CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Theo Nguyễn Phước Bảo Ấn và các cộng sự (2012) thì tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Hay tổ chức công tác kế toán cũng có thể hiểu là việc tổ chức thực hiện các Chuẩn mực và Chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và thực hiện các nhiệm vụ khác của kế toán. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp chủ yếu liên quan đến việc tổ chức thông tin đầu vào, xử lý thông tin, cung cấp thông tin đầu ra, tổ chức bộ máy kế toán, phân chia trách nhiệm, công tác kiểm tra kế toán và việc lựa chọn phần mềm kế toán.
Tổ chức thông tin đầu vào Việc tổ chức thu thập thông tin đầu vào phải đáp ứng được yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin, có hai nhóm đối tượng chính sử dụng thông tin kế toán đó là đối tượng bên trong và đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì chủ yếu sử dụng những thông tin được doanh nghiệp cung cấp thông qua hệ thống BCTC. Còn các đối tượng bên trong doanh nghiệp thì cần những thông tin nội bộ trong doanh nghiệp, mức độ chi tiết của thông tin tùy thuộc vào yêu cầu của đối tượng sử dụng chúng. Phân tích hoạt động theo chu trình và mô hình REAL hiện nay thường được sử dụng để xác định yêu cầu thông tin theo từng hoạt động của từng chu trình khác nhau.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem là bước phát triển của hệ thống thông tin kế toán tập trung vào sự kiện. Mô hình REAL (Resources – Event – Agent – Location): 123doc 10 REAL phân tích quá trình hoạt động của doanh nghiệp thành một mô hình liên kết dựa trên 4 nội dung cơ bản: Nguồn lực (Resources), sự kiện (Event), tác nhân (Agent), vị trí (Location). Xác định các nội dung thu thập dữ liệu của các đối tượng, nguồn lực, sự kiện và vị trí từ đó tổ chức ra mô hình dữ liệu của hệ thống kế toán. Tổ chức kế toán theo mô hình REAL thì hệ thống kế toán hầu như phản ánh đầy đủ các nội dung hoạt động của một doanh nghiệp.
Điều này cho phép kế toán không chỉ đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu BCTC, báo cáo quản lý bắt buộc, mà còn chủ động trong việc xử lý dữ liệu để tạo các thông tin phù hợp với nhu cầu đa dạng của các đối tượng sử dụng. Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán chính là việc tổ chức thu thập và ghi nhận các nội dung liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.1: Tổ chức thu thập dữ liệu theo mô hình REAL (Nguồn: Sách Hệ thống thông tin kế toán, 2016) 123doc 11 Tổ chức thu thập dữ liệu chủ yếu cho ba nhóm đối tượng sau: Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế toán Để tiện cho việc theo dõi, thu thập dữ liệu thì kế toán cần phản ánh các hoạt động của doanh nghiệp lên các đối tượng kế toán cụ thể. Vì thế kế toán phải xây dựng danh mục các đối tượng kế toán phù hợp với yêu cầu thông tin đã được xác định từ trước, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Dựa vào danh mục các đối tượng kế toán để xác định đối tượng quản lý chi tiết có liên quan.
Đối tượng quản lý chi tiết là các đối tượng được theo dõi bởi hệ thống tác nghiệp, ở mức độ hạch toán nghiệp vụ. Đối với hệ thống kế toán, một đối tượng kế toán có thể được theo dõi một hay nhiều đối tượng quản lý chi tiết, hay cũng có thể không theo dõi đối tượng chi tiết nào tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời một đối tượng kế toán chi tiết có thể dùng chung cho nhiều đối tượng kế toán. Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều loại hoạt động và các hoạt động này thông thường thuộc cùng một chu trình.
- Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết. - Tổng hợp các hoạt động trong chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi tiết cho từng chu trình. - Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp. Xác định đối tượng quản lý chi tiết là việc xác định nội dung chi tiết cần thu thập: Mã đối tượng, tên đối tượng, các nội dung mô tả khác cho đối tượng, các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra.
Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động 123doc 12 Quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có rất nhiều hoạt động kinh tế phát sinh, các hoạt động kinh tế này sẽ được lặp đi lặp lại trong suốt quá trình kinh doanh gọi là các sự kiện kinh tế. Mỗi hoạt động kinh tế phát sinh sẽ được mô tả bởi tên gọi, nội dung và những tính chất nhất định. Tóm lại khi thu thập nội dung dữ liệu cho từng hoạt động chính là xác định hoạt động gì thực hiện, gọi tên hoạt động đó, hoạt động đó sẽ liên quan đến nguồn lực, đối tượng nào? Thời gian và địa điểm xảy ra hoạt động?. Để thu thập đầy đủ và chính xác nhất các nội dung dữ liệu của từng hoạt động thì cần phải tổ chức các chứng từ minh họa cho từng hoạt động kinh tế đó.
Tổ chức xử lý thông tin Xây dựng hệ thống chứng từ Theo Luật kế toán năm 2015 định nghĩa thì “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán”. Chứng từ có thể là đầu vào và cũng có thể là đầu ra của hệ thống thông tin tùy vào những trường hợp khác nhau. Xây dựng chứng từ trong doanh nghiệp không chỉ là xây dựng hệ thống chứng từ kế toán mà còn là thiết lập toàn bộ hệ thống chứng từ của doanh nghiệp. Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp là các văn bản pháp lý về chứng từ, đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Sẽ có nhiều cách tiếp cận để xây dựng được hệ thống chứng từ nhưng cách tiếp cận phổ biến nhất là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Một chu trình kinh doanh cần được phân tích thành các hoạt động, xác định các bộ phận có liên quan cùng với các đối tượng có tham gia vào quá trình hoạt động từ đó xác định các chứng từ cần được lập, xây dựng thành danh mục chứng từ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp. Sau khi xây dựng danh mục chứng từ, doanh nghiệp cần đối chiếu với danh mục chứng từ theo Chế độ kế toán. Nếu chứng từ của doanh nghiệp không có trong danh mục 123doc 13 này doanh nghiệp cần lưu ý trong việc xây dựng chứng từ mới, một vài lưu ý khi xây dựng chứng từ mới: - Trình bày đầy đủ và rõ ràng mục đích, nội dung chứng từ.
- Xác định số liên, mục đích sử dụng mỗi liên. - Xác định nơi lập, nơi duyệt và nơi lưu chứng từ. - Trình bày mẫu biểu rõ ràng, hướng dẫn chi tiết việc lập, sửa, hủy chứng từ. - Xác định rõ chứng từ là cơ sở cho việc nhập liệu vào phần mềm sử dụng trong công tác kế toán hay chứng từ được in ra từ phần mềm.
- Tuân thủ theo yêu cầu kiểm soát khi mô tả và luân chuyển chứng từ. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán Việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải đáp ứng được các mục tiêu sau: - Tuân thủ theo các quy định pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Việc lập và luân chuyển chứng từ sẽ đóng vai trò hỗ trợ kế toán ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho những đối tượng có nhu cầu về thông tin và góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin. - Ghi nhận kịp thời những thay đổi của các đối tượng kế toán.
Một số yêu cầu của việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán: - Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ phải phù hợp với hoạt động quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp. - Đáp ứng được nhu cầu quản lý đặt ra trong việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán. - Chứng từ phải được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý, có trình tự, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển lòng vòng. - Chứng từ sau khi được lập dùng để ghi sổ, nhập liệu sẽ được lưu lại theo quy định của Luật Kế Toán (Luật số 88/2015/QH13).
Tổ chức vận dụng hệ thống Tài khoản kế toán 123doc 14 Luật Kế Toán năm 2015 quy định Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán cho mục đích kế toán tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính. Hệ thống tài khoản kế toán được cho là thành phần quan trọng bậc nhất của hệ thống kế toán, đảm bảo xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Khi tiến hành xây dựng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp cần chú ý đến việc đảm bảo ổn định và sử dụng lâu dài trong suốt một quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Tránh tình trạng thêm, bớt, điều chỉnh tài khoản khi đã được ghi nhận số liệu sẽ gây ra rắc rối khi tiến hành điều chỉnh.