CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán trong doanh nghiệp Để hoàn tất một khâu giao dịch mua hàng thì việc quan trọng nhất là thanh toán. Khi có giao dịch phát sinh thì hai bên phải đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Nếu như trước đây, hình thức thanh toán chính là thanh toán bằng tiền mặt thì bây giờ với sự phát triển của cộng nghệ và xu hướng các doanh nghiệp hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông thì các hình thức thanh toán được sử dụng phổ biến bằng thẻ và thanh toán bằng phương thức chuyển khoản. Các phương thức thanh toán trong doanh nghiệp 1.
Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán bằng tiền mặt là một tổ chức hay một cá nhân sử dụng tiền mặt để trực tiếp chi trả hoặc thực hiện các nghĩa vụ trả tiền khác trong các giao dịch thanh toán. - Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều, chủ yếu áp dụng cho các giao dịch phát sinh số tiền dưới 20 triệu đồng, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa 2 bên hẹp. - Các phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Thanh toán bằng Việt nam đồng Thanh toán bằng ngoại tệ Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, hoặc giấy tờ có giá trị như tiền. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt - Thanh toán không dùng tiền mặt là phương thức thanh toán hàng hóa và dịch vụ không phát sinh sự chuyển giao tiền mặt giữa các chủ thể thanh toán.
Những phương thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến như trên thế giới hiện nay bao gồm: thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi), séc, nhờ thu, tín dụng chứng từ a) Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) - Ủy nhiệm thu là giấy ủy nhiệm đòi tiền do người thụ hưởng lập và gửi vào ngân hàng phục vụ mình để nhờ thu hộ số tiền theo lượng hàng hóa đã giao dịch vụ đã cung ứng cho người mua. Sinh viên: Nguyễn Thị Huyền 3 Lớp: QT1702K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Ủy nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của Ngân hàng yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản tiền gửi) trích tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng - Đây là phương thức thanh toán có thủ tục đơn giản và tiện lợi cho doanh nghiệp. Các chứng từa kế toán xuất hiện trong phương thức này gồm có: ủy nhiệm thu (chi), Giấy báo nợ (có). b) Phương thức thanh toán bằng Séc.
- Séc là lệnh trả tiền vô điều kiện của người phá hành lập trên mẫu in sẵn do NHNN Việt Nam quy định, yêu cầu tổ chức cung ứng dịnh vụ thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trên séc hoặc trả cho người cầm séc. - Séc được dùng để thanh toán trực tiếp tiền hàng hóa, dịch vụ giữa người mua (người chi trả) và người bán (người thụ hưởng), nộp thuế trả nợ…hoặc để rút tiền mặt tại các chi nhánh Ngân hàng. Tất cả khách hàng mở tài khoản tại Ngân hàng đều có quyền sử dụng séc để thanh toán. Trong hình thức thanh toán bằng séc, việc trả tiền do người trả tiền khởi xướng và kết thúc bằng việc ghi sổ tiền trên tờ séc vào tài khoản của người nhận tiền.
- Một tờ séc đủ điều kiện thanh toán phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: Tờ séc phải có đủ các yếu tố và nội dung quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa, số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp nhau. Được nộp trong thời hạn hiệu lực thanh toán. Không có lệnh đình chỉ thanh toán. Chữ ký và dấu (nếu có) của người phát hành séc phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng.
Không ký phát hành séc vượt quá thẩm quyền quy định tại văn bản ủy quyền. Tài khoản tiền gửi của Chủ tài khoản đủ số dư để thanh toán. Các chữ ký chuyển nhượng (đối với séc ký danh) phải liên tục. Ở việt nam hiện nay, séc có nhiều lại nhưng séc dùng trong hoạt động kinh doanh thương mại gồm có: séc chuyển khoản và séc báo chi.
c) Phương thức thanh toán nhờ thu: - Phương thức nhờ thu là một phương thức thanh toán trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng ủy thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. Sinh viên: Nguyễn Thị Huyền 4 Lớp: QT1702K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Các bên tham gia phương thức nhờ thu Người bán tức là người hưởng lợi Ngân hàng bên bán là ngân hàng nhận sự ủy thác của người bán Ngân hàng bên đại lý của ngân hàng bên bán là ngân hàng ở ngưới người mua Người mua tức là người trả tiền - Trên thực tế có hai loại nhờ thu là nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ. Phương thức nhờ thu phiếu trơn là trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ thì gửi thẳng cho người mua không qua hâng hàng Phương thức nhờ thu kèm chứng từ là trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiều mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng - Bộ chứng từ sử dụng trong phương thức thanh toàn nhờ thu: Hối phiếu, Hóa đơn, Vận đơn, Bảng kê chi tiết d) Phương thức tín dụng chứng từ. - Phương thức tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán, trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng- letter of credit- L/C) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù bợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng.
- Các bên tham gia trong phương thức tín dụng chứng từ Người xin mở thư tín dụng là người mua, người nhập khẩu hàng hóa hoặc người mua ủy thác cho người khác Ngân hàng mở thư tín dụng là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu, nó cấp tín dụng cho người nhập khẩu Người hưởng lợi thư tín dụng là người bán, người xuất khẩu hay bất cứ người nào khác mà người hưởng lợi chỉ định Ngân hàng thông báo thu tín dụng là ngân hàng ở nước người hưởng lợi. - Có rất nhiều cách phân biệt loại thư tín dụng. Tùy theo từng tiêu thức khác nhau người ta có thể phân loại khác nhau. Sinh viên: Nguyễn Thị Huyền 5 Lớp: QT1702K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Theo loại hình người ta có thể chia làm hai loại là L/C có thể hủy ngang và L/C không hủy ngang L/C có thể hủy ngang: Đây là loại L/C mà người yêu cầu mở có toàn quyền đề nghị Ngân hàng phát hành sửa đổi, bổ xung hoặc hủy bỏ nó mà không cần báo trước cho người hưởng lợi biết (Đương nhiên là việc hủy bỏ phải được thực hiện trước khi L/C thanh toán).
L/C không thuể hủy ngang: Đây là loaij L/C mà sau khi mở thì mọi việc liên quan đến sửa đổi, bổ xung hoặc hủy bỏ nó Ngân hàng phát hành chỉ có thể tiến hành trên cơ sở có sự thỏa thuận của các bên có liên quan. Vì thế quyền lợi của người bán được đảm bảo. Tuy nhiên L/C không thể hủy ngang không có nghĩa không thể hủy bỏ. Trong trường hợp các bên đồng ý hủy bỏ L/C thì nó được công nhận là không còn giá trị thực hiện.
Đây là loại L/C đươc sử dụng nhiều nhấ trong thương mại quốc tế hiện nay, - Ưu nhược điểm của phương thức tín dụng chứng từ. Ưu điểm: Đối với người mua. Phương thức thanh toán L/C giúp người mua có thể mở rộng nguồn cung cấp hàng hóa cho mình mà không phải tốn thời gian, công sức trong việc tìm đối tác uy tín và tin cây. Bở lẽ, hầu hết các giấy tờ chứng từ đều được Ngân hàng đối tác kiểm tra và chịu trách nhiệm hoàn toàn về sai sót này.
Người mua được đảm bảo về mặt tài chính rằng bên bán giao hàng thì mới phát trả tiền hàng. Ngoài ra, các khoản ký quỹ mở L/C cũng được hưởng lãi theo quy định. Đối với người bán. Người bán hoàn toàn được đảm bảo thanh toán với bộ chứng từ hợp lệ.
Việc thanh toán không phụ thuộc vào nhà nhập khẩu. Người bán sau khi giao hàng tiến hành lập bộ chứng từ phù hợp với các điều khoản của L/C sẽ được thanh toán bất kỳ trường hợp người mua không có khả năng thanh toán. Do vậy, nhà xuất khẩu sẽ thu hồi vốn nhanh chóng, không bị ứ đọng vốn trong thời gian thanh toán. Đối với ngân hàng phát hành Thực hiện nghĩa vụ thanh toán này, Ngân hàng thu được các khoản phí thủ tục, người ra ngân hàng còn thu hút được một khoản tiền khá lớn (khi có ký quỹ).
Khi thực hiện nghiệp vụ này, ngân hàng còn thực hiện được một số nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thị Huyền 6 Lớp: QT1702K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng vụ khác như cho vay xuất khẩu, bảo lãnh, xác nhận, mua bán ngoại tệ…Hơn nữa, thông qua nghiệp vụ này uy tín và vai trò của ngân hàng trên thị trường tài chính quốc tế được củng cố và mở rộng. Nhược điểm. Có thể nói thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ là hình thức thanh toán an toàn và phổ biến nhất trong thương mại quốc tế hiện nay. Hình thức này có nhiều ưu việt hẳn các hình thức thanh toán quốc tế khác.
Tuy nhiên nó cũng không tránh khỏi những nhược điểm. Nhược điểm lớn nhất của hình thức thanh toán này là quy trình thanh toán rất tỷ mỷ, máy mọc, các bên tiến hành đều rất thận trọng trong khâu lập và kiểm tra chứng từ. Chỉ cần có môt sai sót nhỏ trong việc lập và kiểm tra chứng từ cũng là nguyên nhân để từ chối thanh toán.