Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế quốc dân, xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất giữ vai trò quan trọng trong việc tạo lập và phát triển cơ sở hạ tầng. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng và cơ khí, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng chi phí sản xuất cũng như giá thành công trình. Do đó, việc quản lý chặt chẽ quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản và xuất dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa then chốt nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Khóa luận tốt nghiệp đại học hệ liên thông ngành Kế toán kiểm toán của tác giả Bùi Thị Huyền (lớp QTL603K, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng), dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Mai Linh, tập trung nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH Xây dựng & Thương mại Huy Dũng. Doanh nghiệp được thành lập từ đầu năm 2011, hoạt động trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động, việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đòi hỏi phải được hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đánh giá toàn diện thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, từ đó xác định các mặt đạt được cùng những tồn tại để xây dựng các giải pháp hoàn thiện có tính khả thi. Để thực hiện mục tiêu trên, tác giả xác định 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất và xây lắp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng & Thương mại Huy Dũng thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán.
  3. Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, nâng cao hiệu quả quản lý chi phí vật tư.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, bao gồm kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
  • Phạm vi không gian: Tại Công ty TNHH Xây dựng & Thương mại Huy Dũng, địa chỉ tại số 12 ngõ 42G, đường Trần Nguyên Hãn, phường Cát Dài, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng.
  • Phạm vi thời gian: Sử dụng số liệu kế toán năm 2013 của doanh nghiệp, trọng tâm là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12 năm 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm:

  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – "Hàng tồn kho" (ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001), quy định nguyên tắc tính giá gốc hàng tồn kho và điều kiện xác định giá trị thuần có thể thực hiện được.
  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, áp dụng thống nhất cho hệ thống chứng từ, tài khoản (TK 152, TK 151, TK 611, TK 159...) và các hình thức sổ kế toán.
  • Thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Về mặt lý luận, nguyên vật liệu được phân loại theo công dụng (vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác); theo nguồn hình thành (mua ngoài, tự chế/gia công, nhận góp vốn/biếu tặng); hoặc theo mục đích sử dụng. Các phương pháp tính giá xuất kho gồm: nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO), bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ hoặc liên hoàn), và thực tế đích danh. Đối với kế toán chi tiết, lý thuyết phân tích 3 phương pháp: ghi thẻ song song, sổ số dư và sổ đối chiếu luân chuyển. Đối với kế toán tổng hợp, lý thuyết phân định rõ hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng là phương pháp quan sát, thu thập tài liệu, phân tích - tổng hợp số liệu kế toán thực tế và đối chiếu logic giữa các khâu hạch toán. Tác giả tiếp cận trực tiếp chứng từ gốc phát sinh, theo dõi chu trình luân chuyển chứng từ từ kho lên phòng kế toán và quy trình ghi sổ tổng hợp.

Nguồn dữ liệu của khóa luận là các số liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập tại phòng kế toán của Công ty TNHH Xây dựng & Thương mại Huy Dũng trong niên độ 2013. Cụ thể gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu 01GTKT3/001), Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), Phiếu đề nghị cấp vật tư, Thẻ kho (mẫu 12-DN), Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (mẫu 10-DN), Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 152.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Trong chương này, tác giả làm rõ bản chất kinh tế của nguyên vật liệu: là đối tượng lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu và chuyển dịch một lần giá trị vào giá thành sản phẩm mới. Tác giả phân tích yêu cầu quản lý vật liệu qua 4 khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng; đồng thời chỉ rõ 4 nhiệm vụ của kế toán vật tư trong việc ghi nhận kịp thời số lượng, chất lượng, giá trị nhập - xuất - tồn.

Chương 1 đi sâu phân tích cơ cấu tài khoản kế toán tổng hợp: TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) với 6 tài khoản cấp 2 (1521, 1522, 1523, 1524, 1525, 1528); TK 151 (Hàng mua đang đi đường); TK 611 (Mua hàng - dùng trong phương pháp kiểm kê định kỳ); và TK 159 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Tác giả so sánh chi tiết ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng của 3 phương pháp kế toán chi tiết và 5 hình thức tổ chức sổ kế toán:

Tiêu chí Phương pháp Thẻ song song Phương pháp Sổ số dư Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chép tại kho Ghi Thẻ kho theo số lượng Ghi Thẻ kho và ghi số lượng tồn vào Sổ số dư cuối tháng Ghi Thẻ kho theo số lượng hàng ngày
Ghi chép tại phòng kế toán Mở Sổ chi tiết ghi cả số lượng và giá trị Ghi Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn; tính tiền trên Sổ số dư Cuối tháng lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất rồi vào Sổ đối chiếu luân chuyển
Ưu điểm Đơn giản, rõ ràng, dễ đối chiếu số liệu Tránh ghi trùng lặp, chia đều công việc trong kỳ Khối lượng ghi chép ít hơn thẻ song song, không trùng lặp
Nhược điểm Trùng lặp ghi chép giữa kho và kế toán; khối lượng công việc lớn Khó tìm sai sót khi số dư không khớp do kế toán chỉ ghi giá trị Dồn việc vào cuối kỳ, hạn chế kiểm tra thường xuyên
Điều kiện áp dụng Doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, xuất nhập không thường xuyên Doanh nghiệp nhiều chủng loại vật tư, xuất nhập thường xuyên Doanh nghiệp nhiều chủng loại nhưng chứng từ nhập xuất phát sinh ít

