Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Do đó, việc quản lý và hạch toán chính xác, kịp thời chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa quyết định đến việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Khóa luận "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Thị Phương Anh (Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, năm 2014) nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn trong công tác quản lý và hạch toán vật tư tại doanh nghiệp sản xuất gạch ngói đất sét nung.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo 3 nội dung cụ thể:

  1. Hệ thống hóa lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị thực tập.
  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu (bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách kế toán liên quan).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc (địa chỉ: Cụm Công nghiệp xã Gia Minh, huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài được giao thực hiện từ ngày 31 tháng 03 năm 2014 đến ngày 06 tháng 07 năm 2014, khảo sát trên cơ sở dữ liệu sổ sách, chứng từ kế toán phát sinh trong chu kỳ hoạt động của công ty.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết

Tác giả xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các văn bản quy phạm và chuẩn mực kế toán Việt Nam:

  • Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp.
  • Chuẩn mực Kế toán số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho, với các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu bắt buộc:
    • Nguyên tắc giá gốc: Trị giá vốn thực tế là toàn bộ chi phí hợp lý phát sinh để đưa vật liệu về địa điểm và trạng thái hiện tại.
    • Nguyên tắc thận trọng: Ghi nhận theo giá gốc hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được nếu giá trị thuần thấp hơn giá gốc.
    • Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp tính giá áp dụng thống nhất trong suốt niên độ kế toán.

Hệ thống lý thuyết phân loại phương pháp hạch toán và tính giá được tổng hợp như sau:

Tiêu chí kế toán Các phương pháp theo lý luận
Tính giá NVL xuất kho - Phương pháp tính theo giá đích danh
- Phương pháp bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ hoặc sau mỗi lần nhập)
- Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO)
- Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO)
- Phương pháp giá hạch toán (sử dụng hệ số giá)
Kế toán chi tiết NVL - Phương pháp ghi thẻ song song
- Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp ghi sổ số dư
Kế toán tổng hợp NVL - Phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152, TK 151)
- Phương pháp kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611, TK 152)
Hình thức sổ kế toán - Nhật ký chung
- Nhật ký - Sổ Cái
- Chứng từ ghi sổ
- Nhật ký - Chứng từ
- Kế toán trên máy vi tính

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Khóa luận sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu học thuật:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Hệ thống hóa các quy định của chế độ kế toán hiện hành về quản lý hàng tồn kho, luân chuyển chứng từ và sơ đồ tài khoản.
  • Phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu thực tế: Khảo sát quy trình công nghệ sản xuất gạch ngói, quy trình nhập - xuất kho, hệ thống kho bãi phong hóa đất sét tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc.
  • Phương pháp đối chiếu, so sánh: Đối chiếu giữa lý luận hạch toán theo quy chuẩn và thực tiễn vận dụng tại các bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
  • Nguồn dữ liệu: Hệ thống chứng từ ban đầu (Phiếu nhập kho mẫu 01-VT, Phiếu xuất kho mẫu 02-VT, Hóa đơn GTGT, Hóa đơn vận chuyển mẫu 03-BH), các sổ kế toán chi tiết, Thẻ kho, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và báo cáo tài chính của công ty.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Chương này tập trung làm rõ bản chất kinh tế, vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong chu kỳ sản xuất:

  • Khái niệm và đặc điểm: Nguyên vật liệu là tài sản ngắn hạn, đối tượng lao động cấu thành thực thể sản phẩm, chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ và bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu qua quá trình chế biến.
  • Yêu cầu quản lý theo 4 khâu: Khâu thu mua (đảm bảo đủ khối lượng, quy cách, giá cả tối ưu); Khâu bảo quản (kho tàng, cân đo, tránh hao hụt); Khâu dự trữ (xác định định mức tối đa và tối thiểu để tránh ứ đọng vốn); Khâu sử dụng (tuân thủ định mức tiêu hao, hạ giá thành).
  • Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại theo nội dung kinh tế và vai trò (vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị XDCB, vật liệu khác); phân loại theo nguồn gốc (mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn/cấp phát); phân loại theo mục đích sử dụng.
  • Tính giá nguyên vật liệu: Trình bày chi tiết công thức xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho theo từng nguồn (mua ngoài, tự chế, gia công) và 5 phương pháp định giá xuất kho theo chuẩn mực VAS 02.
  • Tổ chức hạch toán: Mô tả chi tiết quy trình ghi sổ, tài khoản đối ứng của phương pháp Kê khai thường xuyên (sử dụng các tài khoản cấp hai: TK 1521, 1522, 1523, 1524, 1525, 1528) và Kiểm kê định kỳ (TK 611); trình bày quy trình hạch toán chi tiết theo 3 phương pháp (Thẻ song song, Đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư) cùng trình tự luân chuyển chứng từ trên 5 hình thức sổ kế toán.

