:
    • Phương pháp thu thập và tổng hợp tài liệu: Thu thập chứng từ gốc phát sinh (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị cấp vật tư) và sổ sách kế toán liên quan tại công ty.
    • Phương pháp phân tích và so sánh: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, đối chiếu số liệu ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán, so sánh mô hình thực tế với quy định của chế độ kế toán hiện hành.
    • Phương pháp hạch toán kế toán: Áp dụng phương pháp tài khoản, chứng từ, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán để minh họa và đánh giá quy trình hạch toán.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp từ tài liệu quản lý nội bộ, báo cáo tài chính, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 152 năm 2015 của Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 1 tập trung làm rõ các khái niệm cơ bản, vai trò của nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp:

  • Khái niệm và đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ trong một chu kỳ sản xuất và chuyển dịch một lần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh.
  • Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại theo vai trò và công dụng (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác); phân loại theo nguồn hình thành (mua ngoài, tự chế, gia công chế biến, nhận góp vốn, biếu tặng); phân loại theo mục đích sử dụng (cho sản xuất trực tiếp, cho quản lý, cho mục đích khác).
  • Tính giá nguyên vật liệu: Quy định công thức tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho từ các nguồn và 4 phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho (đích danh, bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, bình quân gia quyền liên hoàn sau mỗi lần nhập, nhập trước - xuất trước FIFO, và phương pháp giá bán lẻ theo Thông tư 200).
  • Kế toán chi tiết: Trình bày nội dung, ưu nhược điểm và sơ đồ quy trình hạch toán của 3 phương pháp kế toán chi tiết: phương pháp Thẻ song song, phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp Sổ số dư.
  • Kế toán tổng hợp:
    • Phương pháp Kê khai thường xuyên: Sử dụng TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 151 (Hàng mua đang đi đường), theo dõi chi tiết tài khoản đối ứng (TK 111, 112, 331, 154, 642, 133, 411, 221...).
    • Phương pháp Kiểm kê định kỳ: Sử dụng TK 611 (Mua hàng), TK 152, TK 151.
    • Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nguyên tắc trích lập và hoàn nhập dự phòng sử dụng TK 159 (chi tiết TK 1593 theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC), định khoản tương ứng với TK 632.
  • Hình thức kế toán: Trình bày đặc trưng, quy trình và sơ đồ ghi sổ của 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và thực tế thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị nghiên cứu:

  • Tổng quan về công ty:
    • Tên công ty: Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh (Tên giao dịch quốc tế: Quang Minh Electrical Engineering Construction).
    • Địa chỉ: Số 12/618 Ngô Gia Tự, Phường Thành Tô, Quận Hải An, TP. Hải Phòng; MST: 0200894900.
    • Thành lập ngày 17/03/2009; đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 22/05/2015. Vốn điều lệ ghi nhận 8.000 triệu đồng (tổng số 86.000 cổ phần, mệnh giá 10.000 đồng/cổ phần).
    • Lĩnh vực kinh doanh: Xây dựng nhà các loại, công trình kỹ thuật dân dụng, hạ tầng công ích, đường sắt/đường bộ; lắp đặt hệ thống điện, cấp thoát nước, điều hòa không khí; cho thuê máy móc thiết bị xây dựng.
    • Một số công trình tiêu biểu: Thi công nhà thép tiền chế Zamil (Công ty Thép Úc SSE), nhà kết cấu thép Sik-V, nhà kho Nissei-Eco, hạ tầng kỹ thuật Công ty CP Nhiệt điện Hải Phòng, hạng mục nồi hơi và tháp làm lạnh Nhà máy Xi măng Chinfon, nạo vét san nền Nhà máy Xi măng Hoàng Thạch, hạ tầng KCN Vsip Hải Phòng...
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy:
    • Bộ máy quản trị gồm: Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc; 3 Phó Giám đốc (Tài chính, Điều hành, Kỹ thuật); 4 phòng chức năng (Phòng Vật tư thiết bị, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế toán tài vụ, Phòng Kế hoạch kỹ thuật); 6 Đội xây dựng công trình (từ Đội 1 đến Đội 6).
    • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm Kế toán trưởng phụ trách chung, Kế toán xây dựng, Kế toán vật tư, Kế toán thuế và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Chế độ kế toán: Áp dụng Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền liên hoàn (tính lại đơn giá sau mỗi lần nhập).
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Khấu trừ.
    • Phương pháp khấu hao TSCĐ: Đường thẳng.
    • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
  • Đặc điểm phân loại và quản lý nguyên vật liệu tại công ty: Nguyên vật liệu được phân chia thành các nhóm gồm: Nguyên liệu chính (thép hình, thép tấm, thép cuộn...); Nguyên vật liệu phụ (bulông, đai ốc, mặt bích, cao su...); Vật liệu hàn (dây hàn, que hàn, thuốc hàn...); Nguyên vật liệu sơn (sơn chống gỉ, sơn phủ...); Vật liệu điện.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ và tính giá:
    • Nhập kho: Cán bộ kỹ thuật kiểm tra hóa đơn và quy cách vật tư; lập Phiếu nhập kho gồm 3 liên (Liên 1 lưu cuống, Liên 2 thủ kho giữ ghi Thẻ kho, Liên 3 chuyển phòng kế toán). Giá nhập là giá mua chưa thuế cộng chi phí thu mua thực tế.
    • Xuất kho: Đội trưởng công trình lập Giấy đề nghị cấp vật tư, thông qua phòng quản lý thi công và Giám đốc phê duyệt; thủ kho lập Phiếu xuất kho gồm 3 liên (Liên 1 lưu cuống, Liên 2 ghi Thẻ kho, Liên 3 chuyển phòng kế toán). Giá xuất tính theo phương pháp bình quân liên hoàn.
  • Kế toán chi tiết và tổng hợp:
    • Kế toán chi tiết thực hiện theo phương pháp Thẻ song song. Tại kho, thủ kho ghi chép số lượng vào Thẻ kho; tại phòng kế toán, kế toán vật tư vào Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ theo cả số lượng và giá trị, cuối tháng lập Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ để đối chiếu.
    • Kế toán tổng hợp: Căn cứ chứng từ nhập/xuất để ghi Sổ Nhật ký chung, sau đó vào Sổ cái TK 152, lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh

Chương 3 trình bày các đánh giá về ưu điểm, nhược điểm trong khâu tổ chức hạch toán vật tư tại công ty, từ đó đề xuất 5 nhóm giải pháp:

Nhóm giải pháp Nội dung hoàn thiện cụ thể Mẫu biểu đề xuất kèm theo
1. Kiểm nghiệm chất lượng nhập kho Thành lập ban kiểm nghiệm gồm Trưởng phòng kỹ thuật, cán bộ cung ứng và thủ kho trước khi nhập kho vật tư có giá trị lớn hoặc yêu cầu kỹ thuật cao. Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu biểu 3.1)
2. Lập sổ danh điểm vật tư Mã hóa toàn bộ danh mục nguyên vật liệu theo hệ thống ký hiệu khoa học (nhóm, loại, quy cách) để thống nhất theo dõi giữa kho và kế toán. Sổ danh điểm vật tư (Mẫu biểu 3.2)
3. Luân chuyển chứng từ kế toán Quy định lịch bàn giao chứng từ định kỳ giữa thủ kho và phòng kế toán, lập sổ theo dõi bàn giao nhằm tránh thất lạc và chậm trễ tiến độ hạch toán. Sổ giao nhận chứng từ (Mẫu biểu 3.3)
4. Ứng dụng công nghệ thông tin Chuyển đổi từ ghi chép thủ công/bán tự động sang áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng nhằm tự động hóa quy trình nhập liệu và lên sổ. Quy trình ghi sổ trên máy vi tính
5. Quản lý kho, dự phòng và bộ máy - Lập bảng theo dõi trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho định kỳ.
- Cải tạo hệ thống kho bãi, quy định định mức dự trữ tối thiểu - tối đa.
- Phân định rõ nhiệm vụ của từng phần hành kế toán.		 Bảng kê chi tiết giảm giá hàng tồn kho (Mẫu biểu 3.4)