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xây dựng & thương mại Huy Dũng

Tác giả giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp: thành lập ngày 14/01/2011 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với mã số thuế 0201217588, chuyên xây dựng công trình dân dụng, gia công cơ khí, kinh doanh máy móc thiết bị và sắt thép, vật liệu xây dựng. Trong năm 2011, công ty tham gia thi công các hạng mục đồng thép, cắt cọc bê tông tại Nhà máy nhiệt điện Mông Dương 2 (Quảng Ninh) với doanh số 3 tỷ đồng. Giai đoạn 2012-2013, công ty tiếp tục nhận thầu tại Nhà máy nhiệt điện Mông Dương 1, Nhà máy điện tử Samsung Thái Nguyên và dự án cao tốc TP. Hồ Chí Minh - Long Thành.

Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc) điều hành Phòng Sản xuất, Phòng Vật tư, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và các Đội công trình. Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán vật tư, Kế toán thanh toán và Thủ quỹ. Các chính sách kế toán áp dụng gồm: niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; áp dụng Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn; kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.

Thực trạng hạch toán được minh chứng qua các nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong tháng 12/2013 đối với hai loại vật liệu chính là Thép 1 ly và Gạch đinh A1:

Nghiệp vụ / Chứng từ Ngày Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Định khoản kế toán
Nhập kho Thép 1 ly (HĐ 0002015, PN 21/12) 10/12/2013 12.000 kg 6.160 73.920.000 (VAT: 7.392.000) Nợ TK 152: 73.920.000
Nợ TK 133: 7.392.000
Có TK 331: 81.312.000
Xuất kho Thép 1 ly (PX 15/12 cho Phân xưởng 1) 15/12/2013 11.000 kg 6.157 67.727.000 Nợ TK 621: 67.727.000
Có TK 152: 67.727.000
Nhập kho Gạch đinh A1 (HĐ 0002046, PN 20/12) 10/12/2013 40 m2 175.000 7.000.000 (VAT: 700.000) Nợ TK 152: 7.000.000
Nợ TK 133: 700.000
Có TK 111: 7.700.000
Xuất kho Gạch đinh A1 (PX 19/12 cho Phân xưởng 1) 16/12/2013 50 m2 172.400 8.621.400 Nợ TK 621: 8.621.400
Có TK 152: 8.621.400

Đối với vật tư Gạch đinh A1, tổng hợp tháng 12/2013 cho thấy: tồn đầu tháng 50 m2 (trị giá 8.500.000 đồng); tổng phát sinh nhập trong tháng là 450 m2 (trị giá 76.000.000 đồng); tổng phát sinh xuất trong tháng là 420 m2; số lượng tồn cuối tháng là 80 m2 (trị giá 13.800.000 đồng).

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xây dựng & thương mại Huy Dũng

Tác giả đưa ra các đánh giá thực tế:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân nhiệm rõ ràng; việc lập chứng từ (hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất) được thực hiện đầy đủ chữ ký; hình thức Nhật ký chung phù hợp với quy mô doanh nghiệp; bảo quản kho bãi bảo đảm an toàn vật tư.
  • Khó khăn, tồn tại: Công tác phân loại vật liệu còn mang tính khái quát, chưa xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất dẫn đến khó khăn trong theo dõi chi tiết; quy trình luân chuyển chứng từ đôi lúc chậm trễ; công tác kế toán hoàn toàn ghi chép thủ công trên sổ giấy, gây tốn thời gian và dễ nhầm lẫn; doanh nghiệp chưa từng thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ; chưa có quy trình kiểm soát và hạch toán phế liệu thu hồi từ các công trình thi công.

Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất 5 giải pháp:

  1. Hoàn thiện công tác phân loại nguyên vật liệu và xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu: Mã hóa vật liệu theo hệ thống số thứ tự kết hợp nhóm kỹ thuật để dễ dàng quản lý trên sổ sách.
  2. Hoàn thiện về chứng từ kế toán: Chấn chỉnh thời gian luân chuyển chứng từ từ công trình/kho về phòng kế toán, bảo đảm ghi nhận số liệu kịp thời trong ngày.
  3. Hiện đại hóa công tác kế toán: Đầu tư trang thiết bị vi tính và đưa phần mềm kế toán vào vận hành nhằm giảm bớt thao tác ghi chép thủ công, tự động hóa việc lên Sổ Cái và Báo cáo tài chính.
  4. Hoàn thiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tuân thủ Thông tư 228/2009/TT-BTC, tiến hành đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được vào cuối niên độ để trích lập dự phòng qua TK 159, bảo toàn vốn kinh doanh.
  5. Quản lý và xử lý phế liệu thu hồi: Ban hành quy định thu hồi sắt vụn, vật liệu dở dang từ các công trình xây lắp, tiến hành cân đo nhập kho phế liệu (hoặc bán thanh lý ghi giảm chi phí) nhằm tránh thất thoát lãng phí.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xây dựng & Thương mại Huy Dũng thông qua các hồ sơ chứng từ gốc tháng 12/2013. Tác giả đã kiểm tra tính chính xác của phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn: đơn giá xuất kho Thép 1 ly ngày 15/12 được xác định là 6.157 đồng/kg dựa trên lượng hàng tồn và nhập kế trước, tương ứng giá trị xuất 11.000 kg là 67.727.000 đồng; đơn giá xuất kho Gạch đinh A1 ngày 16/12 là 172.400 đồng/m2, tương ứng giá trị xuất 50 m2 là 8.621.400 đồng.

Về mặt đóng góp, công trình mang lại giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp:

  • Hệ thống hóa các căn cứ pháp lý và nguyên tắc kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây dựng quy mô nhỏ theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và VAS 02.
  • Nhận diện đúng 5 điểm nghẽn nghiệp vụ tại công ty (thiếu sổ danh điểm, luân chuyển chứng từ chậm, ghi sổ thủ công, bỏ qua dự phòng giảm giá hàng tồn kho, buông lỏng hạch toán phế liệu).
  • Đưa ra 5 nhóm kiến nghị cụ thể, sát hợp với năng lực quản trị và nguồn lực tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm khảo sát.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu thực tế:

  • Dữ liệu minh họa chuyên sâu chủ yếu tập trung vào tháng 12 năm 2013 và hai loại vật liệu đại diện (Thép 1 ly, Gạch đinh A1), chưa bao quát toàn bộ danh mục vật liệu xây lắp khác của đơn vị.
  • Doanh nghiệp mới thành lập được 3 năm (2011-2013), hệ thống dữ liệu chuỗi thời gian chưa đủ dài để phân tích biến động chi phí vật tư qua nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh.
  • Đề tài chưa đi sâu phân tích mối quan hệ giữa kế toán nguyên vật liệu với công tác tính giá thành sản phẩm xây lắp theo từng hạng mục công trình cụ thể.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình xây dựng (sử dụng các tài khoản 621, 622, 623, 627, 154); hoặc nghiên cứu thiết kế mô hình kế toán máy ứng dụng phần mềm chuyên dụng cho ngành xây dựng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, đặc biệt là sinh viên hệ đào tạo liên thông hoặc đại học đang chuẩn bị viết khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán nguyên vật liệu, hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất và xây lắp.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ: tham khảo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, quy trình xử lý luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung và phương pháp tính giá bình quân liên hoàn.
  • Phần có giá trị tham khảo nổi bật là hệ thống biểu mẫu đối chiếu logic tại Chương 2 (từ Hóa đơn GTGT, Phiếu đề nghị cấp vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đến Thẻ kho và Sổ chi tiết vật liệu), giúp người đọc hình dung trực quan quy trình hạch toán thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Xây dựng & Thương mại Huy Dũng áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá xuất kho nào? Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và sử dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn (tính lại đơn giá sau mỗi lần nhập) để xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho.

2. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức nào và gồm những vị trí công việc nào? Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 4 vị trí nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán vật tư, Kế toán thanh toán và Thủ quỹ.

3. Số liệu mua và nhập kho Thép 1 ly ngày 10/12/2013 được phản ánh trên chứng từ và sổ sách với giá trị bao nhiêu? Theo Hóa đơn GTGT số 0002015 của Công ty TNHH Hoa Mai và Phiếu nhập kho số 21/12, công ty nhập 12.000 kg Thép 1 ly với đơn giá chưa thuế 6.160 đồng/kg, tổng giá trị hàng mua là 73.920.000 đồng, thuế GTGT 10% là 7.392.000 đồng, tổng giá thanh toán chưa trả người bán là 81.312.000 đồng.

4. Vì sao công ty áp dụng phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song? Phương pháp thẻ song song được công ty lựa chọn do quy trình ghi chép đơn giản, rõ ràng, dễ đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán vật tư, phù hợp với điều kiện doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ chưa trang bị phần mềm kế toán.

5. Những hạn chế lớn nhất trong công tác kế toán vật liệu mà tác giả phát hiện tại doanh nghiệp là gì? Doanh nghiệp chưa lập sổ danh điểm vật tư để mã hóa thống nhất; toàn bộ sổ sách vẫn ghi chép thủ công; chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 228/2009/TT-BTC; và chưa có cơ chế kiểm soát, hạch toán phế liệu thu hồi từ công trình.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Thị Huyền đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu theo Chuẩn mực kế toán số 02 và Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Thông qua khảo sát số liệu thực tế tháng 12 năm 2013 tại Công ty TNHH Xây dựng & Thương mại Huy Dũng, đề tài đã phản ánh chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ, tính giá xuất kho và vào sổ Nhật ký chung của doanh nghiệp. Năm giải pháp được tác giả đề xuất xuất phát trực tiếp từ các tồn tại thực tế, có tính khả thi và đóng góp thiết thực cho công tác hoàn thiện quản lý chi phí vật tư tại đơn vị.