CHƯƠNG 2: Tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc

Chương 2 trình bày bức tranh tổng quan về doanh nghiệp và thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc thành lập ngày 10/12/2007 (Giấy phép số 095 GP/TLDN của UBND TP Hải Phòng; MST: 0200774804; địa bàn Thủy Nguyên, Hải Phòng). Ban đầu thành lập có 06 cán bộ công nhân viên. Sản phẩm chính gồm: gạch 2 lỗ, gạch 4 lỗ, gạch 6 lỗ, gạch 6 lỗ nửa, gạch 3 lỗ chống nóng, ngói trang trí, gạch lát nền đỏ. Công nghệ sản xuất sử dụng dây chuyền nhập khẩu từ Ukraina.

  • Quy trình công nghệ sản xuất: Trải qua chuỗi công đoạn liên hoàn: Khai thác vận chuyển nguyên liệu (đất sét) $\rightarrow$ Kho đất, bãi chứa phong hóa $\rightarrow$ Máy ủi đưa vào cấp liệu thùng $\rightarrow$ Chế biến tạo hình (phơi sấy/phơi đảo gạch mộc) $\rightarrow$ Vận chuyển xếp goong $\rightarrow$ Nung đất $\rightarrow$ Làm nguội $\rightarrow$ Ra lò thành phẩm.

  • Cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán: Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng. Bộ máy kế toán gồm 5 vị trí: Kế toán trưởng (kiêm kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp), Kế toán nguyên vật liệu (kiêm thanh toán với người bán), Kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu, Kế toán TSCĐ (kiêm tập hợp chi phí và tính giá thành), Thủ quỹ.

  • Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:

    • Chế độ kế toán: Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
    • Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Bình quân gia quyền cả kỳ.
    • Phương pháp kế toán chi tiết NVL: Phương pháp ghi thẻ song song.
    • Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12; Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VND).
    • Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao đều.

  • Thực trạng phân loại và luân chuyển nguyên vật liệu tại đơn vị:

    • Nguồn nhập: 100% nguyên vật liệu do mua ngoài từ các địa bàn lân cận, không phát sinh tự gia công hay liên doanh.
    • Cơ cấu nguyên vật liệu:
      • Nguyên vật liệu chính: Đất sét, than cám, than bùn (chiếm tỷ trọng 65% trong quá trình sản xuất).
      • Nguyên vật liệu phụ: Than dầu, than lẫn đá, bột Fric, bột Borach.
      • Nhiên liệu: Dầu Diezen, xăng A92, dầu CN92.
    • Hệ thống chứng từ: Sử dụng Phiếu nhập kho (01-VT), Phiếu xuất kho (02-VT), Biên bản kiểm kê (05-VT), Hóa đơn GTGT, Hóa đơn cước vận chuyển (03-BH). Thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho, kế toán vật tư theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết NVL, cuối tháng đối chiếu số liệu và lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Chỉ tiêu tại đơn vị Chi tiết thực tế áp dụng
Phân loại NVL - NVL chính (chiếm 65%): Đất sét, than cám, than bùn
- NVL phụ: Than dầu, than lẫn đá, bột Fric, bột Borach
- Nhiên liệu: Dầu Diezen, xăng A92, dầu CN92
Nguồn cung cấp 100% mua ngoài (đất sét mua từ các xã lân cận; vật tư khác mua từ DN trên địa bàn)
Quy trình ghi sổ chi tiết Thẻ song song (Thủ kho ghi Thẻ kho; Kế toán ghi Sổ chi tiết; cuối tháng lập Bảng tổng hợp chi tiết N-X-T)
Quy trình ghi sổ tổng hợp Chứng từ gốc $\rightarrow$ Sổ Nhật ký chung $\rightarrow$ Sổ Cái (TK 152) $\rightarrow$ Bảng cân đối số phát sinh $\rightarrow$ Báo cáo tài chính
  • Đánh giá thuận lợi và khó khăn của công ty:
    • Thuận lợi: Công nghệ tiên tiến của Ukraina thay thế lò gạch thủ công; sự hỗ trợ mặt bằng từ huyện Thủy Nguyên và xã Gia Minh; nhu cầu xây dựng dân dụng gia tăng; đội ngũ quản lý trẻ.
    • Khó khăn: Cạnh tranh thị trường gay gắt với các thương hiệu gạch ngói lâu năm (Hạ Long, Hải Dương, Hưng Yên); mạng lưới trên 100 đại lý nhưng thị phần tiêu thụ còn hẹp; khai thác đất sét và phơi gạch mộc phụ thuộc nặng nề vào thời tiết mưa bão; diện tích bãi phơi trong nhà hạn chế; thiếu lao động kỹ thuật cao khi mở rộng dây chuyền; chế độ vận hành liên tục 3 ca/ngày (8 giờ/ca) ảnh hưởng sức khỏe công nhân.