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả khảo sát thực tế: Khóa luận phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh trong năm 2015. Đơn vị đã tuân thủ việc áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và quản lý chi tiết vật tư theo phương pháp Thẻ song song.
  • Hệ thống hóa số liệu và chứng từ: Khóa luận trích xuất và hệ thống hóa hệ thống chứng từ thực tế năm 2015 qua 22 biểu mẫu minh họa (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho số 2.2, 2.8, 2.15, 2.19; Phiếu xuất kho số 2.4, 2.10, 2.16, 2.20; Thẻ kho; Sổ chi tiết vật liệu; Bảng tổng hợp NXT; Sổ Nhật ký chung biểu 2.21; Sổ cái TK 152 biểu 2.22).
  • Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Tác giả đã thiết kế và đề xuất đưa vào sử dụng 4 mẫu biểu quản lý mới (Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Sổ danh điểm vật tư, Sổ giao nhận chứng từ, Bảng kê chi tiết giảm giá hàng tồn kho) cùng lộ trình ứng dụng phần mềm kế toán, giúp khắc phục tình trạng ghi chép trùng lặp và nâng cao khả năng kiểm soát chất lượng vật tư tại công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Khóa luận nghiên cứu chuyên sâu tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh) với mô hình xây lắp cơ điện vừa và nhỏ tại địa bàn Hải Phòng.
    • Dữ liệu minh chứng tập trung trong niên độ kế toán năm 2015 theo khuôn khổ Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng nghiên cứu sang mối quan hệ giữa kế toán chi phí nguyên vật liệu với công tác tính giá thành sản phẩm xây lắp theo từng công trình/hạng mục công trình.
    • Cập nhật, chuyển đổi hệ thống hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo các văn bản chế độ kế toán mới ban hành thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC (như Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ).

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về phần hành kế toán nguyên vật liệu, hàng tồn kho trong doanh nghiệp xây dựng, xây lắp cơ điện.
    • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ có nhu cầu hoàn thiện quy trình kiểm soát vật tư, danh điểm vật liệu và luân chuyển chứng từ.
  • Phần nội dung có giá trị tham khảo nổi bật:
    • Hệ thống sơ đồ luân chuyển chứng từ chi tiết theo phương pháp Thẻ song song gắn với hình thức Nhật ký chung tại Chương 2.
    • Các mẫu biểu đề xuất tại Chương 3 (Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Sổ danh điểm vật tư, Sổ giao nhận chứng từ) có thể ứng dụng trực tiếp vào công tác tổ chức kho và quản lý chứng từ thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào trong năm tài chính 2015?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu đang được áp dụng tại công ty là gì?
Công ty hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Thẻ song song (kết hợp theo dõi số lượng trên Thẻ kho tại kho và theo dõi cả số lượng, giá trị trên Sổ chi tiết vật liệu tại phòng kế toán).

3. Đơn giá xuất kho nguyên vật liệu tại công ty được tính toán theo công thức nào?
Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập). Đơn giá bình quân được tính lại ngay sau mỗi lần nhập vật tư dựa trên tổng giá trị và tổng số lượng tồn kho trước khi nhập cộng với giá trị và số lượng của lần nhập đó.

4. Những nhóm nguyên vật liệu chính phục vụ sản xuất tại công ty gồm những loại nào?
Nguyên vật liệu tại công ty được phân thành các nhóm: Nguyên liệu chính (thép hình, thép tấm, thép cuộn...); Nguyên vật liệu phụ (bulông, đai ốc, mặt bích, cao su...); Vật liệu hàn (dây hàn, que hàn, thuốc hàn...); Nguyên vật liệu sơn (sơn chống gỉ, sơn phủ...) và Vật liệu điện.

5. Tác giả đề xuất những mẫu biểu kế toán mới nào để hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại công ty?
Tác giả đề xuất 4 mẫu biểu bổ sung: Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu biểu 3.1), Sổ danh điểm vật tư (Mẫu biểu 3.2), Sổ giao nhận chứng từ (Mẫu biểu 3.3) và Bảng kê chi tiết giảm giá hàng tồn kho (Mẫu biểu 3.4).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Hương Thảo đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và chuẩn mực VAS 02. Thông qua việc phân tích thực trạng công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu năm 2015 tại Công ty Cổ phần Xây lắp – Cơ điện Quang Minh, tác giả đã chỉ rõ những ưu điểm cũng như các tồn tại trong quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm nghiệm chất lượng nhập kho. Các giải pháp đề xuất kèm hệ thống mẫu biểu và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin có tính khả thi, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị chi phí vật tư trong hoạt động thi công xây lắp của doanh nghiệp.