Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế số, các doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng. Theo báo cáo của Hiệp Hội Thương Mại Điện Tử Việt Nam năm 2017, chỉ khoảng 17% doanh nghiệp tại Việt Nam ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), trong khi phần lớn vẫn sử dụng các phần mềm kế toán tài chính truyền thống (90%) và phần mềm quản lý nhân sự (59%). Hệ thống ERP được xem là giải pháp công nghệ hiện đại giúp tự động hóa quy trình nghiệp vụ, tích hợp dữ liệu và cung cấp thông tin kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị in ấn mã vạch và dịch vụ sửa chữa máy in. Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 05/2018 đến tháng 08/2018, với mục tiêu đánh giá tác động của ERP đến quy trình kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, phân quyền truy cập và công tác kiểm tra kế toán tại công ty.

Ý nghĩa của nghiên cứu không chỉ giúp nâng cao năng lực hoạt động của bộ phận kế toán tại Hà Phan mà còn cung cấp bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác mong muốn ứng dụng ERP để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, góp phần phát triển kinh doanh bền vững trong môi trường cạnh tranh hiện đại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán và hệ thống ERP. Trước hết, mô hình REAL (Resources – Event – Agent – Location) được sử dụng để phân tích và tổ chức thu thập dữ liệu kế toán, giúp phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mô hình này xác định các nguồn lực, sự kiện, tác nhân và vị trí liên quan đến nghiệp vụ kế toán, từ đó xây dựng hệ thống thông tin kế toán hiệu quả.

Thứ hai, luận văn áp dụng các lý thuyết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), bao gồm các đặc điểm cơ bản như tính phân hệ và tích hợp, cơ sở dữ liệu quản lý tập trung, quy trình hoạt động kinh doanh và tác động đến tổ chức bộ máy kế toán. Các khái niệm chính bao gồm: phân hệ kế toán tài chính, phân quyền truy cập, quy trình xử lý nghiệp vụ, và kiểm soát nội bộ trong môi trường ERP.

Ngoài ra, các lý thuyết về quản lý nguồn lực, kiểm soát nội bộ và chính sách kế toán cũng được vận dụng để đánh giá tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán, từ việc thu thập, xử lý đến cung cấp thông tin kế toán.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính chủ yếu là khảo sát, phân tích, so sánh và đánh giá kết quả khảo sát. Nguồn dữ liệu bao gồm tài liệu lý thuyết ngành kế toán, các báo cáo khoa học, cùng dữ liệu thực tế thu thập tại Công ty CPTM Hà Phan.

Cỡ mẫu khảo sát gồm Ban lãnh đạo và nhân viên kế toán của công ty, với bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên các tiêu chí đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu thuận tiện trong phạm vi công ty nhằm đảm bảo thu thập thông tin chính xác và kịp thời.

Quá trình nghiên cứu diễn ra trong 4 tháng, từ tháng 05/2018 đến tháng 08/2018, bao gồm các bước: thiết kế bảng câu hỏi, thu thập dữ liệu, phân tích số liệu, so sánh với các nghiên cứu trước và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng cách tổng hợp kết quả khảo sát, đánh giá mức độ ảnh hưởng của ERP đến các khía cạnh tổ chức công tác kế toán, đồng thời so sánh với các nghiên cứu trong và ngoài nước để làm rõ ý nghĩa thực tiễn.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thông tin đầu vào, xử lý và cung cấp thông tin đầu ra:
    Kết quả khảo sát cho thấy 85% nhân viên kế toán tại Hà Phan đánh giá hệ thống ERP giúp cải thiện tính tích hợp và chính xác của thông tin kế toán. Thời gian xử lý nghiệp vụ kế toán được rút ngắn khoảng 30% so với trước khi ứng dụng ERP, đồng thời khả năng truy xuất nguồn gốc dữ liệu được nâng cao rõ rệt.

  2. Tác động đến tổ chức bộ máy kế toán và phân chia trách nhiệm:
    78% người được khảo sát cho biết ERP đã làm thay đổi cơ cấu bộ phận kế toán, yêu cầu phân công trách nhiệm rõ ràng hơn và tăng cường kiểm soát nội bộ. Việc phân quyền truy cập trên hệ thống được thực hiện chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận thông tin.

  3. Công tác kiểm tra kế toán được nâng cao:
    ERP hỗ trợ tự động đối chiếu dữ liệu giữa các phân hệ, giúp phát hiện sai sót nhanh chóng. Khoảng 90% các lỗi nhập liệu được phát hiện và xử lý kịp thời nhờ hệ thống kiểm soát tích hợp, góp phần nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính.

  4. Mức độ hài lòng của Ban lãnh đạo về chất lượng thông tin kế toán:
    Theo khảo sát, 82% Ban lãnh đạo đánh giá thông tin kế toán trên hệ thống ERP đáp ứng tốt yêu cầu quản lý và ra quyết định, tăng 25% so với trước khi triển khai ERP.

Thảo luận kết quả

Các phát hiện trên phù hợp với kết quả nghiên cứu của các tác giả quốc tế như Booth và cộng sự (2000), Brazel và Li Dang (2005), khi ERP được chứng minh là cải thiện tính tích hợp và kịp thời của thông tin kế toán. Việc rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ và nâng cao chất lượng báo cáo tài chính cũng được nhiều nghiên cứu xác nhận.

Tác động tích cực đến tổ chức bộ máy kế toán và phân quyền truy cập phản ánh sự thay đổi trong quản lý nhân sự và kiểm soát nội bộ, phù hợp với đặc điểm của môi trường ERP. Tuy nhiên, việc phân quyền cần được thực hiện cẩn trọng để tránh rủi ro bảo mật thông tin.

Việc nâng cao công tác kiểm tra kế toán nhờ ERP giúp giảm thiểu sai sót và gian lận, đồng thời tăng cường tính minh bạch trong báo cáo tài chính, điều này có ý nghĩa quan trọng trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chịu sự giám sát chặt chẽ từ các cơ quan quản lý và đối tác.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ hài lòng của nhân viên và Ban lãnh đạo trước và sau khi ứng dụng ERP, cũng như bảng so sánh thời gian xử lý nghiệp vụ kế toán để minh họa hiệu quả của hệ thống.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán:
    Cần xây dựng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ trên hệ thống ERP, đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa các phân hệ. Thời gian thực hiện: 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Kế toán phối hợp với bộ phận CNTT.

  2. Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự kế toán:
    Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về ERP và kỹ năng phân tích dữ liệu cho nhân viên kế toán nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống. Thời gian: liên tục hàng năm. Chủ thể: Ban Lãnh đạo và phòng Nhân sự.

  3. Xây dựng chính sách phân quyền truy cập chặt chẽ:
    Rà soát và cập nhật chính sách phân quyền trên hệ thống ERP để đảm bảo an toàn thông tin, tránh rủi ro gian lận và sai sót. Thời gian: 3 tháng. Chủ thể: Phòng CNTT và Ban Kiểm soát nội bộ.

  4. Tăng cường công tác kiểm tra và giám sát:
    Thiết lập hệ thống kiểm tra tự động và định kỳ nhằm phát hiện kịp thời các sai sót trong dữ liệu kế toán, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Thời gian: triển khai ngay và duy trì liên tục. Chủ thể: Phòng Kiểm toán nội bộ và Phòng Kế toán.

  5. Phát triển liên kết giữa các phân hệ ERP:
    Đảm bảo sự đồng bộ và liên kết hiệu quả giữa phân hệ kế toán với các phân hệ khác như mua hàng, bán hàng, kho vận để tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Thời gian: 6 tháng. Chủ thể: Ban Quản lý dự án ERP và các phòng ban liên quan.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp:
    Giúp hiểu rõ tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán, từ đó đưa ra quyết định đầu tư và triển khai hệ thống phù hợp với chiến lược phát triển.

  2. Phòng Kế toán và Tài chính:
    Cung cấp kiến thức về cách tổ chức, phân công và kiểm soát công tác kế toán trong môi trường ERP, nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng báo cáo.

  3. Phòng Công nghệ Thông tin:
    Hỗ trợ trong việc triển khai, quản lý và bảo mật hệ thống ERP, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ kế toán.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán – Quản trị:
    Là tài liệu tham khảo thực tiễn về ứng dụng ERP trong tổ chức công tác kế toán, giúp mở rộng hiểu biết và phát triển nghiên cứu chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

  1. ERP là gì và tại sao doanh nghiệp nên ứng dụng?
    ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp các phân hệ quản lý kinh doanh và kế toán. Ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, nâng cao tính chính xác và kịp thời của thông tin, từ đó cải thiện hiệu quả quản lý và cạnh tranh.

  2. Ứng dụng ERP ảnh hưởng như thế nào đến công tác kế toán?
    ERP thay đổi quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, giúp tăng tính tích hợp, giảm thời gian xử lý nghiệp vụ và nâng cao chất lượng báo cáo tài chính. Đồng thời, ERP yêu cầu nâng cao năng lực nhân sự và phân quyền truy cập chặt chẽ.

  3. Những khó khăn khi triển khai ERP trong công tác kế toán là gì?
    Chi phí đầu tư cao, thời gian triển khai kéo dài, yêu cầu đào tạo nhân sự và thay đổi thói quen làm việc, cùng với rủi ro bảo mật thông tin nếu phân quyền không hợp lý là những thách thức phổ biến.

  4. Làm thế nào để đảm bảo tính chính xác và an toàn thông tin trên hệ thống ERP?
    Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách phân quyền truy cập rõ ràng, thực hiện kiểm tra, giám sát định kỳ và đào tạo nhân viên về bảo mật thông tin, đồng thời sử dụng các công cụ kiểm soát tự động trên hệ thống.

  5. Lợi ích cụ thể của ERP đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì?
    ERP giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm chi phí vận hành, nâng cao năng suất lao động và cung cấp thông tin quản lý kịp thời, từ đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Kết luận

  • Hệ thống ERP mang lại nhiều thay đổi tích cực cho tổ chức công tác kế toán, bao gồm cải thiện quy trình xử lý thông tin, tổ chức bộ máy và kiểm soát nội bộ.
  • Ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan đã giúp rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ kế toán khoảng 30% và nâng cao chất lượng báo cáo tài chính.
  • Việc phân quyền truy cập và kiểm tra kế toán được thực hiện chặt chẽ, góp phần giảm thiểu sai sót và gian lận thông tin.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình, đào tạo nhân sự, phân quyền và kiểm soát nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong môi trường ERP.
  • Nghiên cứu cung cấp bài học kinh nghiệm quý giá cho các doanh nghiệp khác trong việc ứng dụng ERP để phát triển bền vững.

Hành động tiếp theo: Doanh nghiệp nên tiến hành đánh giá thực trạng hiện tại, xây dựng kế hoạch triển khai các giải pháp đề xuất và tổ chức đào tạo nhân sự để tận dụng tối đa lợi ích của hệ thống ERP trong công tác kế toán.