CHƯƠNG 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc

Chương 3 tổng kết các hạn chế trong hạch toán và quản lý vật tư tại công ty, từ đó đề xuất các nhóm giải pháp:

  • Đánh giá hạn chế còn tồn tại: Công tác lập danh điểm vật tư chưa đồng bộ; việc đối chiếu giữa chứng từ gốc và sổ sách kế toán còn dồn khối lượng công việc vào thời điểm cuối tháng do áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ; công tác quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại các khâu nung đốt còn chịu tác động lớn từ hao hụt tự nhiên.
  • Nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện: Đảm bảo tuân thủ đúng chuẩn mực VAS 02 và Quyết định 15/2006/QĐ-BTC; nâng cao tính kịp thời của thông tin kế toán cung cấp cho ban giám đốc điều hành sản xuất.
  • Nội dung hoàn thiện đề xuất:
    • Xây dựng lại hệ thống danh điểm vật tư khoa học (mã hóa thống nhất đất sét, than cám, phụ gia).
    • Tối ưu hóa việc ghi chép chứng từ luân chuyển giữa phân xưởng chế biến tạo hình, phân xưởng xếp đốt và phòng kế toán.
    • Cải tiến phương pháp tính giá xuất kho phù hợp với điều kiện trang bị tin học.
    • Tăng cường kiểm soát khâu thu mua, lựa chọn nhà cung cấp đất sét ổn định và kiểm soát định mức tiêu hao nhiên liệu (than, dầu) trong quá trình vận hành lò nung.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã phản ánh trung thực và có hệ thống toàn bộ bức tranh hạch toán tại doanh nghiệp sản xuất gốm xây dựng:

  1. Phản ánh chính xác cơ cấu chi phí vật tư: Làm rõ đặc thù sản xuất gạch ngói đất nung với nguyên vật liệu chính (đất sét, than cám, than bùn) chiếm tới 65% tỷ trọng sản xuất, toàn bộ từ nguồn mua ngoài.
  2. Minh họa quy trình kế toán: Hệ thống hóa toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ từ khâu lập Phiếu nhập kho (01-VT), Phiếu xuất kho (02-VT) đến hạch toán trên Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152 và lập Bảng tổng hợp chi tiết Nhập - Xuất - Tồn theo đúng mẫu biểu quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
  3. Phân tích mối quan hệ giữa công nghệ sản xuất và công tác kế toán: Làm rõ quy trình sản xuất liên tục 3 ca/ngày theo công nghệ Ukraina và sự phụ thuộc của khâu lưu trữ, phong hóa đất sét vào yếu tố thời tiết, từ đó chỉ ra các điểm trọng yếu cần kiểm soát chi phí.

Kiến nghị và đóng góp của tác giả

  • Kiến nghị thực tiễn cho doanh nghiệp:
    • Đề xuất tiêu chuẩn hóa việc lựa chọn nhà cung ứng đất sét nhằm đảm bảo chất lượng gạch mộc và giảm tỷ lệ phế phẩm khi nung.
    • Kiến nghị chính sách duy trì mối quan hệ thương mại với hệ thống hơn 100 đại lý phân phối cấp 1 và cấp 2.
    • Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng tay nghề cho công nhân trực tiếp vận hành dây chuyền nung đốt kỹ thuật cao.
  • Đóng góp về mặt học thuật: Cung cấp một nghiên cứu tình huống điển hình về mô hình tổ chức kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song kết hợp hình thức Nhật ký chung tại một doanh nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng quy mô vừa và nhỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận:
    • Đề tài tập trung nghiên cứu trong phạm vi một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc), số liệu khảo sát mang tính đặc thù của chu kỳ sản xuất năm 2014 nên chưa có sự so sánh đối chiếu đa chiều với các doanh nghiệp cùng ngành sản xuất gốm xây dựng trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
    • Công tác hạch toán chi tiết tại đơn vị chủ yếu áp dụng phương pháp thủ công kết hợp bảng tính cơ bản, chưa phân tích sâu ứng dụng của các phần mềm kế toán chuyên dụng trong việc tự động hóa tính giá xuất kho.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng nghiên cứu sang mảng kế toán quản trị chi phí nguyên vật liệu, xây dựng hệ thống dự toán chi phí và định mức tiêu hao nguyên vật liệu kỹ thuật chi tiết cho từng phân xưởng (Phân xưởng Cơ điện - Tạo hình và Phân xưởng Xếp đốt).
    • Nghiên cứu mô hình kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp tích hợp.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tài liệu tham khảo cụ thể về phương pháp trình bày khóa luận tốt nghiệp ngành kế toán doanh nghiệp sản xuất; nắm bắt cách thức vận dụng sơ đồ tài khoản TK 152, TK 151 theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và chuẩn mực VAS 02.
  • Kế toán viên tại các đơn vị sản xuất vật liệu xây dựng: Tham khảo quy trình tổ chức ghi chép Thẻ kho, mẫu biểu luân chuyển chứng từ nhập/xuất kho nguyên vật liệu chính (đất, than) và nguyên vật liệu phụ đối với quy trình sản xuất qua nhiều phân xưởng.
  • Phần nội dung có giá trị tham khảo cao nhất: Hệ thống sơ đồ lý luận hạch toán tổng hợp theo phương pháp Kê khai thường xuyên, sơ đồ tổ chức ghi thẻ song song và quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trình bày tại Chương 1 và Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho nào?
Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (tính đơn giá bình quân vào thời điểm cuối tháng dựa trên giá trị và số lượng tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ) để tính giá thực tế cho các lần xuất dùng trong tháng.

2. Cơ cấu nguyên vật liệu tại công ty gồm những loại nào và tỷ trọng của nguyên vật liệu chính là bao nhiêu?
Nguyên vật liệu của công ty gồm 3 nhóm: Nguyên vật liệu chính (đất sét, than cám, than bùn – chiếm 65% trong quá trình sản xuất); Nguyên vật liệu phụ (than dầu, than lẫn đá, bột Fric, bột Borach); Nhiên liệu (dầu Diezen, xăng A92, dầu CN92). Toàn bộ 100% nguyên vật liệu do công ty mua ngoài.

3. Hình thức sổ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho áp dụng tại đơn vị là gì?
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, phương pháp hạch toán hàng tồn kho Kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song.

4. Quy trình sản xuất gạch ngói tại Công ty Gốm xây dựng Đá Bạc trải qua những công đoạn nào?
Quy trình gồm 8 công đoạn liên hoàn: Khai thác vận chuyển nguyên liệu (đất sét) $\rightarrow$ Kho đất, bãi chứa phong hóa $\rightarrow$ Máy ủi vào cấp liệu thùng $\rightarrow$ Chế biến tạo hình (phơi sấy/phơi đảo gạch mộc) $\rightarrow$ Vận chuyển xếp goong $\rightarrow$ Nung đất $\rightarrow$ Làm nguội $\rightarrow$ Ra lò thành phẩm.

5. Những khó khăn khách quan nào ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty?
Do đặc thù sản xuất gạch nung gắn liền với khai thác đất sét và than nên điều kiện thời tiết mưa bão gây trở ngại lớn cho nguồn cung cấp đầu vào và công đoạn phơi đảo gạch mộc trong nhà xưởng; đồng thời công ty chịu áp lực cạnh tranh gay gắt từ các thương hiệu gạch ngói lâu năm như Hạ Long, Hải Dương, Hưng Yên.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Phương Anh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (Quyết định 15/2006/QĐ-BTC) và chuẩn mực VAS 02. Công trình phản ánh chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi thẻ song song và hạch toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH Gốm xây dựng Đá Bạc. Trên cơ sở phân tích quy trình sản xuất gạch ngói và cơ cấu vật tư đặc thù (nguyên vật liệu chính chiếm 65%), tác giả đã đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